Manual de Seguridad y Vigilancia Casa de Campo Condominio Privado Revisión No. 4 - Junio 2009 GENERALES 1) La vigilancia velará por la seguridad y tranquilidad de todos los residentes y visitantes dentro del Conjunto Residencial. Hará respetar la Resolución Reglamentaria del Conjunto Residencial y las Ordenanzas Municipales vigentes. Controlará el ingreso y salida de vehículos y peatones en el Conjunto. Deberá prevenir robos, raterías, malas conductas, alborotos, daños a la propiedad privada o áreas comunes, intentos de sabotaje u otros actos criminales o maltratos a personas, animales o cosas y notificará los daños ocasionados por vehículos de los residentes o visitantes. Llevará oportunamente los Libro de Novedades, Visitantes y CFR, reportando objetivamente a sus Supervisores, La Gerencia de Mantenimiento, La Oficina de Condominio y La Junta de Condominio. 2) El vigilante deberá estar siempre debidamente identificado, con el uniforme impecable y completo. 3) El vigilante no deberá presentarse a su trabajo después de haber ingerido bebidas alcohólicas, ni tampoco tomarlas durante su turno de trabajo. 4) El vigilante deberá observar en todo momento una conducta ejemplar. Se dirigirá con respeto a residentes y visitantes; sin entablar discusiones, altercados o escándalos, no se extralimitará en las Normas de Seguridad y Vigilancia. Dejará siempre constancia por escrito de las novedades y las reportará al Supervisor inmediato y a la Oficina de Condominio. No obstante, en casos de fuerza mayor, impondrá el orden y la autoridad. Si algún residente o visitante se dirigiera a la vigilancia con una conducta grosera, altanera o amenazante, nunca asumirá la misma actitud, procurará conciliar y hará saber que la garita está siendo monitoreada. 5) El vigilante deberá mantener la garita de vigilancia, baños, vestuarios y su entorno limpios y ordenados; libres de basura, ropa, comida, maletines, bolsas, cajas u otros obstáculos. Cualquier avería o malfuncionamiento en los sistemas de control de acceso, intercomunicadores, barras manuales, luces, puertas eléctricas; entre otros, deberá ser notificado de inmediato al Gerente de Mantenimiento del Conjunto Residencial, quien será el único responsable en atenderlos y corregirlos. La vigilancia deberá utilizar adecuadamente los equipos que se encuentren en el área de la garita de vigilancia, en caso de daños intencionales o pérdidas de los equipos, deberán responder por los mismos. 6) La vigilancia asumirá la custodia de las llaves que den acceso a los gabinetes de gas o electricidad dentro del Conjunto Residencial. En tal sentido, acompañarán a los residentes en aquellos casos de emergencia que las requieran, procurando al resolverse la novedad que los gabinetes vuelvan a ser cerrados y las llaves devueltas a su lugar. 7) La vigilancia sólo recibirá instrucciones de sus Supervisores, la Gerencia de Mantenimiento, la Oficina de Condominio o La Junta de Condominio.
8) El vigilante no establecerá lazos íntimos o comerciales con las personas del Conjunto Residencial. 9) La vigilancia no permitirá reuniones en la entrada o salida del Conjunto Residencial. 10) La vigilancia llevará en todo momento el Libro de Visitantes, el Libro de Novedades y el Libro del CFR, anotando de manera objetiva, precisa y sin omitir detalles, cualquier situación anormal que se presente dentro del Conjunto Residencial; obligándose a presentarlos al contratante para su revisión y verificación. 11) La vigilancia no entregará encomiendas en los apartamentos; salvo instrucciones de la Oficina de Condominio o la Junta de Condominio. Los mensajeros o servicios de encomiendas, de requerir la firma del residente en calidad de recibido, sólo podrán ingresar al Conjunto Residencial previa autorización de éste último. 12) La vigilancia deberá atender y responder oportunamente a los sistemas de alarmas y llamadas de emergencia dentro del Conjunto Residencial. 13) La vigilancia estará autorizada para tomar control de las posibles irregularidades que surjan dentro del conjunto, apoyándose, cuando la situación lo amerite, en la policía municipal o estadal, ambulancias, bomberos o cualquier otra autoridad competente, notificando de inmediato a sus Supervisores, la Oficina de Condominio y La Junta de Condominio. Siempre deberá hacer uso de la policía en caso de: Fiestas que se prolonguen después de las 2 a.m., cuando los involucrados se nieguen a bajar el nivel del ruido o a finalizarlas. Alteración del Orden (peleas, amenazas a la vida, escándalos, etc.) Alarmas dentro del Conjunto por robos, atracos, secuestros, etc. 14) La vigilancia podrá implementar medidas y controles de seguridad excepcionales, cuando la situación lo amerite; siempre y cuando estén autorizadas y avaladas por la Junta de Condominio. GARITA 15) La vigilancia deberá llevar en todo momento el Libro de Visitantes, anotando en él los datos completos de las personas y vehículos que ingresen al Conjunto Residencial. Velará porque todo usuario de la entrada de visitantes quede debidamente identificado y registrado. 16) La vigilancia entregará a los visitantes con vehículos la respectiva tarjeta de control de visitas, obligando al conductor a colocarla sobre el tablero, documento indispensable para conceder normalmente la salida. 17) La vigilancia, sin excepción, prohibirá la entrada al conjunto de todo visitante, contratista o proveedor de servicios, cuando no se pueda hacer contacto por medio del intercomunicador con el propietario o inquilino vinculado. La vigilancia en estos casos no está autorizada para acompañarlos o escoltarlos hasta la vivienda a visitar. El residente, en caso de contacto telefónico, deberá obligatoriamente acudir a la garita de vigilancia para autorizar el ingreso al Conjunto Residencial del visitante.
18) La vigilancia, sin excepción, velará porque los visitantes, contratistas, proveedores de servicios e inclusive todos aquellos residentes sin tarjetas de acceso o tarjetas deterioradas o inutilizadas, ingresen con sus vehículos al Conjunto Residencial por la entrada de Visitantes; haciendo saber, de manera cordial, que los vigilantes no están autorizados, ni disponen de medios electrónicos para abrir la barra de acceso del lado de residentes acreditados. En el caso de que algún conductor se haya ubicado frente a la barrera electrónica sin la respectiva tarjeta de acceso o con la tarjeta defectuosa, la vigilancia deberá colaborar con él en hacer retroceder el vehículo hasta la entrada de Visitantes, registrando el ingreso en el Libro correspondiente. Si se trata de un propietario o inquilino, deberá mostrar el carnet que lo acredita como residente del Conjunto Residencial. 19) La vigilancia cuando se percate o le comuniquen que la tarjeta de acceso del vehículo de algún residente está dañada o ha sido extraviada, deberá solicitar al afectado se dirija a la brevedad posible a la Oficina de Condominio para la anulación, reparación o reemplazo de la referida tarjeta. De igual forma, debe anotar esta situación en el Libro de Novedades. 20) La vigilancia no permitirá el ingreso al Conjunto Residencial del personal doméstico de limpieza que no esté debidamente registrado en la Oficina de Condominio. De ocurrir esto, deberá contactar al propietario o inquilino para que acuda de inmediato a realizar el registro formal. A diario, o cada vez que ocurra, deberá anotarse en el Libro de Visitantes el ingreso y salida de este personal. 21) La vigilancia velará porque todo visitante, contratista, proveedor de servicios, propietario o inquilino y personal doméstico de limpieza que desee ingresar al Conjunto Residencial a pie, lo haga por la entrada peatonal, siguiendo los mismos controles de acceso y registro de visitantes. 22) Por razones de seguridad, la vigilancia prohibirá el paso y estadía de peatones en el área automatizada de entrada y salida del Conjunto Residencial. 23) La vigilancia prohibirá utilizar las jardineras o áreas externas de la garita de vigilancia como sillas o lugar de descanso. 24) La garita es de uso exclusivo de la vigilancia. En tal sentido, permanecerán en ella sólo los vigilantes, sus supervisores y el personal de mantenimiento o contratistas autorizados por el Gerente de Mantenimiento o la Junta de Condominio. 25) El área de la Garita estará ocupada, salvo medida de excepción, por 3 vigilantes: uno que permanecerá dentro de la garita, otro que estará fuera de la misma controlando la circulación vehicular y un tercero como apoyo a los dos anteriores que oportunamente realizará las rondas. 26) La vigilancia no permitirá el ingreso de ningún distribuidor de propagandas comerciales, vendedores, técnicos en reparación, fumigadores, inspectores, encuestadores, etc., sin la previa autorización por escrito de la Gerencia de Mantenimiento o la Junta de Condominio. 27) En caso de apartamento en venta, la vigilancia deberá recibir de la Oficina de Condominio la autorización por escrito con las citas de los posibles compradores. Para permitir el ingreso de éstos, siempre deberá estar presente el residente vendedor o el agente inmobiliario respectivamente autorizado por el propietario ante la Oficina de Condominio.
28) La vigilancia deberá tomar nota de los vehículos de los residentes que no porten la calcomanía de Identificación, a objeto de que la Oficina de Condominio gestione su pronta colocación. 29) La vigilancia deberá observar que las barras eléctricas o manuales permanezcan cerradas en todo momento. Por ninguna circunstancia, las barras deberán permanecer abiertas; en caso de malfuncionamiento de las eléctricas, de inmediato deberán ponerse en operación las manuales. 30) La vigilancia sólo permitirá las mudanzas cuando estén debidamente notificadas y autorizadas por escrito por la Oficina de Condominio, en cuyo caso se deberá llevar control e identificación de la compañía responsable, solicitando y anotando en el Libro de Novedades: 1) Nombre de la Compañía. 2) Nombre y cédula del conductor y sus ayudantes. 3) Datos del vehículo: Marca, Modelo, Placas y Color. 4) Nombre del solicitante del servicio y No. del apartamento. 5) Hora de entrada y salida. Igualmente la vigilancia deberá notificar al conductor la zona indicada de carga y descarga y velar porque no ocurran daños a los inmuebles o vehículos del Conjunto Residencial durante la mudanza. 31) La vigilancia permitirá el acceso al Conjunto Residencial del personal obrero contratado por los residentes para ejecutar trabajos de construcción o remodelaciones, siempre y cuando estén debidamente autorizados por la Oficina de Condominio. Si por algún motivo, la Junta de Condominio decide paralizar o suspender temporalmente una de estas obras, la vigilancia prohibirá el ingreso de los obreros al Conjunto Residencial mientras dure la medida. 32) La vigilancia no permitirá el ingreso al Conjunto Residencial a camiones o vehículos que traigan materiales a granel; tales como: arena, tierra, piedra picada, o cualquier otro material de construcción, a menos que tengan la autorización escrita de la Oficina de Condominio. Notificará que está prohibido terminantemente dejar dichos materiales en las áreas de acceso a los módulos de apartamentos, estacionamientos, escaleras, pasillos u ocupando espacios de uso exclusivo de otro(s) residente(s). 33) Cuando se celebren Fiestas en el CFR, la vigilancia sólo permitirá la entrada al Conjunto Residencial de aquellas personas que aparezcan en la Lista de Invitados, la cual le será autorizada y entregada exclusivamente por la Oficina de Condominio. Los residentes no están autorizados en estos casos a suministrar la lista de invitados a la vigilancia. 34) La vigilancia para permitir la salida del Conjunto Residencial de proveedores de servicios o contratistas, velará porque sea previamente anunciada y autorizada por el residente vinculado. El vigilante, solicitará el Pase de Visitante y deberá tomar nota de los datos de salida; de ser necesario, revisará el vehículo. Siempre deberá verificar que los datos del vehículo en que salen concuerden con el que ingresaron. El visitante deberá consignar el Pase de Visitante para salir sin contratiempos; de lo contrario, la vigilancia deberá contactar al residente vinculado para autorizar la salida y recuperar el pase involucrado. 35) La vigilancia no autorizará la salida de vehículos en grúas, a menos que esté presente el propietario, quien deberá firmar la salida en el Libro de
Visitantes; en su ausencia, previa notificación por escrito a la Oficina de Condominio, quien en este caso será la única autorizada en permitir la salida del vehículo en estas condiciones. 36) La vigilancia, sin excepción, como medida de seguridad peatonal y vehicular, evitará el ingreso al Conjunto Residencial por la entrada de Visitantes de aquéllos vehículos que no vengan del lado de la redoma de San Gabriel. En caso de que el conductor haya cometido la imprudencia de atravesar la Avenida sin dar la vuelta en la redoma de San Gabriel, se le notificará la normativa para que en lo sucesivo sea respetada. RONDA 37) La vigilancia deberá observar y patrullar todas las instalaciones que se encuentren dentro del perímetro del Conjunto Residencial, cumpliendo con el horario y ruta de marcaje preestablecido en las rondas. Cuando se realicen eventos en el CFR, las rondas deberán hacerse de manera más frecuente para dar apoyo al vigilante del área; sobre todo en el mantenimiento del orden a la finalización del evento, evitando escándalos, caos vehicular a la salida, toques de corneta, etc. 38) La vigilancia velará por el correcto uso de los puestos de visitantes. No permitirá que los vehículos se estacionen en áreas no destinadas para tal fin (según anexo). En caso de encontrarse un vehículo mal estacionado, deberá notificarse al conductor para que se estacione correctamente. Si después de 20 minutos el vehículo permanece aún mal estacionado, procederá entonces a la colocación de la calcomanía de INFRACTOR, tomando nota en el Libro de Novedades. 39) La vigilancia deberá evitar que los residentes laven sus vehículos utilizando mangueras. Hará saber que queda totalmente prohibido que los visitantes laven de cualquier forma sus vehículos dentro del Conjunto Residencial. 40) La vigilancia velará porque el horario de trabajo de construcciones o remodelaciones dentro de las viviendas sea el siguiente: Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. Los Viernes, por razón de orden y limpieza de las áreas comunes, los trabajos sólo se podrán efectuar de 8:00 a.m. a 12 p.m., respetando rigurosamnete el horario de almuerzo. No permitirá estos trabajos los fines de semana, días de Fiesta Nacional y los días festivos que la Junta de Condominio determine, a menos que sean con carácter de estricta y comprobada urgencia. 41) La vigilancia deberá llamar la atención a los conductores que incurran en exceso de velocidad dentro del área del Conjunto Residencial 42) La vigilancia prohibirá las reuniones, consumo de bebidas alcohólicas y uso de equipos de sonido en los estacionamientos, caminerías u otras áreas comunes del Conjunto Residencial. 43) La vigilancia mantendrá el buen orden y tranquilidad en las áreas comunes, especialmente después de las 10:00 p.m., cuando no deben producirse ningún tipo de perturbaciones, escándalos o ruidos molestos. De encontrar personas en el área de las caminerías, luego de las 7:00 p.m., deberán exhortarlas a abandonar el lugar. Permitirá el uso del CFR, salvo a fiestas o reuniones formalmente autorizadas, hasta las 10:00 p.m.
44) La vigilancia deberá informar inmediatamente a los conserjes o al Gerente de Mantenimiento sobre desaseos, filtraciones, agua empozada, luces quemadas, botes de agua y otras posibles anomalías o averías, además de asentarlo en el Libro de Novedades. 45) La vigilancia no usará la moto fuera del perímetro del Conjunto Residencial. El uso de la moto está sujeto a las mismas normas de circulación interna del Conjunto Residencial. El buen uso y el correcto funcionamiento de este equipo es responsabilidad exclusiva de la vigilancia; en tal sentido, cualquier incidente y sus consecuencias correrá por única cuenta de la Compañía de Vigilancia. AREA DE CFR 46) La vigilancia velará porque se respeten los controles, mecanismos y normas de acceso al CFR. 47) La vigilancia velará por el estricto cumplimiento de las normas internas de uso del CFR y estará facultada para solicitar información precisa e inclusive el Carnet de residentes a los usuarios, llevando el control y registro de los mismos en el Libro del CFR. 48) La vigilancia velará por el estricto cumplimiento del horario y buen uso de las instalaciones del CFR; a saber: canchas deportivas, salón de fiestas, el parque infantil, las piscinas con sus mesas, toldos y sillas, los baños, duchas y la planta de tratamiento, inclusive durante las fiestas debidamente autorizadas por la Oficina de Condominio. 49) Diariamente a la hora indicada, la vigilancia colocará y quitará la cadena que da acceso vehicular al CFR. 50) Cuando se celebren fiestas o reuniones debidamente autorizadas en el CFR, la vigilancia colaborará con la familia organizadora y el vigilante adicional contratado, en mantener el orden y el correcto uso del lugar; en especial el área de estacionamiento, cuidando siempre que los vehículos sólo se ubiquen a lo largo de la VIA PRINCIPAL, y en ningún caso dentro de las Parcelas. 51) La vigilancia velará porque los invitados al CFR estén siempre acompañados del residente responsable, especialmente en el uso de las piscinas y las canchas deportivas. En caso contrario, deberá contactar al residente para verificar la autorización de los presentes y, en última instancia, agotados los recursos, solicitará a las personas a que desocupen el lugar. 52) Si los propietarios o inquilinos celebraran eventos con la presencia de invitados, fuera del horario establecido, sin acatar las condiciones y disposiciones de uso del CFR y/o sin la debida autorización de la Oficina de Condominio, la vigilancia deberá anotar el evento en el Libro del CFR, reportándolo a la brevedad para elaborar las respectivas notificaciones a los responsables. 53) La vigilancia prohibirá sin excepción los envases de vidrio en el área de las canchas y las piscinas. 54) La vigilancia cuidará en advertir a los representantes o responsables cuando los niños lleven las piedritas del parque infantil a las piscinas.
55) La vigilancia alertará de inmediato a la Conserjería y a la Oficina de Condominio en caso de cualquier eventualidad con las instalaciones del CFR o si el área no se encontrara limpia y debidamente mantenida.