MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ REGLAMENTO INTERNO PARA LA OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ

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1 MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ REGLAMENTO INTERNO PARA LA OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ APROBADO POR: CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ. Acuerdo 18, Artículo IV, de la Sesión Ordinaria 42, celebrada el 15 de febrero del año dos mil once. FEBRERO 2011

2 REGLAMENTO INTERNO PARA LA OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ TÍTULO I Generalidades Objeto y Ámbito de Aplicación Artículo 1. Objetivo del Reglamento. El objetivo de este Reglamento es regular el accionar de la Administración Activa en procura de la operación y mejoramiento del Sistema de Control Interno Institucional (denominado en adelante SCII) de la Municipalidad de San José, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno No (denominada en adelante LGCI), las Normas de control interno para el sector público (N CO-DFOE) y las directrices emanadas por la Contraloría General de la República (CGR) como órgano técnico en esta materia y el marco orientador del sistema establecido a lo interno de la Municipalidad. Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de este Reglamento son de aplicación y acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Municipalidad de San José, que por jerarquía o delegación ejecuten funciones decisorias, resolutorias, directivas como parte de la administración activa y por lo tanto, se consideran Titulares Subordinados. I Requisitos para la operación del SCII Artículo 3. Requisitos. Para que el SCII opere con efectividad, la Administración Activa debe diseñar y definir con claridad, los elementos necesarios para su buen funcionamiento, a saber: estructura que soportará la operación del SCII, responsabilidades y roles de los funcionarios y órganos involucrados en la operación del SCII, políticas, directrices, metodologías; o cualquier otro instrumento que lo oriente, según la conveniencia e interés institucional. a) De la estructura operativa del SCII: Esta deberá integrar de manera coherente y sistemática, la participación de todos los funcionarios u órganos de la Administración Activa, vinculados a la operación del Sistema; previendo que su operación considere funcionalmente las diversas actividades inherentes al mismo, como son: evaluación, decisión, coordinación, planificación, ejecución, control, seguimiento, documentación y comunicación. b) De las responsabilidades y roles: Se le asignará a cada uno de los funcionarios u órganos de la Administración Activa vinculados con la operación del Sistema; responsabilidades y roles coherentes con las competencias establecidas en la Ley General de Control Interno y el Código Municipal; con el propósito de que se garantice la sostenibilidad y efectividad del mismo. La delimitación de funciones deberá prever actividades básicas citadas en el punto a) de este artículo. c) De las actividades del SCII: De acuerdo con la Ley General de Control Interno, tanto las auto evaluaciones como la valoración de riesgos serán los mecanismos para la obtención de información relevante que deberá ser utilizada por la Administración

3 Activa (Máximo Jerarca Administrativo y Titulares Subordinados) para corregir desviaciones en función del cumplimiento de objetivos y por ende mejorar la operación del SCII. Por lo tanto, la forma en que se obtendrá la información en estos dos ámbitos institucionales, estará orientada y estructurada de acuerdo con directrices, instrumentos y metodologías que el Máximo Jerarca Administrativo definan para tal efecto; fundamentadas por supuesto, en la normativa que emane del ente contralor como órgano técnico en esta materia. TÍTULO II Operación del Sistema de Control Interno Institucional Artículo 4. Con el propósito de dar sostenibilidad y efectividad a la operación del SCII, se establece en el articulado de este Título, las relaciones estructurales funcionales, roles y responsabilidades que deberán mantener los funcionarios y órganos participantes; sin que esto menoscabe todo lo señalado en el Capítulo III de la LGCI, en cuanto a los deberes del jerarca y los titulares subordinados. Niveles funcionales del SCII Artículo 5. Niveles funcionales. Se define para la operación del SCII cinco niveles funcionales, a saber: a) Decisión política del SCII b) Rectoría del SCII c) Coordinación institucional de las acciones relacionadas con el SCII d) Supervisión y fiscalización de las actividades realizadas para el fortalecimiento del SCI e) Gestión de acciones para el fortalecimiento del SCII I Composición de la estructura del Sistema de Control Interno Institucional Artículo 6. Diseño de la estructura. La estructura que se define para la operación del SCII en la Municipalidad de San José, sistematiza de forma coherente el desarrollo de todos los niveles funcionales que se citan en el artículo cinco de este Reglamento. Para ello se asocia a cada uno de los Titulares Subordinados u órganos específicos, roles y responsabilidades a fines al objetivo y naturaleza de su actuación. II Responsabilidades de Titulares Subordinados y órganos específicos en la operación del Sistema de Control Interno Institucional Artículo 7. Responsables. Se definen como responsables directos de la operación y fortalecimiento del SCII establecido en la Municipalidad de San José: el Alcalde Municipal, el Concejo Municipal, la Comisión Institucional de Control Interno, los Gerentes, los Titulares Subordinados en general y el Departamento Desarrollo Organizacional.

4 Artículo 8. Responsabilidades. Concejo Municipal: De conformidad con las competencias establecidas en el Código Municipal, se define la participación de este órgano colegiado dentro del SCII, como el órgano de decisión política del SCII, quedando bajo su responsabilidad: a) Aprobar la política institucional en materia de control interno. b) Aprobar la prioridad y el contenido presupuestario para la implementación de medidas o planes de acción, que mejoren y garanticen la efectividad del SCII y la gestión de riesgos. c) Conocer el informe anual sobre los resultados institucionales de la implementación de medidas o planes de acción, que mejoren y garanticen la efectividad del SCII y la gestión de riesgos. Alcalde Municipal: Es el Máximo Jerarca Administrativo en materia de Control Interno y de acuerdo con las responsabilidades que le corresponden se constituye en el rector del Sistema de Control Interno Institucional; responsable de: a) Velar por el cumplimiento y aplicación de la Ley de Control Interno en la institución. b) Velar por la implementación de los planes requeridos para el fortalecimiento del SCII y la administración de los riesgos. c) Emitir las directrices para el funcionamiento del SEVRI y la implementación de las auto evaluaciones del SCII. d) Conocer el informe anual sobre los resultados institucionales de la valoración y gestión de riesgos. e) Conocer el informe anual sobre los resultados institucionales de la auto evaluación. f) Conocer informe anual de seguimiento sobre implementación de planes de mejora relacionados con los resultados de la auto evaluación y la gestión de riesgos. g) De conformidad con el artículo 10 de la Ley General de Control Interno (LGCI), establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. h) Todas las que se señalan en el Capítulo III de la LGCI. Comisión Institucional de Control Interno (CICI): Se conforma esta instancia administrativa como staff del Máximo Jerarca Administrativo (Alcalde) que por delegación de este, se convierte en el órgano coordinador institucional de las acciones dirigidas al fortalecimiento del SCII. Quedando bajo su responsabilidad: a) Promover e impulsar el mejoramiento del SCII. b) Fomentar y promover el conocimiento en materia de control interno en toda la Organización. c) Realizar y proponer al Alcalde los ajustes que requieran los lineamientos y herramientas institucionales en materia de control interno, orientados a perfeccionar y mantener el SCII. d) Divulgar y coordinar, a lo interno de la institución, la implementación de políticas y directrices en materia de Control Interno. e) Coordinar y apoyar las acciones para la implementación y funcionamiento del SEVRI. Conocer los informes anuales de seguimiento de la gestión de riesgos realizada por cada gerencia.

5 Sugerir al Alcalde las medidas preventivas o correctivas y aquellas de tipo sancionatorio que correspondan a partir de los informes de seguimiento anuales sobre la gestión de riesgos por gerencia. Recomendar sobre la necesidad y priorización de recursos para la administración de riesgos institucionales. f) Coordinar y apoyar las acciones para la implementación de auto evaluaciones. Conocer el informe de resultados institucionales obtenidos de la auto evaluación. Sugerir al Alcalde las medidas preventivas o correctivas y aquellas de tipo sancionatorio que correspondan a partir del informe de auto evaluación. Recomendar sobre la necesidad y priorización de recursos para el fortalecimiento del SCII. Titulares Subordinados: Gerentes: Encargados de supervisar y fiscalizar las actividades realizadas por los Titulares Subordinados bajo su cargo, en relación con la gestión de riesgos y el fortalecimiento del SCII. Por lo tanto, serán responsables de: a) Fiscalizar y supervisar las acciones realizadas por las áreas y procesos a su cargo relacionadas con la valoración y gestión de riesgos. b) Solicitar a sus Titulares Subordinados la información necesaria relacionada con resultados de la gestión de riesgos del área funcional o procesos de los cuales es responsable. c) Analizar los resultados de la gestión de riesgos realizada en las áreas funcionales o procesos de los cuales es responsable. d) Comunicar a la CICI formalmente los resultados de la evaluación y seguimiento de la gestión de riesgos de las áreas funcionales o procesos de los cuales es responsable. e) Brindar a la CICI, análisis del nivel de riegos de las áreas y procesos a su cargo, así como informe de los planes implementados. f) Gestionar los recursos necesarios ante quien corresponda para la mitigación de riesgos del las áreas o procesos a su cargo. g) Analizar los resultados de la autoevaluación de los Titulares Subordinados bajo su cargo. h) Coordinar y aprobar el diseño de los planes de mejora originados de los resultados de la autoevaluación. i) Brindar a la CICI, informe de los planes de acción propuestos resultado de la auto evaluación. j) Gestionar los recursos necesarios ante quien corresponda para la implementación de planes de acción producto de la auto evaluación. k) Brindar a la CICI, informe de los planes de acción implementados resultado de la auto evaluación. Jefaturas: Son todos aquellos funcionarios municipales que por jerarquía o delegación ejecutan funciones decisorias, resolutorias o directivas. Su rol estará definido en función de las obligaciones establecidas por Ley: establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional ; de manera que será denominado como el administrador directo de los riesgos de su área y comunicador formal de la evaluación de su propia gestión de riesgos y del sistema de control interno institucional. Se identifican como responsabilidades, las siguientes:

6 a) Identificar y valorar riesgos del área funcional o proceso responsable. b) Analizar los resultados de la evaluación del nivel de riesgos de su área funcional o proceso, asimismo los resultados de la auto evaluación. c) Diseñar estrategia y construir planes de acción necesarios para mitigar los riesgos identificados y fortalecer el SCII de acuerdo con resultados de la autoevaluación. d) Coordinar con jerarquía superior o inferior toda actividad orientada a la administración de riesgos y fortalecimiento del SCII. e) Ejecutar acciones programadas según planes de acción diseñados. f) Documentar todo acto realizado como parte de la gestión de riesgos y fortalecimiento del SCII. g) Mantener información actualizada sobre la gestión de riesgos del área funcional o proceso que representa. h) Brindar a quien corresponda toda la documentación e información necesaria para el seguimiento de la gestión de riesgos y fortalecimiento del SCII. i) Elaborar los reportes e informes derivados de la administración de los riesgos y fortalecimiento del SCII. j) Generar reuniones de análisis y seguimiento de las acciones realizadas para la mitigación de riesgos. k) Todas las responsabilidades para ellos señaladas en el Capítulo III de la LGCI. Órgano Asesor: El Departamento de Desarrollo Organizacional, constituye la instancia asesora y de apoyo en materia de Control Interno al Máximo Jerarca Administrativo, a la Comisión Institucional de Control Interno y a los Titulares Subordinados. TÍTULO III Comisión Institucional de Control Interno Constitución de la Comisión Institucional Control Interno Artículo 9. Objetivo de la CICI. Apoyar al Máximo Jerarca Administrativo (Alcalde) en la conducción e implementación de las acciones institucionales para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Artículo 10. Función de la CICI. Se constituye la Comisión Institucional de Control Interno, como órgano staff del Máximo Jerarca Administrativo (Alcalde), con el propósito de que coordine a nivel institucional todas las acciones dirigidas al fortalecimiento del SCII. Artículo 11. Conformación de la CICI. La Comisión estará integrada por: el Alcalde o su representante, el primer Vice Alcalde, los Gerentes y la Jefatura del Departamento de Desarrollo Organizacional. El Concejo Municipal nombrará con mayoría calificada, dos integrantes propietarios y dos suplentes para que asistan a las sesiones de esta comisión con derecho a voz pero sin voto, quienes deberán rendir un informe trimestral al Concejo de las acciones y acuerdos tomados por la CICI. Dicha Comisión contará con la asesoría de la Auditoria Municipal cuando se considere conveniente.

7 Artículo 12. Participación del Departamento de Desarrollo Organizacional en la CICI. De acuerdo con el conocimiento técnico que este órgano administrativo debe mantener sobre el tema de control interno; se nombra parte integrante de la CICI, con voz pero sin voto, con el propósito de que asesore en esa materia a la comisión. Asumiendo las siguientes responsabilidades: a) Asesorar a la CICI, en todo lo relacionado con el desarrollo y mejora del SCII. b) Asesorar a los Titulares Subordinados en la implementación y funcionamiento del sistema de valoración de riesgos y de auto evaluaciones. c) Proponer a la CICI, políticas, directrices, lineamientos, instrumentos y métodos para la evaluación del SCII y el seguimiento de los planes de mejora. d) Establecer y proponer a la CICI la metodología institucional para la administración de riesgos y la aplicación de auto evaluaciones. Artículo 13. Participación de otros funcionarios y órganos de la CICI. Los demás integrantes de la CICI, deben cumplir con las responsabilidades descritas en el artículo 8 del presente Reglamento. I Operación Interna de la Comisión Institucional de Control Interno Artículo 14. Dirección de la CICI. La CICI estará presidida por el Alcalde o su representante. Artículo 15. Sesiones de la CICI. La CICI sesionará periódicamente de conformidad a cronograma que convengan sus miembros en función de las necesidades administrativas para cumplir con el mantenimiento y fortalecimiento del SCII y del Sistema Específico de Valoración de Riesgos; así como para el seguimiento de planes de acción correspondientes. Estas serán convocadas por el Alcalde o su representante. En casos de excepción al cronograma, los demás miembros de la CICI podrán solicitar reuniones extraordinarias, previa aprobación del Alcalde. Artículo 16. Del quórum para sesionar. Para que exista quórum, es necesaria la presencia de la mayoría simple de sus miembros. Es decir tres miembros. Artículo 17. Trámite de asuntos. El Alcalde por medio de su representante preparará para cada sesión, agenda de asuntos a tratar. Todos los acuerdos, que se tomen en sesión deberán constar en minuta que levantará la secretaria del despacho del Alcalde que se designe para tal efecto. Toda la correspondencia que emane de los acuerdos que sean tomados en sesión, deberá ser confeccionada y divulgada por el Despacho del Alcalde y firmada por el Alcalde como Máximo Jerarca Administrativo. Artículo 18. Acuerdos. Quedará en firme un acuerdo por mayoría simple de los integrantes de la Comisión.

8 TÍTULO IV Mecanismos y estrategias para la evaluación y mejora del SCII Auto evaluación del Sistema de Control Interno Institucional Artículo 19. Objetivo de la auto evaluación SCII. Identificar inconsistencias del SCII, para emprender las acciones preventivas o correctivas que procedan de acuerdo con su importancia y riesgos asociados; según se interpreta de lo indicado en Capítulo VI, punto 6.2: Normas de control interno para el sector público, N CO-DFOE. Por lo tanto, será a partir de la aplicación de estrategias y mecanismos definidos por la Administración Activa, que cada Titular Subordinado se auto evaluará en función del cumplimiento de elementos de control básicos en la operación que está a su cargo. Artículo 20. Implementación y periodicidad de Auto evaluaciones. Se aplican las auto evaluaciones del SCII en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 inciso c) de la LGCI; que obliga a la administración activa a ejecutar esta, por lo menos una vez al año. Artículo 21. Responsabilidades en la implementación de auto evaluaciones: a) Concejo Municipal: Las que se establecen en el artículo 8 del presente Reglamento. b) Alcalde Municipal Las que se establecen en el artículo 8 del presente Reglamento. c) Comisión Institucional de Control Interno: Aprobar estrategias y mecanismos para la implementación de auto evaluaciones del SCII. (El diseño y propuesta de las estrategias y mecanismos estará a cargo del Departamento de Desarrollo Organizacional como unidad técnico asesora e integrante de la CICI) Analizar resultados de auto evaluaciones del SCII. Recomendar a las Gerencias, acciones para la mejora del SCII. Realizar el seguimiento correspondiente al cumplimiento de planes de acción preventivos o correctivos definidos por las Gerencias, de acuerdo con resultados de la auto evaluación y recomendaciones propuestas. Recomienda al Máximo Jerarca Administrativo, las sanciones correspondientes de conformidad con incumplimientos en las gestiones para el fortalecimiento del SCII. Rinde informes de gestión institucional al Máximo Jerarca Administrativo, relacionados con resultados de auto evaluaciones. d) Titulares Subordinados: Implementar auto evaluaciones del SCII de acuerdo con las directrices de la CICI. Diseñar y planear en coordinación con la gerencia respectiva; los planes de acción necesarios para el buen funcionamiento del SCII; producto del resultado de la auto evaluación y las recomendaciones de CICI. Implementar las acciones diseñadas en los planes para atender las debilidades detectadas en la auto evaluación.

9 Rendir informes de seguimiento sobre la gestión realizada a la Gerencia correspondiente. e) Gerentes: Coordinar con los Titulares Subordinados adscritos a su gerencia el diseño y planeación de los planes de acción preventivos o correctivos que deberán ejecutarse en atención a las inconsistencias detectadas en la auto evaluación. Participar en la gestión de acciones preventivas o correctivas diseñadas en los planes para la atención de inconsistencias detectadas en la auto evaluación. Dar seguimiento a la gestión realizada por los Titulares Subordinados en la ejecución de acciones propuestas en los planes para el fortalecimiento del SCII. Rendir informe de seguimiento a la CICI sobre la gestión realizada por los Titulares Subordinados y la Gerencia en cumplimiento de los planes de acción, en atención de las inconsistencias detectadas en la auto evaluación correspondiente. Artículo 22. Diseño y propuesta de auto evaluaciones. El Departamento de Desarrollo Organizacional, presentará a la CICI para su aprobación e implementación la metodología e instrumentos para la aplicación de la auto evaluación anual. Este deberá contener el objetivo, el enfoque y el alcance previsto según los elementos de control a evaluar, asimismo, el cuestionario diseñado para tal efecto y la calendarización o plazos para su implementación. Artículo 23. Cuestionario para la Auto evaluación. El diseño del cuestionario de auto evaluación podrá ser modificado y adaptado año con año de acuerdo con la realidad institucional o el interés del Máximo Jerarca Administrativo. Artículo 24. Resultados de la Auto evaluación. El Departamento de Desarrollo Organizacional, elaborará un informe de los resultados obtenidos de la auto evaluación a nivel institucional. El mismo deberá incluir un análisis estadístico y las conclusiones correspondientes. Dicho documento deberá ser presentado a la CICI, para su análisis, recomendaciones y posterior traslado al Máximo Jerarca Administrativo y Auditoria Municipal. Artículo 25. Planes de acción. Una vez aprobado el informe institucional de resultados de la auto evaluación del SCII por la CICI, cada Gerente deberá coordinar con sus Titulares Subordinados, el diseño de planes de acción para atender las debilidades detectadas, de conformidad con la metodología que se defina. Los mismos, deberán ser comunicados a la CICI, para conocimiento y seguimiento posterior de acuerdo con calendarización institucional de actividades del SCII. Artículo 26. Seguimiento. Tanto los Titulares Subordinados, Gerentes como la CICI, darán seguimiento e informarán periódicamente a las instancias indicadas en el artículo 21 del presente Reglamento, sobre las gestiones realizadas para el fortalecimiento del SCII. Artículo 27. Registro de información. Los Titulares Subordinados y Gerentes, deben crear un registro-archivo que contenga toda la documentación que generen las auto evaluaciones, sea correspondencia, planes, resultados de las auto evaluaciones, seguimiento, informes y otros, como evidencia de la labor realizada y para atender requerimientos de información de los organismos fiscalizadores sobre dicho accionar.

10 I Valoración y gestión de Riesgos Artículo 28. Objetivo de la valoración y gestión de riesgos. Garantizar y facilitar el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales. Artículo 29. Implementación del sistema específico de valoración de riesgos (SEVRI). La implementación del SEVRI en la Municipalidad de San José, se realizará basado en una metodología de uso y aplicación institucional, que existirá para ese efecto. Por lo tanto, se constituye esta, en la herramienta que guie a los Titulares Subordinados en la valoración y gestión de los riesgos de su área de competencia. Asimismo se define en el marco orientador del SEVRI, los elementos que dirigirán el compromiso institucional de su implementación y los parámetros básicos para valorar los riesgos de la Municipalidad de San José. Artículo 30. Metodología para la valoración y gestión de riesgos. La metodología para la valoración y gestión de riesgos institucionales, deberá considerar la sistematización y descripción de actividades básicas como: identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación. Definiendo, para el nivel de análisis y evaluación, las variables que deberán ser consideradas y los parámetros cuantitativos y cualitativos que prevalecerán en la valoración de los riesgos que se identifiquen. Articulo 31. Actividad permanente. De acuerdo con el objetivo de la LGCI y el compromiso de la Administración Activa, la valoración y gestión de riesgos se convierte en una responsabilidad y práctica permanente para todo titular subordinado. Quedando todos ellos sujetos a aplicar la metodología institucional que se defina para tal efecto. Artículo 32. Responsabilidades de los Titulares Subordinados y órganos específicos en la operación del Sistema de Valoración de Riesgos (SEVRI). Se definen como responsables de la operación de SEVRI todos aquellos funcionarios u órganos de la institución citados en el artículo 8 del presente Reglamento; asimismo, se definen las responsabilidades descritas en ese mismo artículo. Todas a ejecutarse de conformidad con la metodología institucional aprobada para tal efecto. TÍTULO V Auditoraje del Sistema de Control Interno Institucional Auditoría Interna Artículo 33. Funciones y competencias. Las funciones y competencias de la Auditoría Interna se sujetarán a lo dispuesto en el Capítulo IV de la LGCI.

11 TÍTULO VI Sanciones Sanciones por incumplimiento Artículo 34. Sanciones. El régimen sancionatorio del presente Reglamento aplicará a través de los preceptos contenidos en la Convención Colectiva de Trabajo, el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la Municipalidad de San José. Así como, con los establecidos en el Capítulo V. Responsabilidades y Sanciones de la LGCI y la Ley General de Administración Pública. TÍTULO VII Disposiciones Finales Artículo 35. Se Deroga el Reglamento para la operación y mantenimiento del sistema de control interno de la Municipalidad de San José vigente. Aprobado por el Concejo Municipal, mediante Acuerdo 52, artículo IV, de la sesión ordinaria No. 137, celebrada el 9 de diciembre del 2008 y publicado en el periódico Oficial La Gaceta No. 7 del 12 de enero de Artículo 36. Vigencia. El presente Reglamento deroga en su totalidad al Reglamento para la operación y mantenimiento del sistema de control interno de la Municipalidad de San José, publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 7 del 12 de enero de Artículo 37. Publicación. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.