Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting Ganar competitividad en el mercado con los sistemas adecuados: SAP ERP y SAP CRM Partner de implementación
2 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting CaixaRenting, S.A Sector Renting Productos y Servicios Renting de vehículos, tecnologías y bienes de equipo Web www.caixarenting.es Soluciones y Servicios SAP SAP ERP y SAP CRM Su crecimiento, la evolución del volumen de negocio y la entrada en nuevos mercados, llevó a CaixaRenting a cambiar su infraestructura de TI para disponer de soluciones que soportasen la totalidad de su proceso comercial y gestionar toda su operativa. Para adaptar sus sistemas de gestión a su nuevo modelo de negocio, la compañía confió en la tecnología de SAP.
3 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting Soluciones de calidad siempre pensando en el cliente Constituida en 1994 y perteneciente a CaixaBank, CaixaRenting es una compañía de servicios de renting que está especializada en vehículos, bienes de equipo, tecnologías, equipos médicos e inmuebles, cuya misión pasa por ofrecer a los clientes la mejor solución en la gestión (acceso, renovación y uso) de los bienes que necesiten, con los más altos estándares de calidad y servicio. En sus años de actividad, la organización con sede en Barcelona ha consolidado una trayectoria de crecimiento, alcanzando en 2010 una cifra de ingresos superior a 400 millones de euros y, además, ha conseguido una posición privilegiada en un mercado, como es el de renting, que demanda constantemente la aparición de nuevos productos especializados y un alto nivel de servicio. Precisamente para asegurar su competitividad en el mercado, garantizar la excelencia de servicio a sus clientes y optimizar costes, CaixaRenting ha realizado una apuesta por la modernización de sus sistemas de gestión, claves a la hora de cubrir sus necesidades actuales y futuras.
4 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting Alto nivel de servicio como fórmula de crecimiento CaixaRenting operaba con sistemas host muy orientados a la gestión financiera pero no a la operativa, y sus usuarios se apoyaban en diferentes aplicativos ofimáticos auxiliares no estructurados. Esta infraestructura provocó una serie de limitaciones para el negocio, debido a sus lagunas funcionales, una eficiente integración entre las aplicaciones, su falta de flexibilidad ante nuevos requerimientos y algunas limitaciones funcionales específicas de las aplicaciones. En este escenario se habían ido acumulando un conjunto de excepciones por presión comercial, limitaciones técnicas y, en consecuencia, demasiadas tareas eran ejecutadas manualmente. Este problema era más agudo en el negocio de bienes de equipo y tecnologías, ya que los sistemas clave habían sido concebidos básicamente para soportar la operativa de automoción. Fue entonces cuando CaixaRenting se planteó la necesidad de disponer de una plataforma con la que poder crecer en número de operaciones, dar un alto nivel de servicio y minimizar los costes de estructura y, de esta manera, eliminar las limitaciones que los sistemas estaban representando para el negocio.
5 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting Tecnología SAP para ser más competitivos La organización buscaba una solución con escalabilidad vertical (volumen) y horizontal (funcionalidad), que le permitiese adquirir una dimensión adecuada o masa crítica de cara a ser competitivos en el sector, permitiéndoles gestionar grandes volúmenes y distintos tipos de productos, con el fin de formar una cartera equilibrada entre los segmentos de Retail y Flotas, además de una total integración con los sistemas corporativos para aumentar la actividad en el canal de oficinas. Además, la evolución del volumen de operaciones de la compañía hacía necesario contar con una herramienta que diera soporte a la totalidad del proceso comercial y que permitiera gestionar toda la operativa asociada a la tramitación de las operaciones de renting: desde la cotización hasta la finalización del contrato, mejorando los procesos de negocio y la atención al cliente. Tras comparar diferentes tipos de soluciones, unas generalistas, -SAP y Oracle-, y otras especializadas, -Bynx Software y CarSystems, etc.-, la elección de CaixaRenting terminó siendo SAP por sus capacidades de parametrización y crecimiento y por su cobertura funcional, aunque la solvencia del proveedor también resultó determinante. Buscábamos una solución con escalabilidad vertical (volumen) y horizontal (funcionalidad), y ambas soluciones han cubierto nuestras expectativas. Miquel Capdevila, Director de organización y sistemas de CaixaRenting
6 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting SAP ERP y SAP CRM, claves de la solución En cuanto al proceso de implementación, se llevó a cabo de la mano de Archetip, partner de SAP especializado en consultoría de gestión empresarial con más de 25 años de experiencia e importantes referencias en el mercado de TI. Así, con un equipo de seis consultores implicados en todo momento en el proyecto, el primer paso fue la implantación de SAP ERP, con sus correspondientes etapas de análisis funcional, plan de negocio e implementación final de los módulos de Finanzas, Contabilidad de activos fijos, Control de gestión, Compras, Gestión de contactos, etc., cuyo arranque se produjo 2005. Y posteriormente, durante dos años, se implementó SAP CRM, finalizando en 2007. El nuevo sistema de gestión, que actualmente da servicio y soporte a unos 250 usuarios, está albergado en servidores Sun Fire V490 con sistema operativo Solaris y base de datos Oracle. Los departamentos que utilizan estas soluciones son diversos. Por ejemplo, el de Atención al Cliente utiliza SAP CRM para la gestión de todas las operaciones estándar de los clientes de Retail, así como de las oficinas. El de Seguros, Compras y Riesgos Técnicos, en cambio, emplea SAP ERP para la gestión de pedidos y análisis de costes, mientras que el área de Administración y Finanzas también emplea este último para todo lo que conlleva la gestión administrativa y financiera. Asimismo, los departamentos Back-Office, Mantenimiento y Comercial recurren a ambas soluciones a la vez, SAP CRM y SAP ERP. En el primer caso, para los clientes particulares y de flotas de operaciones con características especiales (no estándar); en el segundo, para gestionar los partes de mantenimiento de los vehículos (activos); y en el último, para gestionar operaciones de flotas.
7 Historia de Éxito de Clientes SAP Renting CaixaRenting Una gestión integrada para ser más eficientes La plataforma de gestión SAP ha permitido a CaixaRenting integrar en un único sistema la gestión comercial, la económico-financiera y la operativa, y esto le ha servido para obtener importantes beneficios, entre los que figuran los siguientes: Un sistema integrado comercial-económicofinanciero-operativo de dato único, que evita la duplicidad de datos y las inconsistencias en los mismos. La eliminación de las herramientas externas departamentales de control de gestión, centralizando en una única fuente la información económica, tanto de los contratos como de sus bienes (vehículos, tecnologías, bienes de equipo, etc.). Un nuevo modelo transaccional que ha agilizado los procesos de cierre, la obtención de la información y las tareas de reporting. Se ha facilitado la gestión de la información generada por el sistema por su conectividad con herramientas microinformáticas, y por la posibilidad de ampliar el nivel de análisis mediante la conexión de un sistema compatible de generación de informes, SAP NetWeaver Business Warehouse (BW). Soporte a cerca de 200 circuitos distintos de tramitación, en todas las posibles situaciones del contrato, para todos los canales de comercialización. Integración con el back-office administrativo de la compañía. Visibilidad global del estado de los trámites, por medio de la comunicación a los distintos participantes en los mismos. Al integrar en un único sistema la gestión comercial, la económico-financiera y la operativa, hemos mejorado los procesos y la atención que ofrecemos a nuestros clientes. Miquel Capdevila, Director de organización y sistemas de CaixaRenting
8 Hacia soluciones que mejoren su eficiencia CaixaRenting tiene como objetivo agilizar el resto de procesos críticos de la organización para seguir mejorando su eficiencia. Por eso, se está planteando añadir al sistema SAP otros departamentos que inicialmente no han sido incluidos, como el de Gestión de Riesgos e Impagados. La compañía también invertirá en el área de business intelligence para explotar a mayor escala de la información con múltiples fuentes de datos. Por último, entre sus planes figura dotar a sus comerciales de herramientas de movilidad que les den acceso a información online y actualizada del valor de las existencias. 50 xxx xxx (YY/MM)