31 de julio del 2017 DCA-1627 Al contestar refiérase al oficio No 08750 Señora Lorena Herradora Chacón Proveedora General BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Fax: 2256-1631 Estimada señora: Asunto: Se autoriza al Banco Nacional de Costa Rica, para realizar contratación directa con la empresa Serviarchivo S.A. para la contratación de los servicios operativos para la gestión crediticia de la Dirección General de Crédito del Banco Nacional de Costa Rica, por un plazo de tres meses, y hasta por un monto estimado de 280.000.000,00 (doscientos ochenta millones de colones). Nos referimos a su oficio L-02472-2017 recibido en fecha 5 de junio de 2017, en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Dicha solicitud fue ampliada por la entidad financiera por medio de los oficios L-0903-2017 del 28 de junio de 2017, L-02945-2017 del 30 de junio de 2017, L-03143-2017 del 14 de julio de 2017, en atención a los requerimientos de información remitidos por este Despacho mediante oficios 06907 (DCA-1265) del 19 de junio de 2017 y 08032 (DCA-1487) del 12 de julio de 2017. Para brindar la información solicitada en el oficio 06907, la Administración solicitó prórroga mediante el oficio L-02903-2017 del 28 de junio de 2017. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. Señala la solicitante como razones que justifican la gestión en estudio las siguientes: 1. Que se promovió la licitación pública nacional 2009LN-000008-01, la que generó el contrato 129-2009, con plazo de finalización el 14 de junio del 2014 y al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se autorizó la ejecución por seis meses más, formalizándose el contrato No. 146-2014, mediante la Contratación Directa No. 2014CD-001320-01, que venció el 28 de febrero del 2015. 2. Que se acudió a este órgano contralor, para solicitar la primera autorización para contratar a la empresa en cuestión, la cual fue aprobada, y se procedió con la ejecución del contrato 138-2015 con la empresa Serviarchivo, S.A., por un plazo de seis meses en total, el cual empezó a regir el 22 de junio de 2015 y venció el 22 de enero del 2016.
2 3. Que promovieron la Licitación Pública 2015LN-000028-01, la cual se adjudicó el 24 de febrero del 2016 a la empresa de cita, habiéndose impugnado ese acto final por el CONSORCIO CBP BUSINESS OUTSORCING, lo cual fue resuelto por esta División mediante resolución R-DCA-497-2016, encontrándose ese proceso licitatorio a la espera de un nuevo informe técnico. 4. Que se acudió a este órgano contralor, para solicitar una segunda autorización para contratar a la empresa mencionada, la cual fue aprobada, y se procedió con la ejecución del contrato 239-2016 con la empresa Serviarchivo, S.A., por un plazo de seis meses en total, el cual empezó a regir el 26 de octubre de 2016 y venció el 26 de abril del 2017. 5. Que es una empresa que al día de hoy atiende los procesos crediticios en diferentes áreas como son Archivo en General, Unidad de Cobro judicial, Unidad de Gestión Contable y principalmente en la Unidad de Otorgamiento de Crédito, lo cual representa un gran impacto en el Banco en los tiempos de respuesta y productivos en los diferentes tramites crediticios que se realizan. 6. Que los procesos subcontratados forman parte del ciclo de crédito, y esa empresa se ha encargado de la continuidad del servicio ante la Dirección General de Crédito, siendo importante darle continuidad al servicio para brindar tiempos de respuestas en los diferentes procesos operativos. 7. Que se tienen identificados los procedimientos operativos que brinda esa empresa, los cuales se mantienen al mismo precio de la contratación anterior, es decir, $0.106 por minuto, y dichos procedimientos los especifican en tabla del oficio DGC-DSCC-OP- 0903-2017. II. Criterio de la División. El artículo 182 de la Constitución Política establece que el procedimiento ordinario de licitación, es el medio por el cual la Administración debe proveerse de los bienes, obras y servicios que requiera. No obstante, los procedimientos ordinarios en algunas ocasiones no resulta la vía más apta para la satisfacción del interés público, por lo que el ordenamiento jurídico le permite a la Administración apartarse de éste y recurrir a medios excepcionales a fin de satisfacer ese interés. Así, el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) permite a la Administración solicitar a esta Contraloría General autorización para decantarse por una contratación directa, debiendo en tal caso acreditar las razones por las cuales se acude a un medio de excepción. Lo anterior es desarrollado por los artículos 146 y 147 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).
3 Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que así se justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. Ahora bien, en el caso bajo análisis, esa Institución explica la necesidad de contratar una serie de servicios con la empresa Serviarchivos S.A., por un plazo de un mes prorrogable automáticamente por períodos iguales hasta un máximo de doce meses para los servicios operativos de la gestión crediticia mientras se termina un nuevo informe técnico y se llega al dictado del acto final del proceso de Licitación Pública 2015LN-000028-01. Indica la Administración que estos servicios, se catalogan de necesarios e importantes por encontrarse asociados con los procesos crediticios del Banco, en diferentes Áreas como lo son el Archivo General, la Unidad de Cobro Judicial, la Unidad de Gestión Contable, entre otros, y que encierran procesos relacionados con ingresos a la base de datos, reprocesos, firma del cliente, digitalización de expedientes de Análisis Financiero, cargo de factura, pagares, estudios, desembolsos, entre otros. Así las cosas, consta que el Banco recibe un servicio de parte de esta empresa, que resulta necesario como apoyo a su gestión, servicio que debe ser continuo por cuanto de interrumpirse, podrían verse afectados esa cartera de productos que el Banco ofrece especialmente en el área crediticia, servicios que adquieren especial importancia institucional, ya que de no poder contar con estos servicios, pondrían al Banco en un estado de vulnerabilidad ante los clientes y usuarios. De forma tal, siendo que a la fecha el contrato último suscrito con dicha empresa se encuentra vencido, es claro que el servicio en cuestión se encuentra desprotegido, razón por la cual debe cubrirse este por un período razonable mientras la Administración concluye el procedimiento de licitación en curso, por lo que una contratación directa se perfila como el mecanismo idóneo para ese cometido. Ahora bien, con respecto a la contratación directa con la empresa Serviarchivo S.A. toma en cuenta este órgano contralor, que dicha empresa ha venido prestando este servicio anteriormente, existiendo una coordinación y logística consolidada con la Administración y señalando que las condiciones por el servicio a contratar se mantendrán tal y como están estipuladas en el contrato finalizado. Considerando que existe un proceso concursal pendiente de adjudicar, se estima factible contratar estos servicios con dicha empresa, hasta el momento en que se resuelva de manera definitiva el proceso licitatorio en trámite. Al respecto, este Despacho se permite agregar que en efecto pretender realizar en este caso un procedimiento concursal así sea excepcional, coloca en una posición de mayor riesgo la gestión administrativa, toda vez que no debe perderse de vista que el contratos que se venía ejecutando producto de la última autorización de contratación directa otorgada anteriormente venció ya, de ahí que el concurso en este caso, es prolongar por un tiempo adicional la atención de la necesidad, lo cual como se dijo implicaría un impacto en el servicio a los clientes.
4 Por otra parte, llama la atención a este Despacho que a pesar que la Resolución R- DCA-497-2017 en la cual fue declarado con lugar el recurso de apelación interpuesto contra el acto final de la Licitación Pública 2015LN-000028-01 fue emitida desde el 15 de junio del 2016, siendo que al día de hoy más de doce meses después no se ha emitido un nuevo acto final de dicho procedimiento, según dispone el artículo 95 del RLC que en lo que interesa indica: ( ) Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto o infructuoso el concurso, derivadas de la anulación o revocación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente. De ahí que de la información aportada por la Administración, no encuentra este Despacho justificación para que dicho acto no haya sido emitido, ya que según se indica en el oficio DGC-DSCC-OP-0993-2017 se han realizado los estudios y análisis correspondientes, los cuales según los mismos antecedentes de la presente gestión se encuentran en el Comité de Licitaciones para una decisión final. Por lo anterior, estima necesario este órgano contralor se emita un acto final del proceso licitatorio 2015LN-000028-01, esto por cuanto resulta vital para salvaguardar el interés público que dichos servicios sean suplidos por un periodo mayor, en apego a los procedimientos ordinarios establecidos en el ordenamiento jurídico. Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, se procede a autorizar al Banco Nacional de Costa Rica para que contrate en forma directa los servicios operativos para la gestión crediticia de la Dirección General de Crédito del Banco, el cual se otorgará por un plazo de tres meses, considerando que dentro de ese plazo, la Administración deberá emitir el acto final del procedimiento que ya fue realizado por esa institución, y que se encuentra pendiente de emisión. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. 1. Se autoriza al Banco Nacional de Costa Rica, para contratar directamente con la empresa Serviarchivo S.A., los servicios operativos para la gestión crediticia de la Dirección General de Crédito, hasta por un plazo de tres meses. En caso que antes del vencimiento de dicho plazo, se pueda dar inicio a la ejecución del contrato que se llegue a derivar del procedimiento de Licitación Pública 2015LN- 000028-01 que actualmente está en estudio ante el Banco, los términos de la presente autorización quedarán sin efecto, aspecto que así deberá ser advertido a la contratista, en el contrato que producto de la presente autorización deba suscribirse. Dicho plazo comenzará a computarse a partir de la fecha de suscripción de contrato al que se hace referencia en el punto sexto del presente oficio.
5 2. El monto por el que se autoriza la contratación, es por un costo unitario por cada minuto de US $0.106, y hasta un máximo de 280.000.000,00 (doscientos ochenta millones de colones). Los servicios a contratar derivado de la presente autorización, son los procesos detallados en el folio 2 del oficio DGC-DSCC-OP-0903-2017 del 28 de junio del año en curso, que forma parte de los antecedentes de este oficio. 3. Queda bajo responsabilidad del Banco contar con el debido contenido presupuestario para hacer frente a la contratación directa que aquí se autoriza, así como que los recursos puedan válidamente ser utilizados para el fin propuesto. En ese sentido, el Banco por medio de oficio DGC-DSCC-1004-2017 del 17 de julio de 2017, emitido por la Oficina de Dirección de Servicios Compartidos Crédito, certifica la suma de 280.000.000,00 (doscientos ochenta millones de colones). 4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 6. Los términos de la presente autorización deberán formalizarse mediante contrato, el que deberá contar con el refrendo interno según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 7. La valoración de la razonabilidad del precio corresponde exclusivamente a la Administración. 8. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentre debidamente al día en las obligaciones con la Seguridad Social derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 9. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte del contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 10. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).
6 11. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 12. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 13. Los términos de la presente autorización, surten sus efectos a partir de su comunicación a la Administración, de forma tal que su contenido no avala ninguna actuación posterior llevada a cabo por la Administración, destinada a mantener la continuidad de los servicios una vez vencidos los contratos anteriormente en ejecución, aspecto que queda liberado a su responsabilidad. 14. Deberá la Administración emitir el acto final del procedimiento de licitación Pública 2015LN-000028-01 en el plazo improrrogable de un mes después de la notificación de la presente autorización. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Lorena Herradora Chacón en su condición de Proveedora General, o de la persona que ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado NSM/egm Ni 13856, 15979, 16201, 16222, 17533 G: 2016002778-2