2011 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA b Manual de Contratación Pública para Gestión del Proceso de la Fase METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS (Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y Mejora Continua) Contractual Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 09/05/2011 1
ÍNDICE INDICE... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. OBJETIVO DEL DOCUMENTO... 3 ALCANCE DEL PROCESO... 3 MARCO LEGAL ESPECÍFICO... 3 POLÍTICAS DEL PROCESO... 3 MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO... 4 DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS... 5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO... 6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO... 6 2
OBJETIVO DEL DOCUMENTO Detallar las actividades del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, como una herramienta de consulta para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un enfoque en procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia al ciudadano. ALCANCE DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUALDE LA CONTRATACIÓN El alcance del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN abarca el conjunto de actividades requeridas desde la suscripción del contrato o instrumento utilizado en el Proceso de Ejecución de la Contratación, hasta suscripción del acta de entrega única, definitiva o presunta. MARCO LEGAL ESPECÍFICO Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública POLÍTICAS DEL PROCESO En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato. La entidad contratante podrá, dentro del término de 10 días contados a partir de la solicitud de recepción del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio, por razones justificadas, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista. La negativa se notificará por escrito al contratista y se dejará constancia de que la misma fue practicada. Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato. La entidad contratante ingresará al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública la información relacionada con los contratos suscritos y los efectos derivados de los mismos, como sanciones, terminaciones anticipadas, unilaterales, cobro de garantías, dentro de un término máximo de cinco días luego de producido el hecho. 3
El Reglamento General a la LOSNCP define como información relevante de este proceso el contrato suscrito (como entrada) y aquellos complementarios de haberse suscrito, ordenes de cambio (trabajo) de haberse emitido, cronograma de ejecución de actividades contractuales, cronograma de pagos y actas de entrega recepción o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato. El funcionario o empleado al que incumba el pago de planillas u otras obligaciones de una Entidad Contratante que retenga o retarde indebidamente el pago de los valores correspondientes, en relación al procedimiento de pago establecido en los contratos respectivos, será destituido de su cargo por la autoridad nominadora y sancionado MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, su actividad principal, el resultado de su ejecución y quien o quienes utilizan las salidas: Proveedor Entrada ACTIVIDADES ENTIDAD CONTRATANTE Salida Cliente Proceso de Ejecución de la contratación (Unidad Jurídica/Unidad de Contratación) Contrato o instrumento utilizado. Administrar el contrato Revisar Producto Solicitar Pago Acta de recepción única, definitiva o presunta. Actos Administrativos derivados de las desviaciones del contrato (sanciones, multas, Terminaciones) Pagos, garantías Contratista INCOP 4
DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS En el siguiente Diagrama de Macro Procesos se resalta en color celeste el proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, sus productos (salidas) y su relación con los demás procesos de contratación pública: 5
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN Proceso de de la Contratación Contratista Administrador del Contrato Unidad Financiera Unidad de contratación Inicio 1. Contrato Suscrito 2 NO 2.El contrato contempla pago de anticipo? SI 2.1 Solicitar pago del anticipo Proceso de Pago 1 3. Entrega del servicio de Consultoría. 4. Verificar Servicio vs. Términos establecidos en el contrato 1 4.1 Cumple las obligaciones derivadas del Contrato SI NO 4.1.1 Finalizar contrato? SI 4.1.3Termina r unilateral NO 4.1.2 Notificar al contratista y subir acciones tomadas, derivadas de la desviación del contrato. 1 Subir al Portal subir acciones tomadas, derivadas de la desviación del contrato. (4.1.2, 4.1.3) 3 6. Recibir pago y garantías (de acuerdo a lo estipulado en los pliegos y contrato) 5 La recepción es única o definitiva? SI 5.2 Acta Recepción suscrita (única, definitiva) NO 5.1 Acta Recepción Parcial suscrita 5.2,1 Solicitar pago con base a lo estipulado en el contrato 5.1.2 Solicitar pago con base a lo estipulado en el contrato 2 3 Proceso de Pago Subir actas entregarecepción al portal (5.1, 5.2) FIN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1. Una vez suscrito el contrato por la Máxima Autoridad o su delegado y el contratista, y registrado en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, el Administrador debe registrar en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, información relativa al contrato como el cronograma de ejecución de actividades contractuales, cronograma de pagos del contrato, presupuesto, entre otros y debe velar por su cumplimento. 6
2, 2.1 Pagar anticipo: De incluir el contrato pagos de anticipo, el Administrador del contrato deberá solicitar a la Unidad Financiera, el pago al contratista, a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec. La Unidad Financiera una vez recibida la solicitud, procederá al pago y notificará del mismo a al Administrador del contrato. 3. Entregar Producto/servicio: El contratista deberá entregar el producto o servicio (bienes, servicios, obras, consultoría) bajo los términos especificados en el contrato. 4, 4.1 Verificar Producto/servicio: Durante cada entrega o entrega única del producto o servicio el administrador y un técnico que no haya sido parte del proceso de ejecución de la contratación, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos especificados en el Contrato. En el caso de consultoría: una vez que se hayan terminado todos los trabajos previstos en el contrato, el consultor entregará a la entidad contratante el informe final provisional; cuya fecha de entrega servirá para el cómputo y control del plazo contractual. Salvo que en el contrato se señale un tiempo menor, la entidad contratante dispondrá de 15 días término para la emisión de observaciones y el consultor de 15 días término, adicionales para absolver dichas observaciones y presentar el informe final definitivo. Dependiendo de la magnitud del contrato, estos términos podrán ser mayores, pero deben constar obligatoriamente en el texto del contrato. El acta de recepción definitiva será suscrita por las partes, en el plazo previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría y el informe final definitivo del estudio o proyecto. Se podrán también realizar recepciones por etapas o de manera sucesiva, podrán efectuarse recepciones parciales, esta modalidad deberá constar en el contrato, así como los productos/servicios esperados en cada etapa. En el caso de obras: En los contratos de ejecución de obra, así como en los contratos integrales por precio fijo existirán una recepción provisional y una definitiva. La recepción definitiva procederá una vez transcurrido el término previsto en el contrato, que no podrá ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripción del acta de recepción provisional total o de la última recepción provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de éstas. Los contratos de ejecución de obra requieren de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato. En el caso de Bienes y Servicios: El acta de recepción única será suscrita por las partes, en el plazo previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relación con los producto/servicio entregado. Se podrán también realizar recepciones por etapas o de manera sucesiva, podrán efectuarse recepciones parciales, esta modalidad deberá constar en el contrato, así como los productos/servicios esperados en cada etapa. 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 Tomar acciones: La entidad contratante podrá, dentro del término de 10 días contados a partir de la solicitud de recepción del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio, incluidos consultoría, por razones justificadas, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista. La negativa se notificará por escrito al contratista y se 7
dejará constancia de que la misma fue practicada. Vencido el término de 10 días sin que la entidad contratante objetare la solicitud de recepción ni formulare observaciones al cumplimiento del contrato, operará, sin más trámite, la recepción de pleno derecho, para lo cual el contratista notificará por intermedio de un Juez de lo Civil o un Notario Público. En caso de que el producto o servicio (incluidos consultoría y obras) entregado por Contratista incumpla con los requisitos especificados en el contrato, el Administrador deberá tomar acciones administrativas, que irán desde la sanción o multa, hasta la terminación unilateral del contrato, mismas que debe ser notificadas al contratista a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública y registradas en el portal web http://girg.informatica.gob.ec. Toda terminación anticipada de contrato debe registrar su causalidad, la declaración de terminación unilateral del contrato se realizará mediante resolución motivada emitida por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, y se comunicará por escrito al Instituto Nacional de Contratación Pública y al contratista. Adicionalmente aquellas terminaciones por mutuo acuerdo o imputables a la Entidad Contratante también deben registrarse. En caso de haberse generado contratos complementarios u órdenes de cambio que afecten el tiempo y costo determinado en el contrato inicial, estos deberán ser registrados en el portal web http://girg.informatica.gob.ec con el fin de determinar las variaciones del costo y tiempo en ejecución final del contrato. 5, 5.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.2, 5.2.1 Suscribir acta de entrega y solicitar pago: Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato como lo establece la política del manual. Una vez suscrita el acta de recepción parcial o única/definitiva, esta deberá ser publicada en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública por el Administrador en coordinación con la Unidad de Contratación. El Administrador solicitará el pago a la Unidad Financiera con base a lo estipulado en el contrato. En el caso de procedimiento de contratación por catalogo, el delegado de la máxima autoridad para verificar el bien recibido, deberá suscribir el acta de recepción correspondiente, misma que estará acompañada de la copia de la orden de compra y la factura respectiva. La entidad contratante se adhiere a las condiciones establecidas en los Convenios Marco celebrados por Instituto Nacional de Contratación Pública. La adquisiciones realizadas bajo el procedimiento de ínfima cuantía deberán ser registradas mensualmente en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, e instrumentadas a través la factura y correspondiente orden de compra. 8
6. La entrega de Garantías estipuladas en el contrato: Las garantías serán devueltas cuando se han cumplido todas las obligaciones que avalan: La garantía de fiel cumplimiento del contrato se devolverá cuando se haya suscrito el acta de entrega recepción definitiva o única. La garantía de buen uso del anticipo se devolverá cuando éste haya sido devengado en su totalidad. La garantía técnica observará las condiciones en las que se emite. 9