XI CONGRESO INTERNACIONAL DE INGENIERIA DE PROYECTOS LUGO, 26-28 Septiembre, 2007 TRATAMIENTO CONTABLE DEL PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE SOFTWARE J. Mª. Torralba Martínez (p), N. Soca Olazábal, R. Lostado Bojo, D. Pizarro Camacho, J. Cuenca Iniesta, R. Ferrer Durá, M. D. Arango Serna, H. Gil Gómez Abstract The characteristic that has software, it is reusable - possibility of being used to design and to construct the new software, raises the convenience of classifying the costs of development of software according to the criterion of its contribution, or no, to the creation of enterprise assets for the supplier, in addition to according to other criteria. In agreement with the referred classification, those expenses that contribute something significant to the creation of enterprise assets, could also be activated and deal like assets or investment, that would recover not only with the present project, but with future projects. This raises one more a more complex management, by the risk that supposes all investment. The characteristic reusable of software considered here is not only the one of the code, but also the one of other parts - specifications, design, etc. Keywords: Budget, costs, projects, software, Accounting Resumen La característica que tiene el software, de su reutilizabilidad posibilidad de utilizarse para diseñar y construir nuevo software-, plantea la conveniencia de clasificar los costes de desarrollo de software según el criterio de su contribución, o no, a la creación de activos empresariales para el proveedor, además de según otros criterios. De acuerdo con la referida clasificación, aquellos gastos que aportan algo significativo a la creación de activos empresariales, se podrían activar y tratarse como un activo o inversión, que se recuperaría no solo con el proyecto actual, sino también con proyectos futuros. Esto plantea una gestión más compleja, por el riesgo que supone toda inversión. La reutilizabilidad del software considerada aquí es no solo la del código, sino también la de otras partes especificaciones, diseño, etc. Palabras clave: Presupuesto, costes, proyectos, software, Contabilidad 1. Introducción En los proyectos hay tres elementos (u objetivos) principales que orientan su gestión y que deben cumplirse de acuerdo con lo contratado: a) Plazos de entregas, b) Funcionalidad especificada y calidad, y c) Precio 1. Esta comunicación se orienta hacia el subproceso de determinación del presupuesto de costes del proveedor, que es un paso necesario para llegar a establecer el Precio de oferta al cliente de los proyectos de software (véase la figura 1). 1 Gido y Clements (2003) añaden un cuarto elemento: la satisfacción del cliente. 1454
PRODUCTIVIDADES CLASIFICACIÓN DE COSTES COSTES UNITARIOS POLÍTICA DE PRECIOS, DE MARKETING, Y DE EMPRESA MEDICIÓN PARA ESTIMAR RECURSOS ESTIMACIÓN DE RECURSOS PRESUPUESTO DE COSTES DEL PROVEEDOR PRECIO DE OFERTA AL CLIENTE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE MEDICIÓN, ESTIMACIÓN Y COSTES HISTORIA DEL PROYECTO DE MEDICIÓN, ESTIMACIÓN Y COSTES Fuente: Torralba (2007) Figura 1. El proceso presupuestario del proyecto de software La Norma UNE 157801 de 20072, de Criterios de Elaboración de proyectos de sistemas de información, presenta la información del Presupuesto en los siguientes documentos básicos: 1) Presupuesto, y 2) Memoria; en este último, figura un resumen, que transcribimos seguidamente 6.2.16 Resumen de Presupuesto: Objetivo: Explicitar el coste que se ha previsto para la ejecución de forma que pueda tomarse la decisión de proseguir o no con la ejecución de lo valorado. Contenido: Coste total de la ejecución para la organización3 que ha de hacerse cargo de este proyecto (AENOR, 2007, 21). Además, en uno de los Anexos, que denomina Estimación del Tamaño y Esfuerzos, indica que este debe servir de base para la elaboración del presupuesto detallado. Los manuales de Ingeniería del Software suelen desarrollar los subprocesos indicados en la figura 1 de: Medición para estimar recursos, y Estimación de recursos (Pressman, 2006; Piattini, 2003; Sommerville, 2005; Pfleeger, 2001), y con un desarrollo exhaustivo en los textos especializados (Boehm, 2000 y 1981; Fenton y Pfleeger, 1997; Dolado y Fernández, 2000; Jones, 1998; Garmus y Herron, 2001), pero no suelen tratar el subproceso que encuadra esta comunicación: presupuesto de costes del proveedor, que pertenece a otra disciplina científica, la Contabilidad de Costes y de Gestión 4 (Serra, 2003). La bibliografía de Ingeniería del Software referida, no obstante, si que deja clara constancia de las importantes desviaciones que se producen entre los costes presupuestados y los costes históricos (Weitzenfeld, 2005), lo que hace el tema crítico para las empresas de desarrollo de software. 2. Objetivos Se presenta una relación de clasificaciones de los costes que se utilizan en la empresa de desarrollo de software, y se propone una clasificación basada en el criterio de si el gasto correspondiente contribuye, o no, a la creación de activos empresariales del proveedor. Se considera que esta clasificación puede ayudar a captar dos aspectos que son importantes en el la determinación del presupuesto del desarrollo de software: 1) la influencia de la experiencia al igual que en los proyectos de otras tecnologías-, y 2) la reutilizabilidad del software. 2 En la Web de AENOR figura esta Norma UNE 157801 todavía en el estado en Proyecto (a fecha de dos de mayo de 2007), pero ya finalizó la fase de Información Pública. 3 Entendemos que se refiere a lo que en la figura 1 se denomina Precio de Oferta al Cliente. 4 La Contabilidad de Costes y de Gestión se encuadra en España en la parte de Contabilidad del área de conocimiento de Economía Financiera y Contabilidad. 1455
3. Metodología Se ha revisado bibliografía básica de Contabilidad de Costes y de Gestión que normalmente se refiere a empresas, y dentro de ellas a diversidad de objetos de coste, y se ha intentando adaptar a las circunstancias específicas de los proyectos de desarrollo de software. 4. Resultados La Clasificación, o reclasificación, de costes es la primera etapa del cálculo de costes de los proyectos (véase la figura 2). INFORMACIÓN DE CONTABILIDAD FINANCIERA RECLASIFICACIÓN DE LOS COSTES LOCALIZACIÓN DE LOS COSTES IMPUTACIÓN DE LOS COSTES A LOS PROYECTOS Fuente: Torralba (2007) Figura 2. Etapas del cálculo de costes Conocido es que se utilizan diversas clasificaciones de costes a efectos de determinar el Presupuesto de costes del Proveedor, siendo las más comunes (Serra, 2003; Torralba, 2001): 1) la de costes directos y costes indirectos, y 2) la de costes variables y costes fijos. Otras clasificaciones contables de los costes se refieren a los siguientes criterios (Torralba, 2001): 3) Cantidad de output al que se refiere: Coste unitario medio y Coste de una determinada cantidad de output, 4) Naturaleza de los recursos que generan el coste: Costes de personal, Costes de energía, Costes de arrendamientos, Costes de amortización (técnica),, 5) Aprovechamiento de los costes fijos: Costes de utilización y Costes de subactividad (o de marcha en vacío), 6) Tangibilidad: Costes tangibles y Costes intangibles, 7) Costes de oportunidad, y 8) Costes recurrentes y no recurrentes, utilizada por Boehm (2000, 115). 1456
Otro de los criterios de clasificación de los costes es: 9) Según la relación temporal entre el momento del cálculo de costes y el momento de la aplicación real de los recursos a la actividad, producción o ejecución: 9.1) Coste histórico (o real, retrospectivo, a posteriori), y 9.2) Coste presupuestado (o predeterminado, estándar, previsto, prospectivo, a priori), siendo este el utilizado al presupuestar los proyectos. 4.1. Clasificación de costes según la contribución a la creación de activos empresariales Nos interesa incorporar otra clasificación a los efectos de reflejar la característica de la reutilizabilidad del software (y también la experiencia que, como se sabe, esta influye de forma importante en los costes, en los proyectos de cualquier tecnología). Se trata de diferenciar entre dos tipos de gastos que se generan al realizar un nuevo proyecto 5 : a) Gastos que no aportan nada significativo a la creación de activos empresariales, que puedan utilizarse en el futuro por el proveedor del proyecto, y b) Gastos que si aportan algo significativo a la creación de activos empresariales. Se trata, pues, de clasificar los gastos según el criterio de su contribución, o no, a la creación de activos empresariales del proveedor, que se comentan a continuación. a) Gastos que no aportan nada significativo a la creación de activos empresariales, que puedan utilizarse en el futuro por el proveedor del proyecto. Pueden ponerse como ejemplos elementales: Gastos de desplazamientos, dietas; y también determinados gastos asociados a un proyecto con una tecnología que ya no se va a utilizar más en el futuro, ni siquiera para realizar mantenimientos. El tratamiento de estos gastos es que se asignan en su totalidad como costes del proyecto en el que aparecen y del cliente, al determinar el presupuesto, como indicamos posteriormente. b) Gastos que si aportan algo significativo a la creación de activos empresariales del proveedor. Ejemplo elemental, la realización del análisis de requerimientos de una aplicación de gestión comercial de un cliente representativo, y que se espera reutilizar (tanto la experiencia adquirida como los productos generados de especificación de requerimientos) en proyectos de clientes similares en el futuro. Los activos se refieren a la experiencia, a la reutilizabilidad, etc. 4.2 Tratamiento contable de los gastos según su contribución a la creación de activos empresariales El tratamiento contable depende del tipo de gasto, según la clasificación referida en el apartado anterior relacionada con la reutilizabilidad y la experiencia, que se comenta a continuación 6. a) Gastos que no aportan nada significativo a la creación de activos empresariales, que puedan utilizarse en el futuro por el proveedor del proyecto. Estos gastos se imputan como costes íntegramente al proyecto en que aparecen, de forma que el cliente tendrá que cubrir la totalidad de estos costes. 5 Torralba (2007). 6 Torralba (2007). 1457
b) Gastos que si aportan algo significativo a la creación de activos empresariales, que puedan utilizarse en el futuro por el proveedor del proyecto. Estos gastos se pueden dividir en dos partes: a.1) a.2) Parte de los gastos que se convierten en costes que se asignan al proyecto en que aparecen, de forma que el cliente tendrá que cubrir esta parte de gastos como costes de su proyecto. Parte de los gastos que se activan y no se convierten en costes que se asignen al proyecto en que aparecen, de forma que el cliente no tendrá que cubrir esta parte de gastos. La Parte de los gastos activados representa que se han creado activos empresariales, que puedan utilizarse en el futuro por el proveedor del proyecto, y que se asignarán como coste de proyectos futuros. 5. Conclusiones La consideración de la clasificación de los gastos de un proyecto según el criterio de su contribución, o no, a la creación de activos empresariales del proveedor, y la transformación consecuente de los gastos en una parte en costes imputables al proyecto, y otra parte a la creación de activos empresariales, no repercutibles exclusivamente al proyecto, puede permitir ajustar el presupuesto del proyecto de software y hacerlo más adecuado para la competitividad. Esto plantea una gestión más compleja, por el riesgo que supone toda inversión. Referencias AENOR. (2007). Norma UNE 157801 Criterios para la elaboración de proyectos de sistemas de información. AENOR. Boehm, B. W., Abts, Ch., Brown, A. W., Chulani, S., Clark, B. K., Horowitz, E., Madachy, R., Reifer, D. and Steece, B. (2000). Software Cost Estimation with COCOMO II. Prentice Hall PTR. Bruegge, B. y Dutoit, A. H. (2002). Ingeniería de software orientado a objetos. Prentice Hall. Cuenca, J. (2003). Gestión de Sistemas de Información. Presupuestación de Proyectos. Cuevas, G. (2002). Gestión del proceso software. Centro de Estudios Ramón Areces. Dolado, J. y Fernández, J. (2000). Medición para la Gestión del Software. Ra-Ma. Fenton, N. E., Pfleeger, S. L. (1997). Software Metrics. A Rigorous & Practical Approach. PWS Publishing Company. Garmus, D., Herron, D. (2001). Function Point Analisys. Addison Wesley. Gido, J., Clements, J. P. (2003). Successful Project Management. THOMSON. International Society of Handbook MCR. Parametric Analysts (ISPA). (2003). Parametric Estimating Jones, C. (1998). Estimating Software Costs. McGraw-Hill. López-Cortijo, R. y De Amescua, A. (1998). Ingeniería del Software: Aspectos de Gestión. IIIS. McConnell, S. (1997). Desarrollo y Gestión de Proyectos Informáticos. McGraw-Hill. 1458
Pfleeger, S. L. (2001). Software engineering. Theory and Practice. Prentice Hall. Piattini, M. G., Calvo Manzano, J. M. Cervera, J. y Fernández, L. (2003). Análisis y Diseño Detallado de Aplicaciones Informáticas de Gestión. Ra-Ma. Pressman, R. (2006). Software engineering: A practical approach. McGraw-Hill. Schach, S. R. (2006). Ingeniería de software clásica y orientada a objetos. McGraw-Hill. Serra, V. (2003). Contabilidad de Costes. Tirant lo Blanc. Sommerville, J. (2005). Software engineering. Pearson Addison Wesley. Torralba, J. Mª. (2001). Introducción a los costes para Informáticos. Edición del autor. Torralba, J. Mª. (2003). Introducción al presupuesto del proyecto informático y telemático. Servicio de Publicaciones UPV. Torralba, J. Mª. (2004). Reutilización del conocimiento del diseño de software. Consideración en la determinación del precio de oferta al cliente. Actas de Congreso de Ingeniería de Organización. Torralba, J. Mª. (2007). Apuntes de Economía y gestión de proyectos de software. Documento no publicado. UPV. Weitzenfeld, A. (2005). Ingeniería de Software Orientada a Objetos con UML, Java e Internet. THOMSON. Correspondencia (Para más información contacte con): Universidad Politécnica de Valencia. Departamento de Organización de Empresas. Campus de Camino de Vera, Edificio 7 D, 46022, Valencia, Spain. Phone: +34 963 87 76 88 Fax: +34 963 87 76 89 E-mail : jtorral@doe.upv.es URL: http://www.itio.upv.es 1459