AUDITORIA INTERNA AUDITORÍA INTERNA 16 de setiembre del 2014 Máster Norma Ureña Boza, Presidenta TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO Estimada señora: Asunto: Informe Final de Gestión del Lic. Juan Carlos Guadamuz Zumbado En atención a lo señalado en el artículo 12, inciso e) de la Ley General de Control Interno, No. 8292 y en la Directriz R-CO-61, sírvase encontrar adjunto mi informe de fin de gestión para el período comprendido entre el 06 de enero al 15 de setiembre del 2014, en razón de mi desempeño en el puesto de Auditor Interno. En dicho informe se exponen los asuntos que se estimaron de mayor relevancia sobre la Auditoría Interna respecto de su evolución, logros, cultura, asuntos que requieren de continuidad o particular atención y resultados de su actividad de fiscalización interna. Es importante mencionar, que los incisos 4 y 5 de las DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS FUNCIONARIOS OBLIGADOS A PRESENTAR EL INFORME FINAL DE SU GESTIÓN, SEGÚN LO DISPUESTO EN EL INCISO E) DEL ARTÍCULO 12 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO D-1-2005-CO-DFOE, señalan lo siguiente: [ ] 4. En todos los casos anteriores se deberá remitir copia del informe a la respectiva unidad institucional encargada de la gestión de recursos humanos. 5. Asimismo, se debe presentar copia al área o unidad administrativa que administra, de existir, la página WEB de la institución, para que ésta proceda a
Página 2.- colocar el documento en un sitio especialmente confeccionado de ésta, en aras de facilitar el acceso, por esa vía, por parte de cualquier ciudadano interesado [ ]. En atención a esos dos incisos citados anteriormente, envío en formato digital el Informe de Gestión, a los siguientes funcionarios: Máster Damaris Vargas Mora, Encargada de Recursos Humanos Lic. Luis Gustavo Socatelli Porras, Jefe del Departamento Administrativo, quién administra la página Web del Tribunal Registral. Mi especial reconocimiento particular a usted y a la señora Jueza Ilse Díaz Díaz, por el apoyo a la gestión de la Auditoría Interna y patente respeto al ejercicio de sus competencias con total independencia funcional y de criterio. Atentamente, Lic. Juan Carlos Guadamuz Zumbado Auditor Interno Lic. José Luis Alvarado Vargas, Gerente de Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales, de la Contraloría General de la República. Máster Damaris Vargas Mora Lic. Luis Gustavo Socatelli Porras Archivo
Página 3.- TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO AUDITORIA INTERNA INFORME FINAL DE GESTION AUDITOR INTERNO PERIODO: Enero a Setiembre de 2014 Realizado por: Lic. Juan Carlos Guadamuz Zumbado 16 de setiembre del 2014
Página 4.- I. PRESENTACIÓN: Antecedente Legal del Informe de Fin de Gestión: La Contraloría General de la República, en calidad de Órgano de fiscalización superior y en ejercicio de su competencia normativa, mediante resolución R-00-61 del 24 de junio del 2005, emitió la Directriz D-1-2005-CO-DFOE, publicada en la Gaceta N 131 del 7 de Julio de 2005. El propósito de esa Directriz es definir el marco básico que regula la obligación de los jerarcas y los titulares subordinados de la Administración activa, incluyendo al Auditor Interno, de presentar al final de su gestión un informe donde se rinda cuentas de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad, conforme al artículo 12 de la Ley General de Control Interno, lo cual se constituye en uno de los medios para garantizar la transparencia y rendición de cuentas en las actuaciones y para que los respectivos sucesores cuenten con informaci6n relevante en el desempeño del puesto designado. Como Auditor Interno del Tribunal Registral Administrativo por aproximadamente nueve meses, con motivo de haber solicitado al Órgano Colegiado el cese de funciones a partir del 16 de setiembre del año 2014, presento el informe final de gestión ante el Órgano Colegiado, como superior jerárquico, conforme lo establece Ia normativa supra indicada, además, que Ia Ley General de Control Interne establece como parte del proceso de rendición de cuentas la obligación informar con objetividad y transparencia, los resultados de Ia gestión, por lo que a continuación procedo en tiempo y forma a presentar el informe de Ia gestión realizada por mi persona durante el periodo supra indicado, en la que desempeñé el puesto de Auditor Interno del Tribunal Registral Administrativo
Página 5.- Lo presento ante el Órgano Colegiado, por ser la instancia a la cual dependo jerárquicamente, no así técnicamente. En el lapso indicado se realizaron bajo mi absoluta dirección todos los proyectos y productos propios del quehacer de las auditorías internas, así como otros procesos y desarrollos que orgullosamente categorizo de gran relevancia, no solo para este Órgano Fiscalizador, sino también para el fortalecimiento de Ia gestión institucional. Es menester reiterar que durante mi gestión se han realizado proyectos, en aspectos de índole técnica y sobre todo de mejoramiento de Ia calidad de los servicios que le han dado a Ia Administración de esta Institución un valor agregado significativo en el desempeño de su funcionalidad. Marco legal que rige la actividad de la auditoria interna: La gestión de la Auditoria Interne, en lo medular, se encuentra definida en la Ley General de Control Interno N 8292 del 31 de Julio de 2002, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita el Ente Contralor. 2. RESULATADOS DE LA GESTIÓN Los resultados producto de la gestión que he llevado a cargo como Auditor Interno, sin pretender entrar en detalle, porque el documento seria además, de extenso poco práctico para los fines que pretende la norma, se detallan a continuación:
Página 6.- a) Referencia sobre la labor sustantiva de la Auditoria Interna: La Ley General de Control Interno, en su capítulo cuarto se refiere entre otros aspectos a la obligación de contar con auditoria interna, y define el concepto funcional de auditoria interna de la siguiente manera: "La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los Órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organizaci6n, la Auditoria Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas" Por su parte el artículo 22 y siguientes establecen las competencias, obligaciones, forma de organización y dependencia de las auditorías internas. Por su parte el artículo 25 define la independencia funcional y de criterio con que cuentan las auditorías internas de la siguiente manera: "Los funcionarios de la auditoria interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa."
Página 7.- Bajo Ia normativa indicada, los servicios de Ia Auditoria Interna se desarrollaron según el plan de trabajo conocido y aprobado por el Órgano Colegiado, conforme al ordenamiento jurídico y técnico establecido por la Contraloría General de Ia República, y demás normas conexas, usando como marco de referencia y mejores prácticas el "Marco Internacional para Ia Práctica Profesional de Ia Auditoria Interna" promulgado por The Institute of Internal Auditors (HA), lo que garantiza la calidad del trabajo desempeñado por esta Auditoría Interna. Los Servicios de Auditoria Interna comprenden los Servicios (informes) de auditoria (financiera, operativa, sistemas, especiales, denuncias Y seguimiento) y los Servicios Preventivos (asesoría a solicitud de jerarca, advertencia y autorización o legalización de libros). Como complemento, van las labores gerenciales con el fin de fortalecer la efectividad de Ia actividad de Ia Auditoria Interna, entre ellas se menciona Ia planeación estratégica, aseguramiento de Ia calidad y el plan anual de trabajo. Durante el periodo de mi gestión realicé informes de las actividades Administrativas Institucionales y dentro del plan se cuenta con informes de las actividades sustantivas. De cada uno de los servicios de la auditoria realizados se comunicó lo correspondiente a los responsables de la implementación de lo recomendado y, además se mantuvo permanentemente informado al Órgano Colegiado de los resultados del programa de seguimiento de lo sugerido y recomendado por este órgano fiscalizador.
Página 8.- b) Cambios en el entorno durante la gestión realizada: A nivel Institucional se destacan cambios significativos en la cultura institucional, principalmente en la poca o mínima aceptación de la Auditoría Interna, por parte de algunos de los miembros del Órgano Colegiado, situaciones que ameritaron que esta Auditoría hiciera del conocimiento de los señores jueces la normativa que rige a las Auditorías Internas, entre ellas su independencia funcional. En el caso particular, es criterio del Auditor Interno, que presuntamente se violentó continuamente la independencia funcional de esta Auditoría, motivo por el que me vi en la obligación de presentar la renuncia al puesto de Auditor Interno, aunado a la calificación del período de prueba que fue evaluado como Bueno aunque se evidenció que la labor del Auditor Interno fue cumplida a satisfacción, según las disposiciones en materia de Auditoria, en ese sentido, ante todo está mi ética y mi carrera administrativa, que a la fecha he mantenido íntegramente, como funcionario público. En principio y desde el punto de vista técnico legal, la normativa que dirige la actividad de Auditoria Interna es la siguiente: Ley General de Control Interno. Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público. Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público.
Página 9.- Así las cosas, los recursos con los que ha contado la Auditoria Interna, principalmente desde enero a setiembre 2014 han sido razonablemente suficientes, de acuerdo a lo gestionado y solicitado por esta Auditoría, los recursos son suficientes en relación con el ciclo de Auditoria, por lo que no se presentó ningún obstáculo en esa materia, para el adecuado cumplimiento del Plan Anual de Trabajo ya que durante mi gestión en la Institución se estaba ejecutando conforme lo establecido por la Auditoría Interna y conocido por los señores Jueces del Tribunal, como se encuentra documentado y justificado adecuadamente cada uno de los procesos. c) Estado de la autoevaluación del sistema de control interno de la Auditoria General y en general de la institución. En los servicios de la auditoria emitidos durante mi gestión se emitieron recomendaciones y sugerencias, en su gran mayoría para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. La autoevaluación del sistema de control interno ha sido un tema permanente de fiscalización por parte de la Auditoría Interna, esta evaluación fue incluida en el Plan de trabajo generándose servicios de auditoría que lograran que el Jerarca y los titulares subordinados establecieran y aplicaran mecanismos adecuados para mantenerla actualizada y así comunicar oportunamente y dar seguimiento a la información relativa a las actividades de control. En este tema como en los demás que han sido fiscalizados, no existió una apertura de las autoridades superiores (una minoría de jueces) para recibir
Página 10.- comentarios y sugerencias para el fortalecimiento de las actividades de control interno, por lo que en su defecto se recibió una fuerte negativa para la aceptación de la labor de la Auditoría Interna, violentando la independencia de este ente fiscalizador. En la Auditoria Interna, se han establecido los controles pertinentes tanto sobre su labor administrativa como su labor sustantiva, lo que ha maximizado la eficiencia y eficacia de los recursos y, se ha implementado la utilización de los sistemas de información computarizados facilitando poner en práctica diferente normativa y procedimientos internos. Durante este periodo se han podido generar algunos ajustes en el entorno de esta auditoría, tanto a nivel administrativo como en la normativa interna, así como la implementación de nuevos procedimientos, es por eso que dentro de los principales logros alcanzados durante mi gestión, de conformidad con la planificación realizada se han logrado los siguientes: i) En cuanto a la planeación, desde que asumí el Puesto de Auditor interno, no existía una oficina ordenada y estructurada conforme lo lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República, es por eso que en la actualidad y a partir del período 2014, existen los siguientes controles: a. Archivo permanente. b. Consecutivo de oficios emitidos por la Auditoría Interna. c. Consecutivo de Informes de Control Interno. d. Consecutivo de Advertencias.
Página 11.- e. Archivo de acuerdos emitido por el Órgano Colegiado, de interés para la Auditoría Interna. f. Controles suficientes para los libros de Actas del Órgano Colegiado y su verificación en cuanto a la normativa, para su presentación y mantenimiento. g. Controles necesarios para los libros contables, entre ellos, Balances, Mayor y Diario. h. También se establecieron todos los controles para la legalización de libros de todas las comisiones oficiales del Tribunal. i. Se emitieron directrices, mediante circular, con el objetivo de unificar en un documento que dictara las pautas en materia de legalización de libros. j. Borrador de Reglamento para atención de Denuncias. k. Finalmente la Auditoría Interna logró una organización y planeación, que se ajusta al Ordenamiento Jurídico. ii. iii. Incorporar la información de la Auditoria Interna en la página Web de la institución. (Aunque la Administración Activa no ha publicado toda la información generada). Todos los procedimientos de auditoria establecidos son de carácter general, por lo que al realizar servicios de la auditoria interna, estos sirvan de guía y las particularidades, riesgos y alcances, son definidos para cada estudio específico.
Página 12.- iv. Orientar la ejecuci6n de las actividades de los servicios de la auditoria interna, con el fin de uniformizar e informar los criterios y lineamientos de trabajo. v. Se emitió el borrador del Reglamento para la admisibilidad de vi. vii. viii. denuncias planteadas ante la Auditoria Interna. Se ha instaurado un sistema y control que garantiza la custodia y acceso a los papeles de trabajo, para garantizar su efectividad y aplicabilidad. Aunque la normativa de la Contraloría General de la República obliga a informar una vez al año sobre el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas, esta Auditoría mantuvo constantemente informado al Órgano Colegiado con respecto a su estado. Estado de proyectos relevantes: Dentro de los proyectos que se encuentran en proceso de implementación, se mantenía prioritariamente la elaboración del Plan Estratégico, mismo que debe ser metódico y de aplicación para el próximo año, con el objetivo de que se mantuviera con un vigencia de por próximos cuatro años. (2015-2018). e) Administración de los recursos financieros asignados lo menos lo menos para los Según inventario realizado por el suscrito, los activos asignados a la Auditoria Interna se encuentran en perfectas condiciones de uso y conservación. Valga indicar que durante mi gestión, la única adquisición fue el aire acondicionado, por tratarse de una oficina con un espacio tan pequeño y sin ventilación.
Página 13.- Además, la principal administración de recursos financieros que realicé, tuvo que ver con los objetivos y metas planteadas en el plan anual de trabajo. Los objetivos y metas siempre estuvieron relacionados con lo operativo, esto con el fin de poder brindar a la Administración y al Órgano Colegiado en caso de solicitarla, una asesoría y advertencia oportuna y eficiente. En el caso concreto el Órgano colegiado, como máximo jerarca de este Tribunal Registral, durante el tiempo de mi gestión nunca realizó ninguna solicitud de asesoría en la materia que me corresponde, información que se puede verificar en las Actas de las sesiones de este Tribunal. Lic. José Luis Alvarado Vargas, Gerente de Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales, de la Contraloría General de la República. Máster Damaris Vargas Mora; Proceso de Recursos Humanos Lic. Luis Gustavo Socatelli Porras, Jefe del Departamento Administrativo Archivo