PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL CENTRO DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE GRANADA (Expte.: C.A.D. 04/11) 1. OBJETO DEL CONTRATO. El presente pliego tiene por objeto establecer las prescripciones técnicas que regulan el concurso para la contratación de la prestación de servicios de Agencia de Viajes y Organización de eventos deportivos del Centro de Actividades Deportivas de la Universidad de Granada (en adelante CAD). El servicio consistirá en la gestión de reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, y alojamiento, tanto en territorio nacional como en el extranjero, que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones del servicio realice el personal, alumnos, becarios o los profesionales externos colaboradores en cualquiera de sus líneas de actividad así como de todos los componentes del Club Deportivo Universidad, de los participantes en Campeonatos de Andalucía Universitarios, Campeonatos de España Universitarios, Campeonatos de Europa Universitarios y campeonatos interuniversitarios. El CAD no asume la obligación de contratar todos los servicios a través de la empresa que resulte adjudicataria. 2. IMPORTE Y PLAZO DE EJECUCIÓN. Este expediente se licita por un valor estimado de 576.000,00 euros. El valor estimado del contrato se ha determinado por el importe total, sin incluir el Impuesto sobre el Valor Añadido. La presente contratación carece de presupuesto, no derivándose obligaciones económicas. Éstas serán exclusivamente las que resulten de los servicios que se presten en función de las tarifas ofertadas. Los pagos serán parciales, según los servicios efectivamente prestados y facturados con la conformidad del CAD, durante los 12 meses a partir de la fecha del contrato. El volumen total de la contratación a realizar por estos servicios estará en función de las necesidades reales que efectivamente se produzcan durante el período de ejecución del mismo por lo que no es posible su fijación a priori. De la misma forma, en el contrato de prestación de servicios que suscriban el Órgano de Contratación y el adjudicatario sólo se establecerán las tarifas y honorarios a cobrar por este último por cada uno de los diferentes servicios que el Órgano de Contratación pudiera requerir. 3. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS. 1
3.1 Emisión de billetes y reservas de viaje La empresa adjudicataria proporcionará al CAD los billetes solicitados por este, para las fechas y destinos concretados por la misma. El CAD comunicará a la empresa contratista, con antelación suficiente, tanto las fechas y destinos como la clase de billetes requeridos. En el supuesto de que no existan plazas para los destinos, fechas y clases solicitados, la empresa adjudicataria deberá proponer al CAD soluciones alternativas. La empresa adjudicataria, antes de realizar cualquier reserva deberá informar al CAD de las posibles opciones de compañía aérea, tarifa, escalas, etc., proponiendo en su caso las mejores opciones para CAD. Una vez firme la reserva, la empresa adjudicataria entregará los billetes debidamente cumplimentados en los lugares que le indique CAD. Para los supuestos de cancelaciones o cambios de fecha, destino o clase se estará a lo que cada compañía tenga establecido en función tanto de los plazos de cancelación o variación como de la clase de billete. No obstante, la empresa adjudicataria deberá informar, antes de la confirmación de la reserva, de las condiciones que en ese caso rijan sobre estos aspectos. La empresa adjudicataria debe asegurar un tiempo de respuesta a las peticiones solicitadas de 24 horas desde la emisión de la correspondiente solicitud. 3.2 Contratación de alojamientos y manutención La empresa adjudicataria proporcionará al CAD las reservas de alojamiento solicitadas por ésta para las fechas y destinos concretados por la misma. El CAD comunicará a la empresa adjudicataria, con antelación suficiente, tanto las fechas y destinos como la clase de alojamientos requeridos. En el supuesto de que no existan plazas para los destinos, fechas y clases solicitados, la empresa adjudicataria deberá proponer al CAD soluciones alternativas. Para los supuestos de cancelaciones o cambios de fecha, destino o clase se estará a lo que cada alojamiento tenga establecido en función de los plazos de cancelación o variación. No obstante, la empresa adjudicataria deberá informar, antes de la confirmación de la reserva, de las condiciones que en ese caso rijan sobre estos aspectos. La empresa adjudicataria deberá indicar toda su oferta de hoteles de distintas categorías (tres y cuatro estrellas) que pone a disposición del CAD y las tarifas ofertadas. 3.3 Requerimientos específicos de viaje En los supuestos de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario, además de los documentos de identidad o pasaportes, la agencia de viajes adjudicataria se responsabilizará de su obtención, con el cargo que en cada caso corresponda. Asimismo, cuando las autoridades sanitarias españolas o la Organización Mundial de la Salud aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios en determinados países, informarán puntualmente y por escrito al peticionario de la reserva. 2
3.4 El adjudicatario deberá comprometerse, expresamente y de la forma más pormenorizada posible, en relación con las distintas prestaciones que constituyen el objeto contractual, a la obtención, para cada caso, de tarifas especiales, entendiéndose por tales aquellas que impliquen abaratamiento sobre las que obtendría un ciudadano ordinario en su gestión individual. Se entenderán finales, debiendo incluir el IVA y aquellos tributos y gastos que puedan originarles como consecuencia del contrato su adjudicación y cumplimiento. 3.5 Otros servicios de apoyo La empresa adjudicataria proporcionará al CAD las reservas de servicios de taxis y alquiler de vehículos (con o sin conductor) solicitados por ésta para las fechas y destinos concretados por la misma. El CAD comunicará a la empresa adjudicataria, con antelación suficiente, tanto las fechas y destinos como la clase de vehículos requeridos. En el supuesto de que no existan vehículos para los destinos, fechas y clases solicitados, la empresa adjudicataria deberá proponer al CAD soluciones alternativas. La empresa adjudicataria deberá informar, antes de la confirmación de la reserva, de las condiciones que en ese caso rijan sobre estos aspectos. La empresa adjudicataria facilitará la manutención en ruta de las expediciones deportivas indicadas por el CAD. 3.6 Horarios y prestación del servicio La empresa adjudicataria deberá contar con un teléfono de asistencia 24 horas/365 días para las incidencias que pueda sufrir el usuario directo del servicio contratado en cada momento. Dicho teléfono será facilitado al usuario con cada contratación del servicio. La empresa adjudicataria prestará el servicio de forma regular y continuada, de lunes a viernes, en el horario mínimo de 9:00 a 19:00 horas, en la sucursal u oficina que se indique en la oferta. CLASIFICACIÓN 1.- Exigir la Clasificación Administrativa de Agencias de Viajes y entre éstas la que mayor cobertura tiene: U 04 B PROPOSICIÓN ECONÓMICA Se presentará la oferta de conformidad con el modelo que figura como ANEXO VIII del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. PROPUESTA TÉCNICA 3
La propuesta técnica comprenderá la siguiente documentación que figurará precedida del correspondiente índice y con una extensión que no podrá superar los 50 folios: 1. Documento que contenga las coberturas de riesgo de viaje: Seguro de viaje, de accidente, médicos, seguros para el equipaje. 2. Descripción de la cobertura geográfica de sus servicios. 3. Memoria descriptiva de la ejecución del contrato en la que conste: Servicio 24 horas. Desarrollo del plan de ejecución. Dicho desarrollo habrá de ajustarse a lo exigido en el Pliego de Prescripciones Técnicas. En este plan de ejecución deben contemplarse los siguientes aspectos: Descripción detallada de los procedimientos empleados para la ejecución de los diferentes servicios requeridos por el Órgano de Contratación en este pliego: emisión de billetes de tren y avión, reserva de alojamientos, secretaría de eventos y otros servicios asociados. Compromiso expreso, y de la forma más pormenorizada posible, en relación con las distintas prestaciones que constituyen el objeto contractual, a la obtención, para cada caso, de tarifas especiales, entendiéndose por tales aquellas que impliquen abaratamiento sobre las que obtendría un ciudadano ordinario en su gestión individual. Se entenderán finales, debiendo incluir el IVA y aquellos tributos y gastos que puedan originarles como consecuencia del concurso su adjudicación y cumplimiento. Oferta, de hoteles de distintas categorías en las diferentes ciudades andaluzas, y las tarifas ofertadas. Se exigen como mínimo alojamientos de tres estrellas. En aquellas localidades donde no existan, el licitador deberá comprometerse a facilitar alojamiento en las mejores condiciones existentes. Asimismo, indicarán los distintos regímenes de alojamiento que se permitan (alojamiento, alojamiento + desayuno, alojamiento + 1/2 pensión, alojamiento + pensión completa). Al mismo tiempo, las empresas interesadas ofertarán alojamiento en el mayor número de capitales nacionales, indicando la categoría del hotel y el precio. 4. Relación material y medios técnicos que aportará la empresa licitadora para la ejecución del contrato. Número de personas que destinará la empresa licitadora para llevara a cabo los trabajos objeto de concurso y cualificación de todas y cada una de ellas. 5. Plan de aseguramiento de la calidad. 6. Experiencia acreditada en eventos deportivos y cuentas deportivas si las hubiera. CRITERIOS DE VALORACIÓN Los criterios para la valoración de las ofertas corresponden a los especificados a continuación, de acuerdo a las siguientes proporciones: 1.- Criterios técnicos cuya cuantificación dependa de un juicio de valor. Este factor se valorará con un índice del 50%. 2.- Criterios económicos cuantificables automáticamente. Este factor se valorará con un índice del 50%. 4
Valoración de la documentación correspondiente a criterios técnicos cuya cuantificación dependa de un juicio de valor (hasta 50 %) a) Cobertura de riesgo de viaje: 8%. b) Organización y control de servicio. Memoria técnica: 25 %. c) Dotación de infraestructura y recursos humanos de los que dispone el licitador para la ejecución del contrato y amplitud de red comercial. Capacidad de respuesta ante emergencias valorándose especialmente el servicio 24 horas: 8%. d) Plan de aseguramiento de la Calidad: 4 %. e) Experiencia acreditada en eventos deportivos y cuentas de deportes: 5 %. Valoración de la oferta económica (hasta 50%) a) Descuento anual sobre volumen anual de facturación: 20%. b) Descuentos ofertados sobre tarifas de la habitación doble de tres y cuatro estrellas de las ocho capitales andaluzas. 5%. c) Descuentos ofertados sobre tarifas de la habitación doble. 5%. d) Descuentos ofertados sobre tarifas y comisiones por emisión de billetes de avión (Nacional, Europa, medias distancias). 5%. e) Descuentos ofertados sobre tarifas y comisiones por emisión de billetes de tren (Nacional, Europa, medias distancias). 5%. f) Descuentos ofertados sobre tarifas y comisiones por la tramitación de otros servicios asociados descritos en el Pliego de prescripciones técnicas. 5%. g) Descuentos ofertados sobre tarifas y comisiones por traslado en autobús. 5%. INFORMACIÓN TÉCNICA (La requerida sobre las disposiciones del presente Pliego de Prescripciones Técnicas) Email: sdugr@ugr.es y nalcal@ugr.es 5