#SmartWorking Lync. Desktop

Transcripción

1 Lync

2 Lync. Desktop

3 Lync. Windows 8 App

4 Lync. Windows 8 App

5 Lync. Windows Phone 8 App

6 Lync. Desktop User Interface Perfil y disponibilidad Acceso a otras funciones Buscador Contactos: por Grupo, por Estado, por Relación Pantalla de inicio de sesión Interfaz principal de Lync 2013 (con grupos de Contactos contraídos)

7 Lync. Información de Usuario Qué hay de nuevo? Nombre y fotografía de Usuario Estado de presencia Ubicación Estados de Presencia manuales Cuando se establecen de forma manual seleccionándolos de la lista. Riesgo: se mantienen en ese estado hasta que manualmente el usuario seleccione otro. Puede mostrar una disponibilidad poco real. Obliga a recordar la necesidad de modificar el estado con mayor frecuencia. Estados de Presencia automáticos Cuando se selecciona Restablecer estado, Lync 2013 informa automáticamente de la presencia del usuario en base a la actividad de su calendario de Outlook. Obliga a un uso intenso de la gestión del tiempo con Outlook (Calendario). Estados de presencia Buenas prácticas Estados manuales con riesgo de mal uso Lync es una herramienta que agiliza las comunicaciones aportando una dosis de tiempo real. Respeta la disponibilidad de tus compañeros y utiliza la tuya de forma transparente. - Evitar usar No molestar de forma general para evitar interrupciones - Evitar usar Aparecer como ausente aún estando en la oficina para evitar que me molesten

8 Lync. Contactos y Grupos Buscador de contactos Contactos frecuentes Grupos de Contactos Búsqueda de contactos Contactos habituales vs. Contactos esporádicos Cuántos contactos debo tener en mi lista? Tantos como personas con las que me comunico de forma muy habitual y que me interesa tener muy a mano. Para comunicarme con el resto, es mejor utilizar el buscador cuando lo necesite. Vista de Contactos y Grupos Grupos de Contactos Es muy útil agrupar los contactos en Grupos que tengan algún tipo de afinidad, ya que nos permitirá realizar acciones de comunicación con todos los miembros en un solo clic, como hacer una mensajería instantánea, una conferencia múltiple de voz o video, o una compartición de escritorio, documentos o presentaciones. Buenas prácticas A quién debo añadir a mi lista de contactos? Añade a tu lista de contactos solamente a las personas con las que te comunicas de forma muy frecuente (a diario o varias veces por semana). Habitualmente será un listado de entre 10 y 25 personas. Cuando necesites comunicarte con una persona poco frecuente, utiliza el buscador de personas. Ahí encontrarás a todos los empleados de la compañía y también todos tus contactos de Outlook.

9 Lync. Vistas de Contactos Vista de Contactos por Grupos Vista de Contactos por Estado Vista de Contactos por Relación Muestra los contactos que hemos añadido como frecuentes, organizados en grupos que hemos creado de forma manual. Muestra los contactos agrupados según el estado de presencia que muestran en ese momento: Ausente, Desconocido, No Disponible o Conectado (el número entre paréntesis muestra el número de contactos según ese criterio). Muestra los contactos agrupados según la relación que mantienes con ellos. La Relación define los permisos de comunicación que permitimos a cada uno de nuestros contactos. Por defecto todos los contactos son Compañeros, con un nivel intermedio de permisos. Buenas prácticas Los Grupos de Contactos que creamos y que nos sirven para clasificar a nuestros contactos no tienen por qué corresponder con áreas o departamentos de la compañía. Puede ser más útil, por ejemplo, crear grupo por proyecto de trabajo, por tipo de servicio, por cliente Y en ellos añadir a los compañeros de diferente departamentos o áreas involucrados en dicho proyecto o servicio.

10 Lync. Opciones de comunicación Tarjeta Contacto MI Vídeo Más opciones Llamada

11 Lync. Comunicación Ventana de Mensajería Instantánea Vista y navegación por pestañas en conversaciones simultáneas Opciones de llamada Vista previa de vídeo Opciones de compartición

12 Lync. Añadir participantes Buenas prácticas La Mensajería Instantánea es muy útil para comunicaciones muy ejecutivas y directas. Si la conversación debe tener mayor duración o más detalle, o bien si participan varias personas, enseguida necesitaremos pasar a una comunicación de voz

13 Lync. Videoconferencia Finalizar comunicación Ventana de video principal Ventana de video secundaria (mi imagen) Videoconferencia con MI activa

14 Vídeo de participante activo Lista de participantes #SmartWorking Lync. Reunión virtual. Compartir programa Finalizar comunicación Región de vista previa de medios compartidos (cómo ven los demás lo que comparto programa Excel en el ejemplo-) Medios utilizados por los participantes Opciones sobre medios utilizados

15 Área de MI Área de participantes Herramientas de presentación #SmartWorking Lync. Compartir PowerPoint Herramientas de control de la presentación Medios utilizados Área de presentación compartida

16 Lync. Convocatoria con Outlook 2013 Enlace de acceso a la reunión Acceso a través de navegador web Unirse a la reunión sólo por teléfono Unirse por teléfono mediante llamada local ID de la conferencia Recordatorio de PIN de acceso

17 Lync. Convocatoria con OWA

18 Lync. Web Scheduler (sched.lync.com)

19 Lync. Grabación de sesión

20 Lync. Administrador de grabaciones Grabaciones en formato MP4, incluyendo audio, video, mensajería, presentaciones compartidas, pizarras, sondeos, etc.

21 Lync. Configuración

22 Lync. IDEAL PARA conocer la disponibilidad de tus compañeros antes de iniciar una comunicación encontrar personas dentro de tu organización agilizar tus comunicaciones en tiempo real chat, llamadas de voz/video y resolución rápida de asuntos usar como alternativa al reuniones no presenciales, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes de desplazamiento IDEAL EN tus comunicaciones diarias, formales e informales tu portátil o tableta tu smartphone, incluyendo presencia, chat, voz, video y compartición de documentos espacios donde puedas comunicarte sin molestar a los demás y mantener cierta privacidad en las comunicaciones escenarios de trabajo en movilidad

23 Lync. Buenas prácticas y Recomendaciones Lync es tu herramienta central de comunicaciones y colaboración en tiempo real Utiliza el canal de comunicación adecuado en función del contenido a comunicar: Chat, voz, vídeo, trabajo colaborativo con documentos, reuniones virtuales ya sean 1:1 o 1:n La mejor experiencia de calidad y privacidad en llamadas y videoconferencia requiere dispositivos de audio externos, como auriculares con micro, altavoz con micro o webcam externa O bien utilizar los nuevos espacios de oficina destinados a llamadas. Comienza las comunicaciones de Lync teniendo en cuenta la disponibilidad del otro Usa adecuadamente tu estado de presencia y respeta la disponibilidad de los demás Deja que Lync gestione tu estado de disponibilidad mediante el calendario de Outlook Utiliza Lync también con personas externas y clientes, sin necesidad de que ellos lo tengan. Sólo necesitarán un navegador y acceder al enlace que les facilites Existen clientes de Lync para los diferentes sistemas operativos móviles y dispositivos, conócelas características de cada uno de los clientes en este enlace

24 Gracias! Más sobre #SmartWorking