Streamline Setup (Un módulo de CallStream v7.00) Guía de Instalación y Configuración
ÍNDICE 1- INSTALACIÓN DE STREAMLINE SETUP... 4 2- PARÁMETROS DEL SISTEMA... 5 2.1 PABX...5 2.2 Módulo de Grabación...8 2.3 Servicios...10 2.4 Integración con el Calendario de MS Exchange...11 3- CONFIGURACIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS... 12 3.1 Grupos...12 3.1.1 Crear Nuevos Grupos...12 3.1.1.1 Permisos...13 3.1.2 Borrar Grupos de Usuarios...14 3.1.3 Editar Nombre del Grupo de Usuarios...14 3.2 Puestos...14 3.2.1 Introducir Nuevos Puestos...14 3.2.2 Borrar Puestos...15 3.2.3 Editar Puestos...15 3.2.4 Crear Múltiples Puestos...15 3.2.5 Ordenar la Información de Puestos...16 3.3 Usuarios...16 3.3.1 Registrar Usuarios...16 3.3.1.1 Permisos...18 3.3.2 Borrar Usuarios...19 3.3.3 Editar Usuarios...19 3.3.4 Buscar un Usuario...19 3.3.5 Ordenar la Información de Usuarios...20 3.3.6 Importar Información de Usuarios...20 3.3.6.1 Mapeado de Campos a Importar...23 3.4 Gestión de Grupos de Usuarios...23 3.4.1 Asignar a un Grupo...23 3.4.2 Copiar o Mover a Otro Grupo...24 3.4.3 Eliminar Usuarios de un Grupo...24 3.5 Prestación Centro de Negocios (Opcional)...25 3.5.1 Dar de Alta una Empresa...25 3.5.2 Editar Datos de Empresas...25 3.5.3 Eliminar Empresas...26 4- CONTACTOS... 27 4.1 Nuevo Contacto...27 4.2 Editar Contactos...28 4.3 Eliminar Contactos...28 4.4 Ordenar los Datos de Contactos...28 4.5 Importar Datos de Contactos...29 4.5.1 Mapeado de Campos a Importar...31 5- MENÚS Y BARRA DE HERRAMIENTAS DE STREAMLINE SETUP... 32 3
1- INSTALACIÓN DE STREAMLINE SETUP Streamline Setup debe ser instalado en el PC Servidor. Asegúrese de que no hay aplicaciones funcionando en el PC. Inserte el CD-ROM suministrado con el equipo. Abra la carpeta CallStream Software seguida de la carpeta Streamline Setup y haga doble clic en el programa setup.exe o seleccione Ejecutar en el menú Inicio e introduzca X:\CallStream Software\Streamline Setup\setup.exe (donde X es la unidad CD-ROM), y haga clic en Aceptar. El asistente de instalación comienza. Cuando se le indique, haga clic en Siguiente para continuar. Aparece la siguiente pantalla. Pulse Siguiente para instalar los archivos de Streamline Setup en la carpeta que aparece por defecto en pantalla. Para cambiar la selección por defecto pulse Examinar..., navegue hasta la carpeta deseada y pulse Siguiente. Aparece la siguiente pantalla. Introduzca el nombre del Servidor de la Base de Datos (el nombre del PC en el que se ha instalado Streamline Server). Haga clic en Siguiente para continuar. Seleccione el idioma de la aplicación. Haga clic en Siguiente para continuar y el proceso de instalación empieza. Cuando aparezca la pantalla final seleccione la opción No, reiniciaré el equipo más tarde. Haga clic en Finalizar para concluir la instalación de Setup. Los parámetros del sistema deben ser configurados ahora. 4
2- PARÁMETROS DEL SISTEMA Los parámetros de sistema deben ser configurados antes de la puesta en marcha del sistema. Para acceder a estos parámetros, seleccione el programa Streamline Setup desde el grupo de programas Streamline. Aparece la pantalla de acceso de Streamline Setup. Introduzca la contraseña (por defecto admin en minúsculas) y pulse Aceptar. Aparece la pantalla principal de Streamline Setup. Seleccione la opción Parámetros y aparece la siguiente pantalla. Todos estos parámetros en las pestañas PABX, Correo Vocal y Servicios deben ser modificados o revisados obligatoriamente antes de arrancar el sistema. Los botones siguientes aparecen independientemente de la pestaña seleccionada. Aplicar: Pulse este botón si desea guardar los cambios. Cancelar: Pulse este botón si desea borrar los cambios y volver a los valores por defecto. 2.1 PABX Esta pestaña aparece por defecto cuando se selecciona la opción Parámetros. La información en esta pestaña se refiere a la configuración de la centralita y la conexión entre la centralita y Streamline Server. PABX: Seleccione la centralita utilizada por el sistema. 5
Protocolo: Seleccione la interfaz CTI (TAPI, CSTA, TSAPI) a usar para comunicar con la PBX. Tipo de Conexión: Este parámetro sólo es importante si el protocolo seleccionado no es TAPI. Si el protocolo seleccionado es CSTA se pueden utilizar varias conexiones físicas con la PBX, de acuerdo con la marca y modelo del switch. TCP/IP - requiere los siguientes parámetros. Host: Introduzca la dirección IP de la centralita. Puerto: Introduzca el puerto TCP/IP de la centralita. Serial Port - requiere los siguientes parámetros. Puerto COM: Introduzca el Puerto COM utilizado por el servidor. Velocidad: Introduzca la velocidad utilizada por la centralita para una conexión a puerto serie. Data bits: Introduzca el número de data bits utilizados por la centralita para una conexión a puerto serie. Paridad: Introduzca la paridad utilizada por la centralita para una conexión a puerto serie. Stop bits: Introduzca el número de stop bits utilizado por la centralita para una conexión a puerto serie. S0 - requiere los siguientes parámetros. Controlador: Introduzca el número de la tarjeta ISDN de la centralita. Si sólo está instalada una el número es 1. Número: Introduzca el número de teléfono S0 al que tiene que llamar el Servidor para conectar con la PBX. Clave: Introduzca la clave correspondiente si se utiliza. Si el protocolo seleccionado es TSAPI el único parámetro necesario es: Connection String: Introduzca la dirección IP o el nombre (la identificación del equipo en la red local) del PC donde están instalados los drivers TSAPI, seguido de!xxxx, donde XXXX es el número del puerto que utiliza este PC para comunicarse con la centralita. Por ejemplo: 192.168.0.002!2555 o ctiserver!2555. Nota: Se recomienda instalar Streamline Server en el mismo PC que los drivers TSAPI. Prefijo de llamadas entrantes: Introduzca el prefijo que la centralita asigna automáticamente a todas las llamadas entrantes. 6
Prefijo de llamadas salientes: Introduzca el prefijo que la centralita asigna automáticamente a todas las llamadas salientes. País: Seleccione el país en el que está instalado CallStream y el sistema automáticamente muestra su código internacional (por ejemplo, Holanda es 31). Prefijo para llamadas internacionales: Introduzca el prefijo de llamada internacional del país en el que está instalado CallStream (por ejemplo, en Italia es 00). Longitud de las extensiones (No. de dígitos): Introduzca el número de dígitos de la extensión (por ejemplo, para extensión 101, 102,... introduzca 3). Tiempo máximo para conectar con la PABX: Indica el tiempo que la centralita tiene para conectar con la centralita, por defecto 30. Este parámetro sólo debería ser modificado si hay algún problema. Nombre del Servidor de CTI: Introduzca el nombre del ordenador en el que está instalado el servidor. Puerto del Servidor de CTI: Indica el puerto utilizado por Streamline Server para comunicar con el PC en el que está instalado CallStream Attendant, por defecto es 23081. Para que las modificaciones de los Parámetros sean efectivas es necesario reiniciar el Servidor. (Vea la sección 2.3 Servicios ). 7
2.2 Módulo de Grabación El módulo de grabación es opcional. Para configurar los parámetros de grabación en el servidor, seleccione la opción Parámetros y haga clic en la pestaña Correo Vocal. Aparece la siguiente pantalla. Habilitar correo vocal: Marque esta casilla para habilitar el módulo de grabación. Si esta casilla no está marcada, el acceso a estos parámetros no está disponible. Dirección IP del correo vocal: Introduzca la dirección IP del servidor vocal. Puerto del correo vocal: Por defecto el valor es 2050. Modifique este parámetro sólo en caso de que su instalador se lo indique. Grupo de correo vocal: Introduzca el número del grupo en que están ubicadas las extensiones analógicas que se van a conectar al hardware del módulo de grabación. Configuración de grabación de llamadas: Por defecto los valores de esta sección están asignados como sigue, y sólo deberían ser modificados en caso de que su instalador se lo indique. Puerto SMTP: 25 Puerto del servidor: Auto Puerto del cliente: 10026 Puertos IVR: Los puertos del hardware de grabación conectados físicamente a la centralita deben aparecer en la lista junto con las extensiones analógicas reales a las que está conectado cada uno. Utilice esta lista para crear, editar y borrar estos puertos. Por defecto la lista está vacía. Para crear un nuevo puerto, pulse Nuevo. Aparece la siguiente pantalla. 8
Introduzca el número de puerto, tal como aparece en el panel trasero del hardware de grabación, y la extensión analógica a la que va conectado en la PABX, y pulse Aceptar. El nuevo puerto aparece en la lista. Si desea editar la información concerniente a un puerto en concreto, selecciónelo y pulse Editar. Para borrar un puerto de la lista, selecciónelo y pulse Borrar. También se pueden crear múltiples puertos simultáneamente, simplemente pulsando el botón Múltiples puertos. Aparece la siguiente pantalla. Introduzca el primero y el último de los puertos a crear, y la primera de las extensiones asociadas a estos puertos, y pulse Aceptar. El sistema crea automáticamente el rango seleccionado, asignando la primera extensión al primer puerto, y procediendo después con una numeración correlativa. Para que las modificaciones de los Parámetros sean efectivas es necesario reiniciar el Servidor. (Vea la sección 2.3 Servicios ). 9
2.3 Servicios Haga clic en la pestaña Servicios después de seleccionar la opción Parámetros. La información en esta pestaña se refiere a los distintos servicios instalados para el funcionamiento del CTI. Aparece la siguiente pantalla. La lista muestra los servicios de Streamline y su estado. Los iconos superiores permiten operar con los distintos servicios disponibles: Pulse Play para iniciar un servicio inactivo. Pulse Stop para parar un servicio activo. Pulse Restart para reiniciar un servicio activo. Connection test: Utilizado para comprobar la comunicación entre el PC Servidor y la centralita, y el estado general de los puestos dados de alta. Si existe algún error de conexión, la prueba lo identifica y muestra en pantalla una ventana con información acerca del problema. Si este test da error, entonces o bien los parámetros de la centralita no son correctos o bien el Servicio de Streamline Server no está funcionando. Compruebe los parámetros y reinicie el PC antes de continuar. 10
2.4 Integración con el Calendario de MS Exchange Para la integración con el calendario de MS Exchange es necesario introducir algunos datos. Abra el menú Archivo y seleccione Configuración de SLExchange. Aparece la siguiente pantalla. Introduzca el nombre del PC servidor de MS Exchange (tal como está identificado en la red local) en el campo Servidor Exchange. Introduzca el nombre del PC donde está instalado Streamline Server (tal como está identificado en la red local) en el campo Servidor SLExchange. Nota: Puede tratarse del mismo PC. Pulse Avanzado e introduzca los diferentes mensajes disponibles en la centralita en los campos de mensajes disponibles. Mapee el código de mensaje (0, 1, 2 ) con los estados posibles de Exchange Tentativa, Ocupado y Fuera de la Oficina. Si la fecha y hora aparecen en el mensaje, seleccione el formato correcto. 11
3- CONFIGURACIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS Una vez configurado el PC Servidor (se ha completado la instalación de MS SQL Server Desktop Engine, Streamline Server y Streamline Setup), se deben configurar las extensiones y grupos de extensiones antes de usar cualquier aplicación cliente. Haga clic en el menú Inicio en el PC Servidor y seleccione el grupo de programas Streamline seguido por el programa Streamline Setup. Introduzca la clave. 3.1 Grupos Haga clic en el icono Grupos en la pantalla principal de Configuración de CallStream. Aparece la siguiente pantalla. Tras la instalación el único grupo configurado por defecto es Sin asignar. Por defecto todas las nuevas extensiones creadas son asignadas automáticamente a este grupo, desde donde pueden ser copiadas a los grupos correspondientes. 3.1.1 Crear Nuevos Grupos Se pueden crear grupos a diferentes niveles. Para crear un grupo a nivel raíz pulse el botón Nuevo en la barra de herramientas sin tener seleccionado ningún grupo. Aparece la siguiente pantalla. Introduzca el nombre del grupo y pulse Aceptar. El nuevo grupo aparece ahora en la lista. 12
Para crear un grupo a cualquier otro nivel, seleccione el grupo correspondiente y pulse Nuevo. Introduzca el nombre del grupo y pulse Aceptar. El nuevo grupo aparece ahora en la lista en el nivel correspondiente. 3.1.1.1 Permisos Por defecto todos los grupos se crean con todos los permisos a todos los usuarios del grupo y subgrupos para seleccionar, crear, modificar y borrar contactos y notas. Para modificarlos, seleccione el grupo y pulse el icono Modificar, o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Permisos. Aparece la siguiente pantalla. - SELECCIÓN: Cuando las casillas Seleccionar correspondientes están marcadas el usuario puede llevar a cabo acciones de telefonía usando estos contactos de grupo. - CREAR: Cuando las casillas Crear correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. - MODIFICAR: Cuando las casillas Modificar correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. - BORRAR: Cuando las casillas Borrar correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. Haga las modificaciones pertinentes y pulse Aceptar. Estos permisos se aplicarán a todos los nuevos miembros del grupo. Para aplicar estos permisos a los usuarios existentes del grupo, marque la casilla Aplicar a todos los usuarios del grupo antes de pulsar Aceptar. Nota: Los permisos de miembros individuales del grupo pueden no coincidir con los del grupo. Simplemente haga clic con el botón derecho del ratón sobre el usuario deseado, seleccione Permisos y haga las modificaciones pertinentes. 13
3.1.2 Borrar Grupos de Usuarios Seleccione el grupo que desea borrar. Pulse el botón Borrar en la barra de herramientas. Pulse Aceptar. 3.1.3 Editar Nombre del Grupo de Usuarios Seleccione el grupo que desea editar. Pulse el botón Editar en la barra de herramientas. Modifique la Descripción del Grupo como sea necesario y pulse Aceptar. El nombre modificado del Grupo aparece en la lista de grupos. 3.2 Puestos Pulse el icono Puestos en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la siguiente pantalla. 3.2.1 Introducir Nuevos Puestos Para registrar un nuevo puesto se debe introducir el número de extensión y la ID del PC asociado. Pulse el botón Nuevo en la barra de herramientas y aparece la siguiente pantalla. Extensión: Id. puesto: Escriba el número de extensión asociado a este puesto. Escriba el nombre que identifica al PC en la LAN. 14
Directo: Privada: Usuario: Introduzca el número telefónico de acceso directo asociado a la extensión seleccionada, si procede. Marque esta casilla para establecer como privado este puesto. Una extensión privada aparece en el Panel de Extensiones con un pequeño signo que la identifica como tal. Este signo obstaculiza la visión del número de teléfono al que está conectado la extensión. Abra el listado para asignar un nombre de usuario a este puesto y extensión en concreto. Pulse Aceptar para validar y volver a la pantalla Puestos. 3.2.2 Borrar Puestos Seleccione el puesto que desea borrar. Pulse el botón Borrar en la barra de herramientas. Confirme la posición a borrar y desaparecerá de la lista. 3.2.3 Editar Puestos Seleccione el puesto que desea editar. Pulse el botón Editar en la barra de herramientas y se abrirá la ventana de información del puesto. Modifique los datos necesarios y pulse Aceptar. 3.2.4 Crear Múltiples Puestos Pulse el botón Múltiples puestos para crear simultáneamente varios puestos. Aparece la siguiente pantalla. 15
Introduzca el número de extensión inicial y el número de extensión final. Si lo desea, asigne los nuevos puestos a un grupo. Pulse Aceptar para crear los puestos. Nota: En cada puesto creado por este procedimiento se crea automáticamente un usuario con este puesto asignado. 3.2.5 Ordenar la Información de Puestos La información de puestos puede ser ordenada de acuerdo con cualquiera de los parámetros. Simplemente haga clic en el nombre del parámetro deseado. El formato de ordenación más comúnmente utilizado es por número de extensión y nombre. 3.3 Usuarios Pulse el icono Usuarios en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la siguiente pantalla. 3.3.1 Registrar Usuarios Para que el sistema pueda monitorizar un usuario determinado, este usuario debe, primero, ser registrado y, segundo, ser asignado a un grupo. Pulse el botón Nuevo en la barra de herramientas. Aparece la siguiente pantalla. 16
Para registrar una operadora, los campos Número de extensión y Nombre corto deben ser rellenados y la casilla Operadora debe ser marcada. Nota Se debe crear al menos una operadora para el correcto funcionamiento de CallStream Attendant. Los únicos campos obligatorios para monitorizar una extensión son Número de extensión y Nombre corto. Nota: El resto de los datos pueden rellenarse utilizando este módulo más adelante, o por el propietario de la extensión con CallStream Chat o Streamline Desktop en su PC. Los campos Nombre, Título, Teléfono casa, Móvil y Otro teléfono son auto explicativos. Nombre corto: Este es el nombre que aparece en el Panel de Extensiones en la pantalla del PC de la operadora, y se utiliza para identificar internamente la extensión. Extensión: Ubicación: E-mail: SMS: Nombre en Exchange: Operadora: Grabar las llamadas: Seleccione la extensión asignada a este usuario específico de la lista de extensiones disponibles. La opción Ninguno sólo debería ser seleccionada en el caso de que este usuario vaya a ser definido como agente ACD. Introduzca la localización física del propietario de la extensión. Por ejemplo la ciudad, edificio, departamento, etc. Introduzca la dirección e-mail del PC asociado a esta extensión. Introduzca la dirección SMS del teléfono móvil del propietario de la extensión. Por ejemplo 6967777696@carrier.com. Introduzca el nombre por el que se conoce a este usuario en MS Exchange Server. (La integración con MSExchange es opcional) Marque esta casilla si la extensión que está siendo registrada pertenece a una operadora. Marque esta casilla para grabar TODAS las llamadas de este usuario. (El módulo de grabación de llamadas es opcional) 17
Una vez que la información necesaria ha sido introducida, pulse el botón Grupos para asignar este nuevo usuario a uno de los grupos existentes. Aparece la siguiente pantalla. Seleccione el grupo o grupos a los que desea asignar este usuario y pulse. Si lo desea se puede definir un nuevo grupo al que asignar el usuario. Pulse el botón Nuevo grupo, introduzca el nombre y pulse Aceptar, seleccione este grupo en la lista y pulse. Estos grupos aparecen ahora en la caja El usuario pertenece a. Pulse Aceptar para validar y volver a la pantalla Usuarios. Nota: Si no se selecciona ningún grupo, el usuario aparece automáticamente en el grupo No asignadas, y puede ser asignado a uno o varios grupos más adelante. (Ver Sección 3.4.1) 3.3.1.1 Permisos El concepto de permisos se aplica en el caso de la Operadora y de los Usuarios de Streamline Desktop (módulo opcional). Una vez asignado a un grupo, pulse Permisos para determinar las acciones que este usuario puede llevar a cabo con la base de datos de la compañía. Aparece la siguiente pantalla. Por defecto todos los nuevos usuarios son creados con todos los permisos. - SELECCIÓN: Cuando las casillas Seleccionar correspondientes están marcadas el usuario puede llevar a cabo acciones de telefonía usando contactos de empresa. - CREAR: Cuando las casillas Crear correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. - MODIFICAR: Cuando las casillas Modificar correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. - BORRAR: Cuando las casillas Borrar correspondientes están marcadas el usuario puede crear nuevos contactos de grupo y/o notas. 18
Nota: El permiso para el manejo de los contactos de grupo se establece en la pantalla Grupos. Seleccione el Usuario deseado, haga clic con el botón derecho del ratón, seleccione Permisos y modifique la tabla convenientemente. Por defecto se conceden todos los permisos. Para contactos personales los permisos están siempre concedidos plenamente. Pulse Aceptar para validar y volver a la pantalla Usuario. Pulse Aceptar de nuevo, y el usuario aparece ahora en la lista de usuarios registrados. 3.3.2 Borrar Usuarios Seleccione el usuario que desea borrar. Pulse el botón Borrar en la barra de herramientas. Confirme el usuario a borrar y éste desaparecerá de la lista. 3.3.3 Editar Usuarios Seleccione el usuario que desea editar. Pulse el botón Editar en la barra de herramientas y se abre la ventada de datos del usuario. Modifique los datos deseados y pulse Aceptar. 3.3.4 Buscar un Usuario Existe una herramienta para buscar un usuario por nombre. Simplemente introduzca la primera letra del nombre en el campo Buscar y aparecerán todas las entradas (campo nombre) que comiencen por esa letra. Introduzca las letras siguientes para reducir la búsqueda o selecciones la ficha de la extensión visualmente. 19
3.3.5 Ordenar la Información de Usuarios La información de los usuarios puede ser ordenada de acuerdo con cualquiera de los parámetros. Simplemente haga clic en el nombre del parámetro deseado. El formato de ordenación más comúnmente utilizado es por nombre. 3.3.6 Importar Información de Usuarios El sistema permite al administrador importar información de usuarios desde una gran variedad de fuentes de información que usen OLE DB, y también pueden utilizarse la gran mayoría de los sistemas de bases de datos, hojas de cálculo y PIMS. Esta sección describe cómo importar datos de Outlook, Access y Excel. Para otras fuentes de datos, como Microsoft SQL Server, Oracle, DB2, etc. se necesita un conocimiento avanzado de gestión de bases de datos que va más allá del objetivo de este documento y, por lo tanto, se sugiere que se ponga en contacto con su administrador de sistemas. Abra el menú Archivo y seleccione la opción Importar usuarios, o pulse el icono Importa Usuarios desde un origen de datos. Aparece la siguiente pantalla. - Para importar desde Outlook 2000, seleccione Outlook 2000 en el campo Seleccione un origen de datos, haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de la Sección 3.2.6.1. - Para importar desde Access o Excel, seleccione OLE DB en el campo Seleccione un origen de datos. Haga clic en Explorar.... Aparece la siguiente pantalla. 20
Seleccione Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider y haga clic en Next >>. Aparece la siguiente pantalla. Para Access: Seleccione o introduzca el archivo de base de datos Access (*.mdb) en el que está almacenada la información. Introduzca los datos correspondientes para acceder a la base de datos. Haga clic en Aceptar y la ruta al origen de datos aparece en la ventana Importación de Datos. Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de la Sección 3.3.6.1. Para Excel: Seleccione o introduzca el archivo Excel (*.xls) en el que está almacenada la información. Haga clic en la pestaña All y aparece la siguiente pantalla. 21
Seleccione Extended Properties y haga clic en Edit Value. Aparece la siguiente pantalla. Introduzca uno de los siguientes mensajes en el campo Property Value de acuerdo con su versión de Excel. Excel 95: Excel 97 o superior: Haga clic en OK. Excel 5.0;HDR=YES si su hoja de cálculo contiene nombres de columnas en la primera fila, o Excel 5.0;HDR=NO si su hoja de cálculo no contiene nombres de columnas en la primera fila. Excel 8.0;HDR=YES si su hoja de cálculo contiene nombres de columnas en la primera fila, o Excel 8.0;HDR=NO si su hoja de cálculo no contiene nombres de columnas en la primera fila. Haga clic en OK en la ventana Data Link Properties y siga las instrucciones de la Sección 3.3.6.1. 22
3.3.6.1 Mapeado de Campos a Importar Tras haber seleccionado el origen de datos correcto aparece la siguiente pantalla. Seleccione la tabla a utilizar como origen. A la izquierda aparece una lista con los campos de la tabla. Equipare el origen Campo de la tabla en la izquierda a Campo destino en la derecha, arrastrando y soltando el título correspondiente. Una vez que los campos deseados coinciden, haga clic en Finalizar para iniciar el proceso. Tras unos momentos aparece un mensaje indicando que el proceso se ha llevado a cabo con éxito. Nota: También es posible asignar directamente los usuarios importados a un grupo usando el parámetro Seleccione un grupo como destino. Si se deja en blanco serán asignados automáticamente al grupo No asignadas. 3.4 Gestión de Grupos de Usuarios Para ver un usuario en el Panel de Extensiones éste debe ser asignado a uno o más grupos. Esto puede llevarse a cabo durante la creación del usuario o más tarde. Los usuarios que no sean asignados a un grupo durante su creación aparecen automáticamente en el grupo No asignados. Nota: Preste atención a la formación de los grupos, pues ésta es la información reflejada en el Panel de Extensiones en la pantalla de la operadora. 3.4.1 Asignar a un Grupo Haga doble clic en el grupo No asignadas para abrirlo. Se despliega la lista de usuarios. Seleccione el usuario que desea asignar y, manteniendo pulsado el botón del ratón, arrástrelo hasta el grupo deseado y suelte el botón. Este usuario aparece ahora en la lista de usuarios del grupo y desaparece del grupo No asignadas. 23
3.4.2 Copiar o Mover a Otro Grupo Una vez que los usuarios han sido asignados a sus respectivos grupos, para añadir o mover un usuario a otro grupo, selecciónelo y arrástrelo al grupo correspondiente. Suelte el botón del ratón y aparece la siguiente pantalla. Pulse Mover para añadir el usuario a este grupo y borrarlo del anterior. Pulse Copiar para añadir el usuario a este grupo y mantenerlo en el otro. Nota: Cualquier usuario puede formar parte de varios grupos. 3.4.3 Eliminar Usuarios de un Grupo Haga doble clic en el grupo del que desea borrar el usuario para abrirlo. Seleccione el usuario que desea borrar. Pulse Eliminar en la barra de herramientas y aparece la siguiente pantalla. Haga clic en Eliminar de todos los grupos para borrar el usuario de todos los grupos en los que aparece. Haga clic en Eliminar de este grupo para borrar el usuario de este grupo en concreto. Nota: Cuando se borra un usuario de todos los grupos o del único grupo en el que existía se mueve automáticamente al grupo No asignadas. Para borrar los datos de una extensión determinada totalmente, vea la sección 3.2.2 Eliminar Usuarios. En este momento CallStream Attendant ya puede ser instalado (ver el manual de Instalación de CallStream Attendant). Sin embargo, si la base de datos de contactos no es una integración con Outlook 2000/Exchange, es recomendable continuar con la Sección 4 Contactos. 24
3.5 Prestación Centro de Negocios (Opcional) CallStream BCM (Centros de Negocios) es una versión de la aplicación CallStream Attendant (Puesto de Operadora en PC), que incorpora una prestación extra que permite identificar el nombre de la empresa llamada y, por tanto, personalizar la atención brindada por la operadora. Esta sección explica como configurar esta prestación. 3.5.1 Dar de Alta una Empresa La prestación de identificación de la empresa llamada se configura como sigue: Pulse el icono Contactos en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la pantalla de contactos. Pulse Nuevo en la barra de herramientas y aparece la siguiente pantalla. Introduzca el nombre de la empresa en los campos Empresa y Nombre. Introduzca el número de teléfono en el campo Fijo. NO rellene más campos. Pulse Aceptar para dar de alta la empresa en el sistema. Pulse Cancelar para salir sin guardar los cambios. 3.5.2 Editar Datos de Empresas Pulse el icono Contactos en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la pantalla de contactos. Introduzca el nombre de la empresa en el campo Buscar o busque la empresa en la columna Empresa. 25
Una vez seleccionada, pulse Modificar en la barra de herramientas o haga doble clic sobre la empresa. Aparecen los datos de la Empresa. Introduzca los cambios pertinentes y haga clic en Aceptar para guardar la información modificada. 3.5.3 Eliminar Empresas Pulse el icono Contactos en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la pantalla de contactos. Introduzca el nombre de la empresa en el campo Buscar o busque la empresa en la columna Empresa. Seleccione la Empresa que desee borrar, y pulse Eliminar en la barra de herramientas. Confirme la decisión de borrar este archivo. 26
4- CONTACTOS Los archivos de Contactos utilizados por CallStream en la identificación de llamadas entrantes y para realizar llamadas salientes o enviar e-mails directamente desde CallStream o Streamline Desktop (opción) se originan bien por integración con Outlook 2000 / Exchange o bien desde la base de datos del sistema. Las secciones 4.1 a 4.4 detallan el uso de la base de datos del sistema. La sección 4.5 trata la importación de información de contactos de fuentes como Access, Excel y Outlook. Pulse el icono Contactos en la pantalla principal de Streamline Setup. Aparece la pantalla siguiente. 4.1 Nuevo Contacto Pulse Nuevo en la barra de herramientas y aparece la siguiente pantalla. Introduzca los datos del contacto y pulse Aceptar para guardar la nueva información del contacto. 27
Nota: El parámetro VIP indica las llamadas importantes en la lista de llamadas entrantes de la operadora, lo que le permite darlas preferencia sobre las demás llamadas. El campo Grupo permite asignar al contacto a un grupo. Dejar el campo Grupo en blanco o seleccionar Ninguno establecerá el Contacto como contacto de empresa, abiertos a todos los usuarios (opción Streamline Desktop). El campo Célula no está en uso. 4.2 Editar Contactos Seleccione en la lista de contactos el contacto que desea modificar. Pulse Modificar en la barra de herramientas y aparecen los datos del Contacto. Introduzca los cambios pertinentes y haga clic en Aceptar para guardar la información modificada. 4.3 Eliminar Contactos Seleccione el Contacto que desee borrar. Pulse Eliminar en la barra de herramientas. Confirme la decisión de borrar este archivo. 4.4 Ordenar los Datos de Contactos La información de Contactos puede ordenarse de acuerdo con cualquiera de los parámetros. Simplemente haga clic en el título del parámetro correspondiente. Los modos más utilizados de ordenar la información de Contactos son por Nombre o por Empresa. 28