El Modelo de Capacitación Virtual Contraloría General de la República, Costa Rica I. INTRODUCCIÓN 3 II. EL MODELO DE CAPACITACIÓN VIRTUAL. 4 1. Conceptualización de la Capacitación Virtual 5 2. Componentes del Modelo.. 6 2.1. El Alumno. 6 2.2. Los Contenidos. 7 2.3. Los Servicios. 7 2.4. Las Tecnologías de Información y Comunicación. 8 2.5. El Enfoque Sistémico de Capacitación 8 2.6. Investigación, innovación y mejoramiento continuo 9 2.7. El Marco Normativo y Estratégico Institucional 9 3. Factores críticos de éxito 11 El texto de este documento, ha sido tomado de: Cisnado, X. & Sancho, M. La Tutoría Virtual y el Manual de Funciones del Tutor de la Contraloría General de la República. Costa Rica. 2009. 1
I. INTRODUCCIÓN La capacitación bajo modalidad virtual se convierte en una importante estrategia de aprendizaje para que la Contraloría General de la República capacite a un mayor número de funcionarios en el Sector Público en todas aquellas materias atinentes a su competencia. Dentro del modelo de capacitación virtual propuesto, la Contraloría General de la República podría contar además de los funcionarios internos que se desempeñan como tutores virtuales, con funcionarios públicos de otros entes e instituciones públicas para que desempeñen esta función y ayuden a divulgar la posición oficial de la Contraloría General de la República sobre temas de interés. De lo anterior se desprende la importancia de contar con un documento de conocimiento obligatorio por parte de todos los funcionarios que se desempeñen como tutores para que además de conocer los distintos roles que desempeña el tutor y sus funciones, conozca además el modelo de capacitación virtual de la Contraloría y el marco normativo y estratégico de la capacitación virtual. En razón de lo anterior, el objetivo de este documento es servir de guía para los funcionarios públicos que se desempeñan como tutores en los cursos de capacitación que, bajo la modalidad de capacitación virtual, ejecuta el Centro de Capacitación de la Contraloría General de la República. 2
II. EL MODELO DE CAPACITACIÓN VIRTUAL El Centro de Capacitación de la Contraloría General de la República (CC-CGR) ha venido desempeñando una labor muy importante durante los últimos 18 años, con un evidente impacto en el mejoramiento del desempeño de los funcionarios públicos, quiénes logran desarrollar o fortalecer sus competencias, mediante la capacitación que se les imparte, en materias atinentes a la fiscalización y el control. Tradicionalmente el proceso de enseñanzaaprendizaje se ha venido desarrollando bajo una modalidad presencial, en la que se ha requerido de la asistencia (física) de los funcionarios en nuestras instalaciones (aulas de capacitación); lo cual ha implicado para los participantes de nuestros cursos desplazarse desde sus lugares de trabajo y ausentarse de sus labores cotidianas mientras recibe la capacitación. Por otra parte, debido a que hemos venido experimentando cada vez más una gran demanda de servicios de capacitación, por parte de nuestros clientes, se considera desde el punto de vista estratégico y de oportunidad, aprovechar al máximo los recursos tecnológicos y las competencias del personal del Centro de Capacitación en materia de e-learning 1, para la implementación de cursos de capacitación a distancia, bajo una modalidad virtual o mixta, complementaria a la tradicional y que permita mejorar la calidad, relevancia y pertinencia de los servicios que brinda el mismo. Por todo lo anterior se logra concebir un nuevo modelo de capacitación al que hemos denominado el modelo de capacitación virtual y que describiremos brevemente más adelante con la intención de especificar este modelo, definir sus componentes y actores principales, además de los roles y funciones que le corresponde desempeñar al funcionario que se desempeña como tutor virtual. 1 e-learning es un binomio que por sus términos en inglés, hace referencia a aprendizaje electrónico o a la modalidad de aprendizaje mediado por las tecnologías de información y de comunicación. 3
1. Conceptualización de la Capacitación Virtual La capacitación virtual se refiere a la modalidad de capacitación a distancia, mediada por las tecnologías de información y de comunicación. También se ha adoptado el término e-learning a este tipo de capacitación, y ha cobrado especial relevancia desde hace unos años para acá, debido a que nuestros servicios están traspasando fronteras y ahora nuestra población meta no sólo comprende los funcionarios públicos costarricenses sino los de las demás entidades de fiscalización superior de la región latinoamericana y del Caribe. La Contraloría General ha venido experimentando y desarrollando productos de capacitación bajo esta modalidad (e-learning) desde hace varios años; pero no es, sino hasta ahora, que define su modelo de capacitación virtual, sustentado en las teorías de la capacitación de adultos, los estilos de aprendizaje y en las siguientes premisas: El modelo se basa en las teorías modernas relacionadas con la Gestión del Conocimiento Abarca los procesos de capacitación en las modalidades virtual (e- Learning) y mixta (Aprendizaje combinado o Blended Learning) Supone apertura para la cooperación, el intercambio y el trabajo colaborativo entre las instituciones públicas costarricenses y otras Entidades de Fiscalización Superior de la región de América Latina y del Caribe Toma como punto de partida los lineamientos, directrices y políticas institucionales que se dicten en materia de capacitación Requiere del compromiso de las Unidades Administrativas de la Contraloría General de la República en aportar recursos (humanos, tecnológicos y económicos) para el sostenimiento del modelo Está sujeto a revisiones o evaluaciones periódicas para su mejoramiento. 4
2. Componentes del Modelo de Capacitación Virtual En este apartado se describen los componentes del Modelo de Capacitación Virtual, según se muestra en la figura siguiente: 2.1. El Alumno En nuestro modelo, la población meta denominada Alumno, comprende a los funcionarios públicos costarricenses y de las Entidades de Fiscalización Superior de la región de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades de Fiscalización Superiores (OLACEFS). El alumno es el eje central alrededor del cual giran los demás componentes del modelo, éste se concibe como el principal protagonista en el proceso de enseñanza-aprendizaje, de cuyas actitudes y habilidades dependerá el éxito en su formación bajo esta modalidad. Por lo que corresponderá considerar facilitarle, de una y muchas maneras, el logro de sus objetivos de aprendizaje, la construcción sus propios conocimientos, la apropiación de los contenidos y la socialización en el grupo. 5
2.2. Los Contenidos Se refieren a los materiales o documentación de los cursos, los cuales pueden adoptar diferentes formatos, según su propósito: texto, html, videos, sonidos, presentaciones, entre otros. Los contenidos serán previamente procesados e instruccionalmente diseñados para que faciliten su interiorización y el logro de los objetivos de aprendizaje por parte de los alumnos. Los contenidos que se desarrollarán para cursos bajo la modalidad virtual estarán fundamentados en el resultado de diagnósticos de necesidades de capacitación locales o regionales. 2.3. Los Servicios Se ha logrado constatar, a través del tiempo, que en diferentes momentos del desarrollo del proceso de enseñanza aprendizaje bajo esta modalidad virtual, el Alumno manifiesta una serie de necesidades o requerimientos que se deben atender y solventar oportunamente, a través de los servicios que se le brinden por medio de los recursos tecnológicos respectivos. Esto va desde el soporte técnico o logístico para guiarle en su interacción con la plataforma educativa hasta la tutoría virtual, seguimiento y facilitación de dicho proceso, para que logre la interiorización de los contenidos y sus objetivos de aprendizaje. Por tanto, se concibe dentro de este componente todos aquellos servicios que el Alumno manifiesta en un determinado momento, tal como apoyo técnico, orientación metodológica, guía con respecto a los contenidos, entre otros; los cuales deben ser atendidos bajo criterios de: calidad, oportunidad y eficiencia. 6
Se hace énfasis en este punto, en uno de los servicios indispensables y relevantes para que el proceso de enseñanza-aprendizaje se lleve a cabo de la mejor manera, nos referimos a la Tutoría Virtual. Sobre el particular nos referiremos en detalle más adelante. 2.4. Las Tecnologías de Información y Comunicación Se refiere a las herramientas tecnológicas (de información y de comunicación) que mediarán el proceso de enseñanzaaprendizaje. La Contraloría General de la República, cuenta con una plataforma tecnológica educativa (campus virtual) y una infraestructura tecnológica de información y de comunicación institucional apropiada y aprovechable para el fortalecimiento del e-learning en nuestro ámbito. El campus virtual es una aplicación de software desarrollada con tecnologías de red que sirve para administrar el aprendizaje de los alumnos (cursos realizados, ingresos a las lecciones, matrículas, evaluaciones, etc.), almacenar los contenidos y distribuirlos de forma ordenada; así como para brindar una serie de servicios adicionales, como la realización de foros, chats, tutorías y otros que faciliten la comunicación y participación de los estudiantes en los cursos. 2.5. Enfoque Sistémico de Capacitación Se refiere a la metodología que se utilizará para el diseño, desarrollo, ejecución y evaluación de los cursos de capacitación que se desarrollarán bajo la modalidad virtual. Esta metodología es promovida en las Entidades de Fiscalización Superiores de Latinoamérica y el Caribe. En el siguiente gráfico se muestran las distintas etapas del Enfoque Sistémico de Capacitación. 7
Las etapas que se muestran de color azul, son básicamente aquellas en las que se presentan algunas diferencias en relación con el diseño y desarrollo de cursos presenciales, debido a los medios, estrategias o recursos tecnológicos que intervienen en ellas. 2.6. Investigación, innovación y mejoramiento continuo La investigación, innovación y mejora continua es un componente que permitirá que el modelo de capacitación virtual sea un modelo dinámico, sostenible en el tiempo, acorde con los cambios tecnológicos, mejores prácticas y nuevos requerimientos de los alumnos. Los procesos de investigación, innovación y mejoramiento continuo impactan a cada uno de los demás componentes del modelo, en sus procesos internos. 2.7. El Marco Normativo y Estratégico Institucional Es el componente del modelo que orienta la función de capacitación que le compete desempeñar al Centro de Capacitación de la Contraloría General. En éste se consideran las políticas, lineamientos y estrategias de la institución que se relacionan directamente con la función de capacitación y que orientan el quehacer del Centro en lo referente a las áreas de atención prioritarias en materia de capacitación y a la identificación de la población meta a atender y la modalidad en que llegará la capacitación hasta ellos. 8
Por otra parte, consideramos pertinente extender un poco más la descripción de este componente, con el propósito de que los funcionarios públicos que se desempeñarán como tutores virtuales, se familiaricen con el marco normativo y estratégico base de la capacitación virtual que ofrece la Contraloría General, a saber: La Contraloría General de la República es la Entidad Fiscalizadora Superior de Costa Rica (en adelante llamada CGR), fue creada con la Constitución Política de la República el 7 de noviembre del año 1949, la cual establece en su artículo 183, que la CGR es una institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, con absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus labores. Por su parte, la CGR cuenta con un Centro de Capacitación, el cual fue creado mediante Ley Orgánica de la Contraloría No 7428 de 4 de noviembre de 1994, según lo indica el artículo 57 de la siguiente manera: Para los fines superiores de la fiscalización, se crea en la Contraloría General de la República, un Centro de Capacitación, para el entrenamiento de los propios funcionarios y de otros servidores de los sujetos pasivos, en las materias atinentes a su competencia. (p.12) Por otra parte, en atención a lo que establece el Plan Estratégico de la CGR 2008-2012 en su visión de Garantizar a la sociedad costarricense, la vigilancia efectiva de la Hacienda Pública (p.6), el Centro de Capacitación define como uno de sus objetivos estratégicos: Fortalecer el Control Interno en la Administración Pública (p.9) teniendo presente el uso racional y óptimo de los recursos tecnológicos a su disposición y por tanto, dando especial énfasis a la modalidad de capacitación virtual, como tendencia al fortalecimiento de una cultura de auto-aprendizaje y maestría personal. 9
Por último, vale la pena hacer énfasis en que este modelo pretende promover: La cooperación inter-institucional en el Sector Público costarricense y entre las entidades de fiscalización de la región de OLACEFS, de recursos tecnológicos, competencias, contenidos, cursos, etc. El uso óptimo de las tecnologías de información y de comunicación. El diseño de materiales con base en objetos de aprendizaje re-usables. Capacitación bajo diferentes modalidades: aula virtual (con tutoría), CBT (Cd s), WBT (Internet) con o sin la presencia de un tutor. Creación de redes sociales y comunidades de aprendizaje sobre temáticas específicas. Evaluación continua, sostenibilidad y escalamiento. La utilización de software de código abierto ( open source ) 3. Factores críticos de éxito Dentro de los factores críticos de éxito para la sostenibilidad de este modelo podemos citar: La adopción de este Modelo por parte del Despacho de las señoras Contraloras y del Cuerpo directivo de la institución. El compromiso de las Unidades Administrativas de la Institución para aportar recursos necesarios, tanto para brindar como para recibir capacitación en esta modalidad. Disponibilidad de la plataforma tecnológica y el soporte técnico Implementación de proyectos de capacitación virtual en el corto plazo, bajo un esquema uniforme de trabajo Evaluación y revisión del modelo periódicamente para ajustarlo según nuevos requerimientos del entorno. 10
V. REFERENCIAS Contraloría General de la República. (1994). Ley Orgánica de la Contraloría General de la República de Costa Rica. Ley No 7428 de 4 de noviembre de 1994. Recuperado el 08 de marzo de 2009. Disponible en: http://documentos.cgr.go.cr/documentos/normativa/leyorgan/ley_organica_cgr.doc Contraloría General de la República. (2008). Plan estratégico de la Contraloría General de la República 2008-2012. San José, Costa Rica: Unidad de Publicaciones de la Contraloría General de la República. Contraloría General de la República. (2008). Plan estratégico del Centro de Capacitación 2008-2012. San José, Costa Rica. Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores. (2007) Guía para la Creación de Capacidades en Entidades Fiscalizadoras Superiores. Reino Unido: National Audit Office. 11