GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE KLEINE ALUMNI SEMINARE (KAS) Pasos a seguir para la realización de un KAS: Última actualización: diciembre 2018 1. Definir detalles del evento: a) Fecha b) Lugar c) Idioma oficial d) Número de participantes estimado e) Ponentes y programa preliminar. 2. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma: a) Formulario de solicitud* b) Planeación presupuestal* c) Borrador de programa d) Justificación del proyecto e) Lista de posibles participantes* 3. Logística del evento a) Definir hospedaje, viáticos, comida, material, equipo técnico, etc. de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1). b) Invitar a los interesados c) Registrar y dar seguimiento a los participantes d) Difusión del evento en distintos medios e) El día del evento 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura a) Lista de comprobantes* b) Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato pfd y xlm. c) Informe breve d) Listado de participantes firmada en original e) Programa final del evento f) Anexos (Anlagen) de la Carta de Aceptación 1
Descripción detallada de los pasos a seguir: Pasos 1. Definir detalles del evento: Descripción y detalles de las tareas a) Definir fecha del evento: La fecha debe estar entre el 15 de enero y el 15 de noviembre del año en el que se solicitan los recursos. Acordar con los ponentes e instituciones involucradas. b) Elegir lugar del evento: Revisar que el lugar sede del evento (Universidad, Hotel) cuente con las instalaciones necesarias y adecuadas c) Definir idioma oficial del evento: No es posible solicitar fondos para un traductor. d) Definir número de participantes El otorgamiento del apoyo financiero se realiza con base en el número de participantes. Los gastos, por tanto, deberán estar en función de este dato. IMPORTANTE: Para que el DAAD pueda financiar el evento, por lo menos 50% de los participantes del seminario deben ser DAAD-Alumni con PKZ. e) Definir los ponentes y elaborar un programa preliminar 2. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma Los siguientes documentos deberán ser enviados por correo electrónico a la Oficina Regional del DAAD en idioma alemán o inglés: a) Antrag/Formulario de solicitud* completo y firmado (en PDF) b) Finanzkalkulation/Planeación presupuestal* (Excel): sólo se pueden cubrir los rubros que estén presentes en el plan financiero original. c) Borrador del programa (en PDF) d) Justificación del proyecto breve y concisa (máximo 2 páginas, en formato libre) (en PDF) e) Liste möglicher Teilnehmer/ Lista de posibles participantes: Alumni con correo electrónico, institución de trabajo y PKZ (Personalkennziffer) en el formato Excel del DAAD*. Los documentos señalados con asterisco se pueden descargar de la página del DAAD México: https://www.daad.mx/es/servicios-paraalumni/seminarios-de-alumni/ En caso de que los Alumni interesados en participar no conozcan su PKZ, este se puede solicitar de manera personal contactando a 2
la Coordinación de Alumni en la Oficina del DAAD México. 3. A) Logística del evento Especificar, de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1), las características de: HOSPEDAJE: Elegir un hotel de entre 3 y 4 estrellas que sea cercano al lugar del evento y de preferencia con desayuno incluido El DAAD no paga gastos adicionales del hotel (teléfono, internet, bebidas, desayunos no incluidos, etc.) VÍATICOS DE PARTICIPANTES: Importante definir y dar a conocer previo al seminario a los participantes el monto máximo de viáticos (transporte) a financiar. La Oficina Regional del DAAD no recibirá comprobantes de los asistentes a seminarios de manera individual. Deberá ser el organizador quien recolecte dichos documentos para ordenarlos y enviarlos a la Coordinación de Alumni. Participantes del extranjero: Reservar los vuelos de ponentes alemanes a través de una agencia de viajes mexicana para poder obtener un CFDI válido. El DAAD puede cubrir los gastos por emisión de boleto, pero por ninguna causa reembolsará boletos de avión sin documento fiscal válido. Informar a los ponentes sobre el transporte a su llegada a México y, en caso necesario, designar a una persona que los reciba en el aeropuerto. El personal del DAAD no puede realizar esta actividad. COMIDA: Se permiten un coffee break que cubra la duración del evento y una o dos comidas en el lugar del evento. Esto dependerá de la duración del seminario. En caso de que el DAAD financie dos comidas (comida y cena) el mismo día del evento, no se pagaran comidas adicionales a los DAAD-Alumni ni a los ponentes. Se recomienda el uso de servicio de banquetes. Es necesario que el CFDI especifique Servicio de Banquete. Asimismo, será necesario presentar copia de la lista de asistentes para respaldar el gasto. IMPORTANTE: En las comidas no se pagarán bebidas alcohólicas. MATERIAL Y EQUIPO TÉCNICO: Organizar y revisar equipo técnico: Laptops, proyector,
pantalla, rotafolio, micrófonos para el pódium y micrófono inalámbrico para el público, equipo de sonido, etc. Materiales del DAAD: Se puede solicitar a la Oficina Regional del DAAD materiales informativos y posters para el seminario. Esto se deberá hacer máximo con 4 semanas de anticipación a la fecha del evento. 3. B) Invitación y evento Invitar a los interesados En la invitación se deberán incluir los datos de contacto del organizador, al cual los invitados deben mandar sus confirmaciones y dudas. La invitación deberá especificar: nombre, lugar, fecha, hora, y demás información relevante antes mencionada. La invitación, así como todos los documentos e imágenes relacionadas con el evento, deberán incluir el logo oficial del DAAD. Para ello, deberá solicitarlo al coordinador(a) de Alumni en la Oficina Regional del DAAD en México. Adjuntar programa del evento Publicar el evento en la página web del Alumniportal Deutschland (www.alumniportal-deutschland.org) Registrar y dar seguimiento a los participantes Establecer una fecha límite para el registro Recomendación: Incluir una cuota de registro con la cual los organizadores estarían en la posibilidad de cubrir gastos por cancelación que se generen de participantes confirmados. En ningún caso pagará el DAAD los gastos por cancelaciones o no shows. El día del evento Revisar que se cuente con la papelería necesaria. Tener una lista de contactos importantes (número telefónico): ponentes, organizador, Oficina Regional del DAAD en México, taxis, emergencias, etc.) Adornar con arreglos florales. Registrar a los participantes en la lista de participantes, en donde cada participante debe firmar y anotar su correo electrónico. Entrega de gafetes, programa de mano, etc. Palabras de bienvenida (organizador, representante DAAD, instituciones patrocinadoras, etc.) Para asegurar la participación de un representante del DAAD en 4
la inauguración de su seminario, le pedimos mandar su invitación con cuatro semanas de antelación. Documentar el evento con fotos. FAVOR DE INDICAR A LOS PARTICIPANTES QUE LAS FOTOGRAFÍAS DEL EVENTO PUEDEN SER USADAS POR EL DAAD SIN FINES DE LUCRO, TANTO EN PUBLICACIONES COMO EN INTERNET -INCLUYENDO REDES SOCIALES. LA PARTICIPACIÓN EN EL KAS INDICA LA ACEPTACIÓN DE ESTA CLÁUSULA. 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura Entregar los siguientes documentos a más tardar dos semanas después del evento: a) Lista de comprobantes* con justificación del gasto (en alemán o inglés). Los documentos fiscales deben ir numerados y categorizados en los rubros que se estipularon desde el inicio del seminario. b) Listado de participantes original* y su función dentro del evento, con firma y correo electrónico. En el listado se tiene que detallar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland-Alumni u Otro. c) Informe breve del evento en el cual se debe especificar las actividades previstas en el futuro y las conclusiones (en alemán o inglés). d) Programa final del evento e) Los Anexos (Anlage) 3-4 deben ser llenados una vez que se concluyeron los pagos y estos fueron capturados en el sistema de la contabilidad por el responsable del DAAD México. Publicar los resultados y las fotos del evento en la página del Alumniportal Deutschland (www.alumniportal-deutschland.org)
Anexo 1: Montos autorizados por el DAAD Concepto Alojamiento por noche (ponentes máx. 3 noches, Alumni máx. 1) Alimentos (Máximo 2 comidas sólo en días de seminario) Gastos de viaje Gasolina (Contactar previamente a la Oficina del DAAD) Equipo técnico Papelería e impresión de programas Monto máximo en Euros 140 por pernocta 30 Euros por persona por día de evento Sólo se cubre la ruta más directa entre lugar de origen y ciudad del seminario, en clase económica. Este monto es definido por el organizador. 0.20 Euros por kilómetro recorrido, hasta un máximo de 130 EUR Lo que haya sido solicitado en el plan financiero Lo que haya sido solicitado en el plan financiero, en función del número de participantes Cuando se alcanza un mínimo de 10 DAAD Alumni participantes, se pueden cubrir los gastos de viaje de 1 ponente alemán y máximo 2 ponentes nacionales. Para que el DAAD pueda cubrir los gastos de viaje de los ponentes o Alumni, el viaje no puede extenderse más de 5 días hábiles adicionales al seminario. En cualquier caso sólo se pagarán los gastos de alimentación y alojamiento correspondientes al seminario de Alumni. Se recomienda no comprar vuelos ni reservar alojamiento a través de sititos web, pues en muchas ocasiones no emiten factura. La mayoría de los Alumni participantes deben residir en la ciudad o región donde se llevará a cabo el seminario. Por esa razón no se pagan viáticos a personas que vivan en la ciudad del evento, ni a personas que puedan realizar su llegada y partida el mismo día del evento. DATOS PARA FACTURACIÓN: Servicio Alemán de Intercambio Académico A.C. SAI010104RT5 Kepler 157, colonia Anzures, C.P. 11590 Miguel Hidalgo, Ciudad de México Uso del CFDI: G03 Gastos en general (o, en su defecto, P01 Por definir) Todo gasto debe estar respaldado por una factura válida. En ningún caso y por ningún motivo se podrán hacer reembolsos si no se cuenta con la factura correspondiente. Favor de revisar que los datos de la factura sean correctos y completos. No se pueden pagar facturas con datos incompletos o erróneos. El DAAD puede cubrir por adelantado pagos mayores (compra de vuelos internacionales, principalmente). Para ello se deberá notificar por lo menos un día antes enviando la información bancaria completa: Nombre o razón social RFC Banco, número de cuenta y CLABE interbancaria Persona de contacto, correo electrónico y teléfono El resto de los pagos, incluyendo transporte de Alumni, se pagarán por reembolso después del seminario. Para ello se deberá enviar el formato correspondiente, así como las respectivas facturas. Se sugiere considerar y avisar a los Alumni que los pagos pueden demorar hasta 4 semanas después del seminario para ser procesados. En ningún caso se depositará el monto total aprobado por el DAAD en la cuenta del organizador. Será el DAAD México quien administre los fondos durante el periodo de autorización para usarlos. Al momento de firmar la aceptación de los fondos y enviar los Anexos 1 y 2 firmados a la Coordinación de Alumni, se iniciará el proceso para la liberación de fondos con el fin de poder iniciar con los pagos. Favor de no hacer pagos 6
hasta tener la autorización previa de la Oficina del DAAD México. El periodo de autorización para los fondos se extiende hasta dos meses después del último día del seminario. Posterior a esa fecha no se podrá realizar ningún otro pago.
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