Página 1 de 38 La Sección de Proveeduría del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), ubicada en edificio IFAM, avenida 6, calle 39 a, número 80, San José Moravia, San Vicente, en el cuarto piso de las oficinas centrales, recibirá ofertas hasta las 10:00 horas del 03 DE JUNIO DE 2015, Contratación de horas de soporte técnico para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas institucionales, conforme con las siguientes condiciones: 1. OBJETO DE LA LICITACIÓN CAPÍTULO Nº I CONDICIONES GENERALES El IFAM requiere la contratación de una empresa que brinde el servicio de hasta tres mil doscientas cincuenta y seis (3.256) horas hábiles para: 1.1 Desarrollo y mantenimiento del sistema CAFI (Control Administrativo Financiero): 1.500 horas 1.2 SIMPC (Sistema Integrado Municipal Presupuesto y Contabilidad) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal: 338 horas. 1.3 Sistema Administrativo Tributario (SAT): 1.418 horas 2. PRESENTACIÓN DE OFERTAS: 2.1. La oferta debe presentarse en un sobre cerrado, escrita a espacio y medio o doble espacio, sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el texto, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas. 2.2. La oferta debe estar foliada y con su respectivo índice al inicio, debe corresponder en numeración y contenido con los del cartel, y deberá ser presentada en la Sección de Proveeduría del IFAM, antes de la hora de cierre de recepción en un sobre cerrado; en el exterior debe indicarse el nombre, dirección, teléfono, fax del oferente y debe contener la siguiente leyenda: DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN INTERNA NOMBRE DE LA PERSONA FÍSICA O JURÍDICA QUE PRESENTA LA OFERTA:
Página 2 de 38 2.3. Una vez presentado el sobre que contiene la oferta, no podrá ser retirada y pasa a ser propiedad del IFAM. Podrá ser modificada o dejada sin efecto mediante nota posterior presentada antes de la hora de apertura. 2.4. Las ofertas se deberán presentar con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en este cartel. 2.5. Las ofertas deberán ser presentadas en forma ordenada, separando la información legal, técnica y de precios en forma clara. 2.6. La persona que suscriba la oferta, por sí o en representación, deberá indicar su nombre y apellidos, sus calidades y número de cédula de identidad o de residencia, número de teléfono, fax, e-mail, dirección postal, e iguales datos de sus representadas, si fuera el caso. 2.7. Cuando el oferente concurra a través de apoderado o de representantes de casas extranjeras, así debe hacerse constar, de manera que quede claramente establecida la identidad de la casa o persona que propone y la del agente a través de quien lo hace, con las citas de inscripción respectivas, o el aporte de certificaciones o copias requeridas. 2.8. Las ofertas que se presenten extemporáneamente en la Sección de Proveeduría se recibirán pero no serán evaluadas. 2.9. El oferente podrá incluir información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos relevantes para la calificación de su oferta cuando lo considere necesario y para un mayor entendimiento. De ser requerida la incorporación de nueva información se deberá indicar en el índice como un anexo, donde se señalará: a) El número del anexo. b) Si dicho anexo contiene más de un documento, indicar el título del documento. c) Si el documento es extenso y se refiere a varios aspectos, indicar la página en donde se trata el tema en cuestión. 2.10. El oferente puede hacer en términos generales manifestación de que acepta las cláusulas totales del cartel, solamente en aquellos casos en que se solicite que expresamente debe indicar la aceptación de la cláusula, tal y como sucede con la Cláusula penal, debe hacerlo en forma puntual. 3. COPIAS Cada oferta deberá presentarse en un original debidamente firmado por quien tenga capacidad legal para obligarse o para obligar a su representada. Adicionalmente se deberán entregar dos copias impresas idénticas en su contenido al original y en dispositivo electrónico (CD, DVD) en formato de word o excel, según corresponda, quedando claramente establecido que la validez jurídica recaerá siempre sobre la oferta escrita.
Página 3 de 38 4. IDIOMA La oferta debe ser presentada en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta. 5. ESPECIES FISCALES Debe agregarse a la oferta un timbre de 200.00 (Doscientos colones exactos) del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas. (Ley 7105) y un timbre de 20.00 (Veinte colones exactos) de la Ciudad de Las Niñas (Ley 6496). 6. CERTIFICACIONES, DECLARACIONES JURADAS Y COMPROBANTES A. El oferente deberá presentar los siguientes documentos: 6.1. El oferente deberá indicar mediante declaración jurada lo siguiente: 6.1.1. Que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad legal, para contratar con la Administración, a que se refiere el artículo 22 y el artículo 22 bis, de la Ley de Contratación Administrativa. 6.1.2. De encontrarse al día con las obligaciones del régimen de impuestos nacionales, a que se refiere el artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (R.L.C.A.). 6.1.3. Que el oferente no está inhabilitado para contratar con la Administración, por habérsele sancionado de acuerdo con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. La sanción impuesta por una Administración, aplicará para todo el Sector Público. 6.1.4. De que el oferente no está inhabilitado para el ejercicio del comercio y que no se encuentra declarado en estado de insolvencia o quiebra. 6.2. El oferente deberá presentar los siguientes documentos: 6.2.1 En todos los casos, cuando la Proveeduría del IFAM consulte el Sistema para verificación del cumplimiento del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, y éste refleje que el oferente (sea persona física o jurídica) o los integrantes de su equipo (en caso de que así lo haya propuesto en la oferta) no se encuentran al día con el pago de las obligaciones con esa institución o que se encuentra inactivo, deberá el oferente presentar certificación de la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S) en la cual se acredite lo contrario. En caso de que aparezca como Patrono no inscrito o estado inactivo deberá explicar el motivo por el cual no se encuentra inscrito como patrono ante la C.C.S.S, lo anterior de
Página 4 de 38 conformidad con el artículo 65 inciso c del Reglamento a la ley de Contratación Administrativa. En caso de ofertas presentadas por personas jurídicas, el oferente deberá indicar mediante declaración jurada si los profesionales que ofrece dentro de su equipo de trabajo, forman parte de la planilla de la empresa o formarán parte de la planilla en caso de que resulte adjudicataria la empresa. En caso de que los profesionales ofrecidos no integren o vayan a integrar la planilla de la empresa, cada uno de esos profesionales debe estar registrado en la C.C.S.S. como profesional independiente, inscrito y activo y al día. 6.2.2 En todos los casos, cuando la Proveeduría del IFAM consulte el Sistema para verificación del cumplimiento de la Ley 5662 LEY DE DESARROLLO SOCIAL Y ASIGNACIONES FAMILIARES reformada por medio de la Ley N.º 8783, y éste refleje que el oferente o los integrantes de su equipo (en caso de que así lo haya propuesto en la oferta) no se encuentra al día con el pago de las obligaciones con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), deberá el oferente presentar certificación del FODESAF en la cual se acredite lo contrario, lo anterior de acuerdo con el artículo 22 de mencionada Ley. 6.2.3 En todos los casos, cuando la Proveeduría del IFAM consulte el Sistema de verificaciones e informes digitales del Registro Nacional de la República de Costa Rica, éste refleje que el oferente no se encuentra al día con del impuesto a las personas jurídicas, deberá el oferente presentar certificación del Registro Nacional República de Costa Rica donde se exprese lo contrario, lo anterior de acuerdo con el artículo 5 de la Ley Nº 9024 Ley de impuesto a las personas jurídicas Será requisito para que un oferente resulte adjudicado, que se mantenga al día en el pago de sus obligaciones con la CCSS, FODESAF y el Impuesto a las personas jurídicas, por lo que si la constancia remitida con la oferta se encuentra vencida, el cumplimiento del requisito será verificado por la Administración, previo al dictado del acto de adjudicación. En caso de aparecer moroso, la Administración requerirá al oferente para que, dentro de un plazo perentorio máximo de 3 días hábiles, presente una constancia que indique que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones con dicha entidad, en defecto de lo cual la oferta será declarada inelegible. El adjudicatario deberá mantener su condición de estar al día, con esas instituciones en todas las etapas del proceso de Licitación.
Página 5 de 38 B. El adjudicatario deberá presentar los siguientes documentos 6.3. En caso de persona jurídica deberá presentar certificación notarial o registral de la personería actual y vigente de la sociedad. La misma no puede tener más de un mes de haber sido extendida. Además en la personería deberá indicarse la dirección exacta del apoderado de la sociedad y el domicilio social de la sociedad. 6.4. Deberá aportar copia certificada de la cédula de identidad de la persona física y en caso de la jurídica se deberá aportar copia certificada de la cédula del apoderado de la empresa o sociedad. 6.5. Será obligación del adjudicatario, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 202 del Código de trabajo, presentar prueba documental de que ha adquirido un seguro contra riesgos de trabajo. Se encuentra excluido de esta obligación el adjudicatario que actúe en su condición de trabajador independiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 194 inciso b) del Código de Trabajo. C. REGISTRO DE PROVEEDORES Los oferentes deben estar inscritos en el Registro de Proveedores del IFAM, al menos un día antes de la fecha de apertura. Para tal efecto, el interesado debe aportar los requisitos solicitados para el Registro de Proveedores, cuyo detalle puede ser obtenido gratuitamente en la Sección de Proveeduría o en el sitio de Internet www.ifam.go.cr, en el ícono Proveeduría y en éste el ícono Registro de Proveedores. Dicha documentación deberá entregarse directamente en la Sección de Proveeduría. 7. PRECIO 7.1. Los precios cotizados será en colones costarricenses. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en este cartel. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.
Página 6 de 38 7.2 En caso de que la propuesta sea en moneda distinta al colón, la orden de compra, para el adjudicatario, se confeccionará al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección. 7.3 El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 7.4 Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago del Impuesto Sobre las Ventas. 7.5 El IFAM se reserva el derecho de consultar en otras fuentes, la razonabilidad del precio cuando lo considere conveniente. 7.6 El adjudicatario deberá indicar el precio por hora y el precio por el total de horas requeridas. 7.7 Por tratarse de un proceso de contratación administrativa y un servicio profesional específico, en ningún caso el IFAM reconocerá: tiempo en ruta, ni viáticos, ni gastos de transporte, ni kilometraje para los servicios objeto de este concurso. 7.8 El costo estimado del servicio es la suma de 62.000.000,00 (Sesenta y dos millones exactos). 8. FORMULA DE REAJUSTE DE PRECIOS El oferente debe indicar en su oferta que acepta la fórmula de reajuste de precio, autorizada por la Contraloría General de la República y que a continuación se detalla. Para poder ajustar los precios, es necesario, que se indique el desglose de los costos. Para poder reajustar el precio, es necesario que el adjudicatario presente un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que componen el precio, incluyendo un desglose de los precios unitarios. El adjudicatario debe tomar nota que el IFAM cuenta con treinta (30) días hábiles, a partir de la fecha de recibo para efectuar el estudio correspondiente. imotm iitf igatg Pv Pc MO I GA U imotc iitc igatc
Página 7 de 38 Donde: Pv = Precio variado. Pc = Precio de cotización. MO = Porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización. GA = Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización. I= Porcentaje de costo por insumos. U = Porcentaje de utilidad del precio de cotización. Pv Pc MO GA I U i MOtm i MOtc i GAtg i GAtc I Itf I Itc Precio variado Precio de cotización Porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización Porcentaje de costo por insumos Porcentaje de utilidad del precio de cotización Índice de variación de precio de la mano de obra en el momento considerado de facturación (Ajuste de salarios mínimos decretados por el Poder Ejecutivo) Índice de variación de precio de la mano de obra en el momento de la presentación de la oferta. (Ajuste de salarios mínimos calculado por el Ministerio de trabajo) Índice de variación de costo de gastos administrativos en el momento de facturación (IPC, nivel general, elaborado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos publicado por el Banco Central) Índice de variación de costo de gastos administrativos en el momento presentación de la oferta. (IPC, nivel general, elaborado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos publicado por el Banco Central) Índice de variación de precios por insumos para el mes de facturación (se utilizará el IPPI, (nivel general, elaborado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos publicado por el Banco Central) Índice de variación de precios por insumos para el mes de presentación de la oferta (se utilizará el IPPI, (nivel general, elaborado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos publicado por el Banco Central). El adjudicatario deberá solicitar por escrito el reajuste de precios, para lo cual es necesario que desarrolle la fórmula matemática indicada anteriormente y que adjunte fotocopia de los índices que utilizó. Cuando la solicitud de reajuste de precio contenga factores relacionados con el incremento en salarios mínimos decretados por el Poder Ejecutivo, la empresa deberá demostrar,
Página 8 de 38 mediante la entrega de copia de las planillas presentadas a la C.C.S.S., que está cubriendo el salario mínimo respectivo. En todo caso, el IFAM se reserva el derecho de verificar la veracidad de los pagos. En caso que la contratista no pueda comprobar lo anterior, el reajuste será denegado y el IFAM comunicará al Ministerio de Trabajo la situación. Deberá además el adjudicatario, para que resulte atendible su solicitud de reajuste, aportar una certificación emitida por la Caja Costarricense del Seguro Social que indique que la empresa está al día en el pago de sus obligaciones como patrono. Asimismo, queda entendido que en el caso de cotizaciones en moneda extranjera, el IFAM realizará el reajuste de precios, solamente sobre los costos de los insumos importados; a tales efectos, el oferente que disponga cotizar en moneda extranjera o que requiera de insumos importados para cumplir con su cotización, deberá incorporar a su oferta una lista con el desglose de los insumos nacionales e importados y su costo. El IFAM no reajustará la utilidad prevista ni los precios cotizados en moneda extranjera, con excepción de lo indicado en el párrafo anterior. Tampoco serán reajustables las variaciones en los precios producto de la variación del precio de la divisa en que se cotizó con respecto al colón. 9. FORMA DE PAGO El pago se realizará contra el informe mensual de horas hábiles laboradas (de acuerdo a la fiscalización de los servicios esto a entera conformidad del IFAM). Los pagos se realizarán contra presentación de la factura revisada, aprobada y firmada por la persona titular de la Sección de Sistema de Información. La Sección de Sistema de Información, contará con 8 días para revisar y aprobar los respectivos entregables. En caso de que se devuelva un informe para corrección, el plazo de ocho días vuelve a contar a partir de la nueva entrega del informe. Una vez aprobado el informe el pago se realizará dentro de los ocho (8) días naturales siguientes a la recepción de conformidad. En el caso de cotizaciones en moneda extranjera, el pago se hará en colones costarricenses, de acuerdo al tipo de cambio previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos de la cancelación del Impuesto sobre la Renta según Ley número 7092.
Página 9 de 38 El IFAM cuenta con una plataforma tecnológica de pagos electrónicos por lo que los pagos que por diferentes conceptos realiza el IFAM se hacen por medio del depósito automático en la cuenta corriente o de ahorros (en colones) que tenga el adjudicatario con cualquier entidad del Sistema Bancario Nacional. Por lo anterior, junto con los documentos de incorporación al Registro de Proveedores, el proveedor deberá presentar la certificación del Banco que indique el número de cuenta cliente, donde desea se le realicen los pagos, en caso de resultar adjudicatario. Antes de tramitar cualquier pago el IFAM verificará que el adjudicatario se encuentre al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) y con FODESAF. Importante: El IFAM no tramitará pago alguno sobre facturas que no estén debidamente autorizadas, según lo dispuesto por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda. 10. PLAZO DE ENTREGA 10.1. Este plazo iniciará a partir de que el IFAM notifique al adjudicatario que está a su disposición la Orden de Compra que será confeccionada cuando el proceso cuente con la debida Aprobación Interna. La ejecución de las 3256 horas hábiles se estima sería realizada en 18 meses. 10.2. El objeto de la presente contratación deberá de ser entregado a satisfacción del IFAM dentro de los plazos legales que existen para el efecto contratado (máximo 3256 horas), el cual iniciará a partir del momento en que el adjudicatario retire la orden de compra y la documentación respectiva. 10.3. El adjudicatario deberá de retirar la orden de compra y documentación respectiva dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a la comunicación por parte de la Sección de Proveeduría del IFAM. El no retiro de la orden de compra o el contrato no impide que corran los tiempos de entrega. 10.4. Los servicios deberán ser entregados en días hábiles de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. en las oficinas de IFAM ubicadas en Moravia, 200 metros al oeste, 100 metros sur y 200 metros oeste del Colegio Lincoln. 10.5. Se aceptarán entregas parciales.
Página 10 de 38 11. VIGENCIA DE LA OFERTA En la oferta se debe indicar el plazo de vigencia de la misma, el cual no podrá ser menor de 60 (SESENTA) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas. 12. GARANTÍAS 12.1. Garantía de participación 12.1.1. Previo a la presentación de la oferta en la Sección de Proveeduría, y de conformidad con lo indicado en el artículo 33 de la Ley de la Contratación Administrativa, los oferentes deberán depositar, a favor del IFAM, en el área de Tesorería de la Sección de Contabilidad y Finanzas del IFAM, la garantía de participación establecida por un 3% del monto total de la oferta, de la cual deberá presentar copia en la en la Sección de Proveeduría. 12.1.2. La garantía deberá ser rendida por cualquiera de los medios que permite el artículo Nº 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con una vigencia no menor de 60 (sesenta) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas. 12.1.3. Para comprobar que se cumple con el monto solicitado como garantía de participación, en el caso de que se rinda en moneda diferente al colón costarricense, se procederá de la siguiente forma: a. Tratándose de dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, se utilizará el tipo de cambio de venta de referencia que reporte el Banco Central de Costa Rica para el día de la presentación de la garantía de cumplimiento. b. Tratándose de la conversión de otras monedas, diferentes al dólar de los Estados Unidos de Norteamérica, a colones, se convertirán estas monedas a dólares de los Estados Unidos de Norteamérica y éstos a colones, conforme a la regla establecida en el inciso anterior. 12.1.4. En caso de que el depósito sea en efectivo el monto deberá ser entregado en colones costarricenses. Si se deposita la Garantía requerida en efectivo y en moneda distinta al Colón, por contar el IFAM solamente con cuentas corrientes en Colones y con fin de depositar el monto en las cuentas respectivas, la suma depositada será convertida a colones al tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.
Página 11 de 38 12.1.5. En caso de presentar bonos o certificados, éstos se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas de valores legalmente reconocidas. Se exceptúan de la obligación de presentar esta estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por los Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente al plazo máximo exigido en las reglas del concurso para la garantía respectiva. En cumplimiento de la Directriz UIM/046 /06 /2000 de la Bolsa Nacional de Valores, cuando la garantía sea rendida con títulos o valores que posean cupones, con el fin de asegurar la ejecución del documento deberán entregarse junto con el documento principal los citados cupones para que se tenga por bien rendida la garantía. No obstante no se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por el IFAM, sin embargo los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen a su legítimo dueño o depositante. En caso de títulos valores transmisibles por endoso, éstos deberán depositarse debidamente endosados. 12.1.6. El oferente debe adjuntar a su propuesta copia de la garantía de participación y del recibo de la misma. 12.1.7. En caso de presentarse un recurso en contra del acuerdo de adjudicación, los oferentes que desearen conservar su interés legítimo en la licitación, deberán mantener, y si fuera del caso prorrogar, la vigencia de sus ofertas y su respectiva garantía de participación, hasta que adquiera firmeza en vía administrativa, o se declare desierto el concurso. 12.2. Garantía de Cumplimiento 12.2.1. El adjudicatario, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha en que quede firme el acto adjudicador, debe depositar a favor del IFAM, en la Unidad de Tesorería del IFAM, la Garantía de Cumplimiento por el equivalente al 8% (ocho por ciento), del monto adjudicado. 12.2.2. La garantía deberá ser rendida por cualquiera de los medios que permite el artículo Nº42 del R.L.C.A., Siendo que la ejecución de las 3256 horas hábiles se estima sería realizada en 18 meses se requiere que la garantía de cumplimiento tenga con una vigencia no menor a 24 meses, posteriores a la fecha probable de confección de la orden de compra.
Página 12 de 38 12.2.3. Para comprobar que se cumple con el monto solicitado como garantía de cumplimiento, en el caso de que se rinda en moneda diferente al colón costarricense, se procederá de la siguiente forma: a. Tratándose de dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, se utilizará el tipo de cambio de venta de referencia que reporte el Banco Central de Costa Rica para el día de la presentación de la garantía de cumplimiento. b. Tratándose de la conversión de otras monedas, diferentes al dólar de los Estados Unidos de Norteamérica, a colones, se convertirán estas monedas a dólares de los Estados Unidos de Norteamérica y éstos a colones, conforme a la regla establecida en el inciso anterior. 12.2.4. En caso de que el depósito sea en efectivo el monto deberá ser entregado en colones costarricenses. Si se deposita la Garantía requerida en efectivo y en moneda distinta al Colón, por contar el IFAM solamente con cuentas corrientes en Colones y con fin de depositar el monto en las cuentas respectivas, la suma depositada será convertida a colones al tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura. 12.2.5. En caso de presentar bonos o certificados, éstos se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas de valores legalmente reconocidas. Se exceptúan de la obligación de presentar esta estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por los Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente al plazo máximo exigido en las reglas del concurso para la garantía respectiva. 12.2.6. En cumplimiento de la Directriz UIM/046 /06 /2000 de la Bolsa Nacional de Valores, cuando la garantía sea rendida con títulos o valores que posean cupones, con el fin de asegurar la ejecución del documento deberán entregarse junto con el documento principal los citados cupones para que se tenga por bien rendida la garantía. No obstante no se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por el IFAM, sin embargo los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen a su legítimo dueño o depositante. 12.2.7. En caso de títulos valores transmisibles por endoso, éstos deberán depositarse debidamente endosados.
Página 13 de 38 12.2.8. De no rendirse dicha garantía dentro del término y forma aquí dispuesta se procederá conforme a lo normado en el R.L.C.A., así como a ejecutar la garantía de participación conforme a lo regulado sobre el particular en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento. 12.2.9. Es obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes de vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero. 12.3. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA 12.3.1. De participación: La garantía será devuelta a quienes manteniendo invariable su oferta, no hayan sido favorecidos con la adjudicación. Será devuelta a petición del interesado, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. La Garantía de Participación no se devolverá al adjudicatario mientras no rinda la garantía de cumplimiento y no se satisfagan las demás formalidades conducentes a asegurar el contrato dentro del plazo establecido, lo cual será dentro de los cinco días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En caso de que la Garantía de participación haya sido depositada en efectivo y en moneda distinta al Colón, de acuerdo con lo indicado en este cartel, el IFAM para depositar el monto en las cuentas respectivas, debió convertir a colones el monto depositado, según el tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento del depósito respectivo. Por lo tanto el monto que se devolverá al adjudicatario será el monto en colones resultante de la conversión realizada al momento en que se recibió la garantía de participación. 12.3.2. De cumplimiento: Será devuelta dentro de los veinte días hábiles siguientes al vencimiento del contrato anual en caso de que el servicio haya sido recibido a satisfacción. En caso de que la Garantía de cumplimiento haya sido depositada en efectivo y en moneda distinta al Colón, de acuerdo con lo indicado en el este
Página 14 de 38 cartel, el IFAM para depositar el monto en las cuentas respectivas, debió convertir a colones el monto depositado, según el tipo de cambio de referencia para la compra, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento del depósito respectivo. 13. ELEGIBILIDAD Por lo tanto el monto que se devolverá al adjudicatario será el monto en colones resultante de la conversión realizada al momento en que se recibió la garantía de cumplimiento. La elegibilidad de las ofertas está condicionada a su ajuste a las condiciones y especificaciones del cartel y a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta. Una vez que se haya determinado que las ofertas cumplen con los aspectos legales generales y las condiciones específicas y que se determine cuáles son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá con su calificación según el sistema de valoración y comparación de las ofertas y de acuerdo con el método establecido en el capítulo II del presente cartel. Serán elegibles aquellas ofertas que alcancen un total de 85 puntos o más. El IFAM se reserva el derecho de declarar el proceso desierto si se considera que ninguna oferta conviene a sus intereses o se incumple con las disposiciones legales, las reglamentarias o las del pliego de condiciones. 14. PLAZO PARA ADJUDICAR El IFAM contará con un plazo máximo para adjudicar, que de acuerdo con el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, será el doble del plazo máximo otorgado para la presentación de las ofertas. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo, en cuyo caso los oferentes estarán obligados a prorrogar la vigencia de sus ofertas y de sus garantías de participación. Para lo anterior se enviará la comunicación respectiva por los medios señalados por los oferentes para notificar. 15. CLÁUSULA PENAL 15.1. Para los efectos de este aparte, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente: circunstancias no imputables al contratista originadas por caso fortuito,
Página 15 de 38 fuerza mayor o hechos imputables al IFAM, debidamente demostrados por escrito ante la Proveeduría del IFAM. Lo anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día hábil posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados. 15.2. El control y trámite atinente a lo aquí dispuesto, estará a cargo de la Sección de Sistemas de Información del IFAM. 15.3. Las multas se aplicarán directamente a las facturas tramitadas para el pago de los respectivos bienes o del depósito de la Garantía de Cumplimiento, si no es aceptado el atraso, por la Sección de Sistemas de Información del IFAM. 15.4. Se advierte que para efectos de ejecutar esta cláusula, no es necesario que la Administración constituya en mora al adjudicatario, por lo tanto puede aplicarla siguiendo el debido proceso. 15.5. El IFAM se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios no derivados del atraso en la entrega de los bienes, además de iniciar el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del adjudicatario, si el incumplimiento se da fuera del plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento. 15.6. En caso de incumplirse con los plazos de entrega establecidos en el cronograma, de conformidad con lo indicado en el capítulo III punto 3.3. Requerimientos técnicos mínimos, el IFAM aplicará una multa del 2% del costo total del paquete de requerimientos por el cual se produjo el atraso, por cada día hábil de atraso hasta lograr un máximo del 25% del costo total del paquete del requerimiento en el cual se generó el atraso, luego de lo cual se tendrá por incumplido el contrato por parte del adjudicatario sin responsabilidad para el IFAM. 15.7. En caso de incumplirse con los plazos de entrega para las correcciones, de conformidad con lo indicado en la cláusula 3.4.2.1 del capítulo III. Requerimientos técnicos mínimos, el IFAM aplicará una multa del 2% del costo total del paquete de requerimientos por el cual se produjo el atraso, por cada día hábil de atraso hasta lograr un máximo del 25% del costo total del paquete del requerimiento en el cual se generó el atraso, luego de lo cual se tendrá por incumplido el contrato por parte del adjudicatario sin responsabilidad para el IFAM. 15.8. En caso de incumplirse con los plazos de entrega para restaurar ambiente, de conformidad con lo indicado en la cláusula 3.4.2.1 capítulo III. Requerimientos técnicos mínimos, el IFAM aplicará una multa del 2% del costo total del paquete de requerimientos por el cual se produjo el atraso, por cada día hábil de atraso hasta lograr un máximo del 25% del costo total del paquete del requerimiento en el cual
Página 16 de 38 se generó el atraso, luego de lo cual se tendrá por incumplido el contrato por parte del adjudicatario sin responsabilidad para el IFAM. Se aclara al adjudicatario que el costo total del paquete de requerimientos se saca multiplicando las horas correspondientes al paquete de requerimientos por el costo de hora hábil ofertada. 15.9. Procedimiento de aplicación de multas: 15.9.1. Retención: En caso de que el IFAM requiera aplicar las multas previstas en el presente apartado, aplicará sobre los pagos al contratista una retención de hasta un 10% sobre del monto total de todos los pagos aun debidos al contratista, según lo previsto en el artículo 46 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y hasta por el monto total de la multa cuyo cobro se tramita, a efecto de asegurar el efectivo cobro de la multa en caso de quedar en firme la procedencia de su aplicación, una vez celebrado el proceso sumario descrito a continuación. a. Proceso sumario para cobro de multas: recibido por parte de la Sección de Proveeduría del IFAM el informe técnico del administrador del contrato que requiere la aplicación de alguna de las multas previstas en este apartado, la Proveeduría dará audiencia al contratista por tres (3) días hábiles para que externe los alegatos de descargo que estime pertinentes con respecto a cumplimiento defectuoso o tardío imputado. Vencida dicha audiencia, la Proveeduría otorgará audiencia por tres (3) días hábiles al administrador del contrato para que se pronuncie sobre los alegatos del contratista en caso de que los hubiera, manifestando si mantiene, revoca o varía su requerimiento. Vencida esta segunda audiencia, la Sección de Proveeduría resolverá, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles si se aplica la multa prevista en los términos requeridos por la oficina administradora del contrato, si rechaza el requerimiento o si lo modifica, decisión que notificará al contratista y al administrador del contrato. El cobro de la multa, en los términos resueltos por la Sección de Proveeduría, se aplicará entonces sin más dilaciones contra la retenciones de pago hechas al contratista y, de ser aquellas insuficientes, el saldo al descubierto será rebajado de la garantía de cumplimiento rendida por el contratista, en cuyo caso éste tendrá tres (3) días hábiles para restablecer el monto de aquella garantía, bajo la advertencia que de no hacerlo, el IFAM podrá tener por incumplido el contrato sin justa causa de su parte.
Página 17 de 38 Contra la resolución de la Sección de Proveeduría que acuerde el cobro de la multa, cabrán los recursos ordinarios previstos en los artículos 342 y siguientes de Ley General de la Administración Pública, en los plazos allí previstos, sin efecto suspensivo según se prevé en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública. 15.9.2. El IFAM queda facultado para proceder a ejecutar la garantía de cumplimiento para resarcirse de los daños y perjuicios que tal incumplimiento le cause. 15.9.3. Todo lo anterior, sin perjuicio del derecho del IFAM de recurrir a los Tribunales para resarcirse de cualquier costo en que pudiera haber incurrido, así como de reclamar el pago de daños y perjuicios que le fueren ocasionados, en virtud de dicho atraso o falta e iniciar el debido proceso para sancionar al contratista como proveedor de El IFAM. El oferente deberá hacer manifestación expresa en su propuesta de que acepta esta condición. 16. NATURALEZA DE LOS BIENES CONTRATADOS La presente contratación es sin relación de subordinación jurídico-laboral, en consecuencia no existirá responsabilidad alguna del IFAM respecto del pago del seguro contra riegos del trabajo ante el Instituto Nacional de Seguros, así como tampoco con los regímenes de enfermedad y maternidad e invalidez, vejez y muerte ante la Caja Costarricense de Seguro Social, ni cualquier otra carga social. Es deber ineludible de los adjudicatarios cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. 17. DERECHOS Y PRERROGATIVAS DEL IFAM Queda a criterio del IFAM durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los participantes, las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias. El IFAM se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad. En la aplicación del principio de eficiencia, el IFAM pedirá subsanar en cualquier momento los errores de tipo material o aritmético que se detecten, de conformidad con lo establecido en el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Página 18 de 38 18. CONTRATO El adjudicatario o el representante legal de la empresa adjudicataria, deberá comparecer a firmar el contrato dentro de los 3 días hábiles siguientes a la comunicación respectiva por parte del IFAM. Esta comunicación la hará el IFAM mediante fax o cualquier otro medio expedito, señalado por el adjudicatario dentro de su oferta. Corresponderá al adjudicatario cubrir el costo de las especies fiscales de ley correspondientes (Artículo 272 del Código Fiscal). El adjudicatario está obligado a retirar una copia del contrato debidamente aprobado un día hábil después de que se le notifique que debe pasar a recogerlo. A partir de la entrega de la orden de compra correrá el plazo para la prestación del servicio. Que será de 18 meses. 19. APROBACIÓN INTERNA La ejecución de esta contratación, queda sujeta al otorgamiento de la Aprobación Interna del contrato que regulará la prestación de servicios, por parte de la Dirección Jurídica del IFAM, conforme al Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, promulgado por la Contraloría General de la República. Queda entendido que el contrato suscrito sólo podrá ejecutarse una vez que este cuente con la aprobación interna. Después de que se cuente con aprobación interna se procederá a la confección de la Orden de Compra. 20. RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO: De conformidad con la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, el cartel y cláusulas del contrato, el IFAM se reserva el derecho de rescindir o resolver el contrato ante incumplimiento del contratista. 21. ACEPTACION El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas, condiciones e instrucciones indicadas en el cartel, así como de las normas que al efecto establece la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, no obstante en aquellos puntos en que se indica que el proveedor debe hacer manifestación expresa que indique que acepta la condición deben indicarlo puntualmente.
Página 19 de 38 22. RIESGOS PROFESIONALES. El adjudicatario asume la responsabilidad de cualquier riesgo profesional, así como los derechos laborales de las personas que emplee con motivo de la prestación de este servicio y libera al IFAM de toda responsabilidad obrero-patronal. 23. RELACIÓN LABORAL ENTRE EL ADJUDICATARIO Y EL IFAM. Es entendido que el contrato no implicará relación laboral alguna entre el IFAM y el adjudicatario, ni responsabilidad de tipo contractual para el IFAM que vaya más allá de lo estipulado en las cláusulas precedentes, determinándose como única suma a pagar por concepto de la contratación, la que se indica en este documento de acuerdo a lo establecido en el capítulo III - Características y especificaciones técnicas, para cada producto entregado. 24. NORMAS DE CONDUCTA. El personal del adjudicatario deberá respetar las normas de conducta existentes en el IFAM en cuanto a vestimenta, aseo, presentación y respeto al personal del IFAM adscrito al proyecto. 25. MEDIDAS DE CONTROL DEL RIESGO Además, deberá cumplir con toda la normativa en cuanto a la prevención del riesgo. Para ello deberán solicitar los lineamientos a cumplir, al coordinador o responsable asignado por el IFAM para la verificación del trabajo. Cualquier falta a lo indicado anteriormente facultará al IFAM para solicitar el cambio inmediato de la persona o personas que han incurrido en la falta. El IFAM se reserva el derecho de, ante cualquier reiteración de faltas por parte del personal del adjudicatario, dar por resuelto del contrato y acudir a las instancias competentes para resarcirse de los daños o perjuicios que la comisión de la falta hayan podido generar. 26. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todos los oferentes deberán comprometerse a que, en caso de resultar adjudicados, mantener la mayor reserva, discreción, secreto y manejar con estricta confidencialidad, toda la información escrita, verbal o en medio magnético que le sea suministrada o se produzca a lo largo y después de esta contratación, respecto a todos los datos, diagramas y esquemas de cualquier índole (independientemente del medio o formato por el que le haya sido facilitada) a que tuviere conocimiento o información en virtud de los servicios que le suministra al IFAM Nacional o bien a sus alianzas estratégicas.
Página 20 de 38 Conforme a lo anterior, se advierte a los oferentes y al adjudicatario, que toda la información a que tengan acceso o les sea entregada con ocasión de la ejecución del eventual contrato, será considerada confidencial y protegida por las disposiciones, términos y alcances previstos en la Ley de Información No Divulgada, N 7975 de 22 de diciembre de 1999 y su reglamento, con las obligaciones que de dicha normativa derivan para las partes. La violación de dichas normas facultará al IFAM para dar por resuelto el contrato, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que deriven de tal incumplimiento. Por lo dicho, el adjudicatario debe asegurarse que su personal y todo aquel subcontratado, cumpla con esta normativa, dado que será éste el responsable del uso de dicha información tanto por parte de su personal, como del uso o divulgación que le den terceras personas sin el previo consentimiento del IFAM, cualquier dato o información al que haya tenido acceso con ocasión de la presente contratación o por el desempeño de su personal de las labores contratadas, o bien utilizar la información o conocimientos adquiridos con ocasión de la prestación de servicios para el IFAM, para cualquier otro fin que no sea el estricto cumplimiento de las labores asignadas por el IFAM, todo lo anterior bajo pena de tener por incumplido el contrato sin responsabilidad para el IFAM, quedando en tal caso el IFAM facultado para demandar el pago de los daños y perjuicios que la violación de tal prohibición le cause. Este deber de confidencialidad deberá respetarse a lo largo de la contratación y aún después de la conclusión de la misma. El adjudicatario deberá aceptar, cumplir y respetar todas las normas, procedimientos e indicaciones que el IFAM establezca en materia de seguridad, control o en otras áreas, como serían accesos restringidos, disposiciones de seguridad, tales como revisión al ingreso y salida de las instalaciones del IFAM. El oferente deberá indicar en forma expresa dentro de su oferta la aceptación de esta cláusula. 27. PROPIEDAD INTELECTUAL. Los productos resultantes de la prestación de los servicios objeto de la presente contratación, desarrollados por el adjudicatario, según sea el caso, serán propiedad del IFAM, por lo que el adjudicatario no puede disponer de éstos para cualquier otro fin, sin previa autorización escrita por parte de la Administración. Adicionalmente el adjudicatario se compromete a dejar en poder del IFAM, toda la documentación o papelería en general desarrollada o modificada por su personal como producto de los servicios objeto de la presente contratación.
Página 21 de 38 Quedan excluidos de lo anterior, los programas y toda aquella documentación protegida por la propiedad intelectual del adjudicatario que hayan sido modificadas como parte del desarrollo de las funciones y servicios objeto de esta contratación. De la misma forma toda idea, concepto, experiencia (know-how), técnica de procesamiento de datos, software, documentación, diagrama, especificación, diagrama esquemático o copia heliográfica que desarrolle personal del adjudicatario (en forma independiente o en conjunto con el IFAM) en relación con los servicios, será de propiedad del adjudicatario y seguirá siendo de propiedad de éste. 28. LUGAR PARA NOTIFICACIONES Todo OFERENTE participante deberá consignar en su oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal, domicilio exacto, teléfono y fax, de conformidad con el artículo 21 y 22 de la Ley 8687 del 04 de diciembre de 2008 Las notificaciones para el IFAM, pueden ser enviadas al fax número 2240-7123. El oferente debe suministrar una cuenta de correo electrónico oficial, donde se le pueda solicitar aclaraciones oficialmente con el fin de agilizar el proceso, o para notificaciones sobre requerimientos o resultados del concurso, que no impliquen modificación de la oferta, así como verificar cualquier información suministrada. 29. OTRAS DISPOSICIONES Cualquier condición no prevista en el cartel se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna del IFAM, la Ley de Administración Financiera, Ley de la Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento. La Sección de Proveeduría del IFAM será quien tramitará el procedimiento de contratación y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la unidad técnica responsable: Aspectos técnicos Dirección o Sección Funcionario a Cargo Teléfono Sección de Sistemas de Información Lic. Edgar Bolaños Chaverri, 2507-1040 Aspectos administrativos del cartel Sección de Proveeduría Licda. Inés Vázquez Sánchez 2507-1110
Página 22 de 38 CAPÍTULO Nº II EVALUACIÓN DE OFERTAS 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Serán valoradas las ofertas que guarden un ajuste total a las especificaciones de este concurso e incorporen o brinden la información atinente. Las ofertas que incumplan con lo anteriormente establecido resultarán declaradas inadmisibles. 1.2 Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que a su juicio, se considere necesario investigar. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso. 1.3 Es obligación del oferente, velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto de la contratación y los requerimientos cartel arios, reúna todos los elementos informativos que inciden en la evaluación. 1.4 Todos los datos y descripciones solicitados en las especificaciones técnicas que no contemplen puntaje para evaluación cuantitativa, deberán entregarse por corresponder a la descripción del bien por adquirir y convertirse en requisitos de admisibilidad. 1.5 La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien por ciento. Para los cálculos correspondientes, que indiquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales sin efectuar redondeos. 1.6 Las ofertas que obtengan una puntuación menor a los ochenta y cinco (85) puntos, quedarán descartadas, no obstante, si ninguna de las ofertas recibidas alcanza la puntuación mínima, el IFAM se reserva el derecho de adjudicar la oferta mejor calificada. 1.7 La adjudicación se hará por ítem a favor de la oferta que obtenga el mayor puntaje entre todas las elegibles. 2. FACTORES A CALIFICAR La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien por ciento. Para los cálculos correspondientes, que indiquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales. Se utilizará un sistema de evaluación ponderado de la siguiente manera: 2.1 CUADRO DE EVALUACIÓN. Criterios de Evaluación Puntaje 1. Precio por hora profesional 100 puntos Total 100 puntos
Página 23 de 38 2.1.1. Precio por hora profesional (100 puntos). La oferta económica deberá indicarse en términos de precio por hora profesional (el cual regirá para todo el personal ofertado). En virtud de lo anterior, la oferta que cotice el menor precio por hora profesional, se le asignarán cien (100) puntos. Las demás ofertas serán evaluadas en forma proporcional, de acuerdo a la siguiente fórmula: PA = PMHP/PHPE * 100 En dónde: PA = Puntaje asignado PMHP = Precio menor por hora profesional PHPE = Precio por hora profesional evaluada 2.2 CRITERIOS DE DESEMPATE De conformidad con el artículo 20 de la Ley 8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas, se establece como primer mecanismo de desempate para la adjudicación de la oferta el siguiente: Cuando existan dos o más PYMES nacionales participando en un mismo procedimiento de contratación administrativa, la Administración preferirá a aquella que tenga mayor valor agregado nacional calculado con la fórmula establecida en el Decreto Ejecutivo número 33305- MEIC-H, denominado Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en la Compras de Bienes y Servicios de la Administración. De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Sección de Proveeduría del IFAM. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra adjudicatario, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada, será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente.