Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad Grupo C Modelo de Gestión de la Información de la Base de datos de terceros de Platino 15 diciembre 2011
ÍNDICE Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 OBJETIVOS Y CONTENIDOS DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DE PLATINO... 4 3 MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DE PLATINO... 5 3.1 PROCEDIMIENTO DE ALTA DE UN TERCERO... 5 3.1.1 Sede electrónica... 5 3.1.2 BackOffice Sistemas de gestión de expedientes... 6 3.2 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN TERCERO... 6 3.3 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE UN TERCERO... 7 3.4 IMPLICACIONES EN LOS BACKOFFICE... 8 4 LOPD... 8 4.1 CLÁUSULAS DE LOS FORMULARIOS... 8 4.2 CLAUSULA DE LAS SEDES ELECTRÓNICAS... 9 5 ADAPTACIÓN AL NUEVO MODELO... 10 6 ANEXO I: FAQ... 10 2
1 Introducción La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. Dentro de este marco jurídico el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, desarrolla la mencionada Ley en aquellos aspectos que se consideran básicos para el impulso de la administración electrónica en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. En el apartado 5 del art. 9 se regula que desde el Punto General de Acceso los ciudadanos tendrán acceso al estado de tramitación de todos los procedimientos que se gestionan electrónicamente en las distintas sedes electrónicas. Asimismo, en el apartado 2 del art. 15 se establece que con la finalidad de llevar a cabo una gestión uniforme y homogénea de los datos de los interesados que interactúen por medios electrónicos con los distintos órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos, las aplicaciones informáticas que den soporten a la gestión de los servicios y trámites electrónicos deberán utilizar el Servicio de Base de Datos de Terceros de la Plataforma de Interoperabilidad Corporativa del Gobierno de Canarias. Por último, en el anexo del citado decreto se establece que tendrán consideración de Servicios Comunes de Tramitación Electrónica varios de los servicios de la Plataforma de Interoperabilidad Corporativa del Gobierno de Canarias, y entre ellos el Servicio de Base de Datos de Terceros. Con objeto de garantizar la integridad y calidad de la información susceptible de ser almacenada y gestionada en el servicio de Base de datos de terceros de Platino por las diferentes sedes electrónicas y sistemas de gestión de expedientes, se define el Modelo de Gestión de la Información de la Base de datos de terceros de Platino expuesto en este documento. 3
2 Objetivos y Contenidos de la Base de datos de terceros de Platino Antes de proceder a definir el modelo de gestión para la actualización de la información, se considera necesario establecer los objetivos que se persiguen con la Base de datos de terceros de Platino, en adelante BBDD Terceros, y la información que se deberá gestionar en el marco de dicho servicio corporativo. Los objetivos de este servicio son: Almacenar información relativa a personas físicas y jurídicas que interactúen o puedan interactuar 1 por medios electrónicos con los distintos servicios de la Administración Autonómica. Centralizar unos datos de contacto, gestionados por el propio ciudadano, disponibles de manera horizontal a los distintos Organismos en los que pueda realizar un trámite, sin perjuicio de que pueda utilizar datos diferentes para la iniciación de un procedimiento en concreto. Facilitar al ciudadano la precarga de sus datos de contacto en el momento de iniciar, por medios electrónicos, un procedimiento en cualquiera de las sedes electrónicas de la Administración Autonómica. Por tanto, no es objetivo/función de este servicio el almacenamiento de los datos de los terceros que los diferentes BackOffice del Gobierno de Canarias necesiten para la tramitación de sus procedimientos, ya que éstos podrán facilitar información de contacto y/o a efectos de notificación diferente al inicio de cada procedimiento. La información de los ciudadanos que se gestionará en este servicio será: (*) Número de identificación. (*) Nombre y apellidos. Tres domicilios de contacto y uno activo o principal. Una única dirección de correo electrónico. Un único teléfono fijo de contacto. Un único teléfono móvil de contacto. (*) Campos obligatorios. 1 Un ciudadano que inicia por el canal presencial un procedimiento en un Departamento que tiene implantada la gestión integral electrónica de dicho procedimiento, también deberá ser dado de alta en este servicio, con objeto de poder ejercer su derecho a utilizar el canal para relacionarse por medios electrónicos y conocer el estado de tramitación de su expediente. 4
Los ciudadanos se identificarán unívocamente en Platino a través de su URI. Platino, no permitirá el alta automática de terceros con número de identificación repetido (NIF, NIE, etc.). En caso de detectar alguna excepción de un ciudadano con número de identificación repetido, se procederá a su alta manual en la BBDD Terceros. Platino proporcionará los mecanismos necesarios para permitir a las Sedes y los backoffices la identificación unívoca de los ciudadanos con número de identificación repetido mediante la comprobación del nombre y apellidos. Igualmente, y de cara a intentar evitar la existencia de duplicados ficticios, por parte de Platino se estudiará la posibilidad y viabilidad de habilitar algún mecanismo que, a través del nombre, detecte ciudadanos repetidos por tener NIE y NIF (ciudadanos extranjeros nacionalizados). 3 Modelo de gestión de la información de la Base de datos de Terceros de Platino 3.1 Procedimiento de Alta de un tercero 3.1.1 Sede electrónica El alta de un ciudadano en la BBDD Terceros se realiza en el momento que dicho ciudadano accede por primera vez a un servicio electrónico de algunas de las sedes del Gobierno de Canarias. En ese momento, se le requiere al ciudadano el alta en dicha base de datos y se procede a la captura de los datos identificativos del tercero, obteniendo la información directamente del certificado digital utilizado por el ciudadano como identificación electrónica. De esta forma los datos de identificación no sufren manipulación alguna y la información almacenada en la base de datos refleja fielmente la identificación del tercero. El resto de datos correspondientes a domicilio, teléfonos de contacto, correo electrónico, etc. son introducidos (de manera opcional) manualmente por el tercero mediante un formulario diseñado a tal efecto. De cara a los ciudadanos y a los sistemas informáticos que se integren en la BBDD de Terceros, Platino permitirá hasta 3 domicilios activos. Por parte de Platino se estudiará la posibilidad y viabilidad de validar y normalizar la entrada y modificación de los datos asociados al tercero y en especial los correspondientes al domicilio (callejero del ISTAC) y al nombre y apellidos (minúsculas vs mayúsculas, vocales acentuadas, admisión y utilización de preposiciones, artículos, contracciones, guiones en apellidos compuestos, etc.). 5
La representación de terceros desde las Sedes, sólo producirá el alta del representado en Platino (sólo datos identificativos), cuando la representación y los datos identificativos del representado se puedan comprobar a través de la utilización del correspondiente certificado digital (certificado digital de persona jurídica). 3.1.2 BackOffice Sistemas de gestión de expedientes También se deberá habilitar el alta de terceros en este servicio desde los BackOffice que realizan una gestión electrónica de procedimientos. Aquellos ciudadanos que inician presencialmente alguno de estos procedimientos, deberán ser dados de alta en el servicio de base de datos de terceros con objeto de habilitar su derecho a consultar por medios electrónicos el estado de la tramitación de su solicitud (especialmente desde el Punto General de Acceso). Con objeto de garantizar la calidad de los datos que se almacenarán en la BBDD Terceros, se adoptarán las siguientes medidas: Se grabarán en la BBDD Terceros únicamente los campos obligatorios (Número de identificación, Nombre y Apellidos) El empleado público que realice el alta, utilizará como referencia los datos ofrecidos por el servicio de verificación de datos de identidad (con el consentimiento expreso del ciudadano que se deberá recoger en la solicitud de iniciación del procedimiento) o la fotocopia de su NIF/NIE presentada junto a la solicitud, en caso de que no consienta dicha verificación. No se deberán utilizar los datos que se reflejen en el formulario de solicitud presentada por el ciudadano. Este procedimiento conlleva una responsabilidad en el empleado público que genera el alta en la BBDD Terceros, en lo que respecta al cumplimentado correcto de los datos de manera coincidente con el documento de referencia (certificado de verificación de datos de identidad o fotocopia del NIF/NIE). Desde los backoffice s también se deberá dar de alta al representado, siendo igualmente responsabilidad del empleado público que da el alta, el verificar la coincidencia de los datos con el correspondiente documento de referencia (certificado de verificación de datos de identidad o fotocopia del NIF/NIE). 3.2 Procedimiento de Modificación de los datos de un tercero La modificación de los datos de un ciudadano registrados en la BBDD Terceros únicamente podrá ser efectuada por el propio interesado desde alguna de las sedes electrónicas del Gobierno de Canarias. Los campos obligatorios (Número de identificación, Nombre y Apellidos) no podrán ser modificados. En el caso de que un ciudadano necesite subsanar un posible error en alguno de estos campos, podrá ejercer su derecho de rectificación que se recoge en el artículo 16 de la LOPD: 6
El Departamento que recepciona la comunicación, contactará con el Órgano responsable de Platino para que proceda a la rectificación de dichos datos en la BBDD Terceros. Se procederá a su rectificación conforme al procedimiento y plazos establecidos en la LOPD y su reglamento de desarrollo. Los sistemas de gestión de expedientes no podrán actualizar ninguno de los datos de los ciudadanos registrados en la BBDD Terceros. Por tanto, si el ciudadano, a lo largo de la tramitación de un expediente, notifica un cambio de domicilio (por ejemplo, a efectos de notificación), esta modificación tan solo tendrá efectos en los datos registrados del ciudadano en el propio BackOffice responsable de la gestión electrónica del expediente, y no en la BBDD Terceros. A este respecto, Platino no permitirá a ningún BackOffice la modificación de los datos de un ciudadano almacenados en su BBDD de Terceros. Sin embargo, sí permitirá dicha modificación desde las Sedes electrónicas. De las modificaciones de datos que se efectúen en la BBDD de Terceros se guardará un histórico en Platino. De cara a los ciudadanos y a los sistemas informáticos que se integren con la BBDD de Terceros solo se mostrará el domicilio que en cada momento se encuentre activo. 3.3 Procedimiento de Baja de un tercero Si el ciudadano solicita ejercer su derecho de cancelación de sus datos registrados en la BBDD Terceros, conforme al artículo 4.5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD): Se comunicará al ciudadano que la cancelación de esos datos, implicará que no podrá ejercer su derecho a consultar el estado de la tramitación de los expedientes desde el Punto General de Acceso y posiblemente desde la Sede electrónica responsable del procedimiento (si ésta utiliza el SSTT de Platino para mostrar la información del estado del expediente). Para volver a poder consultar desde la Sede electrónica los nuevos expedientes que inicie, deberá volver a registrarse en alguna de las Sedes electrónicas del Gobierno de Canarias. El Departamento que recepciona la comunicación, contactará con el Órgano responsable de Platino para que proceda a la cancelación de dichos datos, tanto de la BBDD Terceros, como de otros servicios implicados como el servicio de Soporte a la tramitación. Se procederá a su cancelación conforme al procedimiento y plazos establecidos en la LOPD y su reglamento de desarrollo. 7
3.4 Implicaciones en los BackOffice Los procedimientos descritos de alta, baja y modificación de la información de la BBDD Terceros conllevan las siguientes implicaciones en los BackOffice que gestionan electrónicamente los expedientes: Cuando se inicia un nuevo expediente, los BackOffice deberán realizar una copia en su propia base de datos de información de terceros de los datos que se plasman en su solicitud, no siendo correcto referenciar mediante los identificadores (URI s) de Platino a información que esta Plataforma tiene registrada de los interesados (como la dirección de contacto, teléfono, email, etc.). Con objeto de poder referenciar al tercero en Platino, El BackOffice tan solo deberá almacenar la URI del propio tercero. Solo serán autorizados a generar altas de nuevos terceros con los datos obligatorios. No estarán autorizados a realizar operaciones de modificación o baja. 4 LOPD 4.1 Cláusulas de los formularios a) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente (papel) como por medios electrónicos, se deberá incluir una clausula referente a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en las condiciones que se establecen en su artículo 5. b) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente (papel) como por medios electrónicos, se deberá requerir consentimiento expreso al ciudadano (salvo que exista normativa con rango de Ley) para consultar el servicio de verificación de identidad. A tal efecto se propone el siguiente modelo: CONSENTIMIENTO EXPRESO DNI/NIE La persona abajo firmante presta su CONSENTIMIENTO para la consulta de sus datos de identidad a través del Sistema de Verificación de Identidad. NO CONSIENTE y aporta fotocopia autenticada del DNI/NIE c) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente (papel) como por medios electrónicos, se deberá requerir autorización expresa al ciudadano para recabar los datos y documentos que obren en poder de las distintas 8
Administraciones Públicas que sean necesarios para la resolución de la correspondiente solicitud. A tal efecto se propone el siguiente modelo: Autorizo No autorizo a [DEPARTAMENTO] para recabar los datos y documentos que obren en poder de las distintas Administraciones Públicas que sean necesarios para la resolución de la presente solicitud. 4.2 Clausula de las Sedes electrónicas Las sedes electrónicas deberán especificar en su Aviso legal la siguiente clausula referente a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD): El [DEPARTAMENTO] 2 garantiza en todo momento la confidencialidad de los datos personales que se faciliten a través de esta dirección electrónica en los términos establecidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), adoptando las medidas necesarias para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de los datos, implementando las medidas de seguridad necesarias y adecuadas al tipo de datos personales, de acuerdo con el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. Los datos que se requieren serán los estrictamente necesarios, adecuados y pertinentes para la finalidad por la que se recogen y serán almacenados en un fichero automatizado cuya finalidad es el almacenamiento de la información de los terceros que se relacionan con la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias por medios electrónicos. La titularidad del fichero corresponde al Gobierno de Canarias. En cualquier momento usted podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición mediante solicitud escrita dirigida a [DESTINO 3 ] en cualquiera de las siguientes direcciones: [DIRECCIONES]. Asimismo se informa que los datos personales que se faciliten a través de los distintos formularios o solicitudes de esta sede electrónica serán tratados en los términos descritos en las cláusulas informativas que figuran al pie de los mismos. 2 Se debe indicar el órgano titular responsable de la sede. 3 Órgano titular o responsable de la gestión de la correspondiente sede electrónica. 9
5 Adaptación al nuevo modelo Por parte de Platino se deberá estimar y planificar los cambios asociados al nuevo modelo de gestión. Conforme al nuevo modelo propuesto, se eliminarán de la BBDD de terceros los domicilios y resto de datos identificativos que hasta ahora se han dado de alta por parte de los backoffice s. Para los domicilios y resto de datos identificativos que se hayan dado alta en Terceros por parte de la SEDE, se aplicará una depuración para eliminar domicilios repetidos y limitar a 3 el número de domicilios permitidos. 6 Anexo I: FAQ P: Cuántos domicilios puede tener un ciudadano en la Base de datos de terceros de Platino? o R: Tres. P: Se permite la modificación de un domicilio? Quién puede modificar un domicilio de un tercero? o R: Sí. La modificación únicamente puede ser llevada a cabo por el propio ciudadano desde alguna de las Sedes electrónicas del Gobierno de Canarias. P: Se permite la baja de un domicilio? Quién puede dar de baja un domicilio de un tercero? o R: Sí. La baja de un domicilio únicamente puede ser llevada a cabo por el propio ciudadano desde alguna de las Sedes electrónicas del Gobierno de Canarias. P: Cómo afecta la baja o modificación de un domicilio a los datos obtenidos por un BackOffice en el momento de presentación de una solicitud telemática? o R: No afecta. Los BackOffice deben realizar una copia de los datos que el ciudadano comunique en la solicitud de inicio del procedimiento en su propia base de datos. 10
Control del Documento Creado por: Revisado por: Aprobado por: Lista de Distribución: Nombre del Fichero: Francisco J. Eugenio Baute y Manuel Pérez Coca Modelo_Gestion_BBDD_Terceros_GrupoC_v01-07 15_12_2011.doc Control de Versiones Versión Fecha Autor Comentario 01.00 01/07/2011 Francisco J. Eugenio Baute Versión inicial del documento. Manuel Pérez Coca 01.01 06/07/2011 Francisco J. Eugenio Baute Revisión del documento. Manuel Pérez Coca 01.02 11/07/2011 Manuel Pérez Coca Revisión del documento en la reunión del subgrupo C del 11/07/2011. 01.03 19/09/2011 Manuel Pérez Coca Revisado Francisco J. Eugenio Baute 01.04 14/10/2011 Francisco J. Eugenio Baute Revisado Subgrupo C 01-05 10/11/2011 Francisco J. Eugenio Baute Revisado Subgrupo C 01-06 29/11/2011 Rafael Carlos del Revisión con las Consejerías con 01-07 15/12/2011 Rosario Verdú Rafael Carlos del Rosario Verdú backoffice s integrados Aclaraciones de las Consejerías con backoffice s integrados 11