ACUERDO 018- CG - 2015 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: Que, el artículo 211 de la Constitución de la República del Ecuador establece que la Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales y de la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos; Que, el artículo 212 número 3 de la Carta Magna, artículos 31 número 22 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, disponen que la institución expedirá la normativa necesaria para el cumplimiento de sus funciones; Que, los artículos 29 y 32 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado señalan que el organismo de control es dirigido y representado legalmente por el Contralor General del Estado, en su calidad de su máxima autoridad; Que, los artículos 13 y 14, de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 557 de 17 de abril de 2002, señalan: Firma electrónica.- Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos y La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio ; Que, la norma de control interno 410-17 Firmas electrónicas, constante en las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitidas mediante Acuerdo No. 39- CG, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 87 de 14 de diciembre de 2009, contiene las disposiciones en el ámbito de control que las instituciones públicas deben considerar para la incorporación, autorización, seguridad y utilización de la firma electrónica en la administración pública; para lo cual, las entidades pueden establecer políticas internas de manejo y archivo de información digital; Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 1
Que, el artículo 15 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos prescribe que uno de los requisitos para la validez de la firma electrónica es que la misma permita al destinatario del mensaje de datos con firma electrónica, verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario y la norma de control interno 410-17 Firmas electrónicas establece: a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica.- Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector público verificar mediante procesos automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica recibida sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el mismo se encuentre vigente ; Que, mediante Acuerdo 034-CG de 12 de junio de 2014, se expidió el Reglamento de seguridad de la información, buen uso de internet, correo electrónico, control de los recursos informáticos y de telecomunicaciones de la Contraloría General del Estado, que entre sus objetivos considera construir el marco normativo que regule la protección de la información institucional, proteger todo tipo de información digital o electrónica, asegurar el buen uso de los recursos informáticos, lograr la aplicación de medidas de seguridad de la información que se procesa mediante el uso de tecnologías de información, de manera digital, física o cualquier otro medio en la Contraloría General del Estado; Que, mediante Memorando 120 DTIyC de 24 de marzo de 2015, la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, señaló que en memorando 082-DTIyC se autorizó la adquisición de firmas electrónicas para las autoridades de la Contraloría General del Estado y solicitó preparar un proyecto para normar este nuevo servicio institucional; y, En ejercicio de las atribuciones que le concede la Constitución de la República del Ecuador y la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; ACUERDA: Expedir el Instructivo de utilización de la firma electrónica por parte de las autoridades de la Contraloría General del Estado Artículo 1.- Autorización de utilización de la firma electrónica.- El Contralor/a General del Estado autoriza al Subcontralor/a General y al Subcontralor/a Administrativo/a, la utilización de la firma electrónica en mensajes de datos y documentos institucionales, en el ejercicio y cumplimiento exclusivo de las funciones y atribuciones inherentes al cargo que representan en la Contraloría General del Estado; para lo cual, usarán los respectivos Certificados Digitales de Firma Electrónica de Funcionario o Servidor Público emitidos por la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada. Artículo 2.- Utilización de la firma electrónica por sus titulares.- Las autoridades para la utilización de la firma electrónica, consideran los siguientes aspectos: a) Observar las cláusulas del contrato de prestación de servicios entre la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada y el suscriptor del Certificado digital de firma electrónica de funcionario público ; Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 2
b) Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias, para mantener la firma electrónica bajo su estricto control y evitar toda utilización no autorizada; c) Cuidar el buen uso y protección de los dispositivos electrónicos que contienen la firma electrónica, certificado digital de firma electrónica y claves de acceso; d) Solicitar a la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada, a través de la Secretaría General, la revocación del certificado digital de firma electrónica, cuando exista el riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada indebidamente; e) Solicitar a la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada, a través de la Secretaría General, la cancelación del certificado digital de firma electrónica cuando termine sus funciones o cuando deje de prestar sus servicios en la entidad de control; f) Notificar a la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada, a través de la Secretaría General, sobre cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan en la información proporcionada para la emisión del certificado digital; g) Devolver los dispositivos electrónicos que contienen la firma electrónica, certificado digital de firma electrónica y claves de acceso a la Dirección Administrativa y Servicios, cuando termine sus funciones o cuando deje de prestar sus servicios en la entidad de control; h) Solicitar a la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada, a través de la Secretaría General, la renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso. Artículo 3.- Documentos institucionales en formato electrónico o digital.- Los documentos institucionales que contengan firma electrónica de las autoridades, se sujetan a los procesos de creación, clasificación, registro, archivo, consulta y acceso conforme la gestión documental que se aplica en la entidad de control; independientemente de que se encuentren en formato electrónico o digital. La aplicación de medidas de seguridad, operación, protección, acceso y custodia de los documentos institucionales con firma electrónica, con el fin de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, se sujetan a las disposiciones del Reglamento de seguridad de la información, buen uso de internet, correo electrónico, control de los recursos informáticos y de telecomunicaciones de la Contraloría General del Estado. Los documentos que no requieran ser firmados electrónicamente por parte de las autoridades de la entidad, y deban ser firmados manualmente, observarán la normativa y procedimientos vigentes de gestión documental para documentación impresa. Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 3
Artículo 4.- Firma electrónica de documentos institucionales.- Para la utilización de la firma electrónica en documentos institucionales, se considerará los siguientes aspectos: a) Los documentos que requieran ser firmados electrónicamente por parte del Contralor/a General del Estado, serán enviados por las unidades administrativas a la Secretaría General, en formato electrónico o digital. b) Los documentos que requieran ser firmados electrónicamente por parte de los Subcontralores/as General o Administrativo, serán enviados por las unidades administrativas al despacho de la subcontraloría respectiva, en formato electrónico o digital. c) Todas las unidades administrativas utilizarán el sistema de registro y control de trámites Regycont, para registrar y asignar los documentos en formato electrónico que se envíen o reciban entre estas con la Secretaría General o con los despachos de los subcontralores/as. d) Los documentos institucionales previo a ser firmados electrónicamente por las autoridades, incluirán la correspondiente numeración, con secuencia alfanumérica específica para los documentos firmados electrónicamente y la fecha en la cual se consigna la firma electrónica, considerando que por su naturaleza, estos documentos una vez firmados no pueden ser modificados ni en su contenido, ni en su numeración y fechado. e) La Secretaría General o los despachos de los subcontralores/as remitirán los documentos firmados electrónicamente a la unidad administrativa que los originó. f) Las unidades administrativas remitirán los documentos firmados electrónicamente mediante correo electrónico al destinatario que corresponda y enviarán a la Gestión de Documentación y Archivo el formulario de control de comunicaciones con una nota inserta señalando que el documento con firma electrónica se envió al destinatario mediante correo electrónico. g) En los casos que sea requerido el envío al destinatario en formato impreso, las unidades administrativas procederán a imprimir el documento y a elaborar los sobres respectivos que serán remitidos a la Gestión de Documentación y Archivo con el formulario de control de comunicaciones con una nota inserta señalando que se trata de un documento con firma electrónica, en formato impreso, para envío al destinatario por correo tradicional. h) La Gestión de Documentación y Archivo con el control de comunicaciones recibido, dará por finalizado el trámite en el sistema Regycont. i) Los documentos institucionales firmados electrónicamente por las autoridades serán custodiados en la Secretaría General o en los despachos de los subcontralorías, según corresponda, y se mantendrán en formato electrónico en un repositorio digital sobre el cual podrán acceder y realizar consultas; las unidades administrativas tendrán acceso para consultar aquellos documentos que fueron generados en sus respectivos ámbitos. j) La Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones implementará el repositorio digital con los controles y seguridades para acceso, respaldo y consulta. Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 4
Artículo 5.- Herramienta informática para el uso de firma electrónica.- La Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones diseñará, desarrollará y proveerá la herramienta informática para la utilización de la firma electrónica de las autoridades de la Contraloría General del Estado, conforme las disposiciones del presente instructivo; y, brindará el soporte técnico necesario a las unidades administrativas y a las autoridades para la firma electrónica en documentos institucionales. Los procedimientos y controles que implemente la referida unidad administrativa observarán las disposiciones del Reglamento de seguridad de la información, buen uso de internet, correo electrónico, control de los recursos informáticos y de telecomunicaciones de la Contraloría General del Estado. La utilización de la herramienta informática corresponde a las unidades administrativas de la institución en calidad de usuarios funcionales y su administración corresponde a la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones. Artículo 6.- Verificación de autoría del signatario de la firma electrónica.- Para verificar: la autoría e identidad de los signatarios y los certificados de firma electrónica, el destinatario de un documento firmado electrónicamente por las autoridades de la Contraloría General del Estado, puede utilizar las herramientas tecnológicas que proporciona la correspondiente Entidad de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditada, disponibles en sus respectivas páginas web. Artículo 7.- Documentos institucionales exceptuados de ser firmados electrónicamente.- Se exceptúan de ser firmados electrónicamente, los siguientes documentos generados en la Contraloría General del Estado, cuya competencia de suscripción corresponde al Contralor/a General del Estado y Subcontralores/as General y Administrativo/a: Ámbito de control: a) Aprobación de informes resultantes de la auditoría y exámenes especiales. b) Oficios individuales de predeterminación de responsabilidades. c) Resoluciones de responsabilidades. d) Resoluciones de recursos de revisión. e) Los relacionados con acciones judiciales. f) Notificaciones. Ámbito administrativo: a) Regulaciones sobre el control interno, auditoría gubernamental, administración financiera, organización estructural y funcional. b) Convenios administrativos o técnicos nacionales e internacionales. c) Los relacionados con acciones judiciales. d) Acciones de personal. e) Contratos laborales. f) Contratación de seguros y adquisiciones. Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 5
Artículo 8.- Los casos de dudas sobre la aplicación del presente acuerdo, serán resueltos por Contralor General del Estado. Disposición Transitoria.- La Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones en el plazo de cinco (5) días laborables, contados a partir de la suscripción del presente acuerdo, proveerá la herramienta informática para la utilización de la firma electrónica de las autoridades de la Contraloría General del Estado y en el plazo de quince (15) días laborables, entregará el Manual de Usuario de esta herramienta informática. La Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, brindará el soporte técnico para que las autoridades de la entidad de control utilicen la firma electrónica, hasta que la herramienta informática esté en pleno funcionamiento. Artículo Final- Vigencia.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de esta fecha. Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 9 de junio de 2015. COMUNIQUESE.- Dr. Carlos Pólit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO Dirección Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo Página 6