CÓDIGO AP-SOC-PR-03 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Prevenir y afrontar adecuadamente las situaciones de emergencia que puedan presentarse en las diversas sedes de la Universidad Surcolombiana, con el fin de minimizar el efecto en las personas y en la infraestructura. 2. ALCANCE Inicia con la programación de visitas de inspección y la elaboración del panorama de factores de riesgo hasta la realización y evaluación de los simulacros ejecutados en las diversas sedes de la Universidad 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador(a) 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma
CÓDIGO AP-SOC-PR-03 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 2 de 5 5. DEFINICIONES PLAN DE EMERGENCIAS: Organización e integración de los recursos humanos, físicos y financieros con el fin de mitigar las consecuencias de una emergencia que pueda poner en peligro la estabilidad de un sistema. El Plan de Emergencias empresarial consiste en la planeación, organización, ejecución y evaluación de una serie de actividades orientadas a: 1. Identificación y vigilancia de condiciones de riesgo: Identificar Amenazas naturales, tecnológicas o sociales. Identificar aspectos de vulnerabilidad. 2. Fortalecimiento estructural y logístico para enfrentar las emergencias: Construcción de ambientes y espacios seguros. Dotación de equipos de seguridad. Señalización y mantenimiento locativo y de instalaciones. 3. Designación de Responsables y Asignación de funciones: Director y/o Coordinador de emergencias. Brigadas. Funciones de cada uno frente a cada amenaza, clasificada en antes, durante y después de la emergencia. 4. Entrenamiento de brigadas y del personal de la empresa: Planes de evacuación. Plan específico de contingencia para cada amenaza. VULNERABILIDAD: Es la medida o grado de debilidad de ser afectado por amenazas o riesgos en función de la frecuencia y severidad de los mismos; depende de la posibilidad de ocurrencia de un evento, de las medidas preventivas adoptadas, de la factibilidad de propagación y dificultad de control BRIGADA DE EMERGENCIAS: Es una organización compuesta por personas debidamente motivadas, entrenadas y capacitadas, quienes en razón de su permanencia y nivel de responsabilidad asumen la ejecución de procedimientos administrativos y
CÓDIGO AP-SOC-PR-03 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 3 de 5 operativos necesarios para prevenir y controlar la emergencia. PLANES DE CONTINGENCIA: Es el conjunto de normas y procedimientos específicos que basados en el análisis de vulnerabilidad, facilitan prevenir o atender oportuna y adecuadamente una situación de emergencias o desastre. ALARMA: Notificación apremiante mediante dispositivos mecánicos, eléctricos, electrónicos o de otra naturaleza, con el objetivo de proporcionar señales de alerta o alarma y poner en operación el Programa de Emergencia ante la ocurrencia o inminencia de un siniestro. ALERTA: Notificación de ocurrencia de una condición de riesgo o de un siniestro que podría requerir la eventual ejecución del plan de emergencia. AMENAZA: Probabilidad de ocurrencia de un evento potencialmente desastroso de origen natural o provocado por el hombre, durante un periodo de tiempo en un sitio dado. Una amenaza tiene la capacidad potencial de afectar los recursos o elementos expuestos. EMERGENCIA: Toda situación que implique un estado de perturbación parcial o total de la empresa, con capacidad de producir lesiones o daños en las personas, los elementos físicos o el ambiente producida por la posibilidad inminente de ocurrencia, o la ocurrencia real de un siniestro y cuya magnitud puede poner en peligro la estabilidad de la comunidad afectada, y por lo tanto re - quiere acción inmediata. EVACUACION: Acción planificada mediante la cual cada persona amenazada por riesgos colectivos, desarrolla procedimientos predeterminados tendientes a ponerse a salvo por sus propios medios, o por medios existentes en su área, mediante el desplazamiento hasta y a través de lugares de menor riesgo. SINIESTRO: Evento no deseado con capacidad de generar efectos negativos. Puede ser de tipo accidental o intencional. RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno ya sea natural o antro pico. SIMULACRO: Ejercicio de juego de roles que se lleva cabo en un escenario real o construcción en la forma posible para aseme - jarlo. MITIGACION: Acción de reducir las consecuencias derivadas de un evento no deseado, y atenuar los daños tanto en las personas como en los bienes. RESPESONABLES: Funcionarios que deben hacer cumplir el plan de mejoramiento derribado del diagnostico de riesgos y esta com - puesto por Control Interno, Vicerrectoria Administrativa, y el jefe del área.
CÓDIGO AP-SOC-PR-03 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 4 de 5 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Inspecciones Formato AMP-MBUtécnicas de SOC-FO-10 seguridad, y Formato AMP-MBUconsolidación de la SOC-FO-07 información 1. 2. 3. Evaluación y Diagnostico Seguimiento a la Implementación de la Acción Correctiva El encargado de la seguridad industrial de la Universidad debe realizar inspección a cada una de las áreas para identificar y describir cada uno de los riesgos evidenciados en las áreas evaluadas, los cuales deben quedar consignados en el formato SOC-FO-10 PANORAMA FACTORES DE RIESGO con sus respectivas, observaciones. Una vez finalizadas las inspecciones, se deben consolidar los datos en el formato AMP-MBU-SOC-FO 07 CONTROL REPORTE DE LA INSPECCIÓN. Resultado de la evaluación de la inspección se elabora diagnostico riesgos y se construye matriz de panorama de factores de riesgos y se socializa con los responsables de administrar el riesgos. Y se documenta plan de mejoramiento. Semanalmente el encargado de la seguridad industrial de la Universidad, debe realizar control sobre la fechas de implementación de las acciones del plan de mejoramiento y las plasma en el formato AMP-MBU-SOC-FO-07 CONTROL REPORTE DE LA INPECCION Si el Plan de mejoramiento no se esta cumpliendo se notifica y envía a los responsables para el cumplimiento de las acciones. Plan de mejoramiento. Formato AP- MBUSOC-FO-07 Comunicaciones
CÓDIGO AP-SOC-PR-03 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 5 de 5 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Actualizar la matriz Con la información obtenida en la inspección técnica, se Matriz de panorama de debe realizar la actualización de la Matriz Panorama de panorama de riesgos Riesgo, donde se debe clasificar y estimar cada uno de Riesgos 4. los riesgos de acuerdo a su ocurrencia y consecuencia Formato SOCsobre la población Universitaria. Información que se FO-010 debe registrar en forma inmediata en el formato AMP- MBU-SOC-FO-010 PANORAMA FACTORES DE RIESGO cumpliendo con la norma GTC 45 de 2010 5. Elaboración de Informes 7. OBSERVACIONES: En el caso de que ocurra una emergencia se elabora informe pormenorizado y se informa a la alta dirección. Informe 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 CAL-FO-17 Mayo 31 de 2011 Actualización documentos 04 CAL-FO-17 Julio 30 de 2011 Actualización documentos ELABORO REVISO APROBÓ LIDA PATRICIA BUSTOS TRUJILLO Psicóloga CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante de la Dirección