FOLLETO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL www.cuidadospaliativos.org
VII Congreso Latinoamericano de Cuidados Paliativos 12-15 de marzo de 2014 Medellín, Colombia Comité Organizador Asociación Latinoamericana de Cuidados Paliativos Asociación Colombiana de Cuidados Paliativos Comité Organizador General Presidente del Congreso: Claudia Agamez Insignares (MD, Colombia) Presidente ALCP: María del Rosario Berenguel Cook (MD, Perú) Presidente del Comité Científico: Nora Saldarriaga Cartagena (MD, Colombia) Miembro de C. Directiva ALCP: Alicia Krikorian (PhD Psic, Colombia) Gerente Administrativa ALCP: Carolina Monti (Psic, Argentina) Comité Organizador Local Juan Guillermo Santa Cruz María Victoria Mera Marta Ximena León Ricardo Salazar Polidoro Saavedra Juan Carlos de Giovanni 2
Índice Generalidades 4 Categorías de patrocinio 6 Sponsor 6 Sponsor Premium 6 Sponsor Oro 7 Sponsor Plata 7 Sponsor Bronce 8 Servicios Promocionales 9 Stands Comerciales 9 Simposio Satélite 9 Otras Promociones 11 Reservas y formas de pago 14 Anexos 16 Anexo 1: Gráfico distribución de stands comerciales 16 Anexo 2: Gráfico distribución de sponsors 17 Anexo 3: Gráfico distribución de agradecimientos institucionales y comerciales 18 Anexo 4: Disposición de salones para simposios 19 Anexo 5: Formulario de contratación de servicios 20 Informes y contrataciones 23 3
Generalidades Esquema de actividades Miércoles 12 de Marzo, 2014 Acreditaciones Armado de stands comerciales Pre-congreso Simposio de la industria Ceremonia de apertura Cóctel de bienvenida Jueves 13 de Marzo, 2014 Acreditaciones Exposición comercial Sesiones científicas Simposios de la industria Viernes 14 de Marzo, 2014 Acreditaciones Exposición comercial Sesiones científicas Simposios de la industria Cena de las Naciones Sábado 15 de Marzo, 2014 Acreditaciones Exposición comercial Sesiones científicas Simposios de la industria Desarmado de exposición comercial 4
Horarios de armado y desarmado de exposición comercial Montaje: Miércoles 12 de Marzo, 2014: 07:00 a 20:00 h Desmontaje: Sábado 15 de Marzo, 2014: 14:00 a 20:00 h Horarios de exposición comercial Jueves 13 de Marzo, 2014: 08:00 18:00 h Viernes 14 de Marzo, 2014: 08:00 18:00 h Sábado 15 de Marzo, 2014: 08:00 14:00 h Horarios de simposios de la industria Miércoles 12 de Marzo, 2014: 12:30 a 14:00 h Jueves 13 de Marzo, 2014: 12:30 a 14:00 h Viernes 14 de Marzo, 2014: 12:30 a 14:00 h Horarios de coffee breaks 12-14 de Marzo, 2014 Mañana: 10:00 a 11:00 h Tarde: 15:30 a 16:30 h 15 de Marzo, 2014 Mañana: 10:00 a 11:00 h Horario Cóctel de bienvenida Miércoles 12 de Marzo, 2014: 19:00 h Horacio Cena de las Naciones Viernes 14 de Marzo, 2014: 20:00 a 23:00 h 5
Categorías de patrocinio PREMIUM USD 40,000 ORO USD 20,000 PLATA USD 15,000 BRONCE USD 10,000 Beneficios Sponsor Premium (USD 40,000) Único sponsor en esta categoría Cena de las naciones: o Derecho exclusividad o Se podrán colocar banners con pie con la publicidad de la empresa y/o producto. Los mismos se colocarán en el Pasillo y/o frente al salón de la cena (no se podrá colocar publicidad dentro del salón). El banner será provisto por el Patrocinante. o Utilización del logo de la empresa en tarjetas de invitación o Impresión de las tarjetas de invitación o Cinco (5) invitaciones sin cargo para invitados del patrocinante Simposio de la industria: día a elección según categoría de sponsor (Ver anexo 4 disposición de espacios) Espacio para exposición comercial : 6,00 x 2,00 m en lugar destacado del área de exposición comercial (ver anexo 1: Color verde) Cuatro credenciales de acceso para personal de la empresa sin acceso a los salones de conferencias. Si desea tener más personal en el stand estos deberán abonar la inscripción al congreso en la categoría que le corresponda. Material para maletines: hasta seis (6) hojas sin costo Logomarca/Logo: o En sitio web del congreso, sección SPONSOR PREMIUM o En la primera página interna del programa científico impreso en color en la sección SPONSORS en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 2). Becas: Se otorgarán treinta (30) becas sin costo Nota: Ver formas de pago en página 14 6
Beneficios Sponsor Oro (USD 20,000) Sponsor compartido por otros patrocinantes de esta categoría Simposio de la industria: día a elección según categoría de sponsor (Ver anexo 4 disposición de espacios) Nota: elección del espacio sujeto a orden de reserva en esta categoría Espacio de exposición comercial: 4,00 x 2,00 m en lugar a elección del área de exposición comercial (ver anexo 1: Color violeta). La elección del espacio está sujeta a orden de reservas) Dos credenciales de acceso para personal de la empresa sin acceso a los salones de conferencias. Si desea tener más personal en el stand estos deberán abonar la inscripción al congreso en la categoría que le corresponda. Material para maletines: hasta cuatro (4) hojas sin costo Logomarca/Logo: o En sitio web del congreso, sección SPONSOR ORO (elección del espacio sujeto a orden de reserva) o En la primera página interna del programa científico impreso, en color, en la sección SPONSORS en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 2). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. Becas: Se otorgarán diez (10) becas sin costo Nota: Ver formas de pago en página 14 Beneficios Sponsor Plata (USD 15,000) Sponsor compartido por otros patrocinantes de esta categoría Simposio de la industria: día a elección según categoría de sponsor (Ver anexo 4 disposición de espacios) Nota: elección del espacio sujeto a orden de reserva en esta categoría Espacio de exposición comercial : 3,00 x 2,00 m en lugar a elección del área de exposición comercial (ver anexo 1: Color celeste). La elección del espacio está sujeta a orden de reservas) Dos credenciales de acceso para personal de la empresa sin acceso a los salones de conferencias. Si desea tener más personal en el stand estos deberán abonar la inscripción al congreso en la categoría que le corresponda. Material para maletines: hasta dos (2) hojas sin costo Logomarca/Logo: 7
o En sitio web del congreso, sección SPONSOR PLATA (elección del espacio sujeto a orden de reserva) o En la primera página interna del programa científico impreso, en color, en la sección SPONSORS en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 2). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. Becas: Se otorgarán cinco (5) becas sin costo Nota: Ver formas de pago en página 14 Beneficios Sponsor Bronce (USD 10,000) Sponsor compartido por otros patrocinantes de esta categoría Espacio de exposición comercial: 2,00 x 2,00 m en lugar a elección del área de exposición comercial (ver anexo 1: Color amarillo). Nota: La elección del espacio está sujeta a orden de reservas Logomarca/Logo: o En sitio web del congreso, sección SPONSOR BRONCE (elección del espacio sujeto a orden de reserva) o En la primera página interna del programa científico impreso, en color, en la sección SPONSORS en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 2). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. Becas: Se otorgarán dos (2) becas sin costo Nota: Ver formas de pago en página 14 8
Servicios promocionales Stands comerciales En el adjunto 1 está disponible el plano de los stands según su categoría Medidas Stands Precio 4,00 x 2,00 m USD 7,000 3,00 x 2,00 m USD 5,000 2,00 x 2,00 m USD 3,000 Stands institucionales (2,00 x 2,00 m) USD 2,000 Si Ud. desea un Stand más grande es posible juntar más de uno teniendo en cuenta que los mismos sean linderos. o Se incluirá en la sección AGRADECIMIENTOS del programa impreso el logo de la empresa/institución en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 3). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. Dos credenciales de acceso para personal de la empresa sin acceso a los salones de conferencias. Si desea tener más personal en el stand estos deberán abonar la inscripción al congreso en la categoría que le corresponda. Nota: o En caso de ser SPONSOR PLATINO de la ALCP contará con el descuento de 15% previsto por su categoría. Los descuentos no son acumulables si posee otros descuentos o En caso de ser SPONSOR ORO de la ALCP contará con el descuento de 10% previsto por su categoría. Los descuentos no son acumulables si posee otros descuentos Simposios satélites (USD 7,500) El programa de estas sesiones científicas será organizado por el patrocinante con la aprobación del Comité Organizador. El programa de cada simposio deberá ser aprobado por el Comité Científico del Congreso En caso de aprobarse por el C. Científico será publicado en el programa oficial del congreso El traslado y estadía de los expositores de los simposios estarán a cargo de la empresa contratante y puede ser invitado por el Comité Científico para participar en actividades académicas por fuera del simposio. 9
El patrocinio incluye: o Salón de sesiones en la sede del congreso entre los espacios no destinados a los sponsors del congreso (Premium, oro, Plata). Los salones para este tipo de contratación están disponibles en el Anexo 4 la disponibilidad como LIBRES. Nota: elección del espacio sujeto a orden de reserva en esta categoría o Equipamiento técnico standard: proyección powerpoint, sonido, pantallas. o Utilización de la oficina de prueba de material audiovisual para sus disertantes o Publicación del título del simposio y oradores en el programa preliminar y en la Web del congreso o Inclusión del programa completo en el programa final del Congreso si el patrocinante ha cumplido con las fechas de presentación requeridas o Utilización del logo del congreso en tarjetas de invitación que el patrocinante envíe o produzca o Inclusión en los portafolios de publicidad del simposio. El patrocinante deberá entregar esta publicidad antes del 15 de febrero de 2014. o Entrega de listado de pre inscriptos para difusión del Simposio, 30 días antes de la iniciación del Congreso. o Entrega de listado de inscriptos post congreso o Importante: Los sponsors del congreso poseen prioridad en la selección de la fecha y hora de los simposios. Los simposios contratados por fuera de los sponsors del congreso escogerán su espacio según disponibilidad. o Se incluirá en la sección AGRADECIMIENTOS del programa impreso el logo de la empresa/institución en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 3). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. Nota: o En caso de ser SPONSOR PLATINO de la ALCP contará con el descuento de 20% previsto por su categoría. Los descuentos no son acumulables si posee otros descuentos o En caso de ser SPONSOR ORO de la ALCP contará con el descuento de 10% previsto por su categoría. Los descuentos no son acumulables si posee otros descuentos 10
Otras promociones Material de promoción Programa científico impreso Provisión de 1000 ejemplares para su inclusión en los maletines El programa contendrá publicidad, sección agradecimiento a los auspiciantes, índice, cartas de bienvenida en 3 idiomas, comité organizador, programa pre-congreso, programa congreso, biografía de plenaristas, resumen de plenarias, listado de presentaciones orales, listado de pósteres. Los logos de la industria en la sección agradecimiento serán a full color Tapa a full color con inclusión de logo del congreso, logo de las asociaciones organizadoras La impresión se realizará en papel brillante de calidad en tamaño oficio o carta El material deberá ser entregado antes del 05 de Marzo de 2014 Beneficios: o El logo de la empresa patrocinante estará en primera hoja del programa a full color como sponsor de este producto o Agradecimiento en programa final o Promoción de un producto sin cargo en el programa científico Encartes /Carpetas / block de notas: Provisión de 1000 ejemplares para su inclusión en los maletines Debe incluir un mínimo de 6 hojas por carpeta/encarte/block de notas La medida no debe ser mayor a hoja carta El material deberá ser entregado antes del 15 de febrero de 2014 Agradecimiento en programa final Lapiceras Provisión de 1000 ejemplares para su inclusión en los maletines El material deberá ser entregado antes del 15 de febrero de 2014 Agradecimiento en programa final Costo en USD USD 4,000 USD 4,000 USD 2,000 Material para incluir en maletines Valor por cantidad de hojas: o De 1-10 hojas (USD 700) USD 700 11
o Más de 10 hojas (USD 1,000) El material deberá ser entregado antes del 15 de febrero de 2014 Se considerará la entrega de material para 1,000 asistentes Agradecimiento en programa final Cintas para credenciales Promoción exclusiva Provisión de 1000 ejemplares para su inclusión en los maletines El material deberá ser entregado antes del 15 de febrero de 2014 Agradecimiento en programa final Publicidad en programa científico impreso Retiración tapa (exclusivo) USD 2,000 Contratapa (exclusivo) USD 3,000 Retiración de contratapa (exclusivo) USD 2,000 Página interna (exclusivo) USD 1,500 Gráfico de distribución: Ver Anexo 1 Banners en la puerta de la sala de plenarias Promoción exclusiva Banners con pie con la publicidad de la empresa y/o producto. Se colocarán en el Pasillo y/o frente al salón de plenarias (no se podrá colocar publicidad dentro del salón). El banner será provisto por el Patrocinante. Agradecimiento en el programa final. Carteles de señalización dentro del congreso Todas las áreas y sectores del Congreso serán señalizadas a fin de facilitar la circulación de los participantes dentro de la sede. La empresa acordará con la empresa organizadora de eventos día y hora de entrega del material para su colocación previa al 12 de Marzo de 2014 El patrocinio incluye: o Toda la cartelería incluyendo publicidad del patrocinante (no se incluye Cartel de salón de plenarias). o Agradecimiento en el programa final. USD 1,000 USD 2,000 USD 2,000 USD 3,000 USD 2,000 USD 1,500 USD 3,000 USD 2,000 Sponsor Cóctel bienvenida (miércoles 12 de Marzo, 2014) USD 4,000 12
o Derecho exclusividad o Se podrán colocar banners con pie con la publicidad de la empresa y/o producto. Los mismos se colocarán en el Pasillo y/o frente al salón. El banner será provisto por el Patrocinante. o Inclusión del logo de la empresa en sección especial del sitio web del congreso para este fin o Cinco (5) invitaciones sin cargo para el patrocinante o Agradecimiento en el programa final. Sponsor coffee break Días: o Miércoles 12 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 2,000 o Jueves 13 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 3,000 o Viernes 14 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 3,000 o Sábado 15 de Marzo, 2014 (coffee breaks): USD 1,500 El patrocinio incluye: o Se podrán colocar banners con pie con la publicidad de la empresa y/o producto. Los mismos se colocarán en el Pasillo y/o frente al salón. El banner será provisto por el Patrocinante. o Inclusión del logo de la empresa en sección SPONSORS del sitio web del congreso para este fin o Agradecimiento en el programa final. USD 2,000 USD 3,000 USD 3,000 USD 1,500 Nota: Se incluirá en la sección AGRADECIMIENTOS del programa impreso el logo de la empresa/institución en lugar especialmente destinado para este patrocinio (ver ubicación en anexo 3). La elección del espacio está sujeta a orden de reserva. 13
Los precios incluyen Reservas y formas de pago Uso del espacio durante 3 días (+ uno de armado) Credenciales para el personal que se ocupe del armado del stand (Esta credencial no podrá ser utilizada para ingresar a las salas de sesiones científicas). Asistencia por parte del personal asignado durante el armado, desarme y los días de duración de la exposición. Limpieza y vigilancia de áreas comunes y pasillos (no se incluye el interior del stand, que es responsabilidad exclusiva del expositor). Asignación del espacio de stands Los stands serán confirmados en base al orden de recepción de las reservas de los expositores y tipo de patrocinio al cual pertenezca, sujetos al pago correspondiente y al acuerdo del Comité Organizador. El Comité Organizador se reserva el derecho de modificar la asignación del stand por motivos de fuerza mayor. Los números de los lotes que figuran en el actual plano son temporarios, y se reasignarán de acuerdo a la ocupación antes del inicio del Congreso. Anexo 1: Gráfico de distribución de stands comerciales Especificaciones de los stands: Se entregará un espacio delimitado según el stand contratado. El mismo cuenta con una instalación de energía eléctrica básica y acceso a internet wi-fi. En caso de requerir mayor consumo de energía o una banda de acceso rápido a internet se deberá contratar directamente con el centro de exposiciones a través de la empresa organizadora de eventos: directorabog@contactos.com.co congresosbogota@contactos.com.co Forma de pago Pago total: Los sponsors Premium, Oro, Plata y Bronce se contará con una bonificación del 15% del costo total si realiza el pago total antes del 31 de Octubre de 2013. Los simposios satélites (por fuera de los saponsors) contará con una bonificación del 10% del costo total si realiza el pago total antes del 31 de Octubre de 2013. 14
Otros productos: Los demás productos deberán ser abonados en su totalidad antes del 31 de Enero de 2014. Pago fragmentado: Sponsors Premium, Oro, Plata y Bronce: Fechas de cancelaciones: o 30% del valor total antes del 31 de Octubre de 2013 o 30% antes del 31 de Enero de 2014 o 40% antes del 28 de Febrero de 2014 Simposios satélites (por fuera de los sponsors) o 60% del valor total antes del 31 de Octubre de 2013 o 40% antes del 28 de Febrero de 2014 Otros productos: No disponible Políticas de cancelación y devolución Las cancelaciones de reservas recibidas por escrito antes del 01/12/2013 habilitan al expositor a recibir el 20% de lo abonado. Si el expositor reduce el espacio de su stand por escrito antes del 01/12/2013, se dará el mismo tratamiento que el establecido para la cancelación (devolución del 20% del total abonado). No se realizarán devoluciones de cancelaciones recibidas después del 01/01/2014. El Comité Organizador se reserva el derecho de comercializar el espacio cancelado sin previa notificación En caso de un aplazamiento de la fecha del congreso por catástrofes naturales, y si la empresa no acepta participar en la nueva fecha que se programe el evento, el congreso adoptará la misma política de devolución que en el caso de cancelación antes del 1/12/2013 (devolución del 20% del total abonado). Nota: En el anexo 5 está disponible el formulario para la contratación de productos (Página 21) 15
Anexo 1: Gráfico de distribución stands 16
Anexo 2: Gráfica de distribución de sponsors 17
Anexo 3: Gráfica de distribución de agradecimientos institucionales y comerciales 18
Anexo 4: Disposición de salones para simposios de la industria Horario: De 12:30 a 14:00 hs Salón Antioquia 1 (Capacidad 600 pax) 13 de Marzo SPONSOR PREMIUM U ORO 14 de Marzo SPONSOR PREMIUM U ORO 15 de Marzo SPONSOR PREMIUM U ORO Salón Antioquia 2 (Capacidad 600 pax) SPONSOR ORO SPONSOR ORO SPONSOR ORO Salón Medellín (Capacidad 250pax) SPONSOR PLATA SPONSOR PLATA SPONSOR PLATA Salón Girardot (Capacidad 120 pax) SPONSOR PREMIUM 2 O LIBRE SPONSOR PREMIUM 2 O LIBRE SPONSOR PREMIUM 2 O LIBRE Salón Sucre (Capacidad 120 pax) LIBRE LIBRE LIBRE Salón Córdoba (Capacidad 100 pax) LIBRE LIBRE LIBRE 19
Anexo 5. Formulario de contratación de servicio entre la empresa y la Asociación Colombiana de Cuidados Paliativos Empresa Contacto Cargo Dirección Código Postal Ciudad Estado País Teléfono Fax E-mail RESERVA DE CATEGORÍA SPONSOR /PATROCINADORES Deseamos reservar el siguiente producto NINGUNO Premium Oro Plata Bronce N de stand reservado: Día de simposio:! Salón reservado: RESERVA DE ESPACIOS PARA STANDS Deseamos reservar el siguiente producto NINGUNO Cantidad de espacios de stands: N de stand reservado: Opción 1 Opción 2 Opción 3 RESERVA DE SIMPOSIOS (por fuera de los sponsors) NINGUNO Cantidad de espacios de simposios: 20
Día de simposio 1:! Salón reservado 1: Día de simposio 2:! Salón reservado 2: RESERVA DE OTRO MATERIAL DE PROMOCIÓN Programa científico impreso Encartes /Carpetas / block de notas: Lapiceras Material para incluir en maletines De 1-10 hojas Más de 10 hojas Cintas para credenciales Publicidad en programa científico impreso Retiración tapa (exclusivo) USD 2,000 Contratapa (exclusivo) USD 3,000 Página interna (exclusivo) USD 1,500 Gráfico de distribución: Ver Anexo 1 Banners en la puerta de la sala de plenarias Carteles de señalización dentro del congreso Sponsor Cóctel bienvenida (miércoles 12 de Marzo, 2014) Sponsor coffee break o Miércoles 12 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 2,000 o Jueves 13 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 3,000 o Viernes 14 de Marzo, 2014 (2 coffee breaks por día): USD 3,000 o Sábado 15 de Marzo, 2014 (coffee breaks): USD 1,500 21
Forma de pago (Condiciones disponibles en página 14 de este documento) Pago total Sponsor (Premium, Oro, Plata, Bronce) Simposio Otros productos Pago fraccionado Sponsor (Premium, Oro, Plata, Bronce) Simposio Contratación: Importante: Declaro estar de acuerdo y aceptar la reglamentación y condiciones especificadas en el folleto de exposición y cumplir con los pagos correspondientes a término Empresa patrocinante: Firma Apellido y Nombre Fecha Asociación Colombiana de Cuidados Paliativos Firma Apellido y Nombre Fecha 22
Informes y contrataciones CONTACTOS LÁLIANXA Oficina Bogotá: Calle 90 #13-40 Oficina 106 Tel.: (57-1) 5916757 Fax: (57-1) 2181578 Correo E. directorabog@contactos.com.co congresosbogotá@contactos.com.co 23