PLIEGO DE CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA CÓDIGO DEL PROCESO: RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001: 2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL
I. CONDICIONES PARTICULARES SECCIÓN I CONVOCATORIA Se invita a la Consultora BUREAU VERITAS ECUADOR S.A., habilitada en el Registro Único de Proveedores RUP, legalmente capaz para contratar, para que presente su oferta técnica y económica para la ejecución de la RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL. El presupuesto referencial es de USD dólares de Estados Unidos de América, sin incluir el IVA, y el plazo estimado para la ejecución del contrato es de SETECIENTOS TREINTA (730) días, contado a partir de la fecha de suscripción del Contrato. Las condiciones de esta Convocatoria son las siguientes: 1. El pliego está disponible, sin ningún costo, en el portal institucional del SERCOP, de conformidad con lo previsto en el inciso 4 del artículo 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP. 2. El invitado podrá formular preguntas hasta la fecha y hora determinada en el cronograma publicado en el Portal Institucional del SERCOP. EP PETROECUADOR, absolverá obligatoriamente todas las preguntas y realizará las aclaraciones necesarias, hasta la fecha y hora también establecidas en el mencionado cronograma publicado. 3. La oferta se presentará de forma física en la Secretaría de la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de EP PETROECUADOR en la siguiente dirección: calle Alpallana y Av. 6 de Diciembre, Edificio Plaza LAVI, sexto piso, hasta la fecha y hora publicada en el cronograma, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública -RGLOSNCP-. Los formularios 1 y 2 de la oferta técnica y, el precio de la misma, deberá subirse a través del Portal Institucional del SERCOP, hasta la fecha en que se cierre el plazo para la presentación de la oferta. La no publicación de los formularios referidos o la falta de ingreso del precio de la propuesta en el portal institucional será causa de descalificación de la oferta. De existir diferencia en el monto que consta en la oferta física y el registrado electrónicamente, se deberá proceder con la corrección de errores aritméticos por parte de EP PETROECUADOR. La apertura de la oferta se realizará una hora más tarde de la hora prevista para la recepción de la oferta. Para poder participar en el presente procedimiento, al momento de la presentación de la propuesta, la Consultora deberá encontrarse habilitada en el Registro Único de Proveedores. En consecuencia, para participar, bastará registrar o indicar en su propuesta, el número o código de RUP. 4. La oferta debe presentarse por la totalidad de la contratación. 5. De acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del Art. 131 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en este contrato no se establece ningún tipo de reajuste de precios, y la Consultora al aceptar su participación en este procedimiento precontractual y contractual renuncia expresamente al Reajuste de Precios. 6. La evaluación de la oferta se realizará aplicando los parámetros de calificación previstos en el Pliego, conforme lo dispone el artículo 54 del Reglamento General de la LOSNCP y las resoluciones que el SERCOP dicte para el efecto. 7. Los pagos del contrato se realizarán con cargo a los fondos propios provenientes del Presupuesto de EP PETROECUADOR.
8. El procedimiento se ceñirá a las disposiciones de la LOSNCP, su Reglamento General, las resoluciones del SERCOP y el presente pliego. 9. EP PETROECUADOR se reserva el derecho de cancelar o declarar desierto el procedimiento de contratación, situación en la que no habrá lugar a pago de indemnización alguna. Quito DM, marzo 2015 ING. TATHYANA JARAMILLO Y., MBA SUBGERENTE DE VENTAS MINORISTAS, ENC. EP PETROECUADOR 3 de 43
SECCIÓN II OBJETO DE LA CONTRATACIÓN, PRESUPUESTO REFERENCIAL Y TÉRMINOS DE REFERENCIA 2.1 Objeto: Este procedimiento precontractual tiene como propósito seleccionar a la oferta de mejor costo, en los términos del numeral 19 del artículo 6 de la LOSNCP, para la RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL 2.2 Presupuesto referencial: El presupuesto referencial es USD 8,800.00 (OCHO MIL OCHOCIENTOS 00/100) dólares de Estados Unidos de América sin incluir el IVA. 2.3 Términos de referencia: 2.3.1 Antecedentes Dentro de los objetivos establecidos en la Gerencia de Comercialización Nacional es la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental y Certificación y Recertificación bajo Normas Internacionales. Con este antecedente y como proceso de la Jefatura de Seguridad y Ambiente de la Gerencia de Comercialización Nacional, se ha certificado el Sistema de Gestión Ambiental en la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL, por este motivo se requiere contratar una empresa que realice la auditoría de RECERTIFICACIÓN del Sistema de Gestión Ambiental bajo la Norma ISO 14001:2004, así como dos auditorías de seguimiento anualmente, con el objetivo de mantener la RECERTIFICACIÓN Internacional del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004, en la facilidad operativa de EP PETROECUADOR. 2.3.2 Alcance La CONSULTORA debe efectuar la auditoria principal y de acreditación con el fin de verificar que el Sistema de Gestión Ambiental esté implementado según lo descrito en la Norma ISO 14001:2004, entrega de Certificados con su acreditación y realizar auditorías de seguimiento, dos en el año 2015, dos en el año 2016 y una en el año 2017. 2.3.3 Ubicación y descripción del área Las auditorias se realizarán en las instalaciones operativas de la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL, ubicada en la ciudad de Guayaquil. Nombre: ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL DE EP PETROECUADOR Ubicación: Av. 25 de Julio y calle 55 SE, vía Puerto Marítimo. Ubicación Cartográfica: UTM: 622.720 E 9 749.620 N Superficie: 22.000 m 2 2.3.4 Objetivo de la Auditoría a. Objetivo General: Recertificar Internacionalmente a la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL bajo Norma ISO 14001:2004. b. Objetivos Específicos: Realizar una auditoría principal, en la cual se verificará la implementación del Sistema de Gestión Ambiental en la estación según lo descrito en la Norma ISO 14001:2004 4 de 43
Realizar dos auditorías de seguimiento en el año 2015, dos en el 2016 y una en el año 2017, con el fin de verificar el mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental Establecer el plan de cada auditoría que deberá ser remitido mínimo con ocho días de antelación a la ejecución de la auditoria principal o las de seguimiento Ejecutar la auditoría Entregar el Informe de la Auditoría Analizar las acciones de cierre de No Conformidades y Observaciones 2.3.5 INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD Procedimientos, manuales, registros, indicadores de gestión que tengan que ver directamente con la Auditoría. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL El Sistema de Gestión Ambiental ha sido desarrollado e implantado en la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL perteneciente a la Gerencia de Comercialización Nacional de EP PETROECUADOR. INFRAESTRUCTURA La infraestructura actual con la que cuenta es la siguiente: 6 Islas de despacho de Diesel 4 Islas de despacho de multiproductos 1 Isla de despacho de GLP Edificio administrativo Bodegas repuestos Bodega de mantenimiento y limpieza Área de descarga y almacenamiento de productos limpios y GLP 10 tanques horizontales de almacenamiento de productos limpios 2 tanques horizontales de almacenamiento de GLP Área de lubricadora (no operativa) Sistema contra incendios Área de transformadores, tableros eléctricos, compresores y bodega. Cuarto de bombas de agua. Áreas de servicios varios (Cajeros automáticos, Local Comercial) Comedor. Facilidades de transporte: Servicio de transporte de combustibles (Combustibles limpios y GLP) (Contrato) Personal que labora en la Estación y presta servicios en nombre de ella: Directamente personas en relación de trabajo: 48 Directamente relación de trabajo: 11 Administrativos 35 Auxiliares de despacho 1 Auxiliar de lubricantes 1 Supervisor de Gestión Ambiental. 27 Servicio de Guardianía 5 Servicio Limpieza Turnos de Trabajo 5 de 43
Turnos rotativos de trabajo de 8 horas diarias, en la mañana y noche (área de despacho). Un turno rotativo de trabajo de 12 horas diarias (área técnica y recaudación). Horario de oficina de 8 horas diarias (área administrativa y auxiliar de limpieza). Tres turnos rotativos de 12 horas (área de seguridad física). 2.3.8 PRODUCTOS ESPERADOS Como productos de la Consultoría se entregarán: Informe de Auditoría principal de RECERTIFICACIÓN. Una Acreditación y 4 Certificados Originales Informe de auditorías por cada seguimiento de la RECERTIFICACIÓN durante el 2015, 2016 y 2017. 2.3.9 PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo estimado para la ejecución del contrato es de SETECIENTOS TREINTA (730) días, contado a partir de la suscripción del Contrato. 2.3.10 PERSONAL TÉCNICO / EQUIPO DE TRABAJO / RECURSOS En la instalación de la Estación de Servicio PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL se realizarán auditorias de seguimiento con auditores calificados. 2.3.11 FORMA Y CONDICIONES DE PAGO El presupuesto referencial es de USD 8,800.00 (OCHO MIL OCHOCIENTOS 00/100) dólares de Estados Unidos de América, sin incluir el IVA. El valor estipulado en el numeral anterior será pagado por EP PETROECUADOR a la CONSULTORA de la siguiente forma: AUDITORÍA DE RECERTIFICACIÓN - CERTIFICADOS Y ACREDITACIONES Posterior a la entrega del informe Auditoría Principal, el PRIMER PAGO AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO Aprobación del informe de auditoría de seguimiento 1/5, el SEGUNDO PAGO Aprobación del informe de auditoría de seguimiento 2/5 el TERCERO PAGO Aprobación del informe de auditoría de seguimiento 3/5 el CUARTO PAGO Aprobación del informe de auditoría de seguimiento 4/5 el QUINTO PAGO Aprobación del informe de auditoría de seguimiento 5/5 el SEXTO PAGO Será responsabilidad de EP PETROECUADOR efectuar las retenciones a que hubiere lugar y emitir los comprobantes correspondientes. 6 de 43
SECCION III CONDICIONES DEL PROCEDIMIENTO 3.1 Cronograma del procedimiento: El cronograma que regirá el procedimiento será el publicado en el portal Institucional del SERCOP. Concepto Día Hora Fecha de publicación 2015-03-02 18:00 Fecha límite de preguntas 2015-03-03 16:30 Fecha límite de respuestas y aclaraciones 2015-03-04 18:00 Fecha límite entrega de ofertas técnica y económica 2015-03-09 10:00 Fecha apertura oferta técnica 2015-03-09 11:00 Fecha inicio evaluación 2015-03-09 11:01 Fecha publicación resultados finales oferta técnica 2015-03-10 18:00 Fecha estimada de adjudicación 2015-03-12 18:00 3.2 Vigencia de la oferta: Las ofertas estarán vigentes hasta la celebración del contrato, de acuerdo a lo establecido en el artículo 30 de la LOSNCP. 3.3 Precio de la Oferta: Se entenderá por precio de la oferta al valor que el oferente haga constar en el Portal Institucional del SERCOP, información que se completará en línea, en el formulario de oferta económica. 3.3.1 Forma de presentar la oferta: La oferta se presentará numerada y sumillada, en forma física, en un sobre único, el cual contendrá el siguiente texto: CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL Sobre Único OFERTA (TECNICA y ECONOMICA) (Original y copia) Señores JEFATURA DE ADQUISICIONES DE OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORÍA EP PETROECUADOR Alpallana y Diego de Almagro, Edificio Plaza LAVI, sexto piso Secretario Proceso: Jhonny Campos G. Abg. Esp. Presente.- PRESENTADA POR: No se tomará en cuenta la oferta entregada en otro lugar o después del día y hora fijados para su entrega-recepción. En la Secretaría de la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de EP PETROECUADOR, se recibirá la oferta y anotará en el sobre de la oferta, la fecha y hora de recepción. 3.4 Plazo de ejecución: El plazo estimado para la ejecución del contrato es de SETECIENTOS TREINTA (730 días), contado a partir de la fecha de suscripción del contrato. 3.5 Alcance del precio de la oferta: El precio de la oferta deberá cubrir el valor de los trabajos a ejecutarse según sea su naturaleza, los costos indirectos, los impuestos y tasas vigentes; así como, los servicios para la ejecución completa de la consultoría a contratarse. 7 de 43
El participante deberá ofertar todos y cada uno de los rubros señalados en las Condiciones Particulares del Pliego, Formulario de Oferta Económica. De existir errores aritméticos se procederá a su corrección conforme a lo previsto en la Resolución emitida por el SERCOP para el efecto. 3.6 Forma de pago: Los pagos se realizarán de la manera prevista en el numeral 7 de la Convocatoria y en el Contrato. 8 de 43
SECCIÓN IV EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 4.1 Evaluación de la oferta: Para la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos se estará a la metodología cumple o no cumple. 4.1.1 Integridad de la oferta: La integridad de las ofertas se evaluará considerando la presentación de los Formularios de la oferta y requisitos mínimos previstos en el pliego. I. Formulario de la Oferta: 1.1 Presentación y compromiso; 1.2 Datos generales del oferente; 1.3 Identificación de socios, accionistas, partícipes mayoritarios del oferente en caso de ser persona jurídica; 1.4 Oferta económica 1.5 Metodología y cronograma de ejecución; 1.6 Experiencia del oferente en los últimos cinco años. 1.7 Personal Técnico clave asignado al proyecto; 1.8 Experiencia del Personal Técnico II. Formulario de compromiso de participación del personal técnico y hoja de vida: 2.1 Compromiso del Profesional asignado al proyecto 2.2 Hoja de Vida del personal técnico clave asignado al proyecto III. Formulario de compromiso de asociación o consorcio (de ser procedente) 4.1.2 Personal técnico clave: Un Auditor Líder Un Auditor Interno 4.1.3 Experiencia general y específica mínima: El oferente presentará como experiencia general mínima cuatro certificados en la realización de auditorías de sistemas de gestión ambiental en cualquier ámbito productivo, realizados en los últimos 5 años. Se considerará como experiencia específica mínima, la presentación de cinco certificados en la realización de auditorías de sistemas de gestión ambiental en el sector hidrocarburífero, realizados en los últimos 5 años. Los documentos aceptados y que permitirán demostrar los trabajos realizados son: Copias de las Actas de Entrega Recepción, copias de contratos o Certificado emitido por la empresa beneficiaria del servicio. Será responsabilidad de EP PETROECUADOR, verificar la autenticidad de la información presentada. 4.1.4 Metodología propuesta y cronograma de ejecución.- En este ítem se evaluará los criterios como enfoque, alcance y metodología de los trabajos de acuerdo a la propuesta presentada. Se evaluará la capacidad organizativa del oferente, la programación de los trabajos, la asignación de responsabilidades, los niveles de coordinación interna, etc. Deberá presentar el cronograma de participación del personal y la metodología para la ejecución del estudio. 9 de 43
4.1.5 Verificación de cumplimiento de integridad y requisitos mínimos de la oferta: PARÁMETRO CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES Integridad de la Oferta (Formulario de la Oferta) Personal técnico clave Experiencia general mínima Experiencia especifica mínima Metodología y cronograma de ejecución 4.2 Evaluación por puntaje: Si la oferta cumple con los requisitos mínimos será objeto de evaluación por puntaje. 4.2.1 Experiencia general: 10 puntos La contratista deberá acreditar experiencia en trabajos de igual característica, valor contractual y magnitud. Se considera como experiencia general, trabajos de consultoría ambiental tales como: auditorias de sistemas de gestión en ambiente o seguridad y salud, entre otros, en cualquier ámbito productivo, para lo cual la consultora presentará cuatro certificados de trabajos realizados en los últimos 5 años. A cada uno de los certificados se valorará con (2,5) puntos, con un total de diez (10) puntos. Los documentos aceptados y que permitirán demostrar los trabajos realizados son: copias certificadas de Actas de Entrega Recepción Definitiva, y contratos. 4.2.2 Experiencia específica: Se calificará con 20 puntos la experiencia específica. Como experiencia específica se considerarán trabajos ejecutados por la contratista como: auditorias de sistemas de gestión en ambiente o seguridad y salud, entre otros en el sector hidrocarburífero, para lo cual la consultora presentará cinco certificados de trabajos realizados en los últimos 5 años, a cada uno se le valorará con cuatro (4) puntos, con un total de veinte (20) puntos. Los documentos aceptados y que permitirán demostrar los trabajos realizados son: copias certificadas de Actas de Entrega Recepción Definitiva y contratos. 4.2.3 Experiencia Personal técnico clave: Se calificará con un total de 60 puntos. A cada técnico auditor se le asignará treinta (30) puntos. Los documentos aceptados y que permitirán demostrar los trabajos realizados son: certificados emitidos por la máxima autoridad de las empresas que hayan recibido el servicio. La experiencia del equipo técnico requerido es la siguiente: a. Auditor Líder (30 pts.) Con formación profesional en la rama de ingeniería y con título de cuarto nivel, en gestión ambiental o temas a fines, presentar el certificado de Auditor Líder Debe acreditar experiencia en los últimos cinco años en trabajos relacionados en: Sistemas de Gestión, Ejecución de Auditorías Ambientales como Auditor Líder; para lo cual debe presentar tres certificados y se valorará a cada certificado con cinco (5) puntos, para alcanzar el máximo de quince (15) puntos. Además, deberá presentar tres certificados que acredite capacitación en legislación ambiental ecuatoriana, Normas ISO 14001:2004, sistemas de gestión integrados. Cada certificado se valorará con cinco (5) puntos para alcanzar el máximo de quince (15) puntos. 10 de 43
a. Auditor Interno (30 pts.) Con formación profesional en la rama de ingeniería y con título de cuarto nivel, en gestión ambiental o temas a fines, presentar el certificado de Auditor Interno. Debe acreditar experiencia en los últimos cinco años en trabajos relacionados en: Sistemas de Gestión, Ejecución de Auditorías Ambientales como Auditor; para lo cual debe presentar tres certificados y se valorará a cada certificado con cinco (5) puntos, para alcanzar el máximo de quince (15) puntos. Además, deberá presentar tres certificados que acredite capacitación en legislación ambiental ecuatoriana, Normas ISO 14001:2004, sistemas de gestión integrados. Cada certificado se valorará con cinco (5) puntos para alcanzar el máximo de quince (15) puntos. 4.2.4 Metodología y cronograma de ejecución: 10 puntos a. Metodología de trabajo: (5 puntos) Se calificará la metodología presentada, tomando en cuenta al conjunto de procedimientos racionales propuestos para alcanzar los objetivos planteados en la Consultoría para la RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL. Los procedimientos deberán detallar las tareas, habilidades, conocimientos o cuidados específicos que se deban tener en cuenta al momento de desarrollar el proceso de Auditoría. La metodología depende de los postulados que el equipo consultor considere válidos; la técnica empleada se verá reflejada en la calidad y el tipo de trabajo presentado como resultado final, el mismo que deberá mantener un orden, objetividad y análisis de la Auditoría de Recertificación Internacional. b. Plan de Trabajo: (5 puntos) Se calificará con 5 puntos, el detalle del Plan de Trabajo, el mismo que debe contener la siguiente información: Descripción de las actividades que se van a desarrollar. Participantes, junto con sus funciones y responsabilidades. Tiempos de ejecución en función de las responsabilidades de cada participante. Detalles logísticos Cronograma de trabajo. Para la valoración se observarán los siguientes parámetros: Parámetro Experiencia general Experiencia específica Experiencia del personal técnico clave Metodología y cronograma de ejecución Equipos e Instrumentos Disponibles TOTAL Valoración 10 puntos 20 puntos 60 puntos 09 puntos 01 punto 100 puntos Para acceder a la evaluación de la propuesta económica, la propuesta técnica deberá alcanzar el puntaje mínimo de setenta (70) puntos. Si la propuesta técnica no alcanza dicho puntaje será descalificada y rechazada en esta etapa. 11 de 43
SECCIÓN V OBLIGACIONES DE LAS PARTES 5.1 Obligaciones de la Consultora: La consultora se obliga a: Prestar servicios de consultoría para la RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL y todo aquello que fuere necesario para la total ejecución del contrato, de conformidad con la oferta negociada, los términos de referencia, las condiciones generales y específicas y los demás documentos contractuales. Para el cumplimiento de los servicios de consultoría, contará durante la vigencia del contrato, con el personal técnico clave señalado en su oferta negociada, conforme al cronograma de actividades aprobado. Para sustituir personal técnico clave, asignado al proyecto, solicitará la previa autorización, por escrito, del administrador del contrato. A solicitud de la entidad, fundamentada en la ineficiencia comprobada del personal, a su costo, deberá sustituir uno o más de los profesionales, empleados o trabajadores asignados al proyecto. Solicitará a la entidad la aprobación correspondiente en caso de que requiera personal adicional al indicado en su oferta. 5.2 Obligaciones de EP PETROECUADOR: Dar solución a las peticiones y problemas que se presentaren en la ejecución del contrato, en un plazo de (4) días contados a partir de la petición escrita formulada por la consultora. Proporcionar a la Consultora los documentos, accesos e información relevante relacionada con los trabajos de consultoría, de los que dispusiera, y realizar las gestiones que le corresponda efectuar al contratante, ante los distintos organismos públicos, en un plazo de (2) días contados a partir de la petición escrita formulada por la Consultora. En caso de ser necesario, celebrar los contratos complementarios a partir de la decisión de la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado. Suscribir las actas de entrega recepción de los trabajos recibidos, siempre que se haya cumplido con lo previsto en la ley para la entrega recepción; y, en general, cumplir con las obligaciones derivadas del contrato. 12 de 43
II. CONDICIONES GENERALES SECCION I DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 1.1 Comisión Técnica: Únicamente para los procedimientos de Contratación Directa, no existe la figura de Comisión Técnica; la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado será la responsable del procedimiento. 1.2 Participantes: La convocatoria está dirigida a la Empresa BUREAU VERITAS ECUADOR S.A., quien se encuentra habilitado en el Código del Registro Único de Proveedores, RUP, y no está incurso en ninguna de las inhabilidades determinadas en los artículos 62 y 63 de la LOSNCP. 1.3 Presentación y apertura de ofertas: La oferta se presentarán de forma física en la Secretaría de la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de EP PETROECUADOR ubicada en la calle Alpallana y Diego de Almagro, Edificio Plaza Lavi, sexto piso. La Oferta técnico-económica se presentará hasta la fecha en que se cierre el plazo para la presentación de la oferta. EP PETROECUADOR, realizará la evaluación, negociación y adjudicación, sobre la base del Pliego en el término previsto en el cronograma del procedimiento. La apertura de la oferta técnica se realizará una hora más tarde de la hora prevista para la recepción de la oferta. El acto de apertura de la oferta técnica será público. De la apertura de la oferta técnica, en la que podrá estar presente el oferente, se levantará un acta que será suscrita por la Máxima Autoridad o su delegado con la siguiente información, la cual obligatoriamente se subirá al portal del SERCOP: a) Nombre del oferente; b) Plazo de ejecución propuesto por cada oferente; c) Número de hojas de cada oferta La oferta, técnica y económica, deberá ser entregada simultáneamente de forma física, en sobre único. La oferta económica será completada en línea y una impresión de la misma se incluirá en el sobre respectivo que se entregará físicamente. 1.4 Inhabilidades: No podrán intervenir en el proceso, ningún oferente que se encuentre incurso en las inhabilidades generales o especiales determinadas en los artículos 62 y 63 de la LOSNCP y artículos 110 y 111 del Reglamento General de la LOSNCP. y, en las Resoluciones emitidas por el SERCOP. De verificarse con posterioridad que la Consultora incursa en una inhabilidad general o especial hubiere suscrito el contrato, dará lugar a la terminación unilateral del contrato conforme el numeral 5 del artículo 94 de la LOSNCP. 1.5 Obligaciones de la consultora: Deberá revisar cuidadosamente el Pliego y cumplir con todos los requisitos solicitados en él. Su omisión o descuido al revisar los documentos no le relevará de cumplir lo señalado en su propuesta. 1.6 Preguntas, respuestas y aclaraciones: El invitado al procedimiento tiene la facultad y el derecho de, en el caso de detectar un error, omisión o inconsistencia en el pliego, o si necesita una aclaración sobre una parte de los documentos, solicitar a través del Portal Institucional, la respuesta a su inquietud o consulta. EP PETROECUADOR responderá las 13 de 43
preguntas o realizará las aclaraciones que fueren necesarias a través del Portal, de acuerdo a lo establecido en la convocatoria. 1.7 Modificación del pliego: La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, en los procedimientos de Contratación Directa de Consultoría, podrá emitir aclaraciones o modificaciones respecto de las condiciones particulares de los pliegos, por propia iniciativa o por pedido de los participantes, siempre que éstas no alteren el presupuesto referencial ni el objeto del contrato, modificaciones que deberán ser publicadas en el Portal Institucional del SERCOP hasta el término máximo para responder preguntas La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, podrá ajustar el cronograma de ejecución del procedimiento precontractual con la motivación respectiva. Todo cambio será publicado en el Portal Institucional y podrá realizarse hasta la fecha límite para contestar las preguntas formuladas y realizar aclaraciones. 1.8 Idioma y Autenticidad de los Documentos: La documentación que contempla la oferta, así como la correspondencia relacionada debe ser escrita en castellano. Los documentos no deberán contener texto entre líneas, enmendaduras o tachaduras; a menos que fuere necesario corregir errores del oferente, en cuyo caso deberán salvarse por parte del oferente, rubricando al margen. Los documentos que se presenten en la oferta serán en original o copia notariada. Para el caso de los documentos emitidos en otro idioma o en el extranjero, su traducción y/o legalización deberá realizarse conforme el procedimiento legal previsto en la Ley de Modernización del Estado y la Convención de La Haya sobre la apostilla. 1.9 Convalidación de errores de forma: Si en el procedimiento se presentare errores de forma, la oferta podrá ser convalidada por el oferente de acuerdo al cronograma publicado, contado a partir de la fecha de notificación, a criterio de EP PETROECUADOR. Así mismo, dentro del período de convalidación, el oferente podrá integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la misma, conforme al artículo 23 del RGLOSNCP. En este caso, la EP PETROECUADOR podrá recibir físicamente los documentos correspondientes. EP PETROECUADOR está obligada a analizar en profundidad la oferta presentada en la etapa de calificación, a fin de determinar todos los errores de forma existentes en ella, respecto de los cuales notificará a través del Portal Institucional del SERCOP, en el mismo día y hora al oferente, el requerimiento de convalidación respectivo. El oferente notificado podrá convalidar tales errores para efectos de ser calificados. Si EP PETROECUADOR, al analizar la oferta presentada, determina la existencia de uno o más errores de forma, se deberá reprogramar el cronograma del proceso, en función del término concedido al oferente para efecto de que convaliden los errores de forma notificados. 1.10 Causas de Rechazo de Ofertas: EP PETROECUADOR podrá rechazar una oferta por las siguientes causas: a) Si no cumpliera los requisitos exigidos en las condiciones generales y condiciones particulares que incluyen las especificaciones técnicas y los formularios de este pliego. b) Si se hubiera entregado y/o presentado la oferta en lugar distinto al fijado o después de la hora establecida para ello, o no se hubiera subido el valor de la propuesta al Portal Institucional del SERCOP. c) Cuando las ofertas contengan errores sustanciales, y/o evidentes, que no puedan ser convalidados, de acuerdo a lo señalado en las resoluciones emitidas por el SERCOP. 14 de 43
d) Si el contenido de los formularios presentados difieren del modelo, condicionándolos o modificándolos, de tal forma que alteren las condiciones previstas para la ejecución del contrato. De igual forma, si se condicionara la oferta con la presentación de cualquier documento o información. e) Si se presentaran documentos con tachaduras o enmendaduras no salvadas; cuando no puedan ser convalidados; f) No se aceptarán excepciones, condicionamientos, rubros no solicitados ni cualquier modificación al Pliego. g) Si al momento de la presentación de la propuesta, el oferente interesado no se encontrare habilitado en el Registro Único de Proveedores RUP-. Una oferta será descalificada por EP PETROECUADOR en cualquier momento del procedimiento si, de la revisión de los documentos que fueren del caso, pudiere evidenciarse inconsistencia, simulación o inexactitud de la información presentada. La entidad contratante podrá solicitar al oferente la documentación que estime pertinente y que ha sido referida en cualquier documento de la oferta, no relacionada con el objeto mismo de la contratación, para validar la oferta presentada del procedimiento. La adjudicación se circunscribirá a la oferta calificada. No se aceptarán ofertas alternativas y ningún oferente podrá intervenir con más de una oferta. 1.11 Proceso de Evaluación, Negociación y Adjudicación: 1.11.1 Apertura de la oferta en Contratación Directa: EP PETROECUADOR, una hora después del término límite para la presentación de la oferta, iniciará la evaluación de la oferta presentada, para lo cual abrirá el sobre único presentado físicamente y evaluará tanto la oferta técnica como la económica, en función del cumplimiento de los parámetros establecidos en el pliego. 1.11.2 Criterios de evaluación: La Comisión calificará el contenido del sobre, bajo los parámetros de evaluación determinados por la Entidad Contratante, tomando en cuenta los criterios de selección establecidos en el artículo 41 de la LOSNCP, en lo que sean aplicables, así como los criterios y parámetros obligatorios establecidos por el SERCOP mediante resolución. 1.11.3 Negociación: El delegado de la máxima autoridad negociará con el proponente de acuerdo a los términos del artículo 40 del RGLOSNCP y, no se volverá a llamar para nuevas negociaciones a aquel con el cual no se llegó a un acuerdo. El acta de negociación será firmada por el delegado de la máxima autoridad, según sea el caso, y la empresa consultora o su delegado. El consultor negociará por intermedio de su representante legal o procurador común, o el delegado de éstos, debidamente acreditado, y de los profesionales que estime necesario. Iniciado el proceso de negociación, éste no podrá suspenderse por motivo alguno, salvo circunstancias de fuerza mayor, hasta lograr la negociación. La máxima autoridad de la entidad contratante adjudicará el contrato en los términos del último inciso del artículo 40 del RGLOSNCP. En caso de no llegar a un acuerdo en la negociación, la máxima autoridad o su delegado declarará terminado el procedimiento y de así estimarlo pertinente, resolverá el inicio de un nuevo proceso de contratación directa con un nuevo consultor, o en su defecto optar por otro procedimiento de contratación. 15 de 43
El acta de negociación y la resolución de adjudicación debidamente suscritas, se publicarán en el Portal del SERCOP. 1.12 Garantías: En este proceso no se exigirá garantía de fiel cumplimiento del contrato en cumplimiento a lo establecido en el quinto inciso del Art. 74 de la LOSNCP que dice: Tampoco se exigirá esta garantía en los contratos cuya cuantía sea menor a multiplicar el coeficiente 0,000002 por el Presupuesto Inicial del estado del correspondiente ejercicio económico. 1.13 Cancelación del Procedimiento: La máxima autoridad de EP PETROECUADOR, podrá declarar cancelado el procedimiento, mediante resolución debidamente motivada, de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 de la LOSNCP. 1.14 Declaratoria de Procedimiento Desierto: La máxima autoridad o su delegado de EP PETROECUADOR, antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el procedimiento de manera total o parcial, en los casos previstos en el artículo 33 de la LOSNCP, según corresponda. Dicha declaratoria se realizará mediante resolución motivada de la máxima autoridad de EP PETROECUADOR. Una vez declarado desierto el procedimiento, (la máxima autoridad) podrá disponer su archivo o su reapertura. 1.15 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no celebrare el contrato dentro del término previsto, por causas que le sean imputables, la máxima autoridad de EP PETROECUADOR le declarará adjudicatario fallido y una vez que notifique de esta condición al SERCOP, procederá de conformidad con los artículos 35 y 98 de la LOSNCP. 1.16 Suscripción del Contrato: Notificada la adjudicación, dentro de un término de 15 días contado a partir de la misma, EP PETROECUADOR el proyecto de contrato que es parte integrante de este pliego, de acuerdo a lo establecido en los artículos 68 y 69 de la LOSNCP y 112 y 113 de su Reglamento General. y lo publicará en el Portal Institucional. La entidad contratante realizará la publicación de la Resolución de adjudicación en el mismo día en que ésta haya sido suscrita. 1.17 Precios unitarios y reajuste: Por la naturaleza del presente Contrato, las partes renuncian expresamente al pago por reajuste de precios. 1.18 Moneda de cotización y pago: La oferta deberá presentarse en dólares de los Estados Unidos de América. Los pagos se realizarán en la misma moneda. 1.19 Reclamos: Para el evento de que el oferente o adjudicatario presenten reclamos relacionados con su oferta, se deberá considerar lo establecido en los artículos 102 y 103 de la LOSNCP, y el procedimiento correspondiente. 1.20 Administración del Contrato: EP PETROECUADOR designará de manera expresa un administrador del contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. 1.21 Inconsistencia, simulación y/o inexactitud de la información: En el caso de que EP PETROECUADOR encontrare que existe inconsistencia, simulación o inexactitud en la información presentada por el oferente, adjudicatario o contratista, la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado, descalificará del procedimiento de contratación al proveedor, lo declarará adjudicatario fallido o contratista incumplido, según corresponda y, en último caso, previo al trámite de terminación unilateral, sin perjuicio además, de las acciones judiciales a que hubiera lugar. 16 de 43
SECCIÓN II METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 2.1. Metodología de evaluación de las ofertas: Los servicios de consultoría serán seleccionados sobre la base de criterios de calidad y costo. La calificación de la calidad de las propuestas de consultoría, se realizará sobre la base de lo previsto en el pliego respectivo, debiendo tenerse en cuenta los requisitos establecidos en las condiciones particulares del pliego los siguientes requisitos, procedimientos y criterios: 1. Capacidad técnica y administrativa disponible; 2. Antecedentes y experiencia demostrables en la realización de trabajos anteriores; 3. Antecedentes y experiencia demostrables del personal que será asignado a la ejecución del contrato; 4. Plan de trabajo, metodología propuesta y conocimiento probado de las condiciones generales, locales y particulares del proyecto materia de la consultoría; 5. Cuando intervengan empresas nacionales en asociación con empresas extranjeras, se tomarán en consideración, adicionalmente, los procedimientos y metodologías que ofrezca la consultoría extranjera para hacer efectiva una adecuada transferencia de tecnología, así como la mayor y mejor utilización de la capacidad técnica de profesionales ecuatorianos. Se establecen de manera general para ello dos etapas: la primera, bajo metodología Cumple / No Cumple, en la que se analizan los documentos exigidos cuya presentación permite habilitar las propuestas (integridad de la oferta), y la verificación del cumplimiento de capacidades mínimas; y la segunda, en la que se evaluarán, mediante parámetros cuantitativos o valorados. 2.2. Parámetros de Evaluación: Las entidades contratantes deberán acoger los parámetros de evaluación previstos por el SERCOP, pudiendo escoger adicionalmente otros que respondan a la necesidad, naturaleza y objeto de cada procedimiento de contratación; los que serán analizados y evaluados al momento de la calificación de las ofertas. La entidad contratante, bajo su responsabilidad, deberá asegurar que los parámetros de evaluación publicados en el Portal Institucional del SERCOP sean los que realmente se utilizarán en el procedimiento. 2.3. De la evaluación:- Las capacidades requeridas a través de los parámetros de evaluación serán analizadas con estas opciones: Utilizando una etapa de evaluación a través de la metodología Cumple/No Cumple a) Utilizando las dos etapas de evaluación señaladas en el numeral 2.1, para todos los demás procedimientos de contratación de régimen común; la primera, bajo la metodología Cumple / No Cumple y posteriormente, solo con los oferentes calificados, la segunda que será Por Puntaje a través del Portal Institucional. Se estará a la metodología Cumple / No Cumple cuando el objetivo sea la determinación de cumplimiento de una condición o capacidad mínima por parte del oferente y que sea exigida por la entidad contratante (Requisitos mínimos). a. Primera Etapa: Integridad de las ofertas y verificación de requisitos mínimos. Metodología Cumple/ No Cumple a.1. Integridad de las ofertas.- Se revisará que las ofertas hayan incorporado todos los formularios definidos en el presente pliego, conforme el siguiente detalle: 17 de 43
I. Formulario de la Oferta; II. Formularios de Compromiso de Participación del Personal Técnico y Hoja de Vida; III. Formulario de Compromiso de Asociación o Consorcio (De ser el caso) El Formulario de Oferta contendrá los siguientes documentos, claramente descritos en las Condiciones Particulares de los Pliegos para los Contratos de Consultoría. Aquellas ofertas que contengan el Formulario de la Oferta debidamente elaborado y suscrito, pasarán a la evaluación cumple / no cumple ; caso contrario serán rechazadas. a.2. Verificación de requisitos mínimos: Evaluación de la oferta técnica (cumple / no cumple).- Los parámetros de calificación deberán estar dimensionados por la entidad contratante, no darán lugar a dudas, ni a interpretación o a la subjetividad del evaluador, se fijarán mínimos admisibles y de obligatorio cumplimiento. De acuerdo a la naturaleza del objeto de la contratación, la entidad podrá acoger y considerar varios parámetros de entre los establecidos en el Portal Institucional o los sugeridos a manera de ejemplo: personal técnico, experiencia general, experiencia específica, experiencia personal técnico, etc. El cumplimiento de los parámetros deberá ser absoluto, de manera afirmativa o negativa. Solamente si la oferta cumpliera con todos los parámetros establecidos podrá habilitarse para la siguiente etapa del proceso. En el caso que la entidad contratante considere necesario añadir un parámetro adicional éste deberá ser debidamente sustentado, relacionado con el objeto de la contratación y no contravenir la LOSNCP, su reglamento o las resoluciones emitidas por el SERCOP; deberá estar completamente definido, no será restrictivo ni discriminatorio y deberá establecer su indicador y el medio de comprobación. Aquellas ofertas que cumplan integralmente con los parámetros mínimos, pasarán a la etapa de evaluación de ofertas con puntaje, caso contrario serán descalificadas. 2.4. Formulario para la elaboración de las ofertas: El oferente incluirá en su oferta la información que se establece en el Formulario de la Oferta. Pueden utilizarse formatos elaborados en ordenador a condición que la información sea la que se solicita y que se respeten los campos existentes en el formulario que contiene el presente pliego. El Formulario de Oferta contendrá los documentos, claramente descritos en las condiciones particulares del pliego. 18 de 43
SECCIÓN III FASE CONTRACTUAL 3.1 Ejecución del contrato: 3.1.1 Inicio, planificación y ejecución contractual: La Consultora prestará los servicios dentro del plazo establecido en el contrato. Iniciada la ejecución del contrato y durante toda la vigencia del mismo, la Consultora analizará conjuntamente con el administrador del contrato el cumplimiento del mismo, de acuerdo con el cronograma entregado por él en su oferta para el cumplimiento del contrato derivado del presente procedimiento de contratación. Por razones no imputables la Consultora, la administración del contrato podrá reprogramar y actualizar el cronograma de ejecución contractual, por razones debidamente justificadas, de ser el caso. Igual actualización se efectuará cada vez que, por una de las causas establecidas en el contrato, se aceptase modificaciones al plazo contractual. Estos documentos servirán para efectuar el control del cumplimiento de la ejecución del contrato, a efectos de definir el grado de cumplimiento de la Consultora. 3.1.2 Cumplimiento de términos de referencia: Todos los estudios de consultoría a prestar deben cumplir en forma estricta con los términos de referencia requeridos respectivamente en el pliego y constantes en el contrato, dentro de las medidas y tolerancias establecidas y aprobados por EP PETROECUADOR. En caso de que la Consultora descubriere discrepancias entre los distintos documentos, deberá indicarlo inmediatamente al Administrador, a fin de que establezca el documento que prevalecerá sobre los demás; y, su decisión será definitiva. En caso de que cualquier dato o información no hubieren sido establecidos o la Consultora no pudiere obtenerla directamente, éstas se solicitarán al administrador del contrato. La administración proporcionará, cuando considere necesario, instrucciones adicionales, para realizar satisfactoriamente el proyecto. 3.1.3 Personal de la Consultora: La Consultora, de ser el caso, empleará personal en número suficiente para el cumplimiento del contrato y con la debida experiencia. El Administrador del Contrato podrá requerir en forma justificada a la Consultora, el reemplazo de cualquier integrante de su personal que lo considere incompetente o negligente en su oficio, se negare a cumplir las estipulaciones del contrato y sus anexos, o presente una conducta incompatible con sus obligaciones. 3.1.4 Obligaciones de la Consultora: La Consultora debe contar con o disponer de todos los permisos y autorizaciones que le habiliten para el ejercicio de su actividad. Los sueldos y salarios de la Consultora con los trabajadores se estipularán libremente, pero no serán inferiores a los mínimos legales vigentes en el país. La Consultora deberá pagar los sueldos, salarios y remuneraciones a su personal, sin otros descuentos que aquellos autorizados por la ley, y en total conformidad con las leyes vigentes. Los contratos de trabajo deberán ceñirse estrictamente a las leyes laborales del Ecuador. Serán también de cuenta de la Consultora y a su costo, todas las obligaciones a las que está sujeto según las leyes, Normas y reglamentos relativos a la seguridad social. La Consultora se comprometerá a no contratar a personas menores de edad para realizar actividad alguna durante la ejecución contractual; y que, en caso de que las autoridades del ramo determinaren o descubrieren tal práctica, se someterá y aceptará las sanciones que de aquella puedan derivarse, incluso la terminación unilateral y anticipada del contrato, con las consecuencias legales y reglamentarias pertinentes. 19 de 43
La Consultora, en general, deberá cumplir con todas las obligaciones que naturalmente se desprendan o emanen del contrato suscrito. 3.1.5 Obligaciones de EP PETROECUADOR: Designar al administrador del contrato. Cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato, y en los documentos del mismo, en forma ágil y oportuna. Dar solución a los problemas que se presenten en la ejecución del contrato, en forma oportuna. Las demás, determinadas en el pliego precontractual. 3.1.6 Pagos: El trámite de pago seguirá lo estipulado en las cláusulas respectivas del contrato. En caso de retención indebida de los pagos a la Consultora se cumplirá el artículo 101 de la LOSNCP. 3.1.7 Administrador del Contrato: El administrador del contrato designado por la máxima autoridad de la entidad contratante, o su delegado, es responsable de la coordinación y seguimiento de la ejecución contractual. Respecto de su gestión reportará a la máxima autoridad institucional o ante la autoridad prevista en el contrato (área requirente), debiendo comunicar todos los aspectos operativos, técnicos, económicos y de cualquier naturaleza que pudieren afectar al cumplimiento del objeto del contrato. Tendrá bajo su responsabilidad la aprobación y validación de los productos e informes que emita y/o presente la Consultora y suscribirá las actas que para tales efectos se elaboren. 20 de 43
NOMBRE DEL OFERENTE: 1.1 PRESENTACIÓN Y COMPROMISO SECCIÓN I. FORMULARIO DE OFERTA El que suscribe, en atención a la convocatoria efectuada por la Gerencia de Comercialización Nacional de EP PETROECUADOR para la RECERTIFICACIÓN INTERNACIONAL BAJO NORMA ISO 14001:2004 DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PETROCOMERCIAL GUAYAQUIL, luego de examinar el Pliego del presente procedimiento de consultoría, al presentar esta oferta declara que: 1. El oferente es proveedor elegible de conformidad con las disposiciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP, y su Reglamento. 2. La única persona o personas interesadas en esta oferta está o están nombradas en ella, sin que incurra en actos de ocultamiento o simulación con el fin de que no aparezcan sujetos inhabilitados para contratar con el Estado. 3. La oferta la hago en forma independiente y sin conexión abierta u oculta con otra u otras personas, compañías o grupos participantes en este procedimiento de consultoría y, en todo aspecto, es honrada y de buena fe. Por consiguiente, aseguro no haber vulnerado y que no vulneraré ningún principio o Norma relacionada con la competencia libre, leal y justa; así como declara que no estableceré, concertaré o coordinaré directa o indirectamente, en forma explícita o en forma oculta- posturas, abstenciones o resultados con otro u otros oferentes, se consideren o no partes relacionadas en los términos de la Normativa aplicable; asimismo, me obliga a abstenerse de acciones, omisiones, acuerdos o prácticas concertadas o y, en general, de toda conducta cuyo objeto o efecto sea impedir, restringir, falsear o distorsionar la competencia, ya sea en la presentación de ofertas y posturas o buscando asegurar el resultado en beneficio propio o de otro proveedor u oferente, en este procedimiento de contratación. 4. En tal virtud, declaro conocer que se presumirá la existencia de una práctica restrictiva, por disposición del Reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica de Regulación y Control del Poder de Mercado, si se evidencia la existencia de actos u omisiones, acuerdos o prácticas concertadas y en general cualquier conducta, independientemente de la forma que adopten, ya sea en la presentación de su ofertas, o buscando asegurar el resultado en beneficio propio o de otro proveedor u oferente, en este proceso de contratación. 5. Al presentar esta oferta, cumplo con toda la Normativa general, sectorial y especial aplicable a su actividad económica, profesión, ciencia u oficio; y, que los equipos vehículos y materiales que se incorporarán, así como los que se utilizarán para su ejecución, en caso de adjudicación del contrato, serán de propiedad del oferente o arrendados y contarán con todos los permisos que se requieran para su utilización. 6. Suministrará la mano de obra, equipos y materiales requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones, prestará los servicios, de acuerdo con el pliego, términos de referencia e instrucciones; en el plazo y por los precios indicados en el Formulario de Oferta; que al presentar esta oferta, ha considerado todos los costos obligatorios que debe y deberá asumir en la ejecución contractual, especialmente aquellos relacionados con obligaciones sociales, laborales, de seguridad social, ambientales y tributarias vigentes. 7. Bajo juramento declara expresamente que no ha ofrecido, ofrece u ofrecerá, y no ha efectuado o efectuará ningún pago, préstamo o servicio ilegítimo o prohibido por la ley; entretenimiento, viajes u obsequios, a ningún funcionario o trabajador de EP PETROECUADOR que hubiera tenido o tenga que ver con el presente procedimiento de contratación en sus etapas de planificación, programación, selección, contratación o 21 de 43