PROTOCOLOS DE MEMBRESÍA Y DIRECCIÓN, REVISIÓN DE JUNIO DE 2013 HISTORIA Aprobados por el Consejo de Miembros de OCLC el 10 de febrero de 2009. Ratificados por el Consejo Directivo de OCLC el 20 de abril de 2009. Reemplazo del Artículo II aprobado por el Consejo de Miembros el 19 de mayo de 2009, y ratificado por el Consejo Directivo el 8 de junio de 2009. Revisado por el Consejo Directivo de OCLC el 14 de junio de 2010, ratificado por voto electrónico del Consejo Global el 21 de junio de 2010. Esta versión fue aprobada por el Consejo Directivo de OCLC el 10 de junio de 2013, y ratificada por voto electrónico del Consejo Global entre el 16 y el 19 de junio de 2013. I. PREÁMBULO Y DEFINICIONES El presente documento establece los siguientes protocolos de membresía y dirección de la cooperativa de OCLC. Está autorizado por el Artículo IV y pasajes subsiguientes del Código de Reglamentaciones de OCLC. Compartir es el fundamento de OCLC, y este concepto incluye registros, materiales en numerosos formatos, personal e investigación. Desde 1977 hasta la fecha, el uso de WorldCat para compartir información sobre existencias y recursos ha constituido la base para la membresía de OCLC y el requisito previo para la participación en la dirección. Expandir la membresía en la cooperativa ha sido un objetivo permanente. Para las instituciones miembro, la mayor diversidad significa una cantidad superior de recursos disponibles en WorldCat y una base más amplia para compartir los costos de las operaciones, la investigación y la promoción. La nueva red WorldShare facilitará un intercambio más sencillo y eficiente entre las instituciones. La estructura directiva de OCLC ha evolucionado considerablemente en la última década. La organización se ha vuelto más global y el entorno de tecnología de la información se ha trasladado y transformado, por lo cual los recursos de las bibliotecas de todo el mundo son más accesibles. A partir de los delegados de transición provenientes de seis países no representados que en 2001 se sumaron al Consejo de Miembros de ese entonces, OCLC ha procurado aumentar y diversificar la representación con el fin de comprender el mercado bibliotecario global y conectar las bibliotecas de todo el mundo. Durante la última década, OCLC ha adquirido varias compañías que producen sistemas integrados de bibliotecas. Muchas de estas bibliotecas no están representadas en el proceso directivo, dado que sus sistemas no se integran fácilmente con WorldCat, por lo cual no es posible definir las existencias y utilizar el intercambio de recursos global un requisito previo para la membresía. OCLC se ha embarcado en un ambicioso programa para unificar estos actuales servicios (y otros en fase de desarrollo) en una nueva red WorldShare. Ahora, OCLC pretende incorporar las voces de futuros y potenciales usuarios de la red WorldShare a la dirección ofreciendo la membresía a bibliotecas que utilizan los servicios de OCLC y que no han 1 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
reunido anteriormente los requisitos para ese estado. El objetivo es fomentar un ambiente que valore el intercambio de contenido intelectual y el mutuo apoyo institucional a través de la nueva red, desde sus etapas incipientes. La red proporcionará a todas las instituciones participantes la oportunidad de compartir contenido intelectual, en un modo en el cual el intercambio será el valor por defecto en lugar de una opción. Esta transformación ofrece oportunidades de inclusión, sin dejar de mantenerse fiel a la misión permanente de fomentar el acceso a la información mundial y reducir el incremento de los costos bibliotecarios. Para estar a la altura de su visión, Las bibliotecas del mundo, conectadas, OCLC debe prestar servicio a sus instituciones miembro con un proceso claro que honre la tradición y al mismo tiempo dé lugar a nuevos modelos. Tanto los delegados de transición del Consejo de Miembros de mediados de la década de 2000, como los animados y productivos debates en los distintos grupos de usuarios de productos, demuestran que las grandes ideas provienen de muchos lugares. Los aportes de personas que trabajan en instituciones que no han participado anteriormente en la dirección bajo las actuales reglas podrían beneficiar a toda la cooperativa. A los efectos de este documento, regirán las siguientes definiciones: Entidad administrativamente independiente: Un miembro de OCLC es administrativamente independiente si dirige sus propias políticas o gastos, si su independencia es reconocida a los efectos fiscales o legales, o si representa la máxima unidad operativa de mando ante, por ejemplo, unidades de menor rango que se encuentran bajo sus órdenes y la entidad se encuentra bajo las órdenes de un consejo directivo, un rector universitario, decano, preboste, vicerrector o algún funcionario o cargo operativo principal. De igual modo, un miembro es administrativamente independiente si está en el máximo nivel de su jerarquía administrativa, es decir, si las unidades de menor rango se encuentran bajo sus órdenes (en caso de que existan tales unidades de menor rango). Sociedad anónima o asociación civil sin fines de lucro: Véase OCLC. OCLC: OCLC Online Computer Library Center es una organización de membresía que brinda servicios de biblioteca e investigación y se dedica a los fines públicos de fomentar el acceso a la información mundial y reducir el incremento de los costos bibliotecarios. Según las leyes fiscales de los Estados Unidos, OCLC es reconocida como una organización sin fines de lucro y exenta de impuestos. En otros países, las operaciones de OCLC pueden estructurarse de acuerdo con la legislación fiscal local como una filial de propiedad absoluta y con fines de lucro de la organización estadounidense. Cooperativa de OCLC: La frase cooperativa de OCLC hace referencia, de manera colectiva, a los miembros de OCLC (por lo general, bibliotecas, archivos o museos), la estructura directiva de OCLC (el Consejo Directivo y los Consejos Global y Regionales) y la asociación civil sin fines de lucro de OCLC. Intercambio de recursos global : Se refiere a la oportunidad que ofrecen los sistemas de OCLC de compartir los activos intelectuales de una institución miembro, más allá del círculo inmediato de la institución, con la cooperativa de OCLC en general. 2 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
II. MIEMBROS Instituciones calificadas El Artículo IV del Código de Reglamentaciones de OCLC establece que serán miembros aquellas entidades que cumplan los requisitos mínimos pero constantes de compromiso con OCLC, de acuerdo con lo estipulado en los Protocolos de Membresía y Dirección de OCLC. La Sección A del Artículo IV del Código confiere al Comité de Membresía la facultad de desarrollar la definición de Membresía para su revisión y aprobación por parte del Consejo Global y el Consejo Directivo. Cualquier biblioteca, archivo o museo que adhiera a los valores de cooperación e intercambio de OCLC es bienvenido. Una institución reúne los requisitos para ser miembro de OCLC al realizar una o varias de las siguientes actividades de manera continua: Intercambio de contenido intelectual y/o participación en el intercambio de recursos o referencias a nivel global, a través de una suscripción o contratación de un sistema de OCLC; o Aporte de contenido intelectual o participación en el intercambio global de recursos o referencias por medio de un sistema de OCLC provisto por otra organización, como una cooperativa o consorcio local o regional, una biblioteca estatal o provincial, o una biblioteca nacional; o Suscripción o contratación de un sistema de administración de bibliotecas de OCLC que facilite el intercambio global durante la transición a WorldShare. Como política, siempre que sea posible, los acuerdos con dichas cooperativas o consorcios locales o regionales, bibliotecas estatales o provinciales o bibliotecas nacionales deben incluir cláusulas que otorguen a OCLC acceso razonable a todos los participantes del grupo representado por esas organizaciones. Una institución puede optar por excluirse del ejercicio de sus derechos de membresía en cualquier momento. Las instituciones pueden solicitar que se las excluya de la lista de correspondencia haciendo clic en los vínculos correspondientes incluidos con cada mensaje de correo electrónico. Para excluirse de las planillas de electores, los directores de las instituciones pueden comunicarse con la División de los Consejos Global y Regionales de OCLC. Los distribuidores de bibliotecas y los proveedores comerciales de metadatos no reúnen los requisitos para ser miembros, pero pueden participar a través del Programa de Socios de OCLC. La cooperativa se fortalece con la diversidad de sus miembros, tanto en términos geográficos como en relación con el tipo de institución o su magnitud. Los miembros se unen a través de contenidos y procesos similares y complementarios, y se conectan a través de un propósito mutuo, una iniciativa compartida y la creación, el intercambio y la administración de metadatos, contenidos y otros recursos. Por ejemplo, WorldCat se mantiene a través de las tareas de cooperación de los miembros de OCLC. Compromiso con la cooperación innovadora y el éxito mutuo 3 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
Los miembros se guían por las políticas de OCLC pertinentes, donde se especifican buenas prácticas para los miembros de la cooperativa que se basan en valores compartidos, la confianza y la reciprocidad en la comprensión de los derechos y las responsabilidades. Estas políticas se centran en los derechos y las responsabilidades de los miembros con el objetivo de fomentar la innovación y el intercambio, así como de preservar la integridad y la viabilidad fiscal de los recursos compartidos de la cooperativa. Los miembros de OCLC realizan intercambios de diversas formas, que incluyen sin carácter limitativo: La contribución de metadatos, incluidos registros de autoridad, a WorldCat; El intercambio de información sobre existencias; El intercambio de recursos y experiencia, como en una cooperativa de referencia; La facilitación de contenido digital a otros miembros; El intercambio de materiales a través del uso de los servicios de OCLC; o La suscripción o contratación de un sistema de administración de bibliotecas de OCLC que facilite el intercambio global durante la transición a WorldShare. Recíprocamente, en sus decisiones presupuestarias y de desarrollo, el Consejo Directivo y la administración de OCLC deben respaldar servicios que atraigan y retengan a los miembros y que alienten la colaboración. Derechos de voto Los derechos de voto de los miembros están establecidos en el Código de Reglamentaciones de OCLC. La membresía continuará por un año después de la última fecha de actividad conforme a la suscripción o al acuerdo contractual. Las instituciones deben ser notificadas con un plazo razonable sobre tal cambio de estado. Asimismo, las instituciones también pueden cancelar su membresía voluntariamente mediante notificación a la División de los Consejos Global y Regionales de OCLC y, por lo tanto, dejar de participar en la dirección de OCLC. El Comité de Membresía facilitará la resolución de toda controversia sin resolver acerca del estado de miembro. Los Miembros Delegados del Consejo Global (según se describen en la Sección V) pertenecen a las instituciones miembro. Todos los delegados electos son miembros con pleno derecho a voto del propio Consejo Global. Revisión de los requisitos para la transición Dado que estos cambios en los requisitos de membresía están destinados a conectar a las bibliotecas en etapa de transición con la cooperativa, estos Protocolos deben ser revisados anualmente por el Comité de Membresía en el contexto de la implementación de la red WorldShare. A más tardar en el tercer aniversario de la fecha de vigencia de estos Protocolos, el Comité de Membresía llevará a cabo una reevaluación completa de los requisitos de membresía con el objeto de cumplir la misión, la visión y el fin público de la cooperativa: Fomentar el acceso a la información mundial y reducir el incremento de los costos bibliotecarios. 4 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
III. REGIONES Actualmente existen tres Regiones de OCLC: Europa, Medio Oriente y África; Asia y el Pacífico; y América. Estas regiones podrán aumentar, fusionarse, subdividirse o modificarse de cualquier otra manera según resulte necesario con el fin de reflejar los cambios en el entorno de trabajo. A medida que OCLC crezca y evolucione, los Consejos Regionales también podrán aumentar, fusionarse, subdividirse o modificarse. Las modificaciones en la cantidad de Consejos Regionales, o en su definición, ameritan un cambio en estos Protocolos, según se describe en la Sección VII a continuación. Ninguna de las disposiciones del presente documento deberá interpretarse en el sentido de eliminar, reducir o disuadir otros grupos consultivos conformados por miembros de OCLC. IV. CONSEJOS REGIONALES En cada una de las regiones, un Consejo Regional asesorará a OCLC. El Consejo Regional se define como una asamblea de electores de los miembros de OCLC en esa región. Deberes Los Consejos Regionales se desempeñarán como: Propósito Una unidad directiva de OCLC encargada de elegir a los Miembros Delegados para el Consejo Global, según se describe en el Artículo IV del Código de Reglamentaciones de OCLC; Un conducto bidireccional para posibilitar la interacción más amplia e inclusiva posible entre el personal, los miembros, los participantes y las partes interesadas de OCLC; Generadores de nuevas ideas e iniciativas dentro de la cooperativa; Un foro inclusivo y un vehículo que permita a los representantes de las bibliotecas, archivos o museos interesados conocer más sobre OCLC y enterarse de las oportunidades de participación en la cooperativa. Los Consejos Regionales participan en la dirección de OCLC eligiendo delegados para el Consejo Global (véase el texto a continuación y las Secciones C-G del Artículo IV del Código de Reglamentaciones de OCLC). Los Consejos Regionales facilitan el debate de cuestiones con la cooperativa de OCLC. Dirección Cada Consejo Regional tendrá un Presidente, que será un empleado o miembro de la junta directiva de un miembro de OCLC de esa región. El Presidente no podrá ser un empleado de OCLC. Cada Consejo Regional creará y modificará sus propios procedimientos internos. En caso de que no exista ningún procedimiento interno, la última edición de The Standard Code of Parliamentary Procedure (El Código Estándar de Procedimiento Parlamentario) de Alice Sturgis constituirá la autoridad procedimental. Con el fin de garantizar la coherencia procedimental 5 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
entre las regiones, estos procedimientos podrán ser finalmente modificados por el voto mayoritario del Comité Ejecutivo del Consejo Global, según se define más adelante en el presente, si este último lo considera conveniente. Reuniones Organización. Cada año, el Presidente del Consejo Regional, en colaboración con el personal de OCLC, deberá planificar y celebrar al menos una reunión en persona del Consejo Regional. Financiamiento. Cada región recibirá una asignación anual del presupuesto de OCLC para la organización de esta reunión en persona. La asignación se determinará como parte del proceso presupuestario anual. Comité de organización. El Presidente del Consejo Regional, en consulta con el personal de OCLC, podrá designar un comité de organización para planificar la agenda y llevar a cabo las reuniones del Consejo Regional. Los miembros del comité de organización podrán recibir un reembolso de los gastos efectivamente incurridos en el desempeño de sus funciones. Agenda. La agenda de cada Consejo Regional deberá incluir una combinación de cuestiones regionales y globales, así como un análisis de la dirección estratégica de OCLC. Participación del personal y el Consejo Directivo de OCLC En la reunión de cada Consejo Regional, el personal de OCLC estará representado por la administración ejecutiva de la cooperativa, incluido el Presidente y Director General o el/los Vicepresidente/s correspondientes que puedan responder de manera efectiva a las preguntas e inquietudes de los miembros. OCLC hará todo lo posible por garantizar la asistencia de al menos un integrante del Consejo Directivo a cada reunión del Consejo Regional. Votación En la reunión del Consejo Regional, cada miembro de OCLC tendrá derecho a emitir un (1) voto, ya sea en persona, por medios electrónicos o a través de un apoderado, sobre cada cuestión debidamente planteada ante el Consejo Regional para someterla a votación, o para su consentimiento, renuncia, exención u otra medida. Cada miembro de OCLC deberá designar a un representante para que emita su voto en las reuniones del Consejo Regional. Reuniones abiertas Las reuniones del Consejo Regional serán abiertas, aunque únicamente podrán participar y votar los miembros de OCLC. Costos A excepción de los casos contemplados anteriormente, los costos y gastos incurridos en asistir a las reuniones serán responsabilidad del miembro de OCLC o los asistentes particulares. Comités 6 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
Los Consejos Regionales deberán crear todos los comités que consideren necesarios o convenientes con el fin de llevar a cabo sus propósitos, dentro de las limitaciones presupuestarias de cada Consejo Regional. Ejecutivos El Consejo Regional creará todas las oficinas y seleccionará a todos los ejecutivos que considere convenientes para llevar a cabo sus actividades internas, estableciéndose, no obstante, que ninguno de tales ejecutivos tendrá o se atribuirá ante terceros facultades para obligar a OCLC. Otras reuniones Oportunamente, podrán realizarse otras reuniones del Consejo Regional tras la convocatoria conjunta del Presidente del Consejo y el Presidente y Director General de OCLC o la persona por ellos designada. Ninguna de las disposiciones de este documento deberá interpretarse en el sentido de prohibir o disuadir otros tipos de reuniones, como las reuniones de comités consultivos nacionales o grupos ad hoc para abordar temas específicos. V. REUNIÓN ANUAL DEL CONSEJO GLOBAL Reuniones El Consejo Global se reunirá en persona al menos una vez al año. En esta reunión, en adelante denominada Reunión Anual del Consejo Global ( AGCM, por sus siglas en inglés), el Consejo Global elegirá a sus ejecutivos, ratificará o rechazará modificaciones incorporadas al Código y al Acta de OCLC de acuerdo con lo propuesto por el Consejo Directivo, y elegirá a los integrantes del Consejo Directivo de OCLC. Miembros Delegados Los Miembros Delegados del Consejo Global se elegirán en las reuniones de los Consejos Regionales para representar a los miembros de OCLC que componen cada uno de estos Consejos Regionales. El proceso para la selección de los Miembros Delegados se establecerá de acuerdo con las normas locales y se codificará en los procedimientos a los que se hace referencia en la sección Dirección que antecede. Requisitos Los Miembros Delegados deben ser empleados o miembros de las juntas directivas de los miembros de OCLC. Los empleados de OCLC no podrán desempeñarse como Miembros Delegados. Responsabilidades Los Miembros Delegados tienen dos responsabilidades directivas: Elegir a seis (6) integrantes del Consejo Directivo de OCLC para un mandato de cuatro años. 7 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
Ratificar o rechazar por voto mayoritario las modificaciones a los documentos fundacionales de OCLC, el Código de Reglamentaciones y el Acta Constitutiva. Asimismo, los Miembros Delegados: Podrán desempeñarse en el Comité de Membresía del Consejo Directivo Reflejarán y articularán los diversos intereses e inquietudes de sus respectivas regiones ante el Consejo Directivo y la administración de OCLC Brindarán asesoramiento al Consejo Directivo y a la administración de OCLC con respecto a cuestiones críticas emergentes que requieran seguimiento, planificación u otras respuestas por parte de OCLC y que sirvan como aporte para tomar decisiones en cuanto a la propia planificación estratégica de OCLC Aportarán comentarios al Consejo Directivo y a la administración de OCLC acerca de las direcciones estratégicas de OCLC Fortalecerán la cooperativa en todo el mundo. Notificación previa A los efectos de posibilitar que las conversaciones y elecciones locales procedan de manera oportuna, el Consejo Directivo de OCLC notificará al Presidente del Consejo Global, al Vicepresidente de los Consejos Global y Regionales y a los Presidentes de cada Consejo Regional de toda propuesta de modificación a los documentos fundacionales conforme a lo mencionado anteriormente con la mayor anticipación posible y, a más tardar, diez (10) días antes de la celebración de la AGCM. Votación Durante la AGCM, cada Miembro Delegado tendrá derecho a emitir un (1) voto, ya sea en persona o a través de un apoderado, en todas las votaciones, consentimientos, renuncias, exenciones y elecciones de integrantes del Consejo Directivo. Comités Durante cada AGCM, se seleccionará un Comité de Nombramiento. Este comité se encargará de aceptar postulaciones y recomendaciones para las vacantes en el Consejo Directivo del próximo año. El Comité de Nombramiento presentará una lista de dos candidatos para cada vacante en el Consejo Directivo. El Comité de Nombramiento estará compuesto por dos Miembros Delegados de cada región de OCLC, seleccionados por el Presidente de la región correspondiente, y un Presidente del comité, seleccionado por el Presidente del Consejo Global con el asesoramiento del Comité Ejecutivo. El Comité de Nombramiento deberá notificar al Presidente del Consejo Global, al Vicepresidente de los Consejos Global y Regionales y a los Presidentes de cada Consejo Regional sobre sus candidatos para el Consejo Directivo, a más tardar sesenta (60) días antes de la celebración de la AGCM. Los Miembros Delegados crearán todos los demás comités que consideren necesarios o convenientes a los efectos de llevar a cabo sus propósitos. Ejecutivos 8 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
Los Miembros Delegados crearán todas las oficinas y elegirán a todos los ejecutivos que consideren convenientes para llevar a cabo sus actividades internas, estableciéndose, no obstante, que ninguno de tales ejecutivos tendrá o se atribuirá ante terceros facultades para obligar a OCLC. Costos Los costos y gastos de la AGCM y la asistencia de los Miembros Delegados correrán por cuenta de OCLC de conformidad con la suma total presupuestada que determine el Consejo Directivo. Agenda Las agendas de las reuniones del Consejo Global reflejarán las cuestiones e inquietudes elevadas desde los Consejos Regionales, así como cuestiones de interés general para la cooperativa. VI. FÓRMULA DE ASIGNACIÓN DE DELEGADOS OCLC es y continuará siendo una organización de membresía. Las instituciones miembro son entidades administrativamente independientes y no, por ejemplo, sucursales, puntos de servicio o unidades departamentales de menor rango de organizaciones principales. Si bien los ingresos se utilizan como base de esta fórmula, los ingresos en sí no constituyen ni equivalen a una membresía de la cooperativa, y se utilizan exclusivamente como el parámetro para estimar el aporte intelectual a los fines de calcular la representación. El Consejo Global contará con cuarenta y ocho (48) Miembros Delegados. En diciembre de cada año, el personal del Consejo Global determina la cantidad de delegados que representarán a cada región en el Consejo Global. A tal fin, aplicará la siguiente fórmula: El veinticinco por ciento (25%) de la cantidad total de delegados constituirá la cantidad básica de Miembros Delegados equitativamente distribuidos entre las regiones. Cada región recibirá la asignación de un porcentaje del 75% restante de Miembros Delegados que será proporcional al porcentaje de ingresos totales correspondiente a esa Región generados por OCLC durante los tres (3) años fiscales completos previos a la asignación. Esta base de ingresos corresponderá a los ingresos totales de OCLC obtenidos a partir de todos sus servicios y productos, medidos en dólares estadounidenses, conforme a lo especificado en los estados contables anuales auditados. La cantidad de Miembros Delegados asignados se someterá a una revisión periódica a los efectos de determinar que la cantidad de Delegados sea tanto efectiva como representativa de la cooperativa. VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA MODIFICACIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO Las propuestas de modificación del presente documento se originarán en el Comité de Membresía del Consejo Directivo. Tales modificaciones deberán ser aprobadas por el Consejo 9 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013
Directivo a través del voto a favor de dos tercios (2/3) de los integrantes de ese Consejo Directivo que emitan su voto. Luego, las modificaciones propuestas deberán ser ratificadas por el voto mayoritario de los Miembros Delegados presentes (i) en una reunión del Consejo Global convocada para tal fin donde se constituya quórum, (ii) en virtud de un voto electrónico. VIII. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Estos protocolos entraron en vigencia originalmente el 1 de julio de 2009. Esta revisión rige a partir del 1 de julio de 2013. 10 Protocolos de Membresía y Dirección, vigente al 1 de julio de 2013