Manual Office 365 365º
Índice Qué es Office365 Correo electrónico Portales de Empresa y Presencia en Internet Office WebApps Videoconferencia y Reuniones online Exchange Online Lync Online Requisitos técnicos Links de Interés Pg.03 Pg.04 Pg.05 Pg.05 Pg.05 Pg.06 Pg.08 Pg.11 Pg.12 2
Qué es Office 365 Office 365 ofrece el conjunto de herramientas de comunicación y productividad de Microsoft proporcionadas desde la nube. De esta forma, se puede trabajar de forma conjunta fácilmente y con acceso desde cualquier lugar y dispositivo al correo electrónico, documentos, calendarios, contactos, pagina web. Office 365 incluye los siguientes servicios online: Correo electrónico y calendarios Sitio web público Sitios de grupo Conferencia web Mensajería instantánea Fiabilidad Seguridad Administración Soporte técnico Use Outlook basado en web, de nivel empresarial, con un buzón de 25 GB por usuario, calendarios compartidos y herramientas de listas de tareas. Diseñe y actualice su propio sitio web públicos, sin costes adicionales de hospedaje. Facilite el acceso y el uso compartido de documentos con 10 GB de almacenamiento de línea base más 500 MB de almacenamiento por usuario. Mantenga reuniones online con audio y vídeo mediante la pantalla de uso compartido y la videoconferencia en alta definición. Simplifique la forma de conectarse con la mensajería instantánea e información de presencia (su estado de conexión). Disfrute de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con una garantía de un 99,9% de tiempo activo líder del sector con respaldo financiero. Sus datos son de usted. Nosotros nos ocupamos de proteger su privacidad. Implemente y administre Office 365 en toda su empresa, sin necesidad de tener conocimientos informáticos avanzados. Puede agregar y quitar usuarios en cuestión de minutos. El soporte técnico de Microsoft le proporciona respuestas online, recursos de procedimientos y contactos con otros clientes de Office 365 para ayudarle con la instalación y encontrar soluciones rápidas. 3
Qué es y para qué sirve Microsoft Office 365 le permite obtener acceso al correo electrónico, documentos, contactos y calendarios, prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo, en suscripción mensual. El servicio reúne las versiones en línea de las mejores herramientas de comunicación y colaboración de Microsoft, todo ello por una cuota usuario/mes. Ventajas Las principales ventajas que proporciona Office 365 son: Más productivo Trabaje desde cualquier lugar como si estuviera en su oficina Consiga un aspecto profesional Protegido y seguro Control de la tecnología informática Rentabilidad de la inversión El correo electrónico de Office 365 Office 365 proporciona acceso a correo electrónico, calendarios y contactos desde cualquier lugar y dispositivo (PCs, portátiles, tabletas, smartphones), protegiéndolo frente a spam y software malicioso. 25 GB de almacenamiento por cuenta Envío de adjuntos de hasta 25 MB. Sincronización automática del correo, calendario y los contactos en cualquier dispositivo Funciona conjuntamente con Outlook: Acceso a través de cualquier navegador, gracias a Outlook Web App, con la misma apariencia que si se tuviese instalado en local. Permite añadir dominios propios del cliente a las cuentas Compartición de calendarios y contactos, lo que permite comprobar la disponibilidad de todos los empleados y programar actividades: reuniones, jornadas formativas, Protección antivirus y antispam (Microsoft Forefront Online Protection) 4
Portal de empresa y presencia en internet con Office 365 Office 365 incluye SharePoint Online, herramienta que permite la creación de portales donde compartir documentos e información con empleados y clientes. Con SharePoint es posible: Creación de una página web sencilla utilizando plantillas de diseño y dominio propio Publicar, compartir y editar documentos en su Intranet de empresa Trabajo en equipo efectivo, compartiendo entre todos los miembros documentos, creando flujos de trabajo y seguimiento de tareas e hitos de proyectos, todo ello sincronizado automáticamente Mantener las últimas versiones de los documentos disponibles para toda la empresa Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores Políticas de acceso y protección de la información: control de quien puede acceder y que puede hacer con la información Office webapps con Office 365 Office Web Apps permite la creación, edición y modificación de documentos Word, Excel, PowerPoint, y OneNote desde un navegador, sin necesidad de disponer ningún software adicional La visualización a través de Office Web Apps es idéntica a la de la aplicación Office, manteniendo formatos, márgenes Permite trabajar simultáneamente con hojas de cálculo y OneNote mientras se visualiza quien está editando cada parte del documento Permite el acceso, visualización y edición de cualquier documento Office desde un dispositivo móvil Video conferencia y reuniones virtuales con Office 365 Microsoft Lync Online ayuda a encontrar y ponerle en contacto rápidamente con cualquier persona de forma integrada con cualquier aplicación Office 365 que se esté empleando. Permite realizar reuniones online con audio, video y web conferencing con gente tanto de dentro como de fuera de la organización Comuníquese con compañeros y clientes a través de un cliente que ofrece videoconferencia, mensajería instantánea y reuniones virtuales Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores Permite compartir el escritorio, pizarra y presentaciones durante las reunions virtuales Permite conocer el estado de presencia de cualquier colaborador 5
Exchange Online Office 365 proporciona acceso a correo electrónico, calendarios y contactos desde cualquier lugar y dispositivo (PCs, portátiles, tabletas, smartphones), protegiéndolo frente a spam y software malicioso. 25 GB de almacenamiento por cuenta Envío de adjuntos de hasta 25 MB Sincronización automática del correo, calendario y los contactos en cualquier dispositivo Funciona conjuntamente con Outlook: Acceso a través de cualquier navegador, gracias a Outlook Web App, con la misma apariencia que si se tuviese instalado en local Permite añadir dominios propios del cliente a las cuentas Compartición de calendarios y contactos, lo que permite comprobar la disponibilidad de todos los empleados y programar actividades: reuniones, jornadas formativas, Protección antivirus y antispam (Microsoft Forefront Online Protection) Acceso prácticamente desde cualquier lugar Obtenga acceso a los calendarios y correo electrónico más recientes desde su PC, Mac, explorador web, Windows Phone, iphone, teléfono Android, teléfono Symbian y BlackBerry. Ha perdido su teléfono? Puede borrar datos desde su dispositivo para evitar el acceso no autorizado. El correo electrónico que se adapta a sus necesidades Comparta su información de calendario y disponibilidad con otros dentro y fuera de su organización, lo que le facilitará la programación de reuniones Conserve el correo importante con el almacenamiento de 25 GB para cada usuario Recupere contactos desde casi cualquier lugar Personalice las reglas del buzón de entrada y otras notificaciones 6
Parezca profesional Use su propio nombre de dominio con sus cuentas de correo. Por ejemplo: alguien@mydomain.com Con la capacidad de enviar mensajes de hasta 25 MB, puede incluir imágenes y formato personalizado en su correo electrónico Seguridad Su correo electrónico está libre de publicidad Defiéndase contra amenazas de correo con el filtrado contra correo electrónico no deseado y la protección antivirus empresarial integrada Control administrativo sencillo de usar Configure las nuevas cuentas de usuario y los grupos de correo electrónico en segundos Restaure las cuentas eliminadas en un plazo de 30 días Use PowerShell para crear secuencias de comandos personalizadas y procesos automatizados 7
Lync Online Lync Online proporciona mensajería instantánea (MI), reuniones en línea, información sobre disponibilidad y llamadas de audio y vídeo en el trabajo y mientras viaja. Es parte de Office 365, un servicio basado en la nube y por suscripción que le dota de un acceso total seguro a aplicaciones de Office, como Lync. En Office 365, los datos de Lync: contactos, información sobre presencia (disponibilidad), historial de conversaciones, etc., se almacena en línea. Puede acceder a ellos desde el PC del trabajo, desde cualquier PC (el PC de su casa, el PC de un amigo o un PC de acceso público) o desde un teléfono móvil compatible. Puede comprobar qué es Lync Online, viendo este video. Mensajería instantánea Fiabilidad Seguridad Administración Soporte técnico Simplifique la forma de conectarse con la mensajería instantánea e información de presencia (su estado de conexión). Disfrute de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con una garantía de un 99,9% de tiempo activo líder del sector con respaldo financiero. Sus datos son de usted. Nosotros nos ocupamos de proteger su privacidad. Implemente y administre Office 365 en toda su empresa, sin necesidad de tener conocimientos informáticos avanzados. Puede agregar y quitar usuarios en cuestión de minutos. El soporte técnico de Microsoft le proporciona respuestas online, recursos de procedimientos y contactos con otros clientes de Office 365 para ayudarle con la instalación y encontrar soluciones rápidas. Video conferencia y reuniones virtuales con Lync Online Microsoft Lync Online ayuda a encontrar y ponerle en contacto rápidamente con cualquier persona de forma integrada con cualquier aplicación Office 365 que se esté empleando. Permite realizar reuniones online con audio, video y web conferencing con gente tanto de dentro como de fuera de la organización Comuníquese con compañeros y clientes a través de un cliente que ofrece videoconferencia, mensajería instantánea y reuniones virtuales Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores Permite compartir el escritorio, pizarra y presentaciones durante las reunions virtuales Permite conocer el estado de presencia de cualquier colaborador 8
Videoconferencia en alta definición de varios participantes Ahorre costes de viaje realizando reuniones en línea, incluyendo conferencias de audio, vídeo en alta definición y web Incluya hasta 250 participantes dentro y fuera de la organización Use la llamada de PC a PC con audio y vídeo para conectarse con otros usuarios de Lync Aloje reuniones en línea más eficaces Use las opciones de compartir pantalla con un solo clic y la toma de notas en tiempo real para hacer más eficientes las reuniones Invite a otros usuarios a dirigir y compartir Vea la lista de participantes y sepa quién está hablando Ver quién está en línea Use el indicador de presencia para ver quién está en línea y disponible para chatear Controle su estado para que los demás sepan cuándo y cómo ponerse en contacto con usted Conéctese de inmediato con sus compañeros de trabajo y con personas de otras organizaciones que usan Lync, Windows Live y Windows Live Messenger Conéctese desde prácticamente cualquier lugar Busque y conéctese con amigos y colegas usando un PC, smartphone o la web Configure reuniones por adelantado o sobre la marcha Únase a reuniones con un solo clic desde Outlook o con la aplicación móvil de Lync para smartphone Detalles de funcionalidad Características de Conferencia web, audio y video Las reuniones online permiten a los usuarios conectarse desde casi cualquier lugar a través de conferencia web, audio y video basado en PC, permitiendo la programación de reuniones y sesiones de colaboración espontáneas y/o esporádicas. Con Microsoft Lync Online, se permite la colaboración y la coordinación de esfuerzos en tiempo real, permitiendo a los usuarios unirse a una conferencia bien desde el PC (mediante el cliente Microsoft Lync) o desde un teléfono (mediante servicio de conferencia de audio PSTN, Public switched telephone network ). Además, Microsoft Lync Online proporciona capacidad de establecer conferencia web para compartir datos, compartir aplicaciones, documentos, etc. 9
Otro aspecto importante es el de poder utilizar Lync Web App para que los asistentes a una reunión puedan participar mediante el uso de los principales navegadores web para obtener capacidades de conferencia, tales como llamadas, compartir el escritorio, u apoyo a usuarios invitados. También podemos sopesar el uso del cliente gratuito Microsoft Lync Attendee para poder proporcionar acceso a conferencias a aquellos usuarios que no tengan Microsoft Lync 2010 instalado. Esta herramienta es especialmente útil frente a usuarios externos o anónimos que deseen unirse a una reunión programada en línea con total fidelidad en cuanto a audio, vídeo y uso compartido de datos. Seguridad en Mensajería instantánea La Mensajería Instantánea (Instant Messaging) es la habilitad para transferir mensajes de texto en tiempo real sobre el protocolo de internet (IP). Como aporte en aras de una mayor seguridad, se procede con la encriptación de los mensajes en tránsito. A su vez, el cliente Microsoft Lync utiliza Secure Socket Layer (SSL) para descargarse desde el servidor el archivo de libreta de direcciones/lista de distribución a utilizar. Para ello, los usuarios deben agregar las URL s utilizadas para la descarga de dichos componentes a la lista de sitios de confianza en el navegador Internet Explorer. Control de Presencia Mediante Microsoft Lync Online vamos a disponer de control de presencia, lo que nos va a permitir detectar la disponibilidad de otros usuarios (disponible, ausente, no molestar, etc..) para que podamos disponer de ellos para consulta, por ejemplo, a través del envío de un mensaje instantáneo. Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que el límite del control de presencia se ha establecido en 250 usuarios agregados a una lista de contactos. Más allá de este valor, se permitirá agregar a nuevos usuarios a la lista de contactos, pero no se proporcionará información alguna de presencia de los mismos (se visualizará Presence Unknown). Por otro lado, Microsoft Lync proporciona control de presencia con Microsoft Office, SharePoint Online y Exchange Online, lo que nos permitirá que los usuarios rápidamente puedan comunicarse con otras personas a través del correspondiente indicador de presencia visual. El proceso será tan simple como realizar un clic en dicho indicador de presencia de otros usuarios para iniciar una comunicación vía Lync. Además, si la interoperabilidad del calendario de Outlook está habilitada (disponiendo del cliente Lync instalado y configurado correctamente), la información de presencia de usuario se actualizará basándose en la información del calendario de Exchange. En SharePoint también dispondremos del indicador de presencia visual, disponible en las colecciones de sitios que implementemos, como por ejemplo, nuestros sitios de colaboración. Acceso Remoto El servicio Lync en línea proporciona a los usuarios la capacidad de conectarse directamente al servicio Lync Online a través de Internet, encontrándose disponible sin necesidad de que el usuario se conecta a la red corporativa, a través de un servicio de acceso remoto (RAS) o una conexión privada virtual (VPN). La transferencia de archivos no esta permitido mediante acceso remoto. 10
Listas de Distribución Mediante Lync 2010, los usuarios van a poder añadir listas de distribución de correo a sus listas de contactos, permitiendo enviar mensajería instantánea a usuarios individuales que pertenezcan a una lista de distribución o a toda la lista de distribución indicada. Se establece un límite a la hora de expandir y visualizar los miembros individuales de cada lista de distribución en un máximo de 100 usuarios individuales. A partir de dicho límite, las listas de distribución son permitidas, pero no pueden ser expandidas para visualizar los distintos miembros que conforman la lista. Transferencia de Archivos Microsoft Lync proporciona la capacidad de transferencia de archivos peer-to-peer como parte de una conversación de mensajería instantánea sin necesidad de utilizar correo electrónico. La transferencia de archivos está sujeta a las políticas de red que las organizaciones puedan establecer a sus redes corporativas, VPN o redes Wireless. Requisitos técnicos Cuáles son los requisitos del sistema de Office 365? Para usuarios de PC: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Windows 7, Windows 8 o Windows 2008 R2 con.net o posterior; Office 2007+ o posterior; y Microsoft Internet Explorer 8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10x o una versión posterior; o Google Chrome 17.x. Para usuarios de Mac: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Mac OS X 10.6 o posterior; Apple Safari 5 o posterior; y Office 2011 para Mac y Outlook 2011 para Mac. 11
Links de interés Instalar Office con Office365: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/introduccion-a-office-365-ha1028 18409.aspx?CTT=3#_Toc335049985 Iniciar sesión en Office365: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/introduccion-a-office-365-ha1028 18409.aspx?CTT=3 Empezar a usar Office y Office WebApps: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-office-y-office-we b-apps-ha103106031.aspx?ctt=3 Empezar a usar Outlook WebApps para Office365: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-outlook-web-apppara-el-correo-y-los-calendarios-ha103105767.aspx?ctt=3 Empezar a usar Lync para reuniones online: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-lync-para-mensaj eria-instantanea-y-reuniones-en-linea-ha103105905.aspx?ctt=3 Empezar a usar Sharepoint y SkydrivePro: http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-sitios-de-sharepoi nt-skydrive-pro-y-suministro-de-noticias-para-compartir-documentos-e-ideas-ha1031059 47.aspx?CTT=3 12