TEMA: USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

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1 TEMA: USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Objetivo: Fomentar a estudiantes, administrativos, docentes y trabajadores de la Universidad Técnica, los servicios y herramientas que ofrece el correo electrónico institucional y que disfruten de todos los beneficios que ofrece esta plataforma. Alcance: Todos usuarios que utilizaran los servicios de Outlook y Office 365 para sus actividades como enviar y recibir correos, agendar tareas y actividades. Contenido: 1. Acceso al Correo Electrónico Online institucional 2. Despliegue de aplicaciones 3. Configuración de Office Respuestas Automáticas 3.2. Configuración de pantalla Configuración sin conexión Cambiar de temas 3.5. Opciones 3.6. Configuración de cuentas externas hacia el correo institucional Configuración de reenvió de correos 3.8. Inclusión de firma automática 3.9. Importación de contactos 4. Uso del Outlook (Correo) 5. Uso de calendario 5.1. Crear un evento 6. Uso de Tareas Creación de una tarea. 7. Envío de mensajes instantáneos 8. Uso del Yammer (red social). 9. Uso del ONE DRIVE Ejemplo de compartición de un archivo.pdf en Onedrive Ejemplo de creación y trabajo en línea de un documento en Word, utilizando el Onedrive 1. Acceso al Correo Electrónico Online institucional Puede acceder al correo electrónico de dos maneras: a. A través de la página web de la Universidad Técnica de Ambato. El acceso se encuentra ubicado en la parte superior derecha con el icono DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 1

2 b. O tecleando en la barra de direcciones: mail.uta.edu.ec DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 2

3 Si tiene problemas de clic aquí para acceder: &rver= &wp=MCMBI&wreply= 2Flanding.aspx%3Ftarget%3D%252fdefault.aspx&lc=3082&id=501392&msafe d=0 O Regresar al inicio 2. Despliegue de aplicaciones Una vez que se ha ingresado puede desplegar todas las aplicaciones que el Office 365 le ofrece Más adelante en este mismo manual se empezará a explicar las aplicaciones más importantes que le ayudaran a usted a utilizar de una mejor manera el office 365.Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 3

4 3. Configuración de Office 365 Usted puede configurar su cuenta de la siguiente manera: Todas las alternativas de configuración se encuentran en la esquina superior derecha. Al dar clic en le aparecerán las siguientes opciones: DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 4

5 3.1. Respuestas Automáticas Por lo general, al no estar conectados, como por ejemplo fines de semana o vacaciones, es muy importante configurar este tipo de mensajes que se generan automáticamente como respuesta a las usuarios que te escriben. Se lo configura de la siguiente manera: 3.2. Configuración de pantalla. Le permite configurar la forma como usted visualizará los correos electrónicos. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 5

6 Por ejemplo en Panel de lectura-mostrar panel de lectura a la derecha. Le permite visualizar a la izquierda las bandejas del correo y a la derecha una vista previa del correo seleccionado (esta es la opción que viene por defecto). O puede cambiar a otra configuración como por ejemplo: Panel de Lectura-Mostrar panel de lectura en la parte inferior. Le muestra en la parte superior las bandejas y en la parte inferior una vista previa del correo seleccionado. Regresar al inicio 3.3. Configuración sin conexión. Le permite trabajar en su correo aun sin tener acceso a internet. Usted podrá leer todos los mensajes que le han llegado hasta el momento que se quedó sin conexión. Así mismo podrá redactar los correos y pasarán a la bandeja de salida pero no serán enviados. Una vez que se reactive la conexión a internet su bandeja de entrada se actualizará y sus correos de la bandeja de salida se enviarán Cambiar de temas Le permite cambiar el tema predeterminado que aparece en la barra de navegación superior de su cuenta, siempre y cuando el administrador lo permita. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 6

7 3.5. Opciones Esta sección es la más extensa y le permite cambiar la configuración del correo electrónico de forma más detallada, de los cuales describimos los más importantes y que le pueden servir para utilizar de una mejor forma su cuenta de correo electrónico: General- Mi cuenta: Puede personalizar su imagen. Cambiar la contraseña. Configuración regional y de zona horaria: Le permite elegir el idioma y los formatos de hora y fechas que se mostrarán en los correos electrónicos. Recuerde nuestra zona horaria es UTC-05:00 (Bogotá, Lima, Quito, Río Branco). Correo-Reglas de la bandeja de entrada: Nos permite gestionar de mejor manera los correos electrónicos. Es decir mediante la aplicación de reglas todos sus correos se pueden automáticamente organizar de mejor forma. Por ejemplo: puede crear una regla para mover automáticamente todo el correo enviado a un grupo del que usted sea miembro a una carpeta específica y con una prioridad. Otro ejemplo: Coloque un nombre a la Regla Agregue la(s) condición(es). Selecciona las acciones que se realizará si cumple con la condición. Ej. Los correos que lleguen de la Dirección académica se marcarán automáticamente como un mensaje de importancia ALTA y con la categoría VERDE y se almacena en la carpeta JEFE. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 7

8 Para más información sobre las reglas, puede entrar a: Outlook-Web-App-edea3d17-00c9-434b-b9b7-26ee8d9f5622 Regresar al inicio 3.6. Configuración de cuentas externas hacia el correo institucional. Usted puede configurar su cuenta personal institucional para que le lleguen los correos de su cuenta personal (Yahoo, gmail, Hotmail, etc.). Usted solo ingresa a la cuenta institucional y automáticamente le llegan los correos de su cuenta personal. Para realizar esta configuración debe realizar los siguientes pasos: En el panel izquierdo, elija correo y, en cuentas, elija cuentas conectadas. En cuentas conectadas, elija + para conectarse a una cuenta nueva. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 8

9 Y digite la dirección y la contraseña de su cuenta de correo personal. Si usted ingresó correctamente sus datos le aparece el siguiente mensaje: Nota: Para los clientes de Gmail consulte aquí: Prepare su cuenta de Gmail para conectar con Outlook y Office 365. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 9

10 3.7. Configuración de reenvió de correos Esta opción le permite reenviar sus correos que le lleguen a otra dirección de correo Inclusión de firma automática Puede incluir una firma personalizada a sus mensajes de correo electrónico. Se puede incluir texto, imágenes o tarjeta de presentación electrónica, logotipo de la Universidad o su dirección, o su firma manuscrita escaneada. Puede configurarlo para que las firmas se agreguen automáticamente a todos los mensajes salientes o puede elegir solo a los mensajes que responda o reenvíe. Regresar al inicio Diríjase a Opciones- Diseño-Firma de correo electrónico. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 10

11 3.9. Importación de contactos Usted puede importar sus contactos de su correo personal. Para esto deberá generar en su correo personal un archivo *.CSV, que le permite realizar una exportación de contactos de su cuenta personal y cargarlos en su cuenta institucional. Por ejemplo en Hotmail: Diríjase a contactos, en la pestaña Administrar y exportar para usar. Una vez que tenga el archivo *.CSV puede cargarlo en su correo institucional. Recuerde que usted tiene acceso a todos los contactos de la Universidad. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 11

12 Regresar al inicio 4. Uso del Outlook (Correo) Las ventajas principales que ofrece office 365 y Outlook son: - Correo Electrónico, Tareas, Calendario y Contactos. - Capacidad de Almacenamiento de 50 GB. - Trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento. - Trabajar a través de diversos dispositivos (PC, Teléfono, Tablet y explorador Web). - Seguridad para los usuarios, filtros anti-malware y anti-spam. - Disponibilidad las 24 horas los 7 días de la semana. El Outlook que le proporciona Office 365 para su correo institucional tiene apariencia similar al Outlook para su correo personal, pero este tiene más características interesantes que usted podrá utilizar y disfrutar, además de mayor capacidad de almacenamiento. El buscador del Outlook permite buscar correos y contactos, solo haga clic en la Barra de Búsqueda que está en la parte superior izquierda, al lado de la opción correo nuevo y escriba alguna palabra clave del correo o el nombre de su emisor para buscar correos y el nombre de usuario para buscar contactos. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 12

13 Para escribir un nuevo correo, de clic en nuevo. Si no conoce el destinatario, de clic en Para y busque en contactos. Recuerde que usted tiene acceso a todos los contactos de la Universidad Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 13

14 5. Uso de calendario El Calendario que le proporciona Office 365 tiene una presentación totalmente amigable y con características interesantes que usted podrá utilizar y disfrutar. Al ingresar en calendario podrá revisar lo siguiente: DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 14

15 5.1. Crear un evento: Se puede crear un evento en una fecha y hora específica, como por ejemplo una reunión. Para lo cual realizaremos lo siguiente: Haga clic en Nuevo Evento en la parte superior izquierda. Se le presentará en pantalla un formulario con informaciones que debe completar para el nuevo evento. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 15

16 Ej. Se programa un evento denominado Reunión Informe de avances, en el edificio X, todos los días Jueves a partir del 3 de Marzo hasta el 27 de abril de 2016 de 11:00 a 11:30, queda guardado en mi calendario con un recordatorio de 15 minutos antes de la reunión y mi estado pasará a ocupado Ej. Invitados a la reunión mediante un correo electrónico y con solicitud de respuesta o confirmación. Mediante un mail con el texto motivo de la presente.. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 16

17 6. Uso de Tareas. Use su carpeta Tareas para realizar un seguimiento de las cosas que necesita hacer pero que no desea que figuren en su calendario. Usted puede incluir cualquier mensaje que marque en la carpeta Tareas. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 17

18 Haga clic en Nueva Tarea en la parte superior izquierda. Regresar al inicio 6.1. Creación de una tarea. Al crear una tarea se le despliega un formulario simple. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 18

19 O puede desplegar más detalles de la tarea.. Regresar al inicio 7. Envío de mensajes instantáneos Antes que nada, usted puede cambiar el estado que usted muestra a los contactos. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 19

20 Disponible de color Verde, para cuando pueda recibir mensajes. Ocupado de color Rojo, para cuando está en una reunión en línea, en una reunión presencial. No molestar para cuando usted entienda que está ocupado y no está disponible para otros u para participar en otras actividades. Ya vuelvo para cuando no está usando su cuenta. Ausente para cuando va a moverse unos minutos o no está usando su cuenta. Para poder enviar un mensaje instantáneo, debe dar clic sobre el nombre del contacto a quien desee enviar el mensaje. Debe verificar que el usuario tenga el símbolo de mensajería instantánea activado: Dar clic sobre el nombre del contacto y le aparece un cuadro de información Símbolo de mensajería instantánea habilitado. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 20

21 Al dar clic en el ícono de mensajería instantánea le aparecerá la pantalla para que inicie la conversación con el usuario deseado. El usuario quien recibió el mensaje instantáneo le aparecerá el mensaje en la parte superior derecha. Si desea contestar dele clic sobre el mensaje y le aparecerá la pantalla de conversación. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 21

22 8. Uso del Yammer (red social institucional). Yammer es la red social interna por defecto de Office365, integrada con la tecnología Microsoft. Esta red social interna nos permite colaborar e interactuar entre todos los usuarios de la Universidad Técnica de Ambato, del mismo modo que lo hacen en otras redes sociales como por ejemplo el Twitter, Facebook, etc. También pueden hacer seguimiento (de usuarios, grupos y documentos), enviar mensajes públicos o privados e indicar su aprobación a las publicaciones de otros y comentarlas. También nos permite crear grupos y formar espacios de colaboración flexible para equipos de trabajo, para todos los usuarios de la Universidad (entre docentes, entre alumnos, entre administrativos, etc.). Puedes crear páginas similares a las conocidas "Fan Page" de Facebook para cada proyecto con toda la información relacionada a este, publicar eventos en la agenda (reuniones, hitos de entrega, sesiones de formación, etc.), realizar encuestas con resultados en tiempo real y mantener conversaciones instantáneas para resolver dudas o tomar decisiones rápidamente. Se puede acceder a Yammer desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya que toda la información está en la nube y es accesible en tiempo real. La red cuenta con su App móvil en versiones para iphone, ipad, Android, Windows Phone y Blackberry. Puede compartir documentos de Microsoft Office, archivos PDF, imágenes y vídeos con los equipos y obtener comentarios al instante y también se puede descargar Yammer para instalar en su PC. Yammer está integrado con SharePoint Online a través de la suite de productividad Office 365 y dentro de los contratos Enterprise. Los usuarios pueden reemplazar el suministro de noticias (newsfeed) de SharePoint Online por el de Yammer, mejorando de esta manera la experiencia social que proporcionaba SharePoint hasta el momento. En la página web de la Universidad técnica de Ambato, se puede visualizar todas las publicaciones del Facebook en la cuenta oficial y en red social de yammer. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 22

23 Página WEB de la Universidad Técnica de Ambato En la parte inferior muestra las redes sociales Para acceder al Yammer. Regresar al inicio DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 23

24 Página de inicio Notificación de mensajes nuevos Notificación de alertas Puede formular una encuesta Grupo en el que está unido Seguir a otros contactos Aquí usted puede: Invitar a contactos. Unirse a grupos o crear grupos. Verificar contactos. Adjuntar archivos. Verificar otras aplicaciones. Mensaje compartido en la red social Puedes escribir tus comentarios sobre la publicación o adjuntar archivos Puedes darle un LIKE, responder o compartir la publicación Seguir a otros usuarios Chat en línea DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 24

25 Regresar al inicio 9. Uso del ONE DRIVE. En OneDrive es parte del Office 365 y usted puede almacenar, sincronizar y compartir sus archivos de trabajo, desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otras personas al mismo tiempo. Las herramientas de Microsoft Office están disponibles en office 365, y que nosotros podemos utilizarlas a través de nuestra misma cuenta de correo institucional de la Universidad Técnica de Ambato. Estas herramientas contienen Word, Excel, PowerPoint y OneNote, se encuentran en la nube y usted puede tener disponibilidad y seguridad al utilizar estas herramientas permitiéndole crear, editar y guardar documentos sin importar donde se encuentre y que dispositivo utilice. Puede almacenar documentos de office, documentos en PDF, proyectos, tareas de su equipo en un mismo lugar y archivos en general. Además si usted trabaja con documentos de office puede realizar seguimiento del trabajo de sus compañeros y publicar contenidos desde cualquier aplicación de Microsoft Office, creando además contenido online con Office Web Apps. Para acceder a OneDrive: Una vez que usted esté en onedrive podrá hacer lo siguiente: DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 25

26 Es el directorio donde se muestran todas las carpetas que alojan sus archivos. Le permite crear una carpeta o un documento de office. Cargar cualquier tipo de archivo. No importa el tamaño. Ej. Un archivo en PDF, una fotografía, etc. Usted puede pertenecer a un grupo de usuarios y trabajar juntos. Archivos compartidos. Fecha de modificación del archivo Que usuario modificó el archivo Usuarios a quien se comparte el archivo DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 26

27 Regresar al inicio 9.1. Ejemplo de compartición de un archivo.pdf en Onedrive Unas vez que usted ingrese al correo institucional de la Universidad Técnica de Ambato y al aplicación OneDrive, usted puede compartir un archivo cualquiera de dos formas(para el ejemplo estamos compartiendo un archivo PDF). Dar clic en la pestaña Cargar. Y despliega la ventana de carga de archivos. Ubique el archivo que desee subir y de clic en abrir. El archivo se carga automáticamente en su OneDrive. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 27

28 El archivo se encuentra guardado en su OneDrive. Fíjese que el archivo NO está compartido con otros usuarios, solo con usted mismo. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 28

29 Para compartirlo con el o los usuarios que usted desee de clic sobre la palabra Solo el usuario y se desplegará una ventana. En esta ventana teclee la dirección o direcciones de correos electrónicos a quien desee compartir el archivo. Ej.: Estoy compartiendo el Oficio N-001 al usuario SOPORTE DITIC Ingreso la(s) dirección(es) de correo electrónico de quien deseo compartir mi archivo. Al usuario a quien compartí mi archivo le otorgo permisos Al compartir el archivo yo puedo redactar un correo que le llegará al usuario a quien compartí mi archivo. El usuario deberá iniciar sesión y recibirá una invitación en su bandeja de entrada del correo. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 29

30 También puede crear un vínculo directo para abrir el archivo sin necesidad de iniciar sesión en su correo personal. Para eso debe hacer lo siguiente: Obtener un vínculo o enlace hacia el documento compartido Vínculo o enlace hacia el documento compartido Opciones para visualizar el enlace o vínculo. Si usted desea poder cambiar las opciones de compartición o agregar/quitar a otros usuarios en cualquier instante. Ver el estado de lo compartido Puede cambiar las opciones de lo compartido. Ej. Cambiar la opción de editar a solo ver. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 30

31 Otra forma de cargar un archivo, es simplemente arrastrar el archivo. Regresar al inicio 9.2. Ejemplo de creación y trabajo en línea de un documento en Word, utilizando el Onedrive. Unas vez que usted ingrese al correo institucional de la Universidad Técnica de Ambato y al aplicación OneDrive, usted puede crear un archivo de office cualquiera, en este caso vamos a crear un archivo de Word. Dar clic en la pestaña Nuevo. Para este ejemplo crearemos un documento de Word. DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 31

32 Seleccione Documento de Word e inmediatamente se abrirá un nuevo documento en Word Online. Documento ONLINE. Tiene las mismas opciones que un documento en WORD instalado. Este documento se guarda en el ONEDRIVE Puede compartir este mismo archivo para que otro usuario lo modifique al mismo tiempo DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 32

33 Si usted comparte este archivo con otro(s) usuario(s), pueden trabajar sobre el mismo archivo al mismo tiempo y le aparecerá una notificación simultánea, a todos los que estén en línea modificando el archivo. Le notifica que otro usuario está modificando el archivo Le notifica que otro usuario está modificando el archivo Si usted recibe un documento de Office a través de la bandeja de entrada del correo también puede modificarlo. No necesita que lo envíen a través del ONEDRIVE. Puede editar y responder en línea sin necesidad de descargar Regresar al inicio Realizado por: Ing. Fabian Torres Revisado por: Diseñadora María José Fonseca Autorizado por: Ing. Robert Vaca DITIC-UTA Uso del Correo Electrónico Institucional Página 33