MANUAL DE USO DE VIATICONTROL

Transcripción

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2 MANUAL DE USO DE VIATICONTROL

3 INDICE Introducción.. Página 4 Solicitud de Anticipo....Página 5-18 Comprobación de Anticipo. Página Reembolso. Página 32-39

4 Ingresar a la siguiente liga con usuario y contraseña proporcionados: Dar click en Acceder. Se muestra página principal. Página 4 de 39

5 SOLICITUD DE ANTICIPO La ruta a seguir es: Mis Viáticos. Nuevo. Nueva Solicitud de Anticipo (Dar click). Página 5 de 39

6 Se muestra la página para ingresar Nuevo Anticipo. Página 6 de 39

7 En Tipo de Viaje seleccionar alguna opción según sea el caso. Seleccionar el tipo de Proyecto según sea el caso. Página 7 de 39

8 Seleccionar la Fecha de Inicio y Fecha Final del viaje. Seleccionar Destino de Viaje. Página 8 de 39

9 Importante: Seleccionado el Destino del Viaje se debe dar click en Agregar Destino. Página 9 de 39

10 Posterior a darle click en Agregar Destino se despliegan dos campos mismos que están resaltados en amarillo. Nota: No olvidar dar click en Agregar Destino, ya que de omitir este paso no se habilitara la opción que corresponde al Hospedaje, misma que se llenara posteriormente. Página 10 de 39

11 Después de dar clic en Agregar Destino, se procede a llenar el campo que corresponde al Objetivo de Viaje y alguna nota si es necesario. Página 11 de 39

12 Seleccionar Tarjeta o Clabe una vez hecho lo anterior se procede a llenar los campos resaltados en amarillo, cuando se ingrese los datos de la Tarjeta o Clabe deberá ser como en el formato que se muestra en la imagen sin espacio ni guion medio. Nota: Se depositara el monto solicitado del Anticipo en la cuenta registrada en un plazo máximo de 72 horas a partir de que la solicitud es autorizada. Página 12 de 39

13 Dar click en Agregar Transporte. Página 13 de 39

14 Después de dar click en Agregar Transporte se despliega una ventana, es importante mencionar que solo se debe utilizar esta opción para reservar Tipo de Transporte Aéreo, recordando que si se requiere la reserva de Autobús o Taxi es responsabilidad del colaborador realizarlo. Se deberá seleccionar el Origen y Destino a si como la Fecha y Horario de salida del vuelo solicitado. Página 14 de 39

15 Después se debe dar click nuevamente en Agregar Transporte para desplegar la ventana de reserva del vuelo de regreso, siguiendo los pasos antes mencionados. Nota: Las reservaciones de boletos de avión deben realizarse con al menos 5 días hábiles de anticipación. Página 15 de 39

16 Enseguida en Hospedaje seleccionar Hotel y dar click en alguna de las siguientes opciones: Con Hospedaje o Sin Hospedaje. Nota: El colaborador NO deberá solicitar anticipo para el Hospedaje para (GDL, MEXICO, MTY, USA) ya que la reservación se realizara por medio de una agencia de viajes, se le enviara un correo al solicitante con los datos de la reservación de Hotel solo indicar en Viaticontrol que necesitara Hospedaje, para el resto de las localidades SI deberá el colaborador solicitar Anticipo para Hospedaje ya el será responsable de su reservación. Página 16 de 39

17 En el apartado de Conceptos se deberá indicar para cada rubro lo correspondiente a los Días de estancia; en lo que respecta al Monto NO se debe modificar ya que es lo establecido en la POLITICA DE VIATICOS. Enseguida dar click en Guardar. Página 17 de 39

18 Por último aparece un mensaje informando que la Solicitud de Anticipo ha sido registrada correctamente, en la cual menciona el número de Anticipo; se envía un correo electrónico al Jefe Inmediato para la Autorización de la Solicitud. Nota: Importante no olvidar que se tienen 30 días naturales para comprobar tu Anticipo a partir del día en que se deposita. Página 18 de 39

19 COMPROBACION DE ANTICIPO La ruta a seguir es: Mis Viáticos. Nuevo. Nuevo Comprobante de Anticipo (Dar click). Se deberá seleccionar el Anticipo que se Comprobara como se muestra en la imagen y enseguida dar click en COMPROBAR ANTICIPO SELECCIONADO. Página 19 de 39

20 Se muestra la página completa para Comprobar el Anticipo, por default en la parte superior se muestran los datos que ingresaste cuando se solicito el Anticipo. Página 20 de 39

21 Enseguida en el apartado de Gastos comienzas a ingresar los datos, la Fecha del Gasto realizado. Enseguida se deberá seleccionar el tipo de Gasto. Página 21 de 39

22 Después se deberá dar click en AGREGAR LINEA. Enseguida se despliega la ventana para el ingreso de los datos del Gasto. Página 22 de 39

23 Se deberá ingresar la información como se muestra en la imagen. 1. Descripción (Nombre del Establecimiento) 2. Folio de comprobante (Numero de Factura) 3. Seleccionar Tipo de comprobante (Fiscal-Factura) o (Nota de consumo- Gasto sin comprobante fiscal) recordando que la Nota de consumo procede siempre y cuando demuestren comprobantes del gasto ejercido (adjuntar a la comprobación). 4. Ingresas solo en el Subtotal la cantidad que se muestra en la factura, el Impuesto y el Total te lo arroja el sistema. Página 23 de 39

24 Si se requiere agregar otro Gasto nuevamente le das click en AGREGAR LINEA e ingresas los datos de tu siguiente Gasto como se menciona en los pasos anteriores mencionados. Se muestra todos los Gastos ingresados en la Comprobación. Página 24 de 39

25 Enseguida se muestra un ejemplo del llenado de un Gasto como Nota de consumo. Después de que se termino de ingresar todos los Gastos de la Comprobación, enseguida se muestra el apartado de Impuestos Extras se llenara solo en el caso que existiera un Impuesto Extra que no estuviera contemplado en las facturas de tus Gastos. Página 25 de 39

26 Enseguida se muestra el apartado de COMPROBANTES donde se procede adjuntar todas las facturas de tus Gastos (PDF, XML) que previamente deberán estar recopiladas en una carpeta comprimidas en un zip. Dar click en Examinar. Nota: Todo gasto debe ser facturado a nombre de CACSI SERVICIOS S DE RL DE CV con los siguientes datos Fiscales: NOMBRE CACSI SERVICIOS S DE RL DE CV RFC CSE170724JB2 CALLE RAFAEL ALDUCIN #30 COLONIA DEL VALLE CENTRO DELEGACION BENITO JUAREZ ESTADO CIUDAD DE MEXICO C.P Página 26 de 39

27 Se abrirá una ventana para adjuntar la carpeta comprimida en la cual se deberá seleccionar desde el lugar donde se encuentre guardada, se le dará click en Abrir. Página 27 de 39

28 Enseguida aparece el mensaje que el Archivo se ha subido correctamente. En la imagen se muestra un apartado donde Indica Este es el ultimo comprobante se deberá dar click en el recuadro en el caso de que así sea. Página 28 de 39

29 En la Comprobación ya ingresados todos los Gastos y estos no cubren el total del monto del Anticipo se mostrara el apartado de Ficha de depósito donde se llenaran los datos como se muestra en la imagen. La cuenta donde se deberá depositar el monto que no se comprobó es la siguiente : Cuenta para deposito: TITULAR (CLIENTE) CACSI SERVICIOS S DE RL DE CV BANCO SANTANDER NUMERO DE CUENTA CLABE Enseguida dar click en Examinar para adjuntar la Ficha de depósito. Página 29 de 39

30 Se despliega la ventana donde se deberá seleccionar la Ficha de depósito y dar click en Abrir. Se muestra el mensaje donde se menciona Archivo subido correctamente. Dar click en Guardar. Página 30 de 39

31 Por último se muestra un mensaje informando que la Comprobación de Anticipo ha sido registrada correctamente, y se enviara un correo electrónico al Supervisor solicitando la autorización del Comprobante de Anticipo. Cierre de comprobación. Página 31 de 39

32 SOLICITUD DE REEMBOLSO La ruta a seguir es: Mis Viáticos. Nuevo. Nueva Solicitud de Reembolso (Dar click). Seleccionar Tipo de Viaje dar click en Operación. Página 32 de 39

33 Seleccionar el tipo de Proyecto según sea el caso. Seleccionar misma Fecha de Inicio y Fecha Final. Página 33 de 39

34 Seleccionar en Destino de Viaje el lugar donde se realiza el Gasto. Enseguida dar click en el círculo marcado en amarillo como se muestra en la imagen. Se procede a llenar el campo que corresponde a Objetivo de Viaje o en su caso el por qué del Gasto de la factura que se solicita para Reembolso. Página 34 de 39

35 Seleccionar Tarjeta o Clabe una vez hecho lo anterior se procede a llenar los campos resaltados en amarillo, cuando se ingrese los datos de la Tarjeta o Clabe se deberá llenar como el formato que muestra la imagen sin espacio ni guion medio. Enseguida en el apartado de Gastos ingresar la Fecha del Gasto realizado. Se deberá seleccionar en Conceptos el tipo de Gasto. Después se deberá dar click en AGREGAR LINEA. Página 35 de 39

36 Se despliega la ventana para el ingreso de los datos del Gasto. Se deberá ingresar la información como se muestra en la imagen. 1. Descripción (Nombre del Establecimiento) 2. Folio de comprobante (Numero de Factura) 3. Seleccionar Tipo de comprobante (Fiscal-Factura) o (Nota de consumo- Gasto sin comprobante fiscal) recordando que la Nota de consumo procede siempre y cuando demuestren comprobantes del gasto ejercido (adjuntar a la comprobación). 4. Ingresas solo en el Subtotal la cantidad que se muestra en la factura, el Impuesto y el Total te lo arroja el sistema. Si se requiere agregar otro Gasto nuevamente seleccionar la Fecha el Concepto tipo de Gastos y dar click en AGREGAR LINEA se desplegara otra línea para el llenado de los datos del Gasto como se muestra en el ejemplo. Página 36 de 39

37 Después de que se termino de ingresar todos los Gastos se muestra un apartado de Impuestos Extras se llenara solo en el caso que existiera un Impuesto Extra que no estuviera contemplado en las facturas de tus Gastos. Enseguida se muestra el apartado de Comprobantes donde se procede adjuntar todas las facturas (PDF, XML) de tus Gastos que previamente deberán estar recopiladas en una carpeta comprimidas en un zip. Dar click en Examinar. Página 37 de 39

38 Se abrirá una ventana para adjuntar la carpeta comprimida en la cual se deberá seleccionar desde el lugar donde se encuentre guardada la carpeta, se le dará click en Abrir. Se muestra el mensaje donde se menciona Archivo subido correctamente. Dar click en Guardar. Página 38 de 39

39 Por último se muestra un mensaje informando que la Solicitud de Reembolso ha sido registrada correctamente, y se enviara un correo electrónico al Supervisor solicitando la autorización del Reembolso. El presente manual es solo un apoyo para la solicitudes de Anticipo, Comprobaciones y Rembolsos sin embargo se recomienda revisar la POLITICA DE VIATICOS para apegarse a la misma. Página 39 de 39