Hotel Westin Camino Real, Ciudad de Guatemala 25 y 26 de mayo de 2015 Manual Operativo INTRODUCCIÓN El presente manual operativo constituye el documento oficial de referencia para todos los aspectos relacionados a la logística y organización del II Foro de Negocios SICA-JAPON, que se llevará a cabo el 25 y 26 de mayo de 2015, en la ciudad de Guatemala, Guatemala. El presente, es una guía general que contiene información relativa a las facilidades ofrecidas por el Gobierno de Guatemala a las Delegaciones que asistirán a dicho Foro, así como los lineamientos a observar en materia de protocolo, acreditación, transporte, mecanismos de seguridad y otros. INDICE GENERAL: 1. Presentación del II Foro de Negocios SICA-Japón. 2. Ruedas de Negocios. 3. Organización. 4. Sede del Foro. 5. Alojamiento para las delegaciones participantes. 6. Acreditaciones. 7. Seguridad. 8. Prensa. 9. Interpretación. 10. Protocolo y Ceremonial Diplomático. 11. Código de Vestimenta. 12. Servicios de Salud. 13. Alimentación.
1. PRESENTACIÓN: Este Foro contribuirá al establecimiento de una plataforma que aumentará la inversión de las empresas japonesas en la región, promoverá el intercambio comercial y la transferencia de tecnología, a fin de contribuir al desarrollo socioeconómico de los países miembros del SICA. Durante el Foro se totalizaran siete paneles, que reunirán a representantes de los gobiernos miembros del SICA, Cámaras y gremiales industriales y comerciales de la Región, así como empresas e invitados especiales de Japón y Centroamérica. Los paneles se enfocaran en la cooperación comercial y la inversión entre la República de Japón y los países miembros del SICA. Asimismo, se tratarán temas acerca de las iniciativas gubernamentales y oportunidades de negocios en la región, incluidas las oportunidades específicas de cada país y de la industria en términos de las exportaciones de Japón y actividades de inversión. El Foro desarrollará sesiones sobre temas económicos, comercio e inversiones, energías renovables, electricidad geotérmica, desarrollo de infraestructura y oportunidades en el sector agrícola. Se contará con un área de exposiciones en el Salón Jade del Centro de Convenciones del Hotel Westin Camino Real, en el que cada país miembro del Sistema de la Integración Centroamericana, contara con un Stand de 4x4 sin costo, asimismo se contaran con stands de 2x2 y escritorios ejecutivos para empresas participantes. 2. RUEDAS DE NEGOCIOS: El día martes 26 de mayo de 2015, en el Salón Pintores del Centro de Convenciones del Hotel Westin Camino Real, se estará realizando de 9:00 a 15:00 horas, Ruedas de Negocios entre empresas Japonesas y países miembros del SICA, con el objeto de entablar nuevos contactos y posibles negocios. Las empresas interesadas en sostener reuniones de negocios pueden contactarse a través del e-mail polec@minex.gob.gt.
3. ORGANIZACIÓN: Corresponde al Comité Organizador del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala, la coordinación e implementación de todos los aspectos relacionados a la logística de esta reunión. Coordinación General: Embajador José Rodrigo Vielmann de León, Viceministro de Relaciones Exteriores. Número de Teléfono: 24100000 Ext. 1111 4. SEDE DEL II FORO DE NEGOCIOS SICA-JAPON: El II Foro de Negocios SICA-JAPON, se realizará en la sede del Hotel Westin Camino Real de la ciudad de Guatemala, además se tendrá a disposición de los participantes una sala de trabajo con equipo de cómputo, impresora y fotocopiadora. 5. ALOJAMIENTO PARA LAS DELEGACIONES PARTICIPANTES: El Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala, a través de la Coordinación General, ha seleccionado dos hoteles: HOTEL WESTIN CAMINO REAL GUATEMALA Dirección: Calle Camino Real 0-20, zona 10 PBX: (502) 2333 3000 Reservaciones: (502) 2410 5255 Contacto de reservas: E-mail para reservaciones: señora Evelyn Lucero evelyn_lucero@caminoreal.com.gt lleimy_decallejas@caminoreal.com.gt reservaciones@caminoreal.com.gt Website: www.hotelcaminoreal.com.gt
Hotel Tipo de Habitación 24 al 27 de Mayo Deluxe Sencillas Incluye Desayuno en Restaurante El Cafetal No Incluye Internet Tarifa por Noche USD$145.00/ Q1,145.50 Nivel Deluxe Dobles Incluye Desayuno en Restaurante El Cafetal No Incluye Internet USD$160.00/ Q1,264.00 Sencillas o Dobles Nivel Ejecutivo Incluye Desayuno Nivel 9 USD$185.00/ Q1,461.50 Tarifa sujeta al No 22% Incluye de Impuestos Internet y a disponibilidad del tipo de habitación Tipo de Cambio Q7.90 x US$1.00 HOTEL BILTMORE Dirección: 15 Calle 0-31 zona 10, 01010 Ciudad de Guatemala PBX: (502) 2410-5000 Reservaciones: (502) 2410-5277 Contacto de reservas: señora Evelyn Lucero E-mail para reservaciones: evelyn_lucero@caminoreal.com.gt lleimy_decallejas@caminoreal.com.gt reservaciones@caminoreal.com.gt Website: www.hotelbiltmore.com.gt
Hotel Tipo de Habitación Tarifa por Noche Habitación Sencillas Incluye Desayuno Lounge BE USD$90.00/ Q711.00 Habitaciones Dobles Incluye Desayuno Lounge BE Tarifa sujeta al 22% de Impuestos y a disponibilidad del tipo de habitación Tipo de Cambio Q7.90 x US$1.00 USD$100.00/ Q790.00 *El hospedaje, alimentación y gastos adicionales estarán a cargo de cada delegación. 6. ACREDITACIONES: Para acreditarse es necesario descargar y completar los formularios correspondientes que se encuentran en el link del II Foro de Negocios SICA-Japón, ubicado en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala www.minex.gob.gt, y posteriormente remitirlos a los correos electrónicos: agarcia@minex.gob.gt y polec@minex.gob.gt, la fecha límite de registro es el 21 de mayo del año en curso. La entrega de las acreditaciones se llevará a cabo el día 22 de mayo de 2015 de 11:00 a 17:00 horas, en la sala de acreditaciones ubicada en la Dirección General de Relaciones Internacionales Multilaterales y Económicas (2º. Nivel) de la Cancillería Guatemalteca. Coordinadora de Acreditaciones: Licenciada Abigail García Teléfonos: 24100000, ext. 3111 agarcia@minex.gob.gt
7. SEGURIDAD: El Gobierno de la República de Guatemala adoptará las medidas de seguridad necesarias a través de la Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad de la Presidencia -SAAS-, en coordinación con la Policía Nacional Civil y otras instituciones gubernamentales, con el propósito de garantizar la seguridad de los delegados que participarán en el Foro, desde su llegada hasta el término del Foro. Coordinador de Seguridad: Carlos Aldana caldana@minex.gob.gt Subcoordinador: David Castro dcastro@minex.gob.gt Teléfonos: 2410000 8. PRENSA: El área destinada a los medios de comunicación estará situada en el salón Ayarza. La coordinación se deberá realizar a través de la Dirección de Comunicación e Información del Ministerio de Relaciones Exteriores. Cobertura de Prensa: A las áreas de prensa sólo tendrán acceso periodistas, fotógrafos y camarógrafos que estén debidamente acreditados y de acuerdo a lo establecido por la Dirección de Comunicación Social del Ministerio de Relaciones Exteriores. Prensa: Andrea Furlán Teléfono: 24100000 ext. 3040 afurlan@minex.gob.gt ó comunicaciones@minex.gob.gt
9. INTERPRETACIÓN: El Gobierno de la República de Guatemala brindará traducción simultánea de español-inglés / inglés-español, en las reuniones que se celebren durante el Foro. 10. PROTOCOLO Y CEREMONIAL DIPLOMATICO: La Dirección General de Protocolo y Ceremonial Diplomático estará a cargo de hacer llegar las invitaciones correspondientes, actividades sociales y oficiales, edecanes diplomáticos y oficiales de sala. Coordinador de Protocolo: Embajador Denis Ortiz Subcoordinadora: Embajadora Verónica Araujo Teléfonos: 24100070 protocolo@minex.gob.gt 11. CODIGO DE VESTIMENTA: Traje Formal 12. SERVICIOS DE SALUD: A fin de atender cualquier emergencia médica se contará con servicio médico permanente para la estabilización, cualquier tipo de emergencia que necesite hospitalización, se informa que los gastos de hospitales correrán por cuenta de los delegados. Coordinadora de Salud: Flor de María Fuentes Teléfono: 24100000 Ext. 3025 34699809 Correo Electrónico: ffuentes@minex.gob.gt 13. ALIMENTACIÓN: Los gastos de alimentación correrán a cuenta de cada participante, para lo cual a continuación se brinda un listado de restaurantes cercanos al hotel sede del evento, los cuales quedan a consideración y discreción de los participantes al Foro. Restaurante El Cafetal: situado en el primer nivel del Hotel Westin Camino Real. Ofrece comida internacional.
Café Vienés: Situado en el primer nivel de Hotel Westin Camino Real. Ofrece comida internacional. Restaurante Kacao: Situado a una cuadra y media del hotel sede del evento (1 Avenida 13-51, zona 10). Ofrece comida típica nacional. Restaurante Los Ranchos: Situado a media cuadra del hotel sede del evento (14 Calle 1-42, zona 10). Ofrece comida nacional e internacional. Restaurante Tacontento: Situado a media cuadra del hotel sede del evento (14 Calle 1-43, zona 10). Ofrece comida mexicana. Restaurante Casa Chapina: Situado a media cuadra del hotel sede del evento (1 Avenida 13-42, zona 10). Ofrece comida típica nacional.