INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA TELEFONÍA IP EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA Código: 00-12-A.11.4-PRO.1.0-TELEFONIA-IP Versión: 1.4 Fecha de la versión: 2014-09-17 Creado por: Aprobado por: Nivel de confidencialidad: Dirección Nacional de TICS Dirección General Uso Interno
Historial de modificaciones Fecha Versión Creado por Descripción de la modificación 2012-10-16 1.0 Ing. Maritza Enriquez Primera Versión del Documento 2013 1.1 Vladimir Rodríguez Revisión del Documento 2014-07-23 1.2 David Narváez Revisión y actualización del Documento 2014-07-23 1.2 Jorge Navarrete Revisión y actualización del Documento 2014-07-23 1.2 Fernando Carrillo Revisión y actualización del Documento 2014-09-25 1.3 Dirección Nacional de Asesoría Jurídica 2014-09-29 1.3 Dirección Nacional de TIC s Revisión, observaciones y actualización del instructivo de telefonía IP (MEMORANDO-CJ-DNJ- SNA-2014-444, TR: CJ-INT-2014-52590) Envío del instructivo de telefonía IP a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica (MEMORANDO-CJ-DNTICS-2014-985, TR: CJ-INT- 2014-53084) 2014-10-13 1.4 Dirección General Versión aprobada por Dirección General. Cambios menores al documento. (OFICIO-CJ-DG- 2014-7608, TR: CJ-INT-2014-55351) Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 2 de 11
Tabla de contenido 1. OBJETIVO... 4 2. ALCANCE... 4 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 4 4. RESPONSABLES... 4 5. FUNCIONES BÁSICAS... 4 6. PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE EQUIPOS TELEFÓNICOS IP... 6 7. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS DE LLAMADAS CELULARES Y LARGA DISTANCIA INTERNACIONAL.... 6 8. REPORTE DE FALLOS EN EL SERVICIO DE TELEFONÍA IP... 7 9. INSTALACIÓN TEMPORAL DEL SERVICIO DE TELEFONÍA IP PARA EVENTOS.... 8 10. RECOMENDACIONES PARA LOS USUARIOS DE TELEFONÍA IP... 8 11. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE PERSONAL... 9 12. RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA DE TELEFONÍA IP.... 9 12.1. RESPONSABILIDADES... 9 12.2. PROHIBICIONES:... 9 13. DISPOSICIONES GENERALES... 10 13.1. DISPOSICIÓN GENERAL PRIMERA... 10 14. VALIDEZ... 10 15. ANEXO 1.... 11 Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 3 de 11
1. Objetivo El presente reglamento tiene por objeto establecer los procedimientos que deben cumplir las servidoras y servidores judiciales para el correcto uso del servicio de telefonía IP. 2. Alcance El ámbito de aplicación del presente instrumento es de carácter obligatorio para todas aquellas servidoras y servidores judiciales que posean y utilicen el servicio de telefonía IP. 3. Documentos de referencia 00-11-A.11.2-POL1.0-GES-USUARIO.docx 00-11-A.07.1-POL1.0-RESPONSABILIDAD-ACTIVOS.docx Resolución N. 170-2012 Expedir el Instructivo para el uso de la telefonía IP en el Consejo de la Judicatura (celebrada 27 de Noviembre 2012) 4. Responsables Este reglamento será publicado y distribuido por la DNTICs del Consejo de la Judicatura. La Dirección General del Consejo de la Judicatura, definirá y aprobará este reglamento y sus objetivos de seguridad. 5. Funciones Básicas Se ha remplazado el sistema telefónico analógico por un sistema telefónico IP con tecnología de encriptación que brinda un sin número de nuevas funcionalidades y facilidades que permiten mejorar las condiciones de trabajo pero que a la vez comprometen al Funcionario a realizar un buen uso de este sistema para lo cual se establece el presente instructivo obligatorio para todos los funcionarios de la Función Judicial. Existen diversos modelos de teléfonos IP, mismos que serán asignados en relación a las competencias y necesidades de cada funcionario, según el detalle de la Tabla 1. Los funcionarios que tengan a su cargo un teléfono IP tendrán la posibilidad de comunicarse con cualquier persona al interior de la Función Judicial a nivel nacional con tan solo marcar el número de extensión. Se ha desarrollado un plan de numeración a nivel nacional de 5 dígitos para las extensiones telefónicas. Para realizar llamadas externas se digitará el número 9 seguido del número telefónico, los niveles de acceso para llamadas salientes están detallados en la Tabla 2. Los permisos de acceso para realizar llamadas a celulares, larga distancia nacional o internacional está definido por un código de seis dígitos que lo proporcionará la Jefatura de Redes y Telecomunicaciones. El pedido debe ser emitido utilizando el formulario adjunto a este documento, los firmantes de dicho documento son el funcionario solicitante y el director nacional/provincial que supervisa al funcionario solicitante Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 4 de 11
La asignación de dispositivos telefónicos o softphones en la Función Judicial, está establecido de acuerdo a la tabla 1: Grado Tipo de Teléfono Usuarios N1 Ejecutivo /Licencia Softphone Vocales, Directores Provinciales, Coordinadores, Directores Nacionales, Altos Directivos de la Institución, Jueces Nacionales N2 Semiejecutivo /Licencia Softphone Secretarios, Jueces Provinciales, Jefes de área, Asesores, Subdirectores Nacionales, Coordinadores N3 Estándar/Licencia Personal Administrativo Softphone N3 Teléfono Personal de soporte Inalámbrico /Licencia Softphone N4 Estándar/Licencia Softphone Personal de seguridad de las dependencias judiciales TABLA 1 La clasificación de niveles de acceso en el plan de marcación está determinada en la tabla 2: Grado N1 N2 N3 N4 Acceso Llamadas Larga distancia internacional Llamadas a Celular Llamadas Larga distancia nacional Llamadas locales Llamadas internas a la Institución Llamadas hacia servicios 1900 Llamadas hacia servicios 1800 Llamadas hacia servicios 1700 Números de Emergencia 911 Números de servicios 100 Llamadas a Celular Llamadas Larga distancia nacional Llamadas locales Llamadas internas a la Institución Llamadas hacia servicios 1800 Llamadas hacia servicios 1700 Números de Emergencia 911 Números de servicios 100 Llamadas Larga distancia nacional Llamadas locales Llamadas internas a la Institución Llamadas hacia servicios 1800 Números de Emergencia 911 Números de servicios 100 Llamadas internas a la Institución Números de Emergencia 911 Números de servicios 100 TABLA 2 Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 5 de 11
6. Procedimiento para asignación de equipos telefónicos IP Los requerimientos para asignación de equipos telefónicos se hará a través de la Mesa de Servicios, la solicitud contará con la aprobación de los respectivos Jefes de Unidades Judiciales a nivel nacional. Personal de la mesa de servicios analizará si procede la instalación del equipo telefónico, para ello validará el stock de equipos con el personal de Activos Fijos, así como la existencia de un punto de red; de no contar con estas facilidades se podrá instalar un softphone. Una vez se valide la factibilidad de instalación del equipo telefónico, Mesa de Servicios direccionará el requerimiento a la Jefatura de Redes y Comunicaciones para el respectivo registro del teléfono IP en la central telefónica, Call Manager. La información que la Mesa de Servicios debe entregar a la Jefatura de Redes y Comunicaciones para el registro del teléfono IP es: Modelo del teléfono, Dirección MAC, Nombres completos del solicitante, cargo, datos de la Unidad Judicial a la que pertenece, número de extensión. La Unidad de Activos Fijos realizará la entrega física de los equipos telefónicos, anotará los números de serie, marca, modelo y tipo de equipo. Cuando no se tenga disponibilidad de equipos telefónicos un área compartirá la misma extensión. Una vez entregado el equipo al funcionario la Unidad de Activos Fijos deberá notificar a personal de mesa de servicios para que valide el funcionamiento del equipo instalado con el funcionario solicitante. Para realizar la entrega del equipo y/o reubicación de la línea telefónica el funcionario solicitante deberá estar presente en el lugar de destino para hacer la entrega del equipo y realice la constatación de las funcionalidades del mismo. El funcionario solicitante deberá adecuarse a la disponibilidad de espacio, distancia y recursos tecnológicos que se puedan proveer. 7. Asignación de códigos de llamadas celulares y larga distancia Internacional. Los requerimientos de asignación de códigos de acceso para realizar llamadas internacionales o celulares, se deberá canalizar a través de los directores nacionales/provinciales. Estas solicitudes Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 6 de 11
se las realizará por medio de la Mesa de servicios, se deberá adjuntar el formulario de Solicitud de Servicios y Soporte Tecnológicos (Anexo1). La Mesa de Servicios luego de validar que la solicitud cumpla con los requisitos para el tipo y nivel de servicio requerido, direccionará el pedido a la Jefatura de Redes y Comunicaciones El Administrador de la Central Telefónica atenderá el requerimiento acorde a los niveles de servicio establecidos. La Jefatura de Redes y Comunicación enviará vía correo electrónico el código creado al funcionario solicitante. La asignación del código es personal e intransferible, por tanto a partir de la habilitación del código de acceso el funcionario se hace responsable de la administración y uso del mismo, el funcionario debe comprometerse a mantener dicho código como de su exclusivo conocimiento. es recomendable solicitar el cambio periódico de clave mediante un requerimiento de mesa de servicio. La Subdirección Nacional de Infraestructura Tecnológica a través de la Jefatura de Redes y Telecomunicaciones estará en la facultad de realizar auditorías sobre la utilización del sistema de Telefonía IP, cuenta con todas las herramientas y atribuciones para cumplir con esta función. Luego de realizar la auditoria debe reportar los resultados a los funcionarios involucrados quienes en un lapso de 48 horas laborables debe justificar los hallazgos de la auditoria. Si luego de la misma se detecta mal uso de los bienes suministrados por el estado o incumplimiento de las disposiciones establecidas en este documento, tendrá como resultado la aplicación de sanciones, conforme a la magnitud y características del aspecto no cumplido adicional a la cancelación de los costos originados por el uso del sistema telefónico. La Dirección Nacional de Recursos Humanos será la que defina la sanción para los funcionarios que hagan un uso inadecuado del servicio de telefonía. En la tabla 3 se define el tiempo de consumo aceptable de las llamadas a celulares, larga distancia nacional e internacional. Tipo de llamada Tiempo de uso por llamada Tiempo de uso total al mes Telefonía Celular 10 minutos 90 minutos Larga distancia Nacional 15 minutos 180 minutos Larga distancia Internacional 10 minutos 60 minutos TABLA 3 8. Reporte de fallos en el servicio de Telefonía IP Los funcionarios que hagan uso del servicio de telefonía IP deben reportar de forma clara cualquier tipo de fallo a través de la mesa de servicios. Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 7 de 11
La mesa de servicios dará solución a los casos reportados, de ser necesario se apoyará en la Jefatura de Redes y Comunicaciones y el administrador de la plataforma de telefonía IP. 9. Instalación temporal del servicio de Telefonía IP para eventos. Las Unidades Administrativas podrán realizar conferencias o utilizar el servicio de telefonía IP en cualquier localidad de forma temporal, enviando una solicitud a través de mesa de servicios con la siguiente información: 1. Fecha de inicio y terminación del evento. 2. Ubicación o Localidad del evento. 3. Indicar el número de equipos telefónicos, especificando si se requiere que tenga salida externa o si sólo será de uso interno. 4. El nombre del funcionario que tendrá a su cargo el o los equipos telefónicos y el código temporal si fuese el caso. La mesa de servicios evaluará la factibilidad del requerimiento; de proceder, comunicará a la Jefatura de Redes y Comunicaciones para las configuraciones correspondientes. Es necesario para llevar a cabo la instalación temporal, que el espacio donde se solicitó la instalación se encuentre disponible, caso contrario el solicitante deberá adecuarse al espacio, lugar y recursos tecnológicos que se puedan proveer. La solicitud deberá hacerse con una anticipación de 2 días laborables, para que pueda ser atendida adecuadamente, las condiciones físicas del lugar en la que se efectúa el evento deben ser responsabilidad del solicitante. El funcionario solicitante será responsable de los recursos proporcionados y se compromete a regresar los recursos mencionados al término del evento, en caso de daño o perdida el funcionario correrá con los gastos generados en la reparación o remplazo del equipamiento telefónico. 10. Recomendaciones para los usuarios de Telefonía IP Todas las llamadas de celular y larga distancia internacional quedan restringidas pudiéndose realizar solamente con un código de acceso al servicio, bajo responsabilidad del funcionario. Los directores nacionales/provinciales, son los únicos responsables de determinar a qué persona, por la naturaleza de sus funciones, se le dará una clave de acceso a la telefonía celular y/o internacional y será quien realice el trámite correspondiente según el detalle del punto 7, de este documento Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 8 de 11
El funcionario debe dar un buen uso al servicio de telefonía IP entendiendo que es un medio de comunicación para asuntos de la Función Judicial y no personales. El uso indebido del servicio telefónico será motivo de suspensión del mismo. Cualquier daño ocasionado al equipo telefónico por mal uso o descuido será responsabilidad del funcionario. 11. Responsabilidades de la Dirección Nacional de Personal La Dirección de Talento Humano tendrá la responsabilidad de notificar a la Dirección Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones sobre el cambio de estado de los funcionarios sea por reasignación administrativa o desvinculación de la institución. En caso de que el funcionario sea desvinculado por cualquier causa de la Institución, y luego de la notificación de la Dirección de Talento Humano, es responsabilidad del Administrador de la Central Telefónica eliminar inmediatamente el código de acceso telefónico del usuario. 12. Responsabilidades y prohibiciones de los usuarios del Sistema de Telefonía IP. 12.1. Responsabilidades Es responsabilidad del funcionario dar un buen uso al código que se le asigna para la realización de llamadas y cambiarla periódicamente, por medio de la mesa de servicio. Los funcionarios deberán responder a las llamadas telefónicas de cualquiera de sus compañeros de oficina que no se encuentren en su puesto de trabajo, para lo cual se ha habilitado la función de grupo dentro de las configuraciones de la central telefónica, lo realizará mediante la opción de captura de llamada. Todas las llamadas telefónicas deben ser contestadas. Responder a las llamadas telefónicas con mucha cortesía y amabilidad. 12.2. Prohibiciones: Difundir telefónicamente información que contravenga o atente contra los derechos de la Institución o de las personas reconocidas constitucionalmente o tratados vigentes. Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 9 de 11
Transmitir información que induzca, incite o promueva actos delictivos, terroristas, denigrantes, difamatorios, ofensivos, violentos, actos, posturas, movimientos, manifestaciones, actitudes o ideas discriminatorias por razón de sexo, ideología, etnia, religión, preferencia sexual, creencias, edad o condición social. Dar información vía telefónica que viole o revele secretos Institucionales propios o de terceros, el secreto de la información institucional sobre expedientes personales o de usuarios, información contable. Utilizar el servicio telefónico interno o externo para fines publicitarios y comerciales de bienes y servicios en beneficio propio, de familiares o de terceros no relacionados con la actividad de la Función Judicial. 13. Disposiciones Generales 13.1. Disposición General Primera La Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicación será la responsable de la administración y correcto funcionamiento de la Telefonía IP a nivel nacional, otorgando a los servidores y servidoras judiciales los servicios que requieran para el cumplimiento de sus funciones en la institución. Comuníquese y publíquese. 14. Validez Este documento es válido desde su aprobación y publicación hasta la emisión de una nueva versión. El propietario de este documento es la Dirección Nacional de TICs, que debe verificar, y si es necesario actualizar el documento en los siguientes casos: Después de grandes incidentes de seguridad. Después de una auditoría del sistema sin éxito. Frente a cambios que afectan a la Estructura de la organización. Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 10 de 11
15. Anexo 1. Acuerdo de Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Lugar y Fecha:.. Información de Contacto DATOS GENERALES DEL FUNCIONARIO SOLICITANTE Nombres y apellidos: Extensión: E-mail: Cargo: Tipo de Requerimiento (marque con una X ). Solicitud de código para llamadas nacionales Solicitud de código para llamadas celulares Solicitud de código para llamadas internacionales Vigencia del código (horas / días) Justificación del requerimiento Solicitado por: FUNCIONARIO SOLICITANTE Aprobado por: RESPONSABLE UNIDAD JUDICIAL/UNIDAD ADMINISTRATIVA Procedimiento ver.1.4 del 20 de Octubre de 2014 Página 11 de 11