Tema 3. Aplicaciones básicas de ofimática Licenciado en Traducción e Interpretación Introducción y definiciones Características comunes Herramientas básicas Bases de datos Aplicaciones avanzadas Contenido Curso: 2010/2011 2 Aplicaciones básicas Aplicaciones básicas La mayoría de usuarios de ordenadores utilizan aplicaciones comunes: 1 Procesador de texto 2 Hojas de cálculo 3 Programas gráficos 4 Administradores de base de datos 5 Programas de comunicaciones Son aplicaciones de uso generalizado en todas las áreas profesionales El software que agrupa todas estas aplicaciones se llama suite o paquete estándar Toda suite contiene al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo Adicionalmente suelen incluir un programa de presentaciones, administrador de base de datos y herramientas para gráficos y comunicaciones Microsoft Office OpenOffice.org WordPerfect Office Lotus Smartsuite Gnome Office AppleWorks Word, Excel, PowerPoint, Access, Writer, Calc, Impress, Draw, WordPerfect, Quattro Pro, Word Pro, Lotus 1-2-3, 3 4
Aplicaciones básicas Características comunes Aplicaciones básicas Características comunes WYSIWYG = What you see is what you get Filosofía de diseño para que lo que se vea en pantalla corresponda exactamente a la salida al imprimir Versión y publicación El software evoluciona, mejora y se corrige <versión>.<publicación> Un incremento de versión indica cambios importantes Un incremento de publicación indica revisiones en la aplicación de menor importancia (corrección de fallos, pequeñas mejoras, etc.) 5 6 Aplicaciones básicas Características comunes Contenido 7 Menú Lista de funciones que pueden utilizarse Barra de herramientas Acceso rápido a las funciones más utilizadas Suelen identificarse por un pequeño icono Área de trabajo Barras de desplazamiento Sirve para visualizar en el área de trabajo aquellas partes que están ocultas debido al tamaño Cuadro de diálogo Opciones adicionales que frecuentemente aparecen tras invocar a una función 8 Introducción y definiciones Características comunes Herramientas básicas Procesadores de texto Hojas de cálculo Bases de datos Gráficos Comunicaciones Bases de datos Aplicaciones avanzadas
Herramientas básicas Procesadores de texto Programas de procesamiento de texto Crear documentos consistentes esencialmente en texto Puede darse formato al texto: Diversas fuentes, tamaño, estilos, color, Espaciados, sangrías, alineaciones, bordes, Suelen permitir la agregación de imágenes, gráficos e incluso sonido a los documentos Uno de los programas de aplicación más utilizados Ej.: Word, Writer, WordPerfect Hojas de cálculo Herramientas básicas Permiten manipular, calcular y analizar conjuntos de datos numéricos El formato de una hoja de cálculo es una matriz bidimensional compuesta de columnas y filas Una celda puede almacenar texto, valores o fórmulas Una fórmula permite crear un valor basado en los valores de otras celdas Pueden incluirse gráficos basados en los datos contenidos en las celdas Ej.: Excel, Calc, Quattro Pro, Kspread 9 10 Herramientas básicas Herramientas básicas Bases de datos Almacén organizado de elementos o hechos afines Proporcionan herramientas de administración para recuperar, modificar, eliminar e insertar datos Muy útiles para grandes organizaciones en el manejo de grandes volúmenes de datos Por ejemplo, gestionar todas las cuentas bancarias de los clientes A nivel usuario es útil para mantener listas de direcciones, gastos personales, etc. Ej.: Access, Base, Approach, mysql Gráficos Resultados de la manipulación de datos Permiten facilitar su análisis, presentación e ilustración Tipos de programas gráficos: Gráficos analíticos Mostrar datos numéricos de forma fácil para su análisis Gráficas de barras, líneas o pastel Gráficos de presentación Suele ser utilizada como apoyo en conferencias o charlas Programas de dibujo Para crear atractivos y sofisticados diseños artísticos para usar en publicaciones Ej.: PowerPoint, Impress, Freehand, Adobe Illustrator 11 12
Herramientas básicas Comunicaciones Permite a los usuarios conectarse y compartir recursos con otros usuarios Los programas de comunicaciones ofrecen una característica muy poderosa conectividad Ofrecen múltiples servicios: Intercambio de mensajes, servicios financieros, recursos compartidos, s: Navegadores: Internet Explorer, Mozilla Firefox Correo: Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora Programas peer-to-peer (P2P): Skype, emule, Kazaa Introducción y definiciones Características comunes Herramientas básicas Bases de datos Gestión de los datos : Gestión de la Universidad Sistema de gestión de base de datos (SGBD) Tablas Campo clave Relaciones y cardinalidades Aplicaciones avanzadas Contenido 13 14 Gestión de los datos Gestión de los datos Evolución Ficheros 15 Almacenamiento de los datos: Al principio los datos estaban integrados en los programas Aparecen los ficheros Los datos aparecen como una colección homogénea Ficheros como conjuntos de datos estructurados ORIENTADOS A LOS PROCESOS Aparecen las primeras bases de datos (década 60 s) ORIENTADOS A LOS DATOS 16 Dan lugar a los primeros sistemas de información Imitan los procedimientos manuales existentes Los ficheros en el ordenador se correspondían con los ficheros en papel En sus inicios el tratamiento era secuencial en origen No hay borrado ni inserción de nuevos registros Desventajas: Redundancia de los datos (duplicación) Los archivos están separados unos de otros (difícil de relacionarlos) Alto costo de propagación de cambios Inconsistencia debida a actualizaciones simultáneas
Gestión de la Universidad Gestión de la Universidad 17 Utilización de varias aplicaciones distintas para cada necesidad Aplicaciones Matrículas Actas Expedientes y certificados Organización docente Horarios Datos, asignaturas,, profesores, alumnos,, planes de estudio,, asignaturas, departamentos,, grupos, asignaturas, aulas, Problema: Los datos pertenecen a las aplicaciones 18 Consecuencias: Existencia de datos redundantes Posible aparición de inconsistencias Información no reutilizable Dificultad en la relación de datos : Qué asignaturas cursa cada alumno? Solución: Base de datos común para las distintas aplicaciones En la base de datos se almacenan de forma centralizada todos los datos referentes a:, cursos, grupos, alumnos, profesores, Las distintas aplicaciones trabajan sobre los mismos datos dependiendo de sus necesidades Gestión de la Universidad Gestión de la Universidad USUARIOS APLICACIONES BASE DE DATOS 19 Secretaría Matriculas Actas Expedientes y certificados Organización docente Horarios relaciones 20 BASE DE DATOS login DNI 12345678A Daniel J. Martínez Manzano Inglés 87654321B Juan José Pujante Moreno Francés especialidad curso 1º Nuevas Tecnologías Aplicadas a la Traducción e Interpretación 2º Procesamiento Automático del Lenguaje Natural 3º Informática Aplicada a la Traducción rvg1 arm2 Rafael Valencia García Antonio Ruiz Martínez Ingeniería de la Información y las Comunicaciones Informática y Sistemas mgp2 Manuel Gil Pérez
Base de datos Sistema de Gestión (SGBD) Una base de datos es un conjunto estructurado de datos coherentes Colección disponible de información Colección organizada en subconjuntos y sus relaciones entre las diferentes informaciones (estructura lógica) Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) es una herramienta software que permite la creación y manipulación de las bases de datos Sirven de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan En inglés, DBMS = DataBase Management System s: Microsoft Access, Oracle, IBM Informix, 21 No hay contradicción entre los datos relacionados, no hay pérdida de información, aún sabiendo que la información es compartida entre varios usuarios 22 Sistema de Gestión (SGBD) Sistema de Gestión (SGBD) Objetivos Objetivos Objetivos básicos que cualquier SGBD debe cumplir: 1 Abstracción de la información Ocultar detalles a los usuarios acerca del almacenamiento físico de los datos 2 Redundancia mínima Evitar información repetida o redundante A veces es necesaria para evitar cálculos complejos 3 Consistencia Actualización de aquella información redundante 4 Seguridad Es necesario un complejo sistema de permisos a usuarios para evitar el acceso a usuarios malintencionados Objetivos básicos que cualquier SGBD debe cumplir: 5 Integridad Adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados 6 Copias de seguridad Proporcionar mecanismos de copias de respaldo de la información almacenada y su posterior restauración 7 Control de la concurrencia Controlar los múltiples accesos de varios usuarios accediendo simultáneamente a la misma información Podrían derivar en inconsistencias 23 24
Gestión de la Universidad Antes: Gestión de la Universidad Ahora: Matriculas Secretaría Matriculas Horarios Secretaría Horarios Actas BASE DE DATOS Matriculas Expedientes y certificados Actas Organización docente Horarios Actas Organización docente SGBD Organización docente 25 26 Expedientes y certificados Tablas Tablas 27 Las bases de datos se organizan en tablas: Información (datos) relativos a un conjunto de elementos homogéneos Cualquier persona, objeto, concepto, suceso o evento (existencia independiente) Pueden considerarse análoga a un fichero Dividida en filas y columnas: Filas: Cada uno de los elementos o registros de la tabla Columnas: Cada uno de los datos, campos o atributos que describen los elementos de la tabla Los elementos de una tabla se definen a través de sus propiedades o atributos Los atributos pueden ser: simples, multivaluados, compuestos, valores nulos, 28 dni REGISTRO 12345678A Rafael 87654321B Antonio 12348765C Manuel codigo curso creditos TE001 1º 4,5 TE002 2º 4,5 TE003 3º 6 apellidos direccion fnac login Valencia García C/ Juan de Borbón, 4-2º 1/1/80 rvg1 Ruiz Martínez C/ Gran Vía, 18-1º D 2/2/82 arm2 Gil Pérez C/ Ronda de Levante, 5-1º 3/3/83 mgp2 ATRIBUTO Nuevas Tecnologías Aplicadas a la Traducción e Interpretación Procesamiento Automático del Lenguaje Natural Informática Aplicada a la Traducción TABLA
Campo clave Clave primaria Conjunto de uno o más atributos que sirve para identificar de forma unívoca a sus registros La clave debe ser un valor que no se repita (ej., no pueden haber 2 alumnos con el mismo DNI) s: DNI, ISBN, código de cliente, Clave ajena Permiten expresar relaciones entre objetos Es un subconjunto de atributos de otro objeto incluidos en éste Campo clave La clave ajena de una tabla T2 es un conjunto no vacío de atributos cuyos valores han de coincidir con los valores de la clave primaria de la tabla T1 La clave ajena y la correspondiente clave primaria han de estar definidas sobre los mismos dominios La clave ajena sirve para relacionar tablas 29 Las claves NO pueden contener un valor nulo Ej.: No puede existir un alumno sin DNI 30 Campo clave Campo clave Integridad referencial dni apellidos 12345678A Rafael Valencia García 87654321B Antonio Ruiz Martínez 12348765C Manuel Gil Pérez clave primaria cod_dpto INF004 INF002 INF002 clave ajena Las relaciones entre objetos a través de la clave primaria conlleva una duplicidad dentro de la base de datos de ciertos valores La manipulación de estos valores precisa de una comprobación de integridad referencial en base a: Frente a borrado de registros Frente a modificaciones de los valores de los registros 31 clave primaria cod_dpto INF002 INF004 Ingeniería de la Información y las Comunicaciones Informática y Sistemas 32
Relaciones Relaciones Una relación define asociaciones entre entidades (tablas) Cada ocurrencia de una relación asocia una ocurrencia de cada uno de los objetos relacionados El número de ocurrencias permitidos se definen mediante la cardinalidad Cardinalidad La cardinalidad define restricciones sobre una relación Restringe la participación de las ocurrencias de los objetos en las ocurrencias de las relaciones en las que participan Existen 3 tipos de cardinalidades: 1 Relaciones de uno a uno 2 Relaciones de uno a muchos 3 Relaciones de muchos a muchos 33 34 Cardinalidad Relaciones Relaciones de uno a uno: Una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B Relaciones de uno a muchos: Cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B Relaciones de muchos a muchos: Cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B Cardinalidad Relaciones El tipo de cardinalidad se representa situando un símbolo cerca de la línea que conecta una entidad (tabla) con una relación "0" si la entidad no está obligada a participar en la relación "1" si la entidad está obligada a participar en la relación y, además, cada instancia solamente participa una vez "N", "M", o "*" si la entidad no está obligada a participar en la relación y cada instancia puede participar cualquier número de veces 35 36
Cardinalidad Aplicaciones avanzadas 37 BASE DE DATOS * * * * * * * * 0 1 38 Software avanzado de vanguardia: Multimedia Combina y controla información de varias modalidades (texto, gráficos, animación, vídeo, música, ) Groupware Herramientas de trabajo en grupo (entornos colaborativos) Permiten planear reuniones, comunicarse, coordinar, resolver problemas, compartir documentos, Administradores de proyectos Permiten planificar, programar y controlar a las personas, recursos y costos asociados a un proyecto Inteligencia artificial Desarrollo de sistemas de cómputo que simulan procesos y acciones de la mente humana