POLITICAS DE GASTOS DE VIAJES

Transcripción

1 POLITICAS DE GASTOS DE VIAJES OBJETIVO: Establecer los usos y medidas preventivas de control para la adecuada utilización de los recursos otorgados para viajes y viáticos asignados a los colaboradores de CFCMEX. ALCANCE: Los presentes lineamientos son aplicables a todos los colaboradores de CFCMEX, por lo cual su desconocimiento no exime de las responsabilidades y/o comprobación de los recursos asignados. GENERALES Los recursos que sean requeridos para la realización de viajes derivados de la operación de CFCMEX se deberán solicitar con anticipación de 3 días hábiles mediante el sistema SIAC, para lo cual a cada colaborador autorizado le fue proporcionada una CLAVE electrónica personal, mediante la cual podrán accesar al sistema y realizar las solicitudes de ANTICIPO DE VIAJE. Toda solicitud para ANTICIPO DE VIAJE debe ser realizada a través del sistema SIAC eligiendo: Empresa CONSULTORES PROFESIONALES CORPORATICOS SA DE CV Coordinación CORPORATIVA Oficina CORPORATIVA Además de los datos necesarios requeridos como fecha de inicio y termino del viaje, importes a solicitar y detalles. Una vez que la solicitud de ANTICIPOS DE VIAJES ha sido solicitada en el SIAC, debe ser autorizada por el Jefe inmediato del solicitante para que sea revisada y autorizada por el Área de Cuentas por Pagar.

2 DATOS DE FACTURACION DE LOS VIATICOS Los datos de Facturación de los gastos será el siguiente: Nombre o Razón Social RFC Domicilio Fiscal CONSULTORES PROFESIONALES CORPORATIVOS SA DE CV CPC HAMBURGO 206 INT 503 A 506 COL JUAREZ CP06600 MEXICO DF NOTA: Es de suma importancia que al momento de facturar soliciten los ARCHIVOS.XML Y.PDF para que sean enviados a sus correos asignados y al momento de realizar la comprobación al Área de Cuentas por Pagar, también se le reenvíen estos archivos como parte fundamental de la comprobación. Fiscalmente sin el archivo.xml el Comprobante Fiscal Digital no tiene Validez. LINEAMIENTOS 1.- Los gastos deben ser razonables y de acuerdo a la política de la empresa, siguiendo las disposiciones fiscales. (Ver la sección Deducciones de los comprobantes de gastos en esta política). 2.- Los gastos que se realicen debe ser únicamente los necesarios para el logro de los objetivos de la empresa y cumpliendo con la política de ética de la compañía la cual establece que no está permitido falsear información de itinerarios, emisión de boletos, comprobantes de los gastos efectuados y de los anticipos en efectivo, ya que esto podría derivarse en sanciones para el empleado que pueden llegar hasta el despido y denuncia penal en casos que lo requieren.

3 3.- El empleado debe solicitar el boleto aéreo en el formato de la Solicitud de Boletos de Avión en el cual se requiere la firma de autorización del jefe inmediato y del empleado que viaja. Todos los empleados deberán viajar en la clase más económica disponible. El boleto deberá ser recogido por el empleado en el mostrador de la línea aérea por la cual viajará. 4.- El costo del kilometraje a reembolsar será de $2.30 pesos por kilómetro, siempre y cuando el kilometraje sea mayor a 40 kilómetros fuera del área metropolitana y de su lugar de trabajo. Renta de Auto: Para todas las ciudades es de $1, pesos diarios 5.- Solamente se reembolsará el costo de kilometraje y casetas cuando la suma de esto no exceda al equivalente de viajar por avión en clase turista económica entre las mismas dos ciudades o poblaciones. 6.- Solamente se reembolsará por alimentos durante el viaje, incluyendo impuestos y propinas: i. Con estancia de hotel: $ pesos diarios por persona. ii. Sin estancia de hotel $ pesos por persona 7.- Se deben seleccionar hoteles con los cuales la empresa tiene acuerdo de tarifas corporativas. 8.- No se pagarán consumos de servicio a cuartos (room service), renta de películas ni consumos de mini bar, aunque estos sean alimentos, ni aportaciones a fundaciones. 9.- Se reembolsará el estacionamiento del coche en aeropuertos cuando el costo no exceda de lo que hubiera pagado por servicio de taxi al aeropuerto y de regreso al mismo Solamente se otorgarán anticipos para gastos de viaje con la autorización del jefe inmediato y por el monto de comidas y hospedaje por lo días que se aprueben de viaje. Este deberá solicitarse con un mínimo de 3 días hábiles antes del inicio del viaje. Si no se indica número de días en el folio solicitado, solamente se otorgarán anticipos por 1 día Los anticipos para hospedaje incluyendo impuestos serán limitados a: a.- Ciudad de México.- $2, pesos diarios b.- Ciudades donde CFCMEX tiene oficinas $1, pesos diarios

4 c.- Otras ciudades $1, pesos diarios Solamente se reembolsarán los gastos incurridos reales hasta el límite indicado Se autoriza una breve llamada personal a casa por noche cuando el empleado tenga gasto de hotel Los reembolsos de gastos de viaje deben hacerse en un formato por cada viaje cuidando la integridad del viaje, es decir, se deberán incluir todos los recibos de gastos de cada viaje en el reembolso, tales como boletos de avión, taxis, comidas, hospedaje, y copia de la solicitud de anticipos para documentar el monto de los mismos a deducir en la comprobación. No se recibirán los reembolsos que no incluyan el boleto de avión, o el recibo del hotel si estos viajes generaron tales gastos El plazo para comprobar anticipos en boletos y efectivo serán de 15 días naturales a partir del regreso del viaje, en caso contrario nóminas podrá deducir de su sueldo quincenal el importe no comprobado La comprobación sólo deberá incluir los documentos que sumen el total mostrado en el formato más el monto del kilometraje con su respectivo reporte de kilometraje Si existe un remanente del anticipo para gastos de viaje, el empleado debe depositar a la cuenta operativa de la empresa y anexar la ficha original del depósito con el formato de comprobación. CONSULTORES PROFESIONALES CORPORATIVOS S.A DE C.V. BANCO: BANAMEX CUENTA: SUCURSAL: 4749 CLABE:

5 17.- El empleado debe explicar el motivo de sus viajes y de cada uno de los gastos realizados en el formato de reembolso En los comprobantes de comida y eventos con clientes, proveedores y empleados deberán indicarse los nombres de los participantes y explicar el motivo del gasto en el recibo. Deberá contar con autorización por escrito del Director General previo al evento y para su comprobación será requerida la firma del Director General Los reportes de gastos que se entreguen con documentos en desorden, se rechazarán y serán devueltos al empleado a más tardar el día siguiente hábil de recibido por Cuentas por Pagar para que los organice. Se recomienda montar recibos de menor tamaño en hojas reciclables como lo establece el formato para los comprobantes que acompañan al reembolso Es responsabilidad del empleado y de su supervisor o de quien autoriza el gasto de acuerdo a la política de autorizaciones revisar que los documentos comprobatorios que le sean entregados por los proveedores de bienes y servicios, cumplan con los requisitos fiscales. Los comprobantes que no tengan estas condiciones deben ser aprobados por el Director General. REQUISITOS FISCALES DE LOS COMPROBANTES: =sat&ts=all&geo= Antes de elaborar un finiquito laboral, se verificará que no existan adeudos pendientes de préstamos o anticipos por comprobar por el empleado Se rechazará la solicitud de reembolso a más tardar a los 3 días siguientes hábiles de recibido cuando no se encuentren todos los requisitos descritos en esta política El anticipo para gastos de viaje se depositará a la cuenta de nómina del empleado una vez autorizado por el departamento de Cuentas por Pagar y según planeación de Tesorería.

6 24.- El pago de reembolso de viajes comprobados netos de anticipos se depositará a la cuenta de nómina a más tardar tres días hábiles después de recibir el formato de comprobación debidamente completado y autorizado Solamente se otorgará un anticipo para gastos de viaje a un empleado que tenga cualquier monto anterior pendiente de comprobar con la autorización del Director General En caso de que el empleado haya realizado un gasto mayor a lo solicitado, este deberá realizar en el sistema una COMPROBACION CON REEMBOLSO para que le sea generado un folio de reembolso por la diferencia que haya comprobado de más. 27.-Es importante que el empleado verifique los gastos que va a necesitar y solicitarlos de esta forma en el sistema SIAC, ya que no se aceptaran comprobaciones diferentes a lo que se solicita en el sistema. VIGENCIA Y APLICACIÓN Esta política será vigente hasta ser modificada, actualizada o sustituida expresamente por el Departamento de CONTRALORÍA o DIRECCIÓN GENERAL. La aplicación es general y de observancia obligatoria a todo el personal interno y externo que se proporcione algún recurso de los comprendidos en la misma política. Los casos no previstos en estas políticas serán resueltos por el Área de CONTRALORÍA con base a las recomendaciones de la Dirección General de la empresa y su decisión será inapelable. ATENTAMENTE DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA DIRECCIÓN GENERAL