Superintendencia Adjunta de Seguros Resumen General del Manual de Organización y Funciones (El original del Manual de Organización y Funciones fue aprobado por Resolución Administrativa SBS Nº 177-2011, del 07 de abril de 2011) La siguiente información se publica en cumplimiento del Artículo 15 de la Directiva N 001-2010- PCM/SGP, aprobada por Resolución Ministerial N 200-2010-PCM 2011 1
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES RESUMEN GENERAL I. SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE SEGUROS 1.1 Función Básica La Superintendencia Adjunta de Seguros es el órgano encargado de realizar la supervisión de las empresas de seguros, de reaseguros, sus subsidiarias y los intermediarios y auxiliares de seguros, así como de los grupos consolidables de seguros a los que éstas pertenecen y demás empresas sometidas a su supervisión, para el adecuado control de los riesgos que los supervisados asumen en sus operaciones. La Superintendencia Adjunta de Seguros, se encarga también de realizar la evaluación y la supervisión las Derramas y Cajas de Beneficios y las AFOCAT. 1.2 Organización La Superintendencia Adjunta de Seguros está conformada por las siguientes unidades organizativas: Intendencia General de Seguros Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros: A. Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros: B. Departamento de Supervisión de las AFOCAT. Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros. Departamento de Supervisión de Riesgos de Reaseguros. Departamento de Registros del Sistema de Seguros. 1.3 Organigrama Estructural Superintendencia Adjunta de Seguros Intendencia General de Seguros Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros B Departamento de Supervisión de Riesgos de Reaseguros Departamento de Supervisión de las AFOCAT Departamento de Registros del Sistema de Seguros 2
1.4 Organigrama de Puestos de Trabajo Superintendente Adjunto de Seguros Secretaria Ejecutiva Agente de Seguridad-Chofer Auxiliar Administrativo Intendente General de Seguros 1.5 Descripción y Especificaciones de Puestos de Trabajo 1.5.1 Superintendente Adjunto de Seguros FUNCIÓN BÁSICA Planificar, organizar, dirigir y coordinar los procesos técnicos de evaluación e inspección de las entidades que conforman el Sistema de Seguros, Derramas, AFOCAT y demás empresas sometidas a su supervisión, el control de los intermediarios y auxiliares de seguros y su debido registro en la Superintendencia. Sus acciones están orientadas a obtener como resultado informes que expresen la situación real en lo económico, financiero, y funcionamiento administrativo y legal entre otros, de cada empresa y del Sistema de Seguros. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Planificar, organizar, dirigir y coordinar los procesos técnicos de evaluación e inspección de las empresas que conforman el Sistema de Seguros, de acuerdo con los manuales técnicos vigentes. b. Planificar, organizar, dirigir y coordinar los procesos técnicos de control de intermediarios y auxiliares de seguros. c. Dirigir y coordinar la actualización permanente del registro de intermediarios y auxiliares de seguros, así como, del archivo único de la documentación de personas naturales y jurídicas registradas en esta Superintendencia Adjunta. d. Dirigir y coordinar el proceso de evaluación de los auditores externos en concordancia con la circular respectiva y conocer la carta de control interno, en especial de las observaciones más críticas, y contribuir a la evaluación de la situación de las entidades del Sistema de Seguros, Derramas y demás empresas sometidas a su supervisión. e. Coordinar la elaboración de los informes para las empresas y entidades, revisar y discutir las observaciones, conclusiones y recomendaciones más críticas; a fin de disponer su control y seguimiento posterior. f. Proponer sanciones de acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica, si se prueba la falta cometida por la empresa, entidad, director, funcionario o 3
empleado, de las empresas y entidades del Sistema de Seguros, Derramas y demás empresas sometidas a su supervisión. g. Atender y despachar la información recibida de las empresas y entidades supervisadas y controladas, y disponer según la prioridad del caso, las acciones correctivas. h. Dirigir, coordinar y evaluar el cumplimiento de la normatividad dictada por la Superintendencia. i. Coordinar y evaluar las denuncias de los asegurados y del público, en contra de las empresas aseguradoras, reaseguradoras, corredores de seguros y reaseguros. j. Elaborar el informe de evaluación periódica de las actividades desarrolladas por la Superintendencia Adjunta. k. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. l. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 1.5.2 Secretaria Ejecutiva FUNCIÓN BÁSICA Dar apoyo administrativo al Superintendente Adjunto en actividades de digitación de textos de la correspondencia, resoluciones e informes, registro, archivo y control de la documentación y correspondencia de esta Superintendencia; y velar por la confidencialidad del contenido de los mismos. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar textos de correspondencia interna o externa y realizar la impresión y acabado final de los mismos. b. Digitar textos de correspondencia a las entidades, resoluciones e informes de esta Superintendencia, y realizar la impresión y acabado final de los mismos. c. Operar los sistemas computarizados que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional. d. Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos de la Superintendencia Adjunta de Seguros. e. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación de la Superintendencia Adjunta de Seguros. f. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos. g. Elaborar el Cronograma de Turnos de la SAS. h. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros eventos del Superintendente Adjunto de Seguros. 4
i. Concertar citas, atender y efectuar llamadas telefónicas y mantener actualizado el directorio de teléfonos de los contactos internos y externos de la Superintendencia Adjunta de Seguros. j. Absolver consultas sobre asuntos y gestiones de competencia de la Superintendencia Adjunta de Seguros; informar y orientar a los solicitantes, dentro de los límites autorizados y en concordancia a instrucciones recibidas. k. Efectuar el seguimiento de los asuntos pendientes y realizar las coordinaciones con las áreas o funcionarios correspondientes e informar sobre su cumplimiento, atraso o incumplimiento. l. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. m. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 1.5.3 Agente de Seguridad-Chofer FUNCIÓN BÁSICA Proteger la vida e integridad física de funcionarios y/o familiares durante los desplazamientos, lugares de permanencia, centro de trabajo y residencia, contra ataques, atentados, asaltos, plagios y otros actos delictuosos perpetrados por la delincuencia, así como el cuidado y conservación del vehículo asignado. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Proteger, por encima de cualquier otra consideración, la vida e integridad física del funcionario de la Superintendencia a su cargo. b. Elaborar un plan que abarque cuatro o más rutas en los desplazamientos al Centro de Trabajo, residencia y viceversa, así como a los lugares que frecuentan sus protegidos, variando continuamente sus rutas. Para el Plan de Rutas, considerará los teléfonos, direcciones y lugares de refugio (Dependencias Policiales y Militares, Clínicas, Hospitales, Servicios de Emergencias), Puntos Críticos, Momentos Críticos o Zonas Peligrosas (desviaciones de tránsito, manifestaciones, etc.). c. Estudiar las características del área adyacente a los locales visitados, públicos o privados, como parqueos, locales que puedan ofrecer protección o peligro y las posibles rutas de escape. d. Permanecer alerta y fuera del vehículo durante la espera a la persona que protege y coordinar con otros Agentes de Seguridad debidamente identificados del lugar donde se encuentre, acciones de protección mutua, sectores de vigilancia, alarmas, desplazamientos, etc. e. Efectuar diariamente una exhaustiva inspección del vehículo contra sabotajes, al iniciar sus labores y cada vez que por alguna una razón justificada deje el vehículo fuera de su área de vigilancia. Alertar al resguardado, ponerlo a buen recaudo y solicitar apoyo a la PNP si encontrara algún indicio significativamente 5
sospechoso, sin perjuicio de comunicar a la Jefatura de Seguridad de la Superintendencia. f. Mantenerse permanentemente informado y con la debida anticipación de los desplazamientos del funcionario a su cargo, debiendo mantener la información en absoluta reserva y/o discreción. g. Con mucho tino y discreción, recomendar al Funcionario y/o familiares que protege, las medidas de seguridad que conviene adoptar (cinturón de seguridad, puertas aseguradas, medidas de seguridad en general, etc.). h. Mantenerse informado de todos los procedimientos que debe efectuar en caso de accidentes y/o siniestros, debiendo en todo momento actuar de acuerdo a ley, evitando en todo momento infligir las reglas de tránsito, salvo casos de extrema urgencia. i. Mantener orden y limpieza del vehículo a su cargo, así como de las áreas donde preste sus servicios. j. Mantener en permanente estado de operatividad el vehículo, mediante un registro, detectando fallas mecánicas, y verificando los niveles de combustible y carburantes, equipos de seguridad, etc., para su oportuna reparación. k. Informar sobre el estado de mantenimiento de los vehículos y cumplir con los programas de mantenimiento vehicular, llevando el vehículo al taller autorizado. l. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. m. Las demás actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato. 1.5.4 Auxiliar Administrativo FUNCIÓN BÁSICA Distribuir y archivar correspondencia y otros documentos de acuerdo a instrucciones de la Secretaria Ejecutiva del Superintendente Adjunto de Seguros. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Distribuir la correspondencia y otros documentos de la Superintendencia Adjunta, haciendo firmar y sellar en el formato de cargo correspondiente. b. Apoyar en las tareas de archivo de correspondencia y otros documentos propios de la oficina del Superintendente Adjunto de Seguros. c. Operar el equipo de fotocopias y llevar un control de consumo de las mismas. d. Efectuar encargos diversos solicitados por el Superintendente Adjunto de Seguros o la Secretaria Ejecutiva. e. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. 6
f. Las demás actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato. II. INTENDENCIA GENERAL DE SEGUROS 2.1 Función Básica La Intendencia General de Seguros es el órgano encargado de realizar la evaluación permanente; así como, de ejercer la Supervisión in situ de las empresas de seguros, teniendo como premisa consolidar el enfoque de supervisión basado en riesgos, desarrollar un sistema de clasificación de empresas y seguimiento de medidas conducentes a salvaguardar su solvencia y el desarrollo de mecanismos efectivos para una eficaz supervisión consolidada. También tiene a su cargo la identificación, medición y supervisión de los riesgos de seguros y de reaseguros, así como la evaluación y la supervisión de los intermediarios y auxiliares de seguros, las Derramas y Cajas de Beneficios, las AFOCAT y la administración de los registros del sistema de seguros. 2.2 Organigrama de Puestos de Trabajo Intendente General de Seguros Secretaria Intendente de Seguros, Departamento de Supervisión de las AFOCAT Intendentes de Seguros, Departamento de Supervisión de Seguros A/B Intendente de Seguros, Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros Intendente de Seguros, Departamento de Supervisión de Riesgos de Reaseguros Intendente de Seguros, Departamento de Registros del Sistema de Seguros 2.3 Descripción y Especificaciones de Puestos de Trabajo 2.3.1. Intendente General de Seguros FUNCIÓN BÁSICA Supervisar, organizar y coordinar, de manera permanente, los procesos técnicos de supervisión in situ y extra situ de las entidades que conforman el Sistema de Seguros, Derramas, Cajas de Beneficios, AFOCAT, intermediarios y auxiliares de seguros, y conglomerados a los que éstas pertenecen. Participar en la planificación del proceso de supervisión basado en riesgos incluyendo el desarrollo de proyectos de supervisión internacional, a fin de obtener como producto final una evaluación integral de la situación económico-financiera y de gestión de riesgos de dichas empresas. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Proponer y coordinar con los órganos competentes de la Superintendencia, la elaboración y/o modificación de normas técnicas que tiendan a preservar la solidez económica y financiera de las empresas supervisadas; así como emitir 7
opinión sobre modificaciones normativas o proyectos normativos en función del alcance, impacto e implicancias de los mismos en las empresas bajo su supervisión. b. Coordinar el cumplimiento de las políticas de supervisión dispuestas por la Alta Dirección y el Superintendente Adjunto de Seguros. c. Supervisar la elaboración y el cumplimiento del plan anual de visitas de inspección de las empresas de los departamentos a su cargo y la remisión del informe de visita de inspección. d. Coordinar con el Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros y la Superintendencia Adjunta de Riesgos sobre las situaciones o eventos que contribuyan a la mejor evaluación de los riesgos que enfrentan las empresas y los conglomerados bajo supervisión. e. Coordinar la supervisión de las empresas del sistema de seguros, en lo que respecta a la administración de los riesgos que enfrentan, y establecer, conjuntamente con las áreas competentes de la Superintendencia, las políticas y procedimientos orientados a una apropiada identificación y manejo de dichos riesgos. f. Supervisar la evaluación in situ y extra situ realizada por los departamentos a su cargo de las empresas sometidas a su supervisión mediante la aplicación de los procesos, manuales técnicos y normas en general vigentes. g. Supervisar la evaluación de las operaciones de seguros, de reaseguros, crediticias y de financiamiento en general que efectúan las empresas bajo su control, verificando su adecuación a las normas señaladas en la Ley General y demás normas vigentes. h. Supervisar la evaluación realizada por los departamentos a su cargo sobre el sistema de prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, e informar a la UIF de las operaciones sospechosas y/o los casos de presunción de lavado de activos y/o de financiamiento del terrorismo detectados en el ejercicio de sus funciones de supervisión i. Supervisar el seguimiento de las medidas correctivas y/o preventivas consideradas en los informes de visita y en las actividades de supervisión específicas para salvaguardar la solvencia del sistema de seguros. j. Supervisar el seguimiento por parte de los departamentos a su cargo de las observaciones para la implementación de las recomendaciones formuladas a las empresas sometidas a su supervisión en las visitas de inspección de la Superintendencia. k. Controlar que los departamentos a su cargo supervisen al órgano de control interno de la empresa sometida a su supervisión para que realice el seguimiento de las observaciones para la implementación de las recomendaciones formuladas por auditoría interna y auditoría externa. l. Coordinar la supervisión del cumplimiento del plan de inversiones, la gestión de activos y pasivos, los procedimientos de control interno, la estructura y consistencia de la cartera de inversiones. 8
m. Coordinar la evaluación de los riesgos técnicos, revisando los métodos y procedimientos de estimación y determinando la suficiencia de las reservas técnicas y del margen de solvencia: evaluando las notas técnicas de los productos de seguros, administrando los sistemas de información y las centrales de riesgos técnicos, y realizando los estudios y análisis actuariales. n. Coordinar la evaluación del riesgo de reaseguros, determinar el cumplimiento del Plan Anual de Reaseguros, la suficiencia de la reserva catastrófica y provisiones relativas a cuentas corrientes y siniestros de acuerdo a la normatividad vigente; evaluar la idoneidad de los contratos de reaseguros, supervisar la calificación de empresas extranjeras de reaseguros y proponer normas de control del riesgo de reaseguros acordes a las normas y principios internacionales. o. Supervisar la administración del Registro de Intermediarios y Auxiliares de Seguros, así como la ejecución de la supervisión de los mismos. p. Coordinar con la Superintendencia Adjunta de Riesgos, las labores de monitoreo de las acciones vinculadas con el proceso de supervisión efectuadas por los Departamentos a su cargo en los conglomerados bajo supervisión. q. Coordinar con la Superintendencia Adjunta de Riesgos, las labores de monitoreo de las acciones de seguimiento de las observaciones para la implementación de las recomendaciones formuladas a las empresas sometidas a su supervisión, en las visitas de inspección de la Superintendencia. r. Efectuar la revisión y actualización permanente de las guías de trabajo que utilizan los supervisores e inspectores de la Superintendencia Adjunta de Seguros en los procesos de supervisión in-situ y extra situ. s. Coordinar de manera permanente en los temas de análisis de riesgos y supervisión consolidada con otras áreas de la Superintendencia. t. Supervisar la evaluación realizada por los departamentos a su cargo respecto a, las autorizaciones de transformación, fusión, escisión o reorganización simple de las empresas supervisadas, teniendo en consideración, entre otros aspectos, los lineamientos vigentes para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. u. Supervisar la evaluación realizada por los departamentos a su cargo sobre las solicitudes de autorización de organización y funcionamiento de las empresas sometidas a su supervisión, con el objetivo de cautelar la idoneidad moral y solvencia económica de los organizadores y accionistas, y la idoneidad técnica, económica y moral de los principales funcionarios de las empresas, así como la calidad de la gestión de riesgos de las futuras empresas supervisadas, teniendo en consideración los lineamientos vigentes para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, conforme a lo establecido en la ley general y normas vigentes, requiriendo para ello la opinión técnica y legal de las diferentes áreas de la superintendencia. v. Supervisar la elaboración de los reportes del Sistema de Clasificación Interna de las Empresas de Seguros a partir de las actividades de supervisión in-situ y extra situ de los departamentos a su cargo. w. Supervisar la revisión de los reportes del Sistema de Indicadores de Alerta Temprana. 9
x. Otorgar conformidad a los informes, cuadros estadísticos e indicadores elaborados por los departamentos de supervisión a su cargo que sirvan de base para el análisis, evaluación y tendencia de las operaciones realizadas por las empresas sometidas su supervisión. y. Coordinar con el Superintendente Adjunto de Seguros el requerimiento a las empresas supervisadas de la adopción de medidas correctivas para salvaguardar la marcha del sistema de seguros. z. Supervisar la evaluación de la idoneidad moral, económica y técnica de los miembros del Directorio, la Gerencia y los principales funcionarios de las empresas sometidas a su supervisión. aa. bb. cc. dd. ee. Recomendar, en forma sustentada y previo análisis situacional, aquellas empresas que deben ser sometidas a regímenes especiales. Proponer al Superintendente Adjunto de Seguros la aplicación de sanciones previstas en la Ley General, al comprobar la infracción por parte de las empresas supervisadas, sus directores, funcionarios o empleados. Coordinar con los Intendentes de los Departamentos a su cargo el inicio del procedimiento sancionador o la propuesta de sanción que establece la Ley General y el Reglamento de Sanciones vigente informando al Superintendente Adjunto de Seguros. Emitir opinión, a solicitud del órgano competente de la Superintendencia, en la atención de consultas, denuncias o reclamos efectuados en relación a las empresas sometidas a su supervisión. Coordinar la atención de consultas técnicas de las empresas sometidas a su supervisión. ff. Coordinar el desarrollo de procedimientos de supervisión de la Superintendencia, modernizándolos y manteniéndolos actualizados, con relación a los avances registrados a nivel internacional. gg. hh. ii. jj. kk. Participar en el diseño y adaptación de metodologías, políticas y lineamientos de regulación y supervisión y el desarrollo de indicadores financieros de los sistemas supervisados. Participar en la evaluación, del impacto económico de los nuevos marcos regulatorios sobre los sistemas supervisados, la revisión y actualización de modelos para la regulación de los sistemas supervisados. Participar en el proceso de selección y admisión de personal, de gestión de los recursos humanos, de adquisición de bienes y servicios y en el seguimiento contractual de los mismos. Formular el Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y realizar el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. 10
ll. Participar en la formalización de los procesos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos dispuestos por la Superintendencia Adjunta de Seguros. 2.3.2. Secretaria FUNCIÓN BÁSICA Dar apoyo administrativo a los Intendentes en actividades de digitación de textos de la correspondencia, resoluciones e informes, registro, archivo y control de la documentación y correspondencia de cada uno de ellos; y velar por la confidencialidad del contenido de los mismos. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Elaborar textos de correspondencia interna o externa y realizar la impresión y acabado final de los mismos. b. Digitar textos de correspondencia a las entidades, resoluciones e informes del Departamento, y realizar la impresión y acabado final de los mismos. c. Operar los sistemas computarizados que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional. d. Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos del Departamento. e. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentación del Departamento. f. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos. g. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros eventos de los Intendentes y Supervisores del Departamento. h. Concertar citas, atender y efectuar llamadas telefónicas y mantener actualizado el directorio de teléfonos de los contactos internos y externos del Departamento. i. Efectuar el seguimiento de los asuntos pendientes y realizar las coordinaciones con las áreas o Funcionarios correspondientes e informar sobre su cumplimiento o atraso. j. Aplicar el sistema de control interno, en concordancia con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. k. Las demás actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato. 11
III. DEPARTAMENTOS DE SUPERVISION DEL SISTEMA DE SEGUROS A 3.1. Función Básica El Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, es la unidad organizativa dependiente de la Intendencia General de Seguros, encargada de analizar y supervisar a las empresas que conforman el Sistema de Seguros de Vida y aquellas empresas mixtas que el Intendente General de Seguros o Superintendente Adjunto de Seguros designe para la adecuada identificación, seguimiento y medición de todos los riesgos a las que se encuentran afectas; en coordinación y apoyo de los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario. 3.2. Organigrama de Puestos de Trabajo Intendente de Seguros, Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A Jefe de Supervisión de Seguros Supervisor Principal de Seguros Supervisor de Seguros Inspector de Seguros 3.3. Descripción y Especificaciones de Puestos de Trabajo 3.3.1. Intendente de Seguros FUNCION BÁSICA Supervisar, organizar, disponer la ejecución y coordinar con el personal a su cargo, así como con los Departamento de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, de manera permanente, los procesos técnicos de supervisión in situ y extra situ de las entidades que conforman el Sistema de Seguros de Vida y aquellas empresas mixtas que el Intendente General de Seguros o el Superintendente Adjunto de Seguros designe; así como desarrollar una supervisión prudencial basada en el análisis de información brindada por las empresas supervisadas; ejerciendo una supervisión especializada, por tipos de riesgos; integral, que genere una apreciación global y cualitativa del análisis y manejo de riesgos por parte de las empresas supervisadas; y discrecional, en función de los problemas de cada empresa. 12
FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Del proceso de Supervisión Extra Situ Dirigir el proceso de análisis y control de la solvencia de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida y aquéllas empresas mixtas que el Intendente General de Seguros y/o Superintendente Adjunto de Seguros designe, para lo cual coordina con el personal a su cargo y con los Intendentes de Seguros a cargo de los Departamentos de Supervisión de Riesgos de Seguros y Reaseguros a fin de cumplir con las siguientes funciones: Coordinar la supervisión integral de los riesgos técnicos, de inversiones y de reaseguros en que incurren las compañías de seguros, y proponer, conjuntamente con los Intendentes de Seguros a cargo de los Departamentos de Supervisión de Riesgos correspondientes, las medidas prudenciales necesarias para la adecuada marcha de las empresas supervisadas. Coordinar con el Departamento Supervisión de Riesgos de Seguros la evaluación de la adecuada constitución y suficiencia de las reservas técnicas de las compañías de seguros, velando por el cumplimiento de la normatividad vigente. Supervisar el control de los márgenes de solvencia y coordinar con el Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros la verificación de que el cálculo de dicho margen esté de acuerdo con la normatividad y procedimientos establecidos por la Superintendencia. Proponer planes o programas para salvaguardar la solvencia de las empresas de vida. Coordinar con el Departamento de Supervisión de Riesgos de Reaseguros la verificación de la existencia de los contratos de reaseguros, así como el control de las operaciones de reaseguros de las empresas aseguradoras, a fin de determinar si éstas trabajan con compañías de reaseguros solventes, que puedan pagar los reaseguros contratados; y por ende la posible existencia de práctica insegura. Coordinar con el Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros para que se realice un análisis acerca de las valorizaciones tomadas por la compañía de seguros para su cartera de inversiones; tanto de aquellas destinadas a la cobertura de Obligaciones Técnicas o de las que respaldan obligaciones con terceros. Asimismo, coordinar con el Departamento de Supervisión de Riesgos de Seguros el control de las inversiones de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida, la realización del análisis comparativo, individual y respecto del sistema. Supervisar el sistema de prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, e informar a la UIF de las operaciones sospechosas y/o los casos de presunción de lavado de activos y/o de financiamiento del terrorismo detectados en el ejercicio de sus funciones de supervisión. Verificar que la información recibida de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida esté completa y de acuerdo con las exigencias de la Superintendencia. 13
Supervisar el análisis e interpretación de los estados financieros, índices y ratios de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida. Asimismo, revisar los informes de análisis situacional, mensuales, trimestrales y/o anuales, de dichas empresas. Proponer las sanciones pertinentes de acuerdo con lo que establece la Ley y los reglamentos, si se prueba la existencia de la falta cometida por la empresa, entidad, director, funcionario o empleado, de las empresas y entidades bajo control y supervisión. Para las sanciones correspondientes a los riesgos de inversiones, riesgos técnicos y riesgos de reaseguros, el proceso sancionador deberá iniciarse previa identificación y tipificación de la falta por parte de los Departamentos de Supervisión de Riesgos de Seguros y Reaseguros responsables de la supervisión de los mismos. Supervisar que se mantenga actualizada la información sobre el directorio y funcionarios de las empresas a su cargo. Supervisar que se ejerza el control administrativo y legal a los accionistas, funcionarios y directorio de acuerdo a la normatividad vigente, referido al control de las renuncias y nombramientos de funcionarios a fin de que no se transgredan las disposiciones legales y estatutos de las empresas, otorgamiento de poderes y conformación del accionariado. Realizar la supervisión consolidada de los conglomerados, con la participación de los Departamentos de la Superintendencia Adjunta de Riesgos, a los que pertenecen las empresas bajo su supervisión de acuerdo a lo establecido en la regulación y a los convenios establecidos sobre la materia con otros organismos supervisores nacionales y extranjeros. Coordinar y supervisar los procesos de evaluación de los informes de los auditores externos, mediante la aplicación del Manual de Evaluación de Informes de Auditores Externos, y la carta de recomendaciones sobre aspectos de control interno contable y otros asuntos. Coordinar, evaluar y supervisar la ejecución del Plan Anual de Trabajo y cronograma de actividades de las Unidades de Auditoría Interna. Coordinar y supervisar el cumplimiento de las normas dictadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. Evaluar las autorizaciones de transformación, fusión, escisión o reorganización simple de las empresas supervisadas, teniendo en consideración, entre otros aspectos, los lineamientos vigentes para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Evaluar las solicitudes de autorización de organización y funcionamiento de las empresas sometidas a su supervisión, con el objetivo de cautelar la idoneidad moral y solvencia económica de los organizadores y accionistas, y la idoneidad técnica, económica y moral de los principales funcionarios de las empresas, así como la calidad de la gestión de riesgos de las futuras empresas supervisadas, teniendo en consideración los lineamientos vigentes para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, conforme a lo establecido en la ley general y normas vigentes, requiriendo para ello la opinión técnica y legal de las diferentes áreas de la Superintendencia. 14
Determinar en caso sea aplicable el someter a Régimen de Supervisión Especial a la empresa por inestabilidad financiera o administración deficiente. b. Del Proceso de Visitas de Inspección (Supervisión In Situ) Dirigir, conjuntamente con los Supervisores así como con los Intendentes de Seguros a cargo de los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, el desarrollo del proceso de visitas de inspección (ordinarias o especiales) de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida y aquéllas empresas mixtas que el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros designe, en sus etapas de planeación, ejecución y elaboración del informe y seguimiento de las observaciones de visita, siguiendo los procesos establecidos en los manuales y normas vigentes. Para ello deberá: Elaborar y ejecutar el plan anual de visitas de inspección a las empresas sometidas a su supervisión, conforme lo coordinado con la Intendencia General de Seguros, emitiendo los informes correspondientes. Efectuar en coordinación con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de Seguros y el de Reaseguros, y si el caso lo amerita con las demás adjuntas de la SBS, los procesos de ejecución de las visitas de inspección a las empresas que conforman el Sistema de Seguros de Vida y aquellas empresas mixtas que el Intendente General de Seguros o Superintendente Adjunto de Seguros designe. Revisar el proyecto del informe de visita de inspección con el Supervisor, con el fin de verificar que los puntos críticos y otros aspectos previstos en el alcance, estén considerados y se haya producido de acuerdo a los procesos técnicos de inspección. Coordinar, revisar, discutir y aprobar la elaboración de los informes de visitas de inspección, las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Supervisar la regularización y/o subsanación de las observaciones así como la implementación de las recomendaciones. Supervisar y coordinar con los Supervisores a su cargo, así como con los Intendentes de Seguros a cargo de los Departamentos de Supervisión de Riesgos, los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, el seguimiento de las recomendaciones planteadas en los informes de visitas de inspección remitidos a las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida y aquéllas empresas mixtas que el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros designe. Supervisar la evaluación del cronograma de cumplimiento de las respuestas a las recomendaciones de la Superintendencia. Producto de la visita de inspección, proponer las sanciones correspondientes de acuerdo con lo que establece la Ley y los reglamentos, si se prueba la existencia de la falta cometida por la 15
empresa, entidad, director, funcionario o empleado, de las empresas y entidades bajo control y supervisión. Atender y absolver consultas en aspectos técnicos y de auditoría de las empresas y entidades supervisadas. Disponer si fuera el caso, las acciones correctivas necesarias. c. Recibir y procesar comunicaciones de las entidades supervisadas y dar atención a las mismas de acuerdo con la prioridad del caso, en coordinación con el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros. d. Elaborar propuestas de normatividad para su coordinación con las áreas pertinentes, con el fin de mejorar el control y supervisión de las empresas que operan en el ramo de vida. e. Coordinar con la Plataforma de Atención al Usuario los procesos de trámite de las denuncias, quejas y reclamos de los asegurados y del público en general, efectuadas contra las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida, reaseguradoras, corredores de seguros y reaseguros, y de ser el caso, formular una recomendación para su solución. f. Coordinar la atención de los requerimientos de información relacionados a las operaciones de las empresas bajo su supervisión, provenientes de otras unidades de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, MEF, Banco Central de Reserva, UIF, Policía Nacional, etc.). g. Participar en el proceso de selección y admisión de personal, de gestión de los recursos humanos, de adquisición de bienes y servicios y en el seguimiento contractual de los mismos. h. Formular el Plan Estratégico y Planes de Acción de su área y realizar el seguimiento de los mismos, elaborando los reportes de cumplimiento correspondientes. i. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. j. Participar en la formalización de los procedimientos internos, la formulación de los documentos normativos internos y la mejora de los procesos. 3.3.2. Jefe de Supervisión de Seguros FUNCIÓN BÁSICA El Jefe de Supervisión de Seguros, en coordinación con el Intendente a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A y los Departamento de Supervisión de Riesgos y Reaseguros, organiza y dirige las visitas de inspección de las entidades que conforman el Sistema de Ramos de Vida y aquéllas empresas mixtas que el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros designe, bajo corresponsabilidad con los Supervisores Principales, Supervisores e Inspectores, de ser el caso. Asimismo, es el responsable de la supervisión integral de la(s) Empresa(s) de Seguros del Sistema de Seguros de Ramos de Vida, que le sean 16
asignadas por el Intendente de Seguros, en coordinación con el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Del proceso de Supervisión Extra - Situ Efectuar el proceso de análisis y control por solvencia de las empresas de seguros a su cargo, para lo cual deberá cumplir con las siguientes funciones: Coordinar con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A y dirigir el proceso de análisis y control de la solvencia de las empresas asignadas en responsabilidad y corresponsabilidad. Evaluar y desarrollar, todos los informes relacionados con la adecuada marcha de las empresas bajo su supervisión, velando por el cumplimiento de la normatividad vigente y acorde con prácticas prudenciales de gestión de negocios, verificando además que las empresas supervisadas administren y controlen adecuadamente los riesgos que enfrentan, así como que cuenten con un Sistema de Control Interno (Auditoría Interna, Auditoría Externa y Empresas Clasificadoras de Riesgo) razonable e idóneo. Velar por el cumplimiento de la normatividad dictada por la Superintendencia y proponer al Intendente de Seguros a cargo del Departamento, las sanciones por infracciones a la Ley General y/o a la normatividad vigente que correspondan. b. Del Proceso de Visitas de Inspección (Supervisión In Situ) Dirigir, bajo la supervisión del Intendente de Seguros a cargo del Departamento Supervisión del Sistema de Seguros A, con la participación de los supervisores principales, supervisores e inspectores; y, en coordinación con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, el proceso de visitas de inspección de las empresas supervisadas a su cargo, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Supervisar y coordinar el proceso de preparación de las visitas de inspección de las empresas de seguros en las etapas de planeación, ejecución y elaboración del informe. Efectuar las coordinaciones pertinentes con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, para el mismo fin. Supervisar las visitas de inspección, ordinarias y/o especiales, coordinar con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento y el supervisor de la empresa el alcance y los objetivos de la visita de inspección, identificando los puntos críticos y los riesgos en que están incursos las operaciones y transacciones que realizan las empresas. 17
Coordinar la conformación del equipo de inspección con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento, el tiempo de duración, la participación del personal en tanto dure la visita de inspección y la elaboración de la Directiva y de los puntos críticos a desarrollar en la visita de inspección. Dirigir las visitas de inspección, de acuerdo con el cronograma anual elaborado. Asignar las tareas a ejecutar a los miembros del equipo de visita de inspección. Distribuir la documentación obtenida de la empresa al equipo de inspección, impartir las directivas del trabajo de campo. Coordinar, planificar, organizar y supervisar los procesos de ejecución de las inspecciones de las empresas que conforman el Sistema de Seguros de Ramos de Vida, mediante la aplicación de los manuales técnicos. Durante la visita de inspección, coordinar, evaluar y supervisar la evaluación de los informes de los auditores internos, mediante la aplicación del Manual de Evaluación de Informes de Auditores Internos, a fin de ayudar a las empresas y Unidades de Auditoría Interna a mejorar su sistema de control interno. Coordinar con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, la elaboración de los informes de visitas de inspección, revisar, discutir y aprobar las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Supervisar la regularización y/o subsanación de las observaciones así como la implementación de las recomendaciones. Producto de la visita de inspección, proponer las sanciones correspondientes de acuerdo a lo que establece la ley y los reglamentos, si se prueba la existencia de la falta cometida por la empresa, entidad, director, funcionario o empleado, de las empresas y entidades bajo control y supervisión. Durante la visita de inspección, coordinar y supervisar la evaluación de normas de cumplimiento obligatorio dictadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. Durante la visita de inspección, supervisar la evaluación de las actividades de los auditores internos de las empresas, revisar los papeles de trabajo, evaluar los informes, verificar la implementación de las recomendaciones que han efectuado, revisar el reglamento y las actas del Comité de Auditoría, así como el Manual de Procedimientos del Auditor Interno. Atender y absolver consultas en aspectos contables y de auditoría de las empresas y entidades supervisadas. Proponer, las acciones correctivas. Las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores. c. Implementar y supervisar, dentro del ámbito de su competencia, el funcionamiento del sistema de control interno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. 18
3.3.3. Supervisor Principal de Seguros FUNCION BÁSICA El Supervisor Principal es el responsable de la supervisión integral de las Empresas de Seguros del Sistema de Seguros de Ramos de Vida que le sean asignadas por el Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, en coordinación con el Intendente General y/o Superintendente Adjunto de Seguros; y los Departamentos de Supervisión de Riesgos y Reaseguros de la Superintendencia Adjunta de Seguros. Asimismo, en coordinación con el Intendente de Seguros del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, planifica, organiza y dirige las visitas de inspección de las entidades que conforman el Sistema de Ramos de Vida. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Del proceso de Supervisión Extra Situ. Efectuar el proceso de análisis y control por solvencia de las empresas de seguros asignadas en responsabilidad o corresponsabilidad, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Coordinar con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, las actividades del proceso de análisis y control por solvencia de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida asignadas. Evaluar y desarrollar, todos los informes relacionados con la adecuada marcha de las empresas asignadas, velando por el cumplimiento de la normatividad vigente y acorde con prácticas prudenciales de gestión de negocios, verificando además que las empresas supervisadas administren y controlen adecuadamente los riesgos que enfrentan, así como que cuenten con un Sistema de Control Interno (Auditoría Interna, Auditoría Externa y Empresas Clasificadoras de Riesgo) razonable e idóneo. Velar por el cumplimiento de la normatividad dictada por la Superintendencia y proponer al Intendente las sanciones por infracciones a la Ley General y/o a la normatividad vigente que correspondan. b. Del Proceso de Visitas de Inspección (Supervisión In Situ) Participar, en concordancia con los lineamientos del Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, conjuntamente con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, en el proceso de visitas de inspección de las empresas supervisadas a su cargo, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones: Coordinar el proceso de preparación de las visitas de inspección de las empresas del Sistema de Seguros de Ramos de Vida en las etapas de 19
planeación, ejecución y elaboración del informe, con el supervisor o inspector de Instituciones de seguros. Efectuar las coordinaciones pertinentes con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario las Unidades de Riesgos, para el mismo fin. Participar en las visitas de inspección, ordinarias y/o especiales, coordinar con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A y con el supervisor de la empresa el alcance y los objetivos de la visita de inspección, identificando los puntos críticos y los riesgos en que están incursos las operaciones y transacciones que realizan las empresas. Coordinar la conformación del equipo de inspección con el Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, el tiempo de duración, la participación del personal en tanto dure la visita de inspección y la elaboración de la Directiva y de los Puntos críticos a desarrollar en la visita de inspección. Ejecutar las visitas de inspección, de acuerdo con el cronograma anual elaborado. Asignar las tareas a ejecutar a los miembros del equipo de visita de inspección. Distribuir la documentación obtenida de la empresa al equipo de inspección, impartir las directivas del trabajo de campo. A recomendación del Intendente de Seguros a cargo del Departamento de Supervisión del Sistema de Seguros A, dirigir la visita de inspección, cumpliendo las funciones correspondientes al Jefe de Supervisión. Coordinar, planificar, organizar y supervisar los procesos de ejecución de las inspecciones de las empresas que conforman el Sistema de Seguros de Ramos de Vida, mediante la aplicación de los manuales técnicos. Durante la visita de inspección, coordinar, evaluar y supervisar la evaluación de los informes de los auditores internos, mediante la aplicación del Manual de Evaluación de Informes de Auditores Internos, a fin de ayudar a las empresas y Unidades de Auditoría Interna a mejorar su sistema de control interno. Coordinar con los Departamentos de Supervisión de Riesgos de la Superintendencia Adjunta de Seguros, la Superintendencia Adjunta de Riesgos, la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica y la Gerencia de Productos y Servicios al Usuario, la elaboración de los informes de visitas de inspección, revisar, discutir y aprobar las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Supervisar la regularización y/o subsanación de las observaciones así como la implementación de las recomendaciones. Producto de la visita de inspección, proponer las sanciones correspondientes de acuerdo con lo que establece la Ley y los reglamentos, si se prueba la existencia de la falta cometida por la empresa, entidad, director, funcionario o empleado, de las empresas y entidades bajo control y supervisión. 20