PREMIUM Soft Manual de Entrenamiento Al Soportista Aplicación Premium Administrativo Pág. 1 de 1
Contenido del curso Soportista Premium Soft Instalación del software (mono y multiusuarios) Configuración de Premium Soft en ambos ambientes Detalle de las tablas Premium Soft. Uso de Utilitarios (Varios) Funciones básicas de FoxPro Detección de posibles errores. Creación O Modificación De Reportes Y Formatos. Diseñador Informes Y Etiquetas Preparar El Diseño Del Informe Crear El Diseño De Un Informe Crear El Diseño De Etiquetas Postales Modificar El Diseño Agregar Controles De Informe Agrupar Datos En El Diseño Personalizar El Diseño Vista Preliminar E Impresión Del Informe o Etiqueta Tips para soportistas Generador de reportes adicionales Definición de procesos adicionales Respaldo de datos Recuperar datos Pág. 2 de 2
1.- Instalaciòn: Instalación: El primer paso es instalar el programa Administrativo, para lo cual introduzca el CD original de Premium Soft en la unidad respectiva, busque y abra la carpeta Administrativo, en la subcarpeta Cliente y Servidor, seleccione y ejecute el archivo de Nombre SETUP que corresponda. En el proceso siguiente se define la carpeta de trabajo y el grupo de trabajo de Windows. Premium Soft siempre define una carpeta principal llamada Premium y dentro de ella los instaladores crearan las diferentes carpetas según la aplicación. De manera que el sistema Administrativo se creará e \PREMIUM\Administrativo el sistema de contabilidad en \PREMIUM\PCONTAB6 y así sucesivamente. En el sistema administrativo, dentro de la carpeta Administrativo se creará una carpeta llamada Matrices y otra carpeta por defecto 001000 donde se grabaran los archivos de datos, índices y fuentes de reportes. Aunque es modificable desde el momento de la instalación los nombres de todas estas carpetas, se sugiere que se dejen los nombres que por defecto instala la aplicación. Cumplido este proceso, el sistema se ha instalado correctamente en el computador. Monousuario o Local: Una vez instalado procedemos a ejecutar el software, pulsando el botón de inicio, seleccionando PROGRAMAS, luego SOFTWARE PREMIUM SOFT y por último la opción Premium Administrativo. Si desea crear un acceso directo, debe seleccionar el archivo PREMIUM.EXE que se encuentra en la ruta \PREMIUM\Administrativo. Al ejecutar el programa la primera vez, aparece una ventana que le preguntará si la instalación se realizará en un Servidor de Redes o un Cliente de un Servidor. Si la instalación es local y no hay redes, siempre seleccionaremos Servidor. Pág. 3 de 3
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Multiusuario en Redes : Si por el contrario, estamos instalando en una red, primero instalamos el software en el servidor, o creamos las carpetas de datos en el servidor (si es Novell) y luego, en cada estación donde se ejecutará Premium, instalaremos la aplicación. En cada una se ejecutara el Premium la primera vez y aparecerá la ventana de conexión a los datos, en cuyo caso seleccionaremos CLIENTE, y nos pedirá la ruta donde se encuentran las Matrices de datos. Importante: Cuando se instala en ambiente multiusuario, en las estaciones clientes, tiene que el setup para cliente que viene en el instalador. También es importante destacar lo siguiente: 1.- Cuando se instala el paquete en ambiente Novell, hay que preveer que el servidor soporte nombres largos de archivos, ya que algunos pasan de 8 caracteres en el nombre. 2.- En el caso de Novell, la mayoría de las veces, por defecto, la unidad lógica de almacenamiento del servidor toma la letra F: y todas las estaciones verán a esta unidad con esa letra. En el caso de redes Windows NT Server es recomendable que en el servidor, la partición o Pág. 5 de 5
el disco duro que destinemos para almacenar los datos también se le asigne una letra que este bién alta en la escala del alfabeto (Por ejemplo Z). La diferencia es que en las estaciones, al conectarnos a esa unidad lógica le podemos dar la letra que deseemos. Es bastante sano que le asignemos la misma letra que al servidor, esto garantiza que todas las estaciones, e inclusive el servidor, apuntan a la misma unidad, lo que permitirá tener un mejor control de los datos sobre todo, al modificar los formatos o reportes, poder incluir imágenes JPG o BMP, guardándolas en el directorio DATOS sin tener que guardarlas en cada una de las estaciones. 3.- Si necesitamos volver a indicar la dirección de los datos, porque se han cambiado las unidades lógicas, basta borrar el archivo PREMIUM.CFG que se encuentra en el directorio \PREMIUM\Administrativo ejecutan el programa y el vuelve a mostrar la ventana de Petición Cliente Servidor. 4.- Al instalar en ambiente multiusuario, en cada estación cliente, en cada acceso directo hay que modificar las propiedades del acceso y agregar en la linea de ejecución del programa el número que identifica a la estación. Esto es un número consecutivo que comienza en el 000 y podría llegar al 999. La línea de comando quedaría como sigue: \PREMIUM\Administrativo\PREMIUM.EXE 001 para la estación 1, y \PREMIUM\Administrativo\PVEN.EXE 002 para la caja punto de venta número dos. Es importante no repetir los números de estación ya que podría generar conflictos en facturas emitiéndose en estaciones diferentes con el mismo número. Si se instala monousuario, el asume la estación 000. Al no colocar nada, Premium informa en pantalla que esta en modo MONOUSUARIO de lo contrario especifica el número de estación. Esto es indispensable incluso si desde la misma estación hacemos varias llamadas al Premium. Se deberían crear tantos accesos directos como llamadas iríamos a hacer al programa y asignarles una estación a cada una. Creación o Modificación de Reportes y Formatos. El Sistema Administrativos Premium posee un completo generador de reportes que le permitirá crear y modificar formatos de Facturas, Presupuestos, Notas de Débito y Crédito, Notas de Entrega, etc, así como cualquier reporte necesario, siempre y cuando los archivos posean los datos que el reporte requiere. Utilice el Diseñador de informes para crear y modificar informes. Cuando la ventana del Diseñador de informes está activa, Premium muestra el menú Informe y la barra de herramientas Controles de informes. Para crear rápidamente un diseño sencillo de informe, elija Informe rápido del menú Informe. Informe rápido le solicita la entrada de los campos y el diseño que desea para su informe. Pág. 6 de 6
Opciones de la ventana Bandas De forma predeterminada, el Diseñador de informes muestra tres bandas: Encabezado de página, Detalle y Pie de página. En la parte inferior de cada banda hay una barra separadora. El nombre de la banda aparece en la barra gris junto a una flecha azul, que indica que la banda está encima, no debajo, de la barra gris. Puede agregar las siguientes bandas a su informe. Banda Se imprime Contenido típico Encabezado de columna Una vez por columna Título de columna Pie de columna Una vez por columna Resumen, totales Encabezado de grupo Una vez por grupo Precede los datos siguientes Pie de grupo Una vez por grupo Valores calculados para grupos de datos Título Una vez por informe Título Fecha o número de página Logotipo de la compañía Cuadro alrededor del título Resumen Una vez por informe Totales Texto como Suma total Un área de un informe que puede contener texto, datos de campos de tabla, valores calculados o funciones definidas por el usuario, así como imágenes, líneas y cuadros. En un informe pueden aparecer distintos tipos de bandas. Ejemplo: banda de detalle, banda de grupo, banda pie de informe, banda encabezado de informe, banda título, banda resumen. Banda de Título Un encabezado de informe que se imprime una sola vez al principio de un informe. Banda Encabezado de informe Una banda de la ventana Diseñador de informes que contiene información que aparece una sola vez por informe. Normalmente, los elementos Pág. 7 de 7
situados en un encabezado de informe incluyen un título de informe, encabezados de columna y la fecha actual. Banda Detalle Un área de un informe que normalmente contiene una o más líneas para cada registro que se imprime de una tabla. Banda Pie de informe Una banda de la ventana Diseñador de informes que contiene los datos que aparecen en la parte inferior de una página (números de página, sección, etc.). Banda Resumen Un área de un informe que aparece una sola vez al final del informe. Banda de grupo Campos que aparecen juntos en un informe en base a los criterios especificados mediante el comando Agrupar datos del menú Informe. Regla El Diseñador de informes tiene una regla vertical y otra horizontal que puede utilizar para colocar de forma más precisa los objetos en las bandas. Utilice las reglas junto con el comando Ver del menú Mostrar posición para ayudarle en la colocación de los objetos. La escala de la regla viene determinada por las configuraciones de medidas de su sistema. Puede cambiar de la escala predeterminada del sistema (pulgadas o centímetros) a píxeles desde dentro de Premium Administrativo. Si desea cambiar al valor predeterminado del sistema, cambie la configuración de medidas de su sistema operativo. Para cambiar la escala de la regla Cambie esta unidad a píxeles de la forma siguiente: 1. En el menú Formato, elija Configurar cuadrícula. Se muestra el cuadro de diálogo Configurar cuadrícula. 2. En el cuadro Escala de la regla, seleccione Píxeles y elija Aceptar. Pág. 8 de 8
La escala de la regla se configura a píxeles y el indicador de posición de la barra de estado (si está activado Mostrar posición en el menú Ver) también muestra las posiciones en píxeles. Cuadro de diálogo Configurar cuadrícula Le permite definir incrementos horizontales y verticales de la cuadrícula en píxeles, y (para informes y etiquetas) especifica si la regla se muestra en pulgadas o píxeles. Este comando está disponible cuando trabaja con un informe, una etiqueta, un formulario o una clase. Puede establecer la configuración predeterminada para el Diseñador de formularios en la ficha Formularios del cuadro de diálogo Opciones. Opciones del cuadro de diálogo Cuadrícula (en píxeles) Horizontal Especifica el número de píxeles por pulgada horizontalmente. El intervalo va de 1 a 48 píxeles. Utilice el control numérico o escriba un número en el cuadro de edición. Vertical Especifica el número de píxeles por pulgada verticalmente. El intervalo va de 1 a 48 píxeles. Utilice el control numérico o escriba un número en el cuadro de edición. Escala de la regla Configuración predeterminada del sistema Especifica las pulgadas como la unidad de medida que se muestra en la regla según la configuración regional. Esta opción sólo aparece para informes y etiquetas. Píxeles Especifica los píxeles como unidad de medida que se muestra en la regla. Esta opción sólo aparece para informes y etiquetas. Diseñar informes y etiquetas Los informes y etiquetas proporcionan un modo flexible de mostrar y resumir datos en un documento impreso. Los informes tienen dos componentes Pág. 9 de 9
básicos: un origen de datos y un diseño. El origen de datos suele estar formado por tablas de la base de datos, pero también puede ser una vista, una consulta o un cursor. Las vistas y consultas filtran, ordenan y agrupan datos de la base de datos y el diseño del informe define el formato impreso de los informes. Una vez definidas una tabla y una vista o consulta, podrá crear informes o etiquetas. En este parte se trata lo siguiente: Preparar el diseño del informe Crear el diseño de un informe Crear el diseño de etiquetas postales Modificar el diseño Agregar controles de informe Agrupar datos en el diseño Personalizar el diseño Vista preliminar e impresión del informe o etiqueta Preparar el diseño del informe Puede diseñar un informe de forma que muestre sus datos de varias formas en la página impresa. Con el Diseñador de informes puede diseñar listas completas, resúmenes o subconjuntos especiales de datos, como por ejemplo una factura. El diseño de un informe tiene cuatro etapas principales: 1. Determinar el tipo de informe que va a crear. 2. Crear el archivo que contenga el diseño del informe. 3. Modificar y personalizar el archivo de diseño. 4. Efectuar la vista preliminar e impresión del informe. Pág. 10 de 10
El proceso de creación de un informe Determinar el diseño general Antes de crear un informe, decida el formato general que desea que éste tenga. Su informe puede ser tan simple como una lista de teléfonos basada en una sola tabla, o tan complejo como una factura basada en múltiples tablas. Puede crear también tipos especiales de informes. Por ejemplo, una etiqueta postal es un informe especial con un diseño específico y para un tipo de papel especial. Diseños generales para informes Para ayudarle a elegir un diseño, a continuación se presentan algunas descripciones de diseños generales de informes, sus usos comunes y ejemplos. Tipo de diseño Descripción Ejemplos Columna Fila Uno a varios1 Un registro por fila con campos dispuestos horizontalmente a lo ancho de la página Una columna de registros con campos dispuestos verticalmente uno bajo el otro Un registro o una relación uno a varios Más de una columna de registros con Multicolumna campos dispuestos verticalmente hacia abajo en margen izquierdo Mas de una columna de registros con campos dispuestos verticalmente hacia Etiqueta abajo en el margen izquierdo; impreso en papel especial 1 Diseños que tienen asociado un Asistente para informes Informe de grupos y totales1 Informes financieros Inventario Resumen de ventas Listas Facturas Estado de cuentas Listín Tarjetas de visita Etiquetas Etiquetas de nombres telefónico postales Pág. 11 de 11
Después de seleccionar el diseño general del informe que convenga a sus necesidades, puede crear el archivo de diseño del informe con el Diseñador de informes. Descripción de los archivos de diseño de informes El archivo de diseño de informe, que tiene una extensión.frx, almacena las especificaciones del informe. Cada archivo de informe tiene también asociado un archivo con extensión.frt. El archivo de informe especifica los campos que usted desea incluir, el texto que desea imprimir y la colocación de la información en la página. Para obtener la información desde su base de datos hasta la página impresa, imprima el archivo de informe. El archivo no almacena los valores de cada uno de los campos de datos, sino sólo la información de colocación y formato correspondiente a ese informe. Los valores pueden cambiar cada vez que se ejecuta el informe, dependiendo de los cambios que hayan ocurrido en los campos del origen de datos usado por el archivo de informe. Crear un diseño de informe Premium Administrativo ofrece tres formas de comenzar el diseño de un informe: Crear informes sencillos de una o varias tablas con un Asistente para informes. Crear un informe sencillo desde una tabla con Informe rápido. Modificar informes existentes o crear sus propios informes con el Diseñador de informes. Con cada uno de estos métodos creará un archivo de diseño de informe que puede modificar con el Diseñador de informes. El Asistente para informes es el método más fácil de iniciar un informe y ofrece automáticamente muchas de las características de personalización del Diseñador de informes. El Informe rápido es la forma más rápida de crear un diseño sencillo. Si crea un informe directamente con el Diseñador de informes, éste le presentará un diseño en blanco. Crear un informe con un Asistente para informes Siempre que quiera crear un informe puede usar un Asistente para informes que le ayude a configurarlo. El asistente le plantea una serie de preguntas y crea un diseño del informe basado en sus respuestas. Premium Administrativo proporciona estos asistentes para el diseño de informes y etiquetas: Informe Uno a varios Etiqueta Pág. 12 de 12
Combinar correspondencia El asistente que elija dependerá del diseño general y la complejidad de su informe. Para usar un Asistente para informes 1. En el Administrador de proyectos, seleccione Informes.Elija Nuevo. 2. Elija Asistente para informes. 3. Elija el tipo de informe que desea crear. 4. Siga las instrucciones de las pantallas del asistente. También puede tener acceso a los Asistentes para informes desde el menú. En el menú Herramientas, elija el comando Asistentes y, a continuación, elija Informes. Cuando use un asistente, puede usar el Diseñador de informes para agregar controles y personalizar su informe. Iniciar el Diseñador de informes Si no quiere usar un asistente para informes, puede partir de una presentación de informe en blanco y agregar controles. Para crear un informe en blanco 1. En el Administrador de proyectos, elija Informes. 2. Elija Nuevo. 3. Elija Nuevo informe. Aparecerá el Diseñador de informes. Puede utilizar cualquiera de las características del Diseñador de informes para agregar controles y personalizar de este modo su informe. Crear un diseño de etiquetas postales Una etiqueta es un diseño de múltiples columnas con una configuración especial para éstas de manera que coincidan con un papel especialmente diseñado para la impresión de etiquetas. En Visual FoxPro puede crear etiquetas rápidamente con el Asistente para etiquetas o el Diseñador de etiquetas. Modificar el diseño Si tiene un informe o una etiqueta en blanco, el asistente o el Informe rápido generará un informe que no se adapta enteramente a sus necesidades; puede modificarlo con el Diseñador de informes. Pág. 13 de 13
En las bandas del Diseñador de informes, puede insertar ciertos tipos de controles que contienen las etiquetas, campos, variables y expresiones que desea incluir en el informe impreso. Por ejemplo, en un listín telefónico podría colocar controles de campo para los nombres y números de teléfono, así como controles de etiqueta y encabezados de columna al principio de la lista. Para mejorar la apariencia visual del informe y hacerlo más legible, puede agregar otros controles como líneas, rectángulos y rectángulos redondeados. Puede incluir también controles dependientes de una imagen u objeto OLE. Cada uno de estos controles se muestra en la siguiente ilustración. Archivo de diseño del informe e informe resultante Puede abrir su informe o etiqueta en el Diseñador de informes para modificar y personalizar su diseño. Para modificar una etiqueta o un informe generado 1. En el Administrador de proyectos, seleccione un informe o una etiqueta. Pág. 14 de 14
2. Elija Modificar. Utilice las bandas del informe para determinar cómo desea que sea cada página, grupo y el comienzo y el fin de su informe. Las bandas del informe se pueden cambiar de tamaño. En estas bandas, agregue controles de informe y luego muévalos, cópielos, cámbieles el tamaño, alinéelos y ajústelos para organizar el texto y los campos de su informe. Preparar la ubicación de los datos Una vez que tenga un diseño de informe, puede modificar la ubicación de los datos en la página del informe. Con las bandas del Diseñador de informes puede controlar en qué posición de la página se imprimirán los datos. Su diseño de informe puede tener varias bandas. La ilustración siguiente muestra algunas de las bandas que un informe puede incluir, así como el contenido típico para cada una de ellas. Observe que la barra situada debajo de cada banda identifica la banda. Bandas de informe en el Diseñador de informes Pág. 15 de 15
Un informe puede tener también múltiples bandas de grupo o bandas para encabezados y pies de columna. Puede agregar esas bandas con los procedimientos descritos en las secciones Definir la página de informe y Agrupar datos en su diseño, más adelante en este mismo capítulo. Puede utilizar la tabla siguiente para determinar qué bandas desea utilizar. Use esta Para imprimir Use este comando banda En el menú Informe, elija Título y Título Una vez por informe resumen. Encabezado de Una vez por página Disponible de forma predeterminada. página Encabezado columna de Una vez por columna En el menú Archivo, elija Configurar página e introduzca un número de columna mayor que uno. Encabezado de Una vez por grupo grupo En el menú Informe, elija Agrupar datos. Banda Detalle Una vez por registro Disponible de forma predeterminada. Pie de grupo Una vez por grupo En el menú Informe, elija Agrupar datos. Pie de columna Elija Configurar página en el menú Una vez por Archivo e introduzca un número de columna columna mayor que uno. Pie de página Una vez por página Disponible de forma predeterminada. Resumen Una vez por informe En el menú Informe, elija Título y resumen. Puede situar cualquiera de los controles de informe en cualquiera de las bandas. También puede agregar funciones definidas por el usuario que se procesan durante la ejecución del informe. Cambiar el tamaño de las bandas Puede modificar el tamaño y las características de cada banda. Para cambiar el tamaño de una banda Arrastre la barra de la banda hasta la altura apropiada. Pág. 16 de 16
Utilice la regla de la izquierda como guía. La medida de la regla le indica la altura de esa banda sin incluir los márgenes de la página. Sugerencia No puede hacer una banda menor que la altura ocupada por los controles en el diseño. Puede mover los controles dentro de la banda y si lo desea, reducir su altura. Agregar controles de informe Puede insertar los siguientes tipos de controles de informe en las presentaciones de informe y etiqueta. Para mostrar Elija este control Campos de tabla, variables y otras expresiones Campo Texto Etiqueta Líneas rectas Línea Cuadros y bordes Rectángulo Círculos, elipses, cuadros con bordes redondeados y Rectángulo redondeado bordes Mapas de bits o campos generales Imagen/ActiveX dependiente Después de situar estos controles, puede cambiar las opciones de formato, tamaño, color, posición e impresión. También puede agregar un comentario a cada control para referencia únicamente; no se imprime en el informe. Agregar controles con Informe rápido Informe rápido es una característica que permite ahorrar tiempo y que crea automáticamente un diseño sencillo de un informe. Usted selecciona los componentes básicos del informe y Visual FoxPro crea el diseño de acuerdo con su selección. Las opciones que elija se reflejarán en el Diseñador de informes. Establecer el origen de datos del informe Puede definir fácilmente el origen de los datos que rellenarán los controles de su informe en el entorno de datos del informe. También puede agregar tablas o vistas, así como ordenar los datos con un índice de tabla. El entorno de datos administra los orígenes de los datos de sus informes: Abre las tablas o vistas cuando se abre o ejecuta el informe. Pág. 17 de 17
Rellena el conjunto de datos que su informe necesita basándose en tablas y vistas asociadas. Cierra las tablas cuando se cierra o libera el informe. Para agregar una tabla o una vista al entorno de datos 1. En el menú Ver, elija Entorno de datos. 2. En el menú Entorno de datos, elija Agregar. 3. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o vista, seleccione una base de datos en el cuadro Base de datos. 4. En el área Seleccionar, elija Tablas o Vistas. Su selección determina qué lista de campos aparece en el cuadro Tablas de la Base de datos. El Diseñador de entornos de datos 5. En el cuadro Tablas de la Base de datos, seleccione una tabla o una vista. 6. Elija Aceptar. Puede establecer el orden en que los registros aparecen en el informe si establece un índice para el entorno de datos. Agregar controles de campo Su informe o etiqueta puede incluir controles de campo que representen valores de campos de tabla, variables y cálculos. Pág. 18 de 18
Para agregar campos de tabla desde el entorno de datos 1. Abra el entorno de datos del informe. 2. Seleccione una tabla o una vista. 3. Arrastre y coloque los campos sobre el diseño. Para agregar campos de tabla desde la barra de herramientas 1. Desde la barra de herramientas Controles de informes, inserte un control Campo. 2. En el cuadro de diálogo Expresión de informe, elija el botón con tres puntos que hay después del cuadro Expresión. 3. En el cuadro Campos, haga doble clic en el nombre del campo deseado. Los nombres de la tabla y del campo aparecerán en el cuadro Expresión para campo del informe. Nota Si el cuadro Campos está vacío, agregue una tabla o vista al entorno de datos. No tiene que mantener el alias de nombre de la tabla en la expresión. Puede eliminarlo o puede desactivar las opciones del Generador de expresiones. 4. Elija Aceptar 5. En el cuadro de diálogo Expresión de informe, elija Aceptar. Agregar controles de etiqueta Los controles de etiqueta son los caracteres de texto literal que desea que aparezcan en el informe. Por ejemplo, la etiqueta "Total general" identifica el contenido de un control de campo que contiene una expresión de total. Para agregar un control de etiqueta 1. En la barra de herramientas Controles de informes, elija el botón Etiqueta. 2. En el Diseñador de informes, haga clic para situar el control. 3. Escriba los caracteres para la etiqueta. Pág. 19 de 19
Puede modificar el control como si estuviera en un editor de textos. Use la tecla ENTRAR para agregar líneas o el menú Edición para cortar, copiar y pegar texto. Para modificar un control de etiqueta En el Diseñador de informes, elija el botón Etiqueta y haga clic en la etiqueta que desea modificar y Escriba los cambios. Después de colocar el texto, puede cambiar la fuente y los colores. Para obtener más información al respecto, consulte las secciones Cambiar fuentes y Cambiar los colores del control más adelante en este capítulo. Agregar un campo de tipo general Puede insertar en su informe un campo general que contenga objetos OLE. Para insertar un campo general 1. En el Diseñador de informes, agregue un control Imagen/Control ActiveX dependiente. 2. En el área Origen de la imagen, seleccione Campo. Cuadro de diálogo Imagen para informe 3. En el cuadro Campo, escriba un nombre de campo. O bien Elija el botón con tres puntos para seleccionar un campo o una variable. 4. Elija Aceptar. El marcador de posición para el campo de tipo General aparecerá en el marco definido. De forma predeterminada, la imagen conserva su tamaño original. Pág. 20 de 20
Seleccionar, mover y ajustar el tamaño de controles de informe Si creó un diseño de informe que ya tiene controles, puede cambiar la colocación y el tamaño de los mismos. Puede cambiar cada control individualmente o puede seleccionar un grupo de ellos y tratarlos como una unidad. Para mover un control Seleccione el control y arrástrelo hasta la nueva posición en una banda de informe. El control se mueve en incrementos hasta su posición en el diseño. Los incrementos están basados en la configuración de la cuadrícula. Para anular la cuadrícula, presione la tecla CTRL mientras arrastra el control. Para seleccionar varios controles Arrastre para dibujar un cuadro de selección alrededor de los controles deseados. Aparecerán los controladores de selección alrededor de cada control. Mientras estén seleccionados puede moverlos, copiarlos o eliminarlos como un grupo. Puede asociar un grupo de controles para realizar varias tareas si los identifica como un grupo. Por ejemplo, puede querer asociar un control de etiqueta y un control de campo con cualquier otro de forma que pueda moverlos sin seleccionarlos por separado. Esta característica también es útil después de haber dado formato y alineado los controles, porque conserva sus posiciones con respecto a los demás. Para agrupar controles adyacentes 1. Seleccione los controles que quiera tratar como un grupo. 2. En el menú Formato, elija Agrupar. Los controladores de selección se trasladarán al nuevo contorno que engloba al grupo entero. Puede tratar el grupo de controles como una unidad. Para desagrupar un grupo de controles 1. Seleccione el grupo de controles. 2. En el menú Formato, elija Desagrupar. Aparecerán controladores de selección alrededor de cada uno de los controles que estaban en el grupo. Una vez que un control está en la presentación, puede cambiar su tamaño individualmente o puede ajustar el tamaño de un grupo de controles para que Pág. 21 de 21
coincida en todos. Puede ajustar el tamaño de cualquier control de informe excepto las etiquetas; su tamaño lo determinan el texto, la fuente y su tamaño en puntos. Para cambiar el tamaño de un control Seleccione el control y, a continuación, arrastre uno de los controladores de selección hasta conseguir el tamaño deseado. Para cambiar el tamaño de varios controles 1. Seleccione los controles que quiere que tengan el mismo tamaño. 2. En el menú Formato, elija Tamaño. 3. Elija la opción adecuada para ajustar el ancho, la altura o el tamaño. Los controles ajustan el tamaño de acuerdo con la opción seleccionada. Copiar y eliminar controles de informe Puede copiar y eliminar cualquiera de los controles del diseño de forma individual o como un grupo. Para copiar controles 1. Seleccione los controles. 2. En el menú Edición, elija Copiar y, a continuación, Pegar. Debajo del conjunto original aparecerá una copia de los controles seleccionados. 3. Arrastre la copia hacia su posición en el diseño. Para eliminar controles 1. Seleccione los controles. 2. En el menú Edición, elija Cortar o presione la tecla SUPR. Alinear controles Puede alinear controles entre sí o puede situarlos tomando como referencia la cuadrícula que proporciona el Diseñador de informes. Puede alinear los controles por un extremo o por el centro. Para alinear controles entre sí 1. Seleccione los controles que desea alinear. 2. En el menú Formato, elija Alinear. 3. En el submenú, elija la opción de alineación apropiada. Visual FoxPro utiliza como control de referencia el control cuyo borde está más cercano a la dirección que eligió; los demás controles se alinearán respecto a éste. Pág. 22 de 22
Puede utilizar también la barra de herramientas Diseño. Con esta barra de herramientas puede alinear con respecto al control más alejado del lado que ha seleccionado si mantiene presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el botón de alineación que desee. Herramienta de alineación a la izquierda Debe alinear los controles por un lado que todos los controles seleccionados tengan disponible y alejado de los demás. Los controles que están en una fila y se seleccionan para alinearse por su lado derecho, o el izquierdo, se apilarán unos encima de otros. De igual modo, los controles que están en una línea vertical y seleccionados para alinearse con respecto a la parte superior, o inferior, se solaparán. Para ver más información acerca de las barras de herramientas, busque un nombre de barra de herramientas específico en la Ayuda. Para centrar controles dentro de una banda 1. Seleccione los controles que desee alinear. 2. En el menú Formato, elija Alinear. Pág. 23 de 23
3. En el submenú, elija Centrar verticalmente o Centrar horizontalmente. Los controles se mueven hacia el centro horizontal o vertical de su respectiva banda. Ajustar la posición del control Puede colocar un control en una posición especifica de la página del informe mediante la barra de estado o la cuadrícula. De forma predeterminada, los controles se ajustan automáticamente a la posición más cercana de la cuadrícula. Puede elegir desactivar la característica de ajuste automático y mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula. Las líneas de cuadrícula pueden ayudarle a colocar los controles en el diseño. Para colocar un control en una posición específica 1. En el menú Ver, elija Mostrar posición. 2. Seleccione el control y mueva el control al lugar deseado usando la información sobre su posición que aparece en la barra de estado. Para alinear controles manualmente En el menú Formato, desactive Forzar a la cuadrícula. Para mostrar las líneas de cuadrícula En el menú Ver, elija Líneas de cuadrícula. Aparecerá una cuadrícula en las bandas del informe. Para cambiar la medida de la cuadrícula 1. En el menú Formato, elija Configurar cuadrícula. 2. En el cuadro de diálogo Configurar cuadrícula, introduzca el número de píxeles para el ancho (horizontal) y la altura (vertical) de cada cuadrado de la cuadrícula. Agrupar datos en el diseño Después de crear el diseño básico, podría decidir que agrupar los registros por ciertos campos u otros criterios haría el informe más fácil de leer. Puede agregar uno o varios grupos, cambiar el orden de los grupos, repetir encabezados de grupo o cambiar o eliminar bandas de grupos. La agrupación le permite separar grupos de registros visualmente y mostrar datos introductorios y de resumen para cada grupo. El cambio de grupo se basa en una expresión de agrupamiento. Esta expresión suele estar basada en uno o más campos de tabla, pero puede ser tan compleja como quiera. Pág. 24 de 24
Cuando tiene grupos, su diseño de informe tiene bandas Encabezado de grupo y Pie de grupo, a las cuales puede agregar controles. Normalmente, las bandas Encabezado de grupo contienen el control de campo para el campo utilizado para el grupo. Puede agregar líneas, rectángulos, rectángulos redondeados o cualquier etiqueta que quiera que aparezca delante del primer registro en un grupo. Los pies de grupo suelen contener totales de grupo y otra información de resumen para el grupo. También puede especificar otras opciones para los grupos: Imprimir texto en los encabezados y pies de página para identificar grupos específicos Imprimir cada grupo en una página nueva Restablecer los números de página cuando los grupos se impriman en una nueva página Si el origen de datos es una tabla, probablemente los registros no estén en el orden de agrupación adecuado. Sin embargo, puede ordenar los datos correctamente si establece un índice en la tabla, si usa una presentación del entorno de datos o si usa una consulta como origen de datos para mostrar los registros en grupos. El diseño del informe no actualiza el orden ni ordena los datos, sino que procesa los registros en el mismo orden en el que están en el origen de datos. El orden y la ordenación deben realizarse con una vista, un índice u otra forma de manipulación de datos fuera del diseño. Por ejemplo, si se produce un cambio de grupo en el campo Región, cada vez que el informe procese un valor de una región diferente se producirá un grupo. Sin embargo, eso no significa que un país al comienzo de la tabla debería ordenarse junto con el grupo del mismo país en el final de la tabla. Agregar un único grupo Un informe de un único grupo tiene un nivel de datos agrupados en base a una expresión que usted introduce. Por ejemplo, puede basar un grupo en el campo País para imprimir juntos todos los registros del mismo país. El origen de datos se debe ordenar con respecto a ese campo. Para agregar un grupo 1. En el menú Informe, elija Agrupar datos. Pág. 25 de 25
Cuadro de diálogo Agrupar datos 2. En el primer cuadro Grupo, escriba la expresión de grupo. O bien Elija el botón con tres puntos para crear una expresión en el Generador de expresiones. 3. En el área Propiedades de grupo, seleccione las propiedades que desee. 4. Elija Aceptar. Después de agregar la expresión, puede colocar los controles que desee en las bandas. Normalmente, el control de campo utilizado para los agrupamientos se traslada desde la banda Detalle hasta la banda Encabezado de grupo. Pág. 26 de 26
Agregar múltiples grupos de datos Puede definir un máximo de 20 niveles de agrupación de datos en un informe. Los grupos anidados son muy útiles para organizar datos y totalizar expresiones en diferentes niveles. Para elegir en qué nivel colocar una agrupación, estime con qué frecuencia podría cambiar el valor. Luego defina como primero el grupo que cambiará más a menudo. Por ejemplo, su informe podría necesitar una agrupación por regiones y otra agrupación por ciudades. Los valores de un campo Ciudad cambian más que los valores de un campo Región; por lo tanto, la ciudad debería ser la primera de los dos grupos y la región debería ser la segunda. En este informe de múltiples grupos, la tabla se debe ordenar o indexar sobre una expresión clave, como Región+Ciudad. Para agregar múltiples grupos 1.- En el menú Informe, elija Agrupar datos. Pág. 27 de 27
Cuadro de diálogo Agrupar datos 1. En el primer cuadro Grupo, escriba la expresión de grupo. O bien Elija el botón con tres puntos para crear una expresión en el Generador de expresiones. 2. En el área Propiedades de grupo, elija las propiedades que desee. 3. Elija Insertar y repita los pasos 2 y 3 para cada expresión de agrupamiento. 4. Elija Aceptar. Los grupos están numerados, en la lista Agrupar datos, en el orden en el que se crearon. En el Diseñador de informes, los nombres de las bandas de grupo contienen los números de grupo y una expresión de grupo truncada. Los encabezados y pies de grupo con el número más bajo se muestran más cerca de la banda Detalle. Cambiar una banda de grupo Es posible cambiar la expresión de grupo y las opciones de impresión de grupo. Para modificar una banda de grupo 1. En el menú Informe, elija Agrupar datos. 2. En el cuadro de diálogo Agrupar datos, seleccione la expresión de grupo que desea cambiar. 3. Introduzca la nueva expresión. O bien Elija el botón con tres puntos para cambiar la expresión en el Generador de expresiones. 4. Cambie las opciones de agrupamiento como sea necesario. Propiedades de grupo en el cuadro de diálogo Agrupar datos Pág. 28 de 28
5. Elija Aceptar. 6. En el cuadro de diálogo Agrupar datos, elija Aceptar. Eliminar una banda de grupo Si ya no necesita un determinado grupo en su diseño de informe, puede quitarlo. Para eliminar una banda de grupo 1. En el menú Informe, elija Agrupar datos. 2. Seleccione el grupo que quiera eliminar. 3. Elija Eliminar. La banda de grupo desaparece del diseño. Si la banda de grupo contiene controles, se le preguntará si desea eliminar también los controles. Cambiar el orden de agrupamiento Puede cambiar el orden de los grupos en un informe una vez definidos. Cuando los grupos se reordenan, todos los controles definidos en una banda de grupo se mueven a la nueva posición. Reordenar los grupos no cambia ningún control definido previamente. Si los cuadros o las líneas se han situado respecto a la parte superior o inferior de una banda de grupo, permanecerán acoplados a esa banda. Para cambiar el orden de los grupos 1. En el menú Informe, elija Agrupar datos. 2. Elija el botón de movimiento situado a la izquierda del grupo que quiera mover y arrástrelo hasta su nueva posición. Personalizar el diseño Cuando cree un diseño de informe, puede personalizarlo.. Puede además personalizar el diseño y cambiar la configuración actual con el Diseñador de informes. Pág. 29 de 29
Herramientas para personalizar el diseño del informe Puede cambiar el entorno de datos, la configuración de la página o los controles de informe. El entorno de datos define el origen de los datos a incluir en el informe, la configuración de la página define la apariencia general de la página y de las bandas del informe y los controles de informe definen los elementos que aparecerán en la página. Definir la página del informe Cuando prepara un informe, normalmente tiene una idea sobre cuál será la apariencia de la página. Por ejemplo, conoce los márgenes, el tipo de papel y el diseño que desea. Esta sección describe los valores de los márgenes, la orientación de la página y la altura de las bandas de la página del informe. Establecer el margen, el tamaño del papel y la orientación Puede establecer el margen izquierdo, el tamaño del papel y la orientación para el informe, así como el ancho de columnas y el espacio entre columnas para un informe con varias columnas. En este contexto, la palabra "columnas" se refiere al número de registros que se imprimen a lo ancho de la página, no al número de campos de un único registro. El Diseñador de informes no muestra esa configuración. Sólo muestra el área comprendida entre los márgenes que contienen un registro en una columna de la página. Además, si su informe tiene columnas y cambia el margen izquierdo, el ancho de la columna cambiará de forma automática para acomodarse al nuevo margen. Si cambia la configuración del tamaño del papel y la orientación, asegúrese de que la orientación es correcta para el tamaño de papel seleccionado. Por ejemplo, si selecciona un sobre, la orientación debería establecerse como Horizontal. Para establecer el margen izquierdo 1. En el menú Archivo, elija Especificar impresora. Cuadro de diálogo Configurar página Pág. 30 de 30
2. En el cuadro Margen izquierdo, introduzca un valor para el margen. La imagen de la página cambiará para mostrar el nuevo margen. 3. Para seleccionar un tamaño de papel, elija Configurar página. 4. En el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione un tamaño de página en la lista Tamaño. 5. Para seleccionar la orientación del papel, elija una orientación en el área Orientación y, a continuación, elija Aceptar. 6. En el cuadro de diálogo Configurar página, elija Aceptar. Definir el encabezado y el pie de página Los controles ubicados en las bandas Encabezado o Pie de página aparecen una vez en cada página del informe. Un informe que tenga muchas páginas debería incluir el nombre del informe, el número de página, la fecha y las etiquetas (si es apropiado) en un encabezado o pie. Definir la banda Detalle Típicamente, los controles situados en banda Detalle se imprimen una vez para cada registro. Agregar las bandas Título y Resumen La banda Título contiene información que se imprime una sola vez al principio del informe y la banda Resumen contiene información que se imprime una sola vez al final del informe. Tanto el título como el resumen pueden estar en su propia página. Campos con expresiones de totalización se convertirán en totales generales cuando se ubiquen en la banda Resumen. Para agregar una banda Título y Resumen 1. En el menú Informe, elija Título y resumen. 2. Elija las bandas que desee. 3. Si quiere que la banda aparezca en su propia página, elija Nueva página. 4. Elija Aceptar. El Diseñador de informes mostrará las nuevas bandas. Dar formato a los controles de campo Después de insertar un control de campo, puede cambiar el tipo de datos y el formato de impresión del control. Los tipos de datos pueden ser Carácter, Numérico, o Fecha. Cada uno de estos tipos tiene sus propias opciones de Pág. 31 de 31
formato, incluyendo la opción de crear sus propias plantillas de formato. El formato determina cómo se muestra el campo cuando se imprime el informe o la etiqueta. Normalmente, podría convertir todo el resultado alfabético a mayúsculas, insertar comas o puntos decimales en el resultado numérico, mostrar el resultado numérico en formato de moneda o convertir un formato de fecha a otro. Definir formatos de control de campo Puede elegir entre diversas opciones de formato para cada tipo de datos. Para dar formato a un control de campo 1. Haga doble clic en el control Campo. 2. En el cuadro de diálogo Expresión de informe, elija el botón con tres puntos que hay después del cuadro Formato. 3. En el cuadro de diálogo Formato, seleccione el tipo de dato para el campo: Carácter, Numérico o Fecha. El área Opciones de edición muestra las opciones de formato disponibles para ese tipo de datos. Nota Este tipo de datos se aplica sólo al control de informe. En él se refleja el tipo de datos de la expresión y no cambia el tipo de datos del campo en la tabla. 4. Seleccione las opciones de alineación y formato que desee. El cuadro de diálogo Formato muestra diferentes opciones dependiendo del tipo de datos elegido. Puede crear también una plantilla de formato mediante la introducción de ciertos caracteres en el cuadro de diálogo Formato. Para obtener más información al respecto, busque "Plantilla de formato". Alinear texto en un campo Puede alinear el contenido de un campo dentro del control. Esto no cambia la posición del control en el informe, sólo el contenido del control. Para alinear texto en un control de campo 1. Seleccione los controles que desea cambiar. 2. En el menú Formato, elija Alineación del texto. 3. En el submenú, elija el comando adecuado. 4. Para alinear texto en un campo 1. Haga doble clic en el control Campo. 2. En el cuadro de diálogo Expresión de informe, elija el botón con tres puntos que hay después del cuadro Formato. Pág. 32 de 32
Cuadro de diálogo Formato para una expresión numérica 3. En el cuadro de diálogo Formato, seleccione el tipo de datos para el campo: Carácter, Numérico o Fecha. 4. Seleccione las opciones de alineación y formato que desee. Cambiar fuentes Puede cambiar la fuente y el tamaño del texto para cada campo o control de etiqueta, o bien puede cambiar la fuente predeterminada para el informe. Para cambiar las fuentes y su tamaño en un informe 1. Seleccione el control. 2. En el menú Formato, elija Fuente. Aparecerá el cuadro de diálogo Fuente. Pág. 33 de 33
3. Seleccione la fuente apropiada y su tamaño en puntos. A continuación, elija Aceptar. Para cambiar la fuente predeterminada 1. En el menú Informe, elija Fuente predeterminada. 2. En el cuadro de diálogo Fuente, seleccione la fuente apropiada y el tamaño en puntos que quiera usar como predeterminado. A continuación elija Aceptar. Los controles que inserte reflejarán la nueva configuración de fuente. Agregar líneas, rectángulos y círculos Las líneas, rectángulos y círculos aportan un interés visual al diseño de su informe. Puede usarlos para separar o destacar partes del informe. Dibujar líneas Puede agregar líneas verticales y horizontales a su informe con el control Línea. A menudo es posible que quiera líneas entre los detalles contenidos en el cuerpo del informe y la información del encabezado y el pie. Para dibujar una línea 1. En la barra de herramientas Controles de informes, elija el botón Línea. 2. En el Diseñador de informes, arrastre el mouse para ajustar el tamaño de línea. Después de dibujar la línea, puede moverla, ajustar su tamaño o cambiar su grosor y color. Para ver más información al respecto, consulte la sección Cambiar el estilo o el grosor de línea de este capítulo. Dibujar rectángulos Puede dibujar rectángulos en su diseño para organizar visualmente la información que se imprime en la página. Puede utilizarlos como bordes alrededor de los controles y bandas del informe, o también como bordes para toda la página. Pág. 34 de 34
Para dibujar un rectángulo 1. En la barra de herramientas Controles de informes, elija el botón Rectángulo. 2. En el Diseñador de informes arrastre el mouse para ajustar el tamaño del rectángulo. Dibujar rectángulos redondeados y círculos Puede dibujar círculos o rectángulos con varios tipos de esquinas redondeadas. Para dibujar un rectángulo o un círculo 1. En la barra de herramientas Controles de informes, elija el botón Rectángulo redondeado. 2. En el Diseñador de informes, arrastre para ajustar el tamaño del control. 3. Haga doble clic en el control. Cuadro de diálogo Rectángulo redondeado 4. En el área Estilo, elija el estilo de esquina que desee. 5. Si es apropiado, establezca las opciones de posición. 6. Elija Aceptar. Pág. 35 de 35
Cambiar el estilo o el grosor de línea Puede cambiar el grosor de las líneas usadas para trazar líneas horizontales y verticales, rectángulos y rectángulos redondeados hasta un ancho de 6 puntos. También puede cambiar el estilo de la línea, desde una línea de puntos hasta una combinación de líneas y puntos. Para cambiar el tamaño o el estilo de la línea 1. Seleccione el control de línea, rectángulo o rectángulo redondeado que quiere cambiar. 2. En el menú Formato, elija Borde. 3. En el submenú, seleccione el tamaño o el estilo apropiado. Agregar una imagen Puede insertar una imagen como parte de un informe. Por ejemplo, el logotipo de una compañía puede aparecer en el encabezado de página de una factura. Las imágenes procedentes de un archivo son estáticas, es decir, no cambian con cada registro o grupo de registros. Si quiere cambiar la presentación dependiendo del registro, inserte un campo general en su lugar. Para agregar una imagen 1. En la barra de herramientas Controles de informes, elija el botón Imagen/Control ActiveX dependiente. 2. En el Diseñador de informes, arrastre para ajustar el tamaño de la imagen. Cuadro de diálogo Imagen para informe Pág. 36 de 36
3. En el área Origen de la imagen, elija Archivo. 4. En el cuadro Archivo, escriba la ubicación del archivo. O bien Elija el botón con tres puntos para seleccionar un archivo del tipo.bmp o.ico. 5. Si es apropiado, ajuste el tamaño, la posición o las opciones de impresión. 6. Elija Aceptar. Cambiar el color de los controles Puede cambiar el color de un campo, etiqueta, línea o rectángulo. Para cambiar colores 1. Seleccione los controles cuyo color desea cambiar. 2. En la barra de herramientas Paleta de colores, elija Color de primer plano o Color de fondo. 3. Elija el color que desee. Agregar un comentario a un control Mientras crea o cambia un control, puede querer incluir una descripción. El cuadro de diálogo de cada control ofrece un cuadro de comentario. Esos comentarios se guardan con el archivo de diseño, pero no aparecen en el informe o en la etiqueta impresos. Para agregar un comentario a un control 1. Haga doble clic en el control. 2. Escriba el comentario en el cuadro Comentarios del cuadro de diálogo del control. 3. Elija Aceptar. Pág. 37 de 37
Vista preliminar e impresión de su informe o etiqueta Después de comenzar el diseño de su informe o etiqueta, puede ver una vista preliminar de su trabajo o bien imprimir un informe o etiqueta. Puede ver una vista preliminar en cualquier momento mientras personaliza el diseño. Vista preliminar de los resultados Si hace una vista preliminar de un informe podrá ver cómo queda en la página sin necesidad de imprimirlo antes. Por ejemplo, puede comprobar la alineación y el espacio de las columnas de datos o ver si el informe devuelve los datos que desea. Tiene dos opciones: ver una página entera o hacer zoom para acercar una parte de una página del informe. La ventana Vista preliminar tiene su propia barra de herramientas, con botones que pueden llevarle de una página a otra del informe. Para hacer una vista preliminar de su diseño En el menú Ver, elija Vista preliminar. Vista preliminar del informe Pág. 38 de 38