Administración de archivos y carpetas Los archivos son algunos de los recursos más importantes que utilizará en Microsoft Windows 8. Cada documento, imagen o sonido con el que trabaja es un archivo. Los programas (como Microsoft Word o Microsoft Excel) son en realidad conjuntos de archivos. El propio Windows es un conjunto de cientos de archivos, cada uno de los cuales tiene su propio propósito. Por ejemplo, un archivo contiene el sonido que Windows emite cuando se inicia y otro archivo contiene el sonido que Windows emite cuando se apaga. Los archivos incluso especifican la forma del puntero del mouse (ratón) y el resultado de hacer clic en un elemento. Para hacer un seguimiento de todos sus archivos debe agruparlos de forma lógica. En Windows esto se hace mediante la creación de carpetas, que almacenan los archivos relacionados. Una carpeta es como un armario de la cocina. En un armario se puede guardar comida y en otro platos. Un armario contiene la cubertería, otro la cristalería. En Windows, una carpeta puede almacenar los documentos que usted crea (como un memorando de Word o una hoja de cálculo de Excel), mientras que otra puede contener las imágenes que descarga de Internet. También podría dividir los armarios de la cocina: una estantería para la cristalería, otra para las tazas de café, etc. Si tiene mucha cristalería, podría dividir las estanterías poniendo las copas de agua a la izquierda y las copas de brandy a la derecha. En Windows, puede tener carpetas dentro de otras carpetas para conseguir otros niveles adicionales de organización. Cuando se instala Windows 8, se crean carpetas que ayudan a organizar la información Mis documentos. Esta carpeta es un sitio ideal para almacenar documentos, hojas de cálculo y otros archivos a los que desee obtener acceso rápidamente. Mis imágenes. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene capacidades especiales para el tratamiento de archivos de imagen. Mi música. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene características especiales para el trabajo con archivos de música. Nunca debe necesitar ni desear tocar las carpetas que sus programas utilizan y crean, pero es esencial saber cómo organizar los archivos que usted crea si desea poder utilizar su equipo de manera eficiente. En esta lección se explican las formas de ver y administrar sus archivos y carpetas. Aprenderá cómo abrir y cerrar archivos y carpetas, crearlos y eliminarlos, y organizarlos. Ver y abrir carpetas Las dos formas más habituales de desplazarse por las carpetas son utilizar la ventana Equipo o el Explorador de Windows. Equipo muestra todos los recursos disponibles en su equipo, incluidos los iconos de las unidades de disco y de la red. El Explorador de Windows muestra los archivos y las carpetas de su equipo y de la red. 1
Puede abrir el Explorador de Windows si hace clic en el botón Inicio, selecciona Todos los programas, Accesorios y hace clic en Explorador de Windows en el submenú Accesorios. El uso de Equipo o del Explorador de Windows para ver archivos, carpetas y otros recursos es cuestión de preferencias personales. La primera vez que se abre el Explorador de Windows, en la parte izquierda de la ventana se muestra el panel Carpetas. En la parte derecha se muestra el contenido de la carpeta seleccionada en el panel Carpetas. De forma predeterminada se selecciona la carpeta Mis documentos al abrir el Explorador de Windows. Para abrir una carpeta, haga doble clic en ella en el panel Carpetas. Cuando haga doble clic en una carpeta, su contenido aparecerá en el panel derecho, reemplazando al contenido de la carpeta seleccionada previamente. Si la nueva carpeta contiene una subcarpeta (una carpeta dentro de otra), puede hacer doble clic en la subcarpeta y seguir recorriendo las carpetas de nivel inferior hasta llegar al archivo o a la carpeta que está buscando. Para volver a una carpeta de nivel superior, haga clic en el botón Arriba de la barra de herramientas Botones estándar. Para volver a otras carpetas abiertas anteriormente, haga clic en el botón Atrás de la barra de herramientas Botones estándar. La estructura de carpetas y subcarpetas puede ser muy grande, pero cuando empieza a desplazarse por el panel Carpetas sólo ve el nivel superior de carpetas. Haga clic en el signo más situado a la izquierda del icono de una carpeta para ver todas sus subcarpetas. Una vez expandida una carpeta, el signo más cambiará a un signo menos. Haga clic en el signo menos para contraer la lista de subcarpetas, de forma que sólo aparezcan las carpetas de nivel superior. También puede hacer doble clic en una carpeta para expandirla. Al hacer doble clic en la carpeta no sólo se expande la carpeta en el panel izquierdo de la ventana, sino que también se muestran todos los archivos y carpetas de nivel inferior en el panel derecho de la ventana. En la parte derecha de la ventana del Explorador de Windows puede ver sus archivos y carpetas de distintas maneras. Puede ver miniaturas o diapositivas de los archivos gráficos, mostrar los tipos de carpeta y archivo como mosaicos o iconos, o ver una lista de archivos muy detallada o sin demasiados detalles. Las opciones de presentación correspondientes a cada carpeta están disponibles en la barra de herramientas de la ventana de esa carpeta y variarán dependiendo del contenido de la carpeta. Entre las vistas disponibles se incluyen las siguientes: La vista Detalles muestra una lista de los archivos o las carpetas y sus propiedades. Las propiedades de los archivos o las carpetas que se muestran de forma predeterminada son Nombre, Tamaño, Tipo y Fecha de modificación. En el caso de las imágenes, los valores predeterminados incluyen también Imagen tomada el día y Dimensiones. Puede ver muchas otras propiedades distintas específicas de los tipos de archivo, incluidas Fecha de creación, Datos consultados, Atributos, Estado, Propietario, Autor, Título, Asunto, Categoría, Páginas, Comentarios, Copyright, Intérprete, Título del álbum, Año, Número de pista, Género, Duración, Velocidad de transmisión, Protegido, Modelo de cámara, 2
Organización, Descripción, Versión del archivo, Nombre del producto y Versión del producto. La vista Tira de imágenes muestra la imagen seleccionada actualmente en la parte superior de la ventana sobre una única fila de versiones más reducidas de todas las imágenes contenidas en la carpeta actual. Esta opción sólo está disponible para la carpeta Mis imágenes y sus subcarpetas. La vista Iconos muestra el icono y el nombre de archivo de todos los archivos o carpetas incluidos en la carpeta actual. La vista Lista muestra una lista de los archivos y carpetas que hay en la carpeta actual, sin más información que el nombre del archivo y un pequeño icono que representa el tipo de archivo. La vista en miniatura muestra un máximo de cuatro representaciones en miniatura de los archivos contenidos en cada carpeta. Estas miniaturas se muestran sobre un icono de carpeta que mide aproximadamente nueve centímetros cuadrados y medio. Las miniaturas de cada archivo muestran una imagen pequeña del archivo si éste es de un tipo apropiado (como los archivos gráficos) o un icono que representa el tipo de archivo. El nombre de archivo o de carpeta se muestra bajo la miniatura. La vista Mosaicos muestra un icono grande de tipo de archivo o de carpeta, el nombre de archivo o de carpeta y hasta dos datos adicionales por cada uno de los archivos incluidos en la carpeta. La información adicional varía dependiendo del tipo de archivo. Apertura, modificación y almacenamiento de archivos Una vez que haya encontrado un archivo al desplazarse por las carpetas en el Explorador de Windows o en Equipo, puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo y, después, puede modificarlo como desee. Por ejemplo, puede modificar el texto de un documento o cambiar los colores de una imagen. Un archivo está asociado al programa que se utiliza para leerlo, por lo que si hace doble clic en un archivo creado en el Bloc de notas, se iniciará el programa Bloc de notas y mostrará el archivo. Si Windows no puede encontrar el programa asociado al archivo, o si desea utilizar otro programa distinto del que está asociado, utilice el comando Abrir con (que se encuentra en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse en un archivo). Todos los archivos tienen nombre y todos los nombres de archivo constan de dos partes, el nombre y la extensión, separadas por un punto. El tipo de archivo o el programa en el que se creó se indica mediante la extensión. La extensión es una abreviatura (normalmente de tres letras, y a veces de dos o de cuatro) del tipo de archivo. Los archivos también tienen iconos, que son representaciones gráficas del tipo de archivo. Dependiendo de cómo esté examinando los archivos, puede ver un icono grande, un icono pequeño o ningún icono. 3
Todos los archivos tienen asignado una extensión y un ícono. El icono que aparece con un nombre de archivo en el Explorador de Windows indica el programa asociado a ese tipo de archivo. Entre los iconos y las extensiones de tipo de archivo más comunes se incluyen los siguientes: Nombres de archivos y carpetas Los nombres de archivo y de carpeta pueden ser cualquier combinación de letras, números y espacios en blanco, hasta un total de 255 caracteres. En los nombres se permiten algunos caracteres especiales, como guiones y comas, mientras que otros caracteres no están permitidos, como signos de dos puntos, barras y signos de interrogación. Puede evitar tener que recordar qué caracteres especiales se permiten si simplemente utiliza letras, números y espacios en blanco cuando cree nombres de archivo y de carpeta. Ordenar archivos A medida que trabaje con un número mayor de archivos, necesitará encontrar los archivos que desea de manera rápida y eficiente. Una forma de encontrar fácilmente un archivo consiste en agrupar el contenido de la carpeta según una característica determinada, como la fecha. Después, si sabe la fecha en que guardó el archivo, podrá encontrarlo fácilmente. Hay varias formas de ver archivos en el Explorador de Windows: como iconos grandes o pequeños, en una lista de nombres de archivo, en una lista con detalles de los archivos (por ejemplo, cuándo se modificó por última vez cada archivo) o como nombres de archivo con miniaturas (pequeñas representaciones de imágenes; en este caso, el icono que representa el archivo). Cuando ordena archivos, es conveniente verlos en la vista Detalles. La vista Detalles muestra cada archivo en una línea diferente, con columnas para el nombre de archivo, la cantidad de espacio de almacenamiento que ocupa, el tipo de archivo y la fecha en que se guardó por última vez. En la vista Detalles puede hacer clic en un encabezado de columna para ordenar los archivos por esa columna. Creación de archivos y carpetas Es fácil crear carpetas en el Explorador de Windows y no hay ningún límite en cuanto al número de carpetas que puede tener. Por eso, es conveniente que piense cómo desea organizar las carpetas. Puede crear una carpeta para cada proyecto importante, para cada cliente o para los meses del año, dependiendo de cómo prefiera organizar el espacio de almacenamiento. Por ejemplo, la 4
directora de marketing de Contoso, Ltd creó una carpeta diferente para Adventure Works. En esa carpeta hay una subcarpeta para los gráficos y otra para las páginas Web. También puede crear archivos en el Explorador de Windows. Cuando crea archivos, crea un marcador de posición para un tipo determinado de contenido, como un archivo de gráficos o de texto, asignándole un nombre. Después llenará el contenido. Este proceso es lo contrario que la forma más típica de crear archivos, que implica abrir un programa como el Bloc de notas, escribir datos y guardar después los datos como un archivo. La creación de un archivo en el Explorador de Windows presenta ciertas ventajas con respecto a la creación de un archivo en un programa. Es más rápido, ya que no tiene que ejecutar el programa, y crea la estructura del archivo al predeterminar su nombre y el programa que utilizará para trabajar con él. Hace unos meses, la directora de marketing de Contoso, Ltd contrató a un proveedor para que escribiera unos textos publicitarios. Antes de que el proveedor empezara el proyecto, la directora de marketing creó los archivos necesarios, de forma que ella no tuviera que buscarlos cuando el proveedor terminara su trabajo. Los pocos minutos que la directora de marketing tardó en crear los archivos de antemano le ahorraron un tiempo valioso más tarde durante el proyecto. Traslado, copia y cambio de nombre de archivos y carpetas Del mismo modo que ocasionalmente tiene que reorganizar el espacio de sus armarios y cajones, verá que necesita reorganizar sus archivos y carpetas. Por ejemplo, quizás desee mover archivos de su carpeta actual a una nueva carpeta que ha creado o copiar una carpeta de forma que tenga una versión original de todo su contenido y un duplicado con el que experimentar. Puede que tenga que cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta para que refleje mejor su contenido. Puede mover y copiar archivos o carpetas mediante los comandos Mover a la carpeta y Copiar a la carpeta del menú Edición del Explorador de Windows, o puede arrastrar simplemente un archivo o una carpeta de un lugar a otro. Si arrastra un archivo o una carpeta de un lugar a otro dentro del mismo disco, Windows moverá el elemento. Si arrastra un archivo o una carpeta de un disco a otro, Windows copiará el elemento. Para cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta, haga clic con el botón secundario del mouse en él y, después, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual. Se seleccionará el nombre del archivo. Escriba el nuevo nombre y presione Entrar. El archivo cambiará de nombre. Para poder elegir si desea copiar o mover un archivo o una carpeta que arrastra, haga clic con el botón secundario del mouse para arrastrarlo. Cuando suelte el botón del mouse para colocar el elemento, aparecerá un menú contextual. En el menú contextual, haga clic en Copiar aquí o en Mover aquí. 5
Selección de varios archivos Ya ha aprendido en esta lección que puede seleccionar un único archivo haciendo clic en él. No obstante, a veces deseará seleccionar más de un archivo a la vez. Por ejemplo, quizás tenga que mover un grupo de archivos o imprimir varios archivos a la vez. Existen dos formas de seleccionar varios archivos: Mayús+Clic Si los archivos que desea seleccionar aparecen uno tras otro, haga clic en el primer archivo del grupo, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último archivo del grupo. Ctrl+Clic Si los archivos que desea seleccionar no aparecen juntos, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada uno de los archivos. Si selecciona un archivo que no desea incluir en el grupo, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic de nuevo en el archivo para anular su selección. Eliminación de archivos y carpetas Aunque el espacio de disco ha bajado de precio considerablemente, todavía sigue siendo una cantidad finita. Al igual que ocurre con otros recursos finitos, es preciso eliminar las carpetas y los archivos innecesarios para conservarlo. La eliminación de un archivo o de una carpeta no lo borra del disco del mismo modo que un borrador quita las marcas de lápiz. Es más parecido a meter algo en un cajón. De vez en cuando, el cajón se llena y tiene que vaciarlo. Algunas veces se meten cosas en el cajón por error, y tiene que sacarlas y volverlas a poner donde estaban. En Windows, este cajón se denomina Papelera de reciclaje. Para enviar un archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje, seleccione el elemento y presione la tecla Supr. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. También puede enviar un archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje si hace clic en la carpeta o en el archivo para seleccionarlo, hace clic con el botón secundario del mouse y, después, hace clic en la opción Eliminar del menú contextual. Para ver el contenido de la Papelera de reciclaje, haga doble clic en su icono en el escritorio. Para quitar un elemento de la Papelera de reciclaje y devolverlo a su ubicación original en el disco, haga clic en el elemento para seleccionarlo y haga clic en la opción Restaurar este elemento, en la parte izquierda de la ventana Papelera de reciclaje. Para eliminar un elemento de manera definitiva de la Papelera de reciclaje, haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en la opción Eliminar del menú Archivo. (También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el elemento y seleccionar Eliminar en el menú contextual que aparecerá.) Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Para eliminar de manera definitiva todo el contenido de la Papelera de reciclaje, haga clic en la opción Vaciar Papelera de reciclaje en el lado izquierdo de la ventana Papelera de reciclaje. 6
Ejercicio corto 1 Cuáles son las dos formas más habituales de desplazarse por las carpetas en Windows? 2 Cómo se abre un archivo? 3 Qué tipo de archivo tiene la extensión.mdb? Y la extensión.wav? 4 Qué caracteres especiales no pueden formar parte de un nombre de archivo? 5 Qué combinación de teclas se utiliza para seleccionar un grupo de archivos que aparecen uno detrás de otro? Y un grupo de archivos que no aparecen juntos (es decir, no están adyacentes)? 6 Cambia el nombre de un archivo y después decide que no le gusta ese nombre. Qué hace? 7