PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Elaborado por: GERMÁN RAMÍREZ AMOROCHO ELVIA MARÍA SOLER OLARTE PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - GRUPO DE ARCHIVO CENTRAL BOGOTA D.C., AGOSTO 2015 1
1. PRESENTACIÓN. 2. INTRODUCCIÓN. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONTENIDO 3. OBJETIVO GENERAL. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 5. POLÍTICA DE INFORMACIÓN. 6. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PGD. 7. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO. 7.1. Responsabilidades de Procuradores Regionales, Provinciales y Procuradores Delegados, Jefes de Oficina y Coordinadores Administrativos 7.2. Responsabilidades de los funcionarios públicos de Procuraduría General de la Nación. 7.3. Responsabilidades del Grupo de Archivo Central de Procuraduría General de la Nación 8. ALCANCE DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL. 9. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD.Tipos de requerimientos. 9.1. Normativos. 9.2. Económicos. 9.3. Administrativos. 9.4. Tecnológicos. 10. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 2
10.1. Planeación de la PGN 10.2. Funciones de la PGN 10.3. Misión de la PGN 10.4. Visión de la PGN 10.5. Objetivos estratégicos de la PGN 10.6. Mapa Estratégico de la PGN 10.7. Mapa de Procesos de la PGN 10.8. Procesos y procedimientos de gestión Documental de la PGN. 10.8.1. Planeación de Documental. 10.8.2. Producción de documentos. 10.8.3. Gestión y Trámite de Documentos - Procedimiento de Recepción, Clasificación y Distribución de Correspondencia en la DRCC. 10.8.4. Gestión y Trámite de Documentos- Procedimiento para el Envío de Correspondencia Generada en las Dependencias de la PGN. 10.8.5. Gestión y Trámite de Documentos - Recepción, clasificación y distribución documental en el nivel territorial. 10.8.6. Organización de Archivos de Gestión y Central. 10.8.7. Transferencias documentales primarias y secundarias (consulta y préstamo) de documentos. 10.8.8. Preservación a largo plazo 10.8.9. Valoración Documental. 10.8.10. Disposición y eliminación de documentos y adicionalmente los siguientes, 10.8.11. Digitalización de Documentos. 10.8.12. Consulta y préstamo de documentos. 10.8.13. Eliminación de documentos de Archivo. 11. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD. 11.1. Alineado con los objetivos estratégicos. 11.2. Metas de corto, mediano y largo plazo. 11.3. Recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. 11.4. Articulación con otros programas y sistemas de Procuraduría General de la Nación. 12. PROGRAMAS ESPECÍFICOS. 12.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos (SIGDEA). 12.2. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de PGN en caso de emergencia). 12.3. Programa de gestión de documentos electrónicos Sistema Integrado de Procesos y Gestión electrónica de documentos de Archivo. 12.4. Programa de Archivos descentralizados 3
12.5. Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). 12.6. Programa de documentos especiales (Documentos audiovisuales audiencias, prensa y eventos etc.). 12.7. Plan Institucional de Capacitación en temas archivísticos. 12.8. Programa de auditoría y control en temas archivísticos con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno 13. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI). 14. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -NTCGP1000. 15. ANEXOS. 15.1. Diagnóstico inicial de gestión documental. 15.2. Cronograma de implementación del PGD. 15.3. Mapa de procesos de la entidad. 15.4. Presupuesto anual para la implementación del PGD. 15.5. Organigrama de la procuraduría general de la nación. 15.6. Aplicación de tablas de retención documental 15.7. Sistemas de ordenación 15.8. Inventario 15.9. Criterios para la realización de transferencias documentales 15.10. Instrumentos de consulta 15.11. Aplicación de tablas de valoración documental 15.12. Servicios archivísticos 15.13. Almacenamiento y conservación 15.14. Sistema integrado de conservación- SIC 15.15. Directrices para la disposición final de los documentos 15.16. Glosario Bibliografía 4
1. PRESENTACIÓN La Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y demás normatividad de carácter reglamentaria y complementaria, presenta a consideración de los usuarios internos y externos de la entidad el Programa de Gestión Documental-PGD, el cual tiene como objetivo no solo satisfacer la exigencia de carácter normativo, si no la de que éste se constituya en un instrumento técnico de Gestión Documental, que permitirá establecer y desarrollar estrategias e implementación de servicios, adoptar procedimientos, programas y actividades específicas en la materia. Es así como la entidad responde a las exigencias del mundo moderno que se desenvuelve en la aparición y desarrollo de nuevas tecnologías y herramientas que permiten un mejor quehacer administrativo a través de la innovación y aprendizaje constante, razones por las cuales el PGD permitirá a todos nuestros usuarios una visión que proporcione mejores métodos para la realización de los actividades administrativas, en especial, en los aspectos que tienen relación con la organización, presentación, custodia y disposición de los fondos documentales que hacen parte del acervo histórico de la entidad. De igual manera, esta nueva herramienta deberá ser articulada en el corto y/o mediano plazo con otro y otros dispositivos técnicos y administrativos que permitan el progreso y tecnificación de la Gestión Documental, para que de la misma manera permita la apertura de los procesos de tecnificación electrónica de los sistemas de archivo y así se concrete en nuestra entidad la política presidencial de cero papel en la gestión. El propósito fundamental, además de los antes expresado, es que todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación comprendan e incorporen como valor cultural los aspectos básicos de la gestión documental, manejen el concepto de archivo total, interpongan y apliquen la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental; con el fin de organizar el archivo histórico de la entidad acorde con las exigencias de la Ley de Justicia y Paz, y satisfagan los temas relativos a la defensa de los Derechos de la Sociedad posterior a los Acuerdos de Paz y Postconflicto. Coordialmente, MARTHA ISABEL CASTAÑEDA CÚRVELO Viceprocuradora General de la Nación 5
2. INTRODUCCIÓN. La Procuraduría General de la Nación, viene adelantando en la última década, una importante labor en materia de Gestión Documental, para ello se apoya permanentemente en la enorme voluntad, conocimiento y experiencia de los servidores adscritos a la División junto con el Grupo de Archivo Central. La tarea es extenuante a nivel central como descentralizado; se realizan labores de organización de la documentación, formación y capacitación en gestión documental e implementación y socialización de la Tabla de Retención Documental. La continúa formación y capacitación a servidores de la entidad, es de vital importancia para la preservación y conservación de los fondos documentales, dada su finalidad probatoria, garantizadora y perpetuadora, por ello se integran disposiciones emanadas del Archivo General de la Nación con el manual de procedimientos de la Procuraduría. General de la Nación. El presente Programa adopta lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos que en su título V artículos 21 a 26 referentes a la gestión de documentos, precisa: Las entidades públicas deberán elaborar programas de Gestión Documental. El PGD es un documento transcendental de la gestión documental, en el cual la Procuraduría General de la Nación, establece las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, así como la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual y debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y se encuentra armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento de la aplicación de la normatividad vigente en la materia. De igual forma se han expedido algunas disposiciones reglamentarias y complementarias del Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. La gestión documental es una actividad intrínseca al manejo de archivos, y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de transparencia, economía, equidad y justicia; en el sector público o empresarial privado, se cimienta la gestión en el grado de escolaridad y conocimiento de quienes operan cada una de las áreas con especificidad en recursos humanos, presupuesto, administrativo, fiscal, de servicios públicos, etc. Desde el nacimiento de un ser humano se genera una cantidad de tipos documentales, entre ellos, el certificado de nacido vivo, el registro civil de nacimiento, la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, libreta militar, etc. por mencionar algunos. Todos estos documentos propios al 6
curso de vida de una persona en nuestra sociedad, transitan por el ciclo vital, ello es, se genera en un archivo de gestión, pasa aún archivo central para finalizar en un archivo histórico. Lo que se pretende es que el servidor de la Procuraduría General de la Nación, comprenda los aspectos básicos de la gestión documental, maneje el concepto de archivo total, interprete y aplique la Tabla de Retención Documental y de la Tabla de Valoración Documental; con el fin de organizar el Archivo Histórico de la entidad; de igual forma acierte en los procedimientos de transferencia y eliminación documental en la entidad. Conscientes de la necesidad de preservar la identidad documental y cultural de la entidad, se desarrolla el presente manual, como herramienta de estudio y consulta permanente al interior de la PGN, para luego desplegar una labor preventiva y coercitiva externa en aplicación de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones sobre la materia. 3. OBJETIVO GENERAL Normalizar mediante la ejecución del Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de orientar a los usuarios del Ministerio público y hacer eficiente su establecimiento, buscando eficiencia y transparencia en el uso de la información con el fin de alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios internos y externos respecto a la información. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Continuar en la regulación del manejo, la organización y la conservación de las unidades documentales durante el ciclo vital. Aplicar, ajustar y actualizar permanentemente las Tablas de Retención Documental. Contar con los archivos organizados técnicamente de acuerdo con los procedimientos estandarizados en la PGN para su fácil manejo y consulta. Simplificar los trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. Normalizar los procedimientos, actividades y tareas archivísticas, de tal manera que el PGD de la Procuraduría; se convierta en la herramienta imprescindible en la toma de decisiones, siendo fuente confiable y garantizadora en las investigaciones disciplinarias, científicas, académicas o de cualquier tópico. 5. POLÍTICA DE INFORMACIÓN 7
La Procuraduría General de la Nación, orientará sus esfuerzos para una correcta y adecuada formulación de prioridades, que incluya en forma integral los aspectos relacionados con los conocimientos y la apropiación de la Gestión documental de la PGN. Para ello las diferentes dependencias y los servidores públicos involucrados tanto en la toma de decisiones como en la administración, gestión, transferencias y conservación documentales dispongan y apliquen de manera oportuna todos aquellos elementos y principios archivísticos que contribuyen dentro del Sistema de Gestión de Calidad al fortalecimiento de la trasparencia administrativa que supla las necesidades de los usuarios internos y externos de la Entidad. 6. LOS TRECE (13) PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ESTABLECE SON: 1. Planeación Documental, 2. Producción de documentos, 3. Gestión y Trámite de Documentos - Procedimiento de Recepción, Clasificación y Distribución de Correspondencia en la DRCC, 4. Gestión y Trámite de Documentos- Procedimiento para el Envío de Correspondencia Generada en las Dependencias de la PGN, 5. Gestión y Trámite de Documentos - Recepción, clasificación y distribución documental en el nivel territorial, 6. Organización de Archivos de Gestión y Central, 7. Transferencias documentales primarias y secundarias (consulta y préstamo) de documentos, 8. Conservación a largo plazo (reprografía), 9. Valoración Documental, 10. Disposición y eliminación de documentos y adicionalmente los siguientes, 11. Digitalización de Documentos, 12. Consulta y préstamo de documentos, 13. Eliminación de documentos de Archivo. 7. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO. El programa de gestión documental de la Procuraduría General de la Nación, está dirigido a los funcionarios de los diferentes niveles y contratistas de la Procuraduría General de la Nación y a los usuarios externos. Importante destacar que la responsabilidad administrativa sobre los archivos de gestión, está en cabeza del Jefe de cada una de las dependencias u oficinas. El Gestor Documental debe garantizar la eficiencia en los procesos archivísticos través del cumplimiento de las tareas descritas posteriormente. 8
La conformación y organización de los expedientes será responsabilidad de los servidores públicos o áreas que intervienen en el trámite de los distintos asuntos de las dependencias. 7.1. Responsabilidades de Procuradores Regionales, Provinciales y Procuradores Delegados, Jefes de Oficina, Jefes de División y Coordinadores Administrativos y de Grupo de la Procuraduría General de la Nación. Cada productor documental debe velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, respetando los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos la normatividad archivística y la TRD aprobada en cumplimiento de lo anterior el productor debe actualizar su TRD en coordinación con el Grupo de Archivo. El respectivo Procurador Regional, Provincial y Procurador Delegado, Jefe de Oficina, Jefe de División y Coordinador Administrativo y de Grupo, es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral cinco (5) de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. La responsabilidad de la administración de documentos virtuales y/o electrónicos estará a cargo del Procurador Regional, Provincial y Procurador Delegado, Jefe de Oficina, Jefe de División y Coordinador de Grupo a través de sus colaboradores y del responsable de la correspondencia designado por el jefe de la dependencia. Frente al control de firmas autorizadas, el Procurador Regional, el Provincial, el Procurador Delegado, el Jefe de Oficina, Jefe de División y el Coordinador de Grupo como responsable de la documentación recibida y producida en ésta, informará a la División de Registro y Control, los nombres de los funcionarios autorizados para firmar documentos oficiales. Las dependencias serán las responsables del manejo de sus expedientes y administrarán su archivo de gestión a través de cada servidor público productor de los documentos, que desarrollará el proceso de organización documental aplicando las directrices establecidas en el PGD y realizará las transferencias documentales al Archivo Central de acuerdo con lo establecido en la TRD. Los funcionarios de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, están en la obligación de revisar a diario las notificaciones del sistema. 7.2. Responsabilidades de los funcionarios públicos de Procuraduría General de la Nación. 9
Proceder bajo promesa de reserva, de acuerdo con la normativa vigente para el efecto. Estar informado de los cambios y actualizaciones que surjan en materia de organización y administración documental, de conformidad con los lineamientos internos que se emitan y la normativa vigente, en especial la Ley General de Archivos, y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen. Estar al tanto y mantener actualizado el software de registro de comunicaciones oficiales. Conocer y utilizar los medios disponibles para prestar asistencia de manera oportuna, en la búsqueda y consulta de información. Ser agente multiplicador de la política archivística. Hacer cumplir los parámetros de organización de archivo Ejercer control sobre el préstamo de los documentos de archivo Conservar actualizado el inventario documental Efectuar las transferencias primarias al Archivo Central Desarrollar las tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento de archivo para la organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios. Apoyar la implementación de nuevas tecnologías para la gestión documental, informando sobre procesos y procedimientos que se desarrollan en su dependencia. Recibir las solicitudes e inquietudes que presenten los funcionarios. Asesorar en la conformación física de los expedientes atendiendo los principios de orden original y procedencia. Cumplir con los cronogramas de transferencias primarias y capacitaciones. 7.3. Responsabilidades del Grupo de Archivo Central de Procuraduría General de la Nación A través del Grupo de Archivo Central se centraliza y orienta los grupos de trabajo de los archivos de gestión y los archivos centrales, regionales y provinciales quienes deben: Custodiar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivos. Vigilar por la adecuada organización y conservación de los documentos. Velar por la oportuna, eficiente y eficaz prestación de servicios archivísticos. Establecer la implementación, inspeccionar el proceso de gestión documental y establecer acciones de mejora continua. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Archivo y apoyar la emisión de las políticas archivísticas a aplicar. Participar en la elaboración del presupuesto y asignación de recursos destinados al mejoramiento de las actividades y proyectos del Archivo Central. 10
8. ALCANCE DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL El PGD de la Procuraduría General de la Nación contiene las acciones de tipo normativo, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos de la Gestión Documental y definidos en el artículo 9 del decreto 2609 de 2012. "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 ", Así mismo es una herramienta archivística que ofrece orientación a los funcionarios de la PGN y a los usuarios externos sobre los lineamientos y procesos archivísticos de cada una de las áreas del de la PGN. También genera interacciones con otros sistemas como el Modelo Estándar de Control Interno- MECI y el Sistema de Gestión Integral; además de contribuir al cumplimiento de las acciones del Plan de Acción Anual y de los objetivos estratégicos de la entidad. 9. REQUERIMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 9.1. NORMATIVOS. Constitución Política de Colombia. Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas 11
siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.... Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. 12
Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; Propender al logro y mantenimiento de la paz; Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales... 13
Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Leyes Estatutarias y Generales Ley 43 de 10 de agosto 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 80 de 22 de diciembre de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de 21 de agosto 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 5 de mayo 2002. Código Disciplinario Único. Art 34 DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Ley 734 de 5 de mayo 2002. Código Disciplinario Único. Art 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las 14
autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 951 de 2 de abril 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley Estatutaria No 1581de 2012. Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales". Ley Estatutaria No 1621 de 2013. Por medio del cual se expiden normas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones". Ley Estatutaria No 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Normas Técnicas ICONTEC NTC 1673 de 17de septiembre 1986 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. NTC 2223 de 19 de noviembre 1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. NTC 2676 de 7 de febrero 1990 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. NTC 3393 de 21 de agosto de 1996. Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 de 22 de julio 1998 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad Resoluciones de la Procuraduría General de la Nación. 15
Resoluciones PGN N. 231 de 2007, por medio de la cual se reestructura el Comité de Archivo Resolución PGN No. 264 de 2000, Por la cual se adopta la Tabla de Retención de la Procuraduría General de la Nación. Resolución PGN No. 265 de 2000, Por la cual se crea el Comité de Archivo de la Procuraduría General de la Nación y se le asignan funciones. Resolución PGN No. 380 de 2000, Por medio de la cual se organiza la División de Documentación, se crean unos grupos internos de trabajo, y se asignan unas funciones. Resolución PGN No. 030 de 2005, Por medio de la cual se adopta el sistema de información y registro de la gestión disciplinaria GEDIS, se asignan unas funciones, se aprueban los procedimientos para su operación y se modifica el artículo 3º. De la Resolución 082 de 2002. Resolución PGN No. 361 de 2006, Por medio de la cual se establece un Sistema de Gestión de Control y Calidad Documental para la Procuraduría General de la Nación. Resolución PGN No. 231 de 2007, Por la cual se modifica la Resolución 265 del 13 de julio de 2000. Resolución PGN No. 093 de 2008, Por la cual se actualiza la Tabla de Retención Documental de la Procuraduría General de la Nación Resolución PGN No. 044 de 2009, Por medio de la cual se crean, modifican y eliminan documentos correspondientes a los procesos de Mejora Continua, Evaluación Institucional, Gestión del Talento Humano, Gestión de Tecnología y Gestión Documental. Resolución PGN No. 046 de 2009, Por medio de la cual se crean y modifican documentos correspondientes a los procesos de Intervención y Gestión Documental. Resolución PGN No. 253 de 2012, Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones por Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público. Resolución PGN No. 005 de 2015, Por la cual se modifican y eliminan documentos correspondientes al Proceso de Gestión de Tecnologías de Información de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público. Acuerdos del Archivo General de la Nación. 16
Acuerdo del Archivo General de la Nación N. 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo del Archivo General de la Nación N. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo del Archivo General de la Nación N. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Gestión Documental. Acuerdo del Archivo General de la Nación N.042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26. Acuerdo del Archivo General de la Nación N. 002 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos Acumulados. Acuerdo del Archivo General de la Nación N.027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Acuerdo del Archivo General de la Nación N.004 de 2013. Por medio de la cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo del Archivo General de la Nación N.005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los Archivos en la Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo del Archivo General de la Nación N.002 de 2014. "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" Acuerdo del Archivo General de la Nación N. 003 de 2015. "Por medio del cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la Gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV de la Ley 1437 de 17
2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. Circulares reglamentarias AGN y DAFP 004 de 2003 y 0012 de 2004. Organización de las Historias Laborales 9.2. ECONÓMICOS. Se incluirá presupuesto anual para el desarrollo del Plan de Acción Anual (POA) y estratégico para la División de Documentación a mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades existentes. 9.3. ADMINISTRATIVOS. ESTRUCTURA ORGANICA VICEPROCURADURIA DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN Grupo Archivo Central Grupo Biblioteca Grupo Relatoría Fuente: En: Figura 1. Organigrama según el Decreto 262 de 2000 de la Procuraduría General de la Nación PGN. 18
Para el Programa de Gestión Documental, se asignará personal suficiente y debidamente capacitado, áreas y medios necesarios que permita, el desarrollo de los procedimientos archivísticos; con el propósito de gestionar y controlar los documentos durante el ciclo vital en la Procuraduría General de la Nación que busca velar por el cumplimiento de lo establecido en la normatividad Archivística. 9.4. TECNOLÓGICOS. La Procuraduría General de la Nación, en el marco de la eficiencia, encamina sus esfuerzos para maximizar los insumos que se utilizan en la generación de productos o servicios, con el fin de ofrecer al usuario interno y externo, herramientas que le permitan aprovechar la tecnología en pro de dar una mejor atención y de obtener un resultado más efectivo. Teniendo en cuenta que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país. Mediante la implementación del sistema de gestión documental electrónica de archivo, contribuirá, con las buenas prácticas de la gestión documental de la entidad. La Procuraduría General de la Nación, ha venido proveyendo a las Dependencias de los equipos de cómputo y escáneres, con mira a la implementación del sistema de gestión documental. En el año 2015 la Procuraduría General de la Nación con el propósito de modernizar y responder a las necesidades de los usuarios internos y externos siendo eficiente y eficaz en la Gestión Documental y alinearse a la política de cero papel; inicia el proyecto de implementación de un sistema de información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo- SIGDEA; que busca gestionar los expedientes de archivo, para asegurar que contengan la totalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un determinado trámite o actuación, garantizar la integridad del mismo, su gestión (administración interna del expediente) y administración a lo largo de las diferente fases del archivo (flujo del expediente), de forma que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos de archivo durante la etapa activa. 10. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Mediante las disposiciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, la PGN estableció el proceso de la gestión documental, desarrollado en concordancia con los 15 principios del proceso de gestión documental. 10.1 PLANEACIÓN. 19
Mediante, un equipo interdisciplinario liderado por la Viceprocuraduría, la División de Documentación y la Oficina de Planeación, se ha diseñado y creado las formas, formularios, documentos, así como el análisis de procesos y procedimientos y su registro en el sistema de gestión documental, encaminados a la generación y valoración de los documentos emanados de la PGN y en cumplimiento de los contextos administrativo, legal, funcional y técnico. La Procuraduría General de la Nación, es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las personerías. 10.2 FUNCIONES Conformada por más de 4 mil servidores, la Procuraduría General de la Nación, tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional. Es su obligación velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos y lo hace a través de sus tres funciones misionales principales municipales. La función preventiva: Considerada la principal responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación, que está empeñada en prevenir antes que sancionar, vigilar el actuar de los servidores públicos y advertir cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas vigentes, sin que ello implique coadministración o intromisión en la gestión de las entidades estatales. La función de intervención: En su calidad de sujeto procesal la Procuraduría General de la Nación, interviene ante las jurisdicciones Contencioso Administrativa, Constitucional y ante las diferentes instancias de las jurisdicciones penal, penal militar, civil, ambiental y agraria, de familia, laboral, ante el Consejo Superior de la Judicatura y las autoridades administrativas y de policía. Su facultad de intervención no es facultativa sino imperativa y se desarrolla de forma selectiva cuando el Procurador General de la Nación lo considere necesario y cobra trascendencia siempre que se desarrolle en defensa de los derechos y las garantías fundamentales. La función disciplinaria: La Procuraduría General de la Nación es la encargada de iniciar, adelantar y fallar las investigaciones que por la comisión de faltas disciplinarias se adelanten contra los servidores públicos y contra los particulares que ejercen funciones públicas o manejan dineros del estado, de conformidad con lo establecido en el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002. 20
10.3 MISIÓN La misión en su integridad y la visión como expresión de la proyección institucional, irradia la formulación del Plan Estratégico Institucional de la Procuraduría para el periodo 2013-2016, de tal forma que al fijar las prioridades que ocuparán la atención de la Entidad se pueda identificar plenamente las exigencias planteadas y concretar los objetivos estratégicos que se pretende alcanzar. En este sentido, se propone es que las prioridades institucionales para el periodo 2013-2016 abarquen en cada área misional, organizacional y estratégica de la Procuraduría, un trabajo concentrado en la realización transversal de las funciones constitucionales en proyección a la consolidación de una Entidad moderna. De esta manera la misión de la Entidad será la inspiradora de su actuar durante el cuatrienio abarcando los siguientes elementos: 1. Legalidad: La misión debe orientar a la Entidad a controlar y vigilar que las actuaciones de los servidores públicos y de los particulares que ejerzan función pública estén regidas por el marco jurídico colombiano. 2. Guarda y promoción de los derechos humanos, la defensa del interés público y la protección del patrimonio público: Por mandato constitucional la Procuraduría General de la Nación tiene como función proteger los derechos humanos, los derechos colectivos y el patrimonio público. 3. Cumplimiento de los fines del Estado: Dedicar la misión de la Entidad a la vigilancia del cumplimiento de los fines del Estado. En estos términos, propondría la MISIÓN de la Procuraduría de la siguiente manera: Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos; promover y proteger los derechos humanos; defender el interés público y vigilar la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas; objetivos estos que se logran a través de actuaciones preventivas, de intervención judicial y administrativa y procesos disciplinarios; siendo referentes de eficiencia, eficacia y valoración ética en el ejercicio de la función pública. 10.4 VISIÓN Para una correcta y adecuada formulación de las prioridades de la Entidad establecidas en el Plan Estratégico Institucional PGN 2013-2016, es necesario que incluya en forma integral el marco de atribuciones constitucionales en perspectiva del Estado social de derecho y que además, abarque los siguientes elementos: 21
1. Ministerio Público: Representar a la sociedad colombiana. 2. Consolidación de la acción de la Entidad: Consolidar una efectiva gestión que logre resultados sociales con los más altos principios y valores. En estos términos, la VISIÓN de la Procuraduría se establece: Una Procuraduría cercana al ciudadano, que protege sus derechos, combate la corrupción y la impunidad, vigila y controla la función de los servidores públicos; en aras de eliminar las causas que dan origen a las actuaciones administrativas improcedentes. 10.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD En la Procuraduría General de la Nación se ha adoptado el Sistema de Gestión de Calidad con alcance a toda la entidad y en la actualidad se tiene certificados los subprocesos de Selección de Empleados de Carrera, Conciliación Extrajudicial, Centros de Conciliación en Derecho en Materia Civil y Comercial y el Instituto de Estudios del Ministerio Público, con el fin de promover la mejora continua de nuestros procesos y procedimientos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y externos. Por tal razón, la División de Documentación de la PGN, se encuentra adelantando en Coordinación con el Instituto de Estudios del Ministerio Publico IEMP, actividades tendientes a lograr una mejor calificación profesional a un grupo de servidores de la Entidad en el tema de Gestión Electrónica de Documentos y de Digitalización con el Archivo General de la Nación, y de preparación en el mismo tema de una capacitación virtual, para servidores de la entidad con la Universidad de Medellín el cual se desarrollara a partir del 2015. El servicio y la atención oportuna y eficaz al Ciudadano, el fortalecimiento de la participación ciudadana y el de nuestros procesos misionales, seguirán siendo fundamento principal 22
para lograr mayor capacidad de respuesta del Estado, en coordinación con los otros Organismos de Control, los poderes Ejecutivo en todos sus niveles, Legislativo y Judicial; en un esfuerzo conjunto, para que la calidad y oportunidad de nuestras acciones, siempre vayan dirigidas a satisfacer más allá, el propósito y las expectativas que los ciudadanos le adscriben a nuestra institución expectativas que los ciudadanos le adscriben a nuestra institución. 10.6 MAPA ESTRATEGICO El actual Mapa Estratégico 2013-2016 Fuente:http://www.procuraduria.gov.co/portal/Mision-y-Vision.page. Acceso 01/12/2014 La Política de Calidad de la Procuraduría General de la Nación fue establecida por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, fue dada a conocer mediante Circular 040 de 2006 23
del Procurador General de la Nación y aplica para todo el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad: "En la PGN tenemos como política de calidad satisfacer las necesidades de nuestros usuarios conforme al ordenamiento jurídico, mediante la prestación de servicios disciplinarios, preventivos y de intervención los cuales serán mejorados a través de la revisión y adecuación continua de los procesos y procedimientos, para hacerlos cada vez más confiables, transparentes, eficaces, oportunos, pertinentes y justos." 1 10.7 MAPA DE PROCESOS Fuente: http: //www.procuraduria.gov.co/portal/mapa-de-proceso.page, Acceso 01/12/2014 10.8 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL El proceso de Gestión Documental de la PGN, estableció nueve procedimientos de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012, Artículo 9. Procesos de la gestión documental se definieron y fijaron políticas y normas que soportan la planeación documental asegurando su promulgación, 1 Fuente:http://www.procuraduria.gov.co/portal/Mision-y-Vision.page. Acceso 01/12/2014 24
comunicación e implementación en todos los niveles de la PGN. Los siguientes procedimientos fueron adoptados por el sistema de Gestión de Calidad de la Dirección. 1. Planeación documental 2. Producción de documentos, 3. Gestión y trámite de documentos - Recepción, Clasificación y Distribución de Correspondencia. 4. Gestión y trámite de documentos Procedimiento para el Envío de Correspondencia Generada en las Dependencias de la PGN. 5. Gestión y trámite de documentos Recepción, clasificación y distribución documental en el nivel territorial. 6. Organización de Archivos de Gestión y Central 7. Transferencias documentales primarias y secundarias de documentos 8. Conservación a largo plazo (reprografía) 9. Consulta y préstamo de documentos 10. Digitalización de documentos 11. Eliminación de documentos 12. Valoración Documental 13. Disposición final de documentos 10.8.1 Planeación DOCUMENTAL La Planeación integral, simplifica y racionaliza la labor Archivística de las Áreas de PGN, obedece al plan de acción con líneas concretas que facilita su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Corresponde a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo. 25
http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1164_pro-gd- AM-010_V1_MA.pdf 26
10.8.2 Producción DOCUMENTAL La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de PGN, en el siguiente enlace encontrará el procedimiento y formatos regulados y adaptados en el Sistema de Gestión. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1165_pro-gd- AM-011_V1_MA.pdf 10.8.3 Gestión y trámite DOCUMENTAL. Procedimiento de Recepción, Clasificación y Distribución de Correspondencia en la DRCC. La División de Registro y Control y Correspondencia, es la Dependencia responsable mediante el Subproceso Administración de Documentos y Registros (AS), desde que un documento ingresa a la Entidad o es producido por las dependencias de la Procuraduría en desarrollo de sus funciones, hasta que se disponga del mismo, según lo establecido en las tablas de retención o 27
valoración documental o lineamientos de la disposición final conforme a las normas de Gestión Documental. Comprende el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución -incluidas las actuaciones o delegaciones-, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos; el control y seguimiento a los trámites que surte el documento. La Procuraduría General de la Nación, a través de la División de Registro y Control y Correspondencia; recibe, clasifica, registra, asignar el número único de radicación, repartir y enviar a la dependencia que corresponda las quejas, reclamos, peticiones y comunicaciones relacionados con actuaciones disciplinarias que se presenten ante la entidad. Así mismo registra y mantiene actualizada, en el sistema automático adoptado por la entidad, la información sobre las actuaciones disciplinarias adelantadas por las autoridades de control interno disciplinario, las procuradurías territoriales y las personerías, controlando el envío oportuno de los datos correspondientes entre otras funciones La División de Registro y Control y Correspondencia debe controlar la realización oportuna el registro, en el sistema a que se refiere el numeral anterior, de la información sobre las actuaciones disciplinarias adelantadas por las dependencias del nivel central de la Procuraduría. Corresponde Informar a las dependencias competentes sobre los procesos disciplinarios inactivos y las acciones próximas a prescribir. Las funciones de registrar las sanciones disciplinarias impuestas a los servidores públicos por cualquier autoridad competente y registrar las sentencias penales que sean 28
comunicadas por los jueces de conformidad con lo dispuesto en la ley. Así como vigilar la ejecución de las sanciones disciplinarias que impongan la Procuraduría General de la Nación y las demás autoridades competentes. En el Sistema de Calidad de La Procuraduría General de la Nación, a través de la División de Registro y Control y Correspondencia cuenta con los siguientes procedimientos: http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//266_pro-gd- AS-001_V4(MA).pdf http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//268_pro-gd- AS-003_V4(MA).pdf. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//269_pro-gd- AS-004_(MA).pdf 10.8.4 Gestión y Trámite de Documentos- Procedimiento para el Envío de Correspondencia Generada en las Dependencias de la PGN. Comprende las actividades necesarias para el registro y la distribución a los destinatarios mediante la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos para el seguimiento a los trámites que surte el documento. 10.8.5 Gestión y Trámite de Documentos - Recepción, clasificación y distribución documental en el nivel territorial 29
Procedimiento PRO-GD-AS-001 Procedimiento de Recepción, Clasificación y Distribución de Correspondencia en la DRCC; Procedimiento PRO-GD-AS-003, Procedimiento para el Envío de Correspondencia Generada en las Dependencias de la PGN; Procedimiento, PRO-GD-AS- 004Recepción, clasificación y distribución documental en el nivel territorial. 10.8.6 Organización DOCUMENTAL La Procuraduría General de la Nación, a través de la División de documentación; capacita permanentemente a los servidores públicos en el conjunto de operaciones necesarias para asignarle identidad a cualquier documento dentro del sistema de gestión documental, tales como su identificación clasificación (de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental CCD y la Tabla de Retención Documental TRD), ordenación y descripción, manteniendo en todo momento su vinculación con el trámite y proceso al que corresponde, así como con la agrupación documental respectiva; en el siguiente enlace encontrará el procedimiento. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1166_pro-gd- AM-012_V1_MA.pdf 10.8.7 Transferencia DOCUMENTAL A partir del calendario de transferencias documentales, se controlará las remisiones documentales de acuerdo con Tabla de Retención Documental TRD, disposición de la 30
documentos; los funcionarios y contratistas son responsable de velar por el cumplimiento de entregar mediante los inventarios los documentos que tienen a su cargo y que han finalizado su trámite administrativo; en el siguiente enlace encontrará el procedimiento. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1167_pro-gd- AM-013_V1_MA.pdf. 10.8.8 Preservación DOCUMENTAL a largo plazo. El Sistema Integrado de Conservación SIC de PGN, es el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos producidos y recibidos por PGN durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento; adopta los siguientes criterios para la implementación: La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información bajo la norma ISO 27000, considera los elementos de protección, prevención y salvaguarda de la información de conformidad con el Sistema Integrado de Conservación. El Plan de Atención de Emergencias de la PGN vincula al Sistema Integrado de Conservación como un mecanismo de salvamento y protección de los archivos luego de un siniestro. Los archivos históricos de la PGN constituyen parte fundamental del patrimonio documental de la Nación, por lo que deben estar administrados y custodiados con las medidas de conservación, gestión, seguridad y preservación adecuadas. Administrar y preservar la información de la PGN de Defensa Nacional, basado en los principios de respeto al original, mínima intervención, compatibilidad y estabilidad de materiales, reversibilidad de materiales, integridad del original, y conservación integral. En el siguiente enlace encontrará el procedimiento: http://www.procuraduria.gov.co/portal/?option=co.gov.pgn.portal.frontend.component.pagefactory. MapaProcesoComponentPageFactory#postfind. 10.8.9 Valoración DOCUMENTAL 31
Es un procedimiento permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o permanente; se determinar a las agrupaciones documentales sus valores primarios (Administrativo, Técnico, Legal, Fiscal y Contable) y valores secundarios (Cultural, Científico e Histórico), con el fin de establecer su permanencia en las diferentes etapas del archivo (gestión, central o histórico), y determinar su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva); en el siguiente enlace encontrará el procedimiento. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1172_pro-gd- AM-018_V1_MA.pdf. 10.8.10 Disposición final DOCUMENTAL. Es un procedimiento permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determina su destino final (eliminación o conservación temporal o permanente; se determina a las agrupaciones documentales sus valores primarios (Administrativo, Técnico, Legal, Fiscal, disciplinario y Contable) y valores secundarios (Cultural, Científico e Histórico), con el fin de establecer su permanencia en las diferentes etapas del archivo (gestión, central o histórico) y determina su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva); en el siguiente enlace encontrará el procedimiento. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1173_pro-gd- AM-019_V1_MA.pdf 10.8.11 Digitalización DOCUMENTAL. 32
Procedimiento establecido, para que los soportes en papel se conviertan a imágenes digitales legible por computador con el propósito que los usuarios dispongan y compartan la información en la red interna de PGN, así como aplicar los criterios establecidos en la Disposición Final de las TRD, como son la selección, mediante actividades técnicas y de calidad que guían todo el proceso para garantizar la reproducción, la legalidad y la perdurabilidad de la información de la Dirección; en el siguiente enlace encontrará el procedimiento: http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1170_pro-gd- AM-016_V1_MA.pdf 10.8.12 Consulta y préstamo de DOCUMENTOS. Procedimiento establecido, en la Procuraduría General de la Nación basados en la adecuada descripción documental para poder ofrecer el servicio de consulta, préstamo y devolución de los documentos que administran los Archivos de Gestión y Central de las diferentes dependencias, ya sea a funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, de otras entidades o ciudadanos en general, dando cumplimiento a las normas legales establecidas para tal fin. http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1169_pro-gd- AM-015_V1_MA.pdf 10.8.13 Eliminación de DOCUMENTOS DE ARCHIVO. 33
El procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La eliminación forma parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría General de la Nación. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario, en el siguiente enlace encontrará el procedimiento: http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//1171_pro-gd- AM-017_V1_MA.pdf 11. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 34
La proyección de la implementación del PGD se desarrolla en tres (3) etapas básicas, de acuerdo al grado de madurez que vaya presentando el Sistema de Gestión Documental están incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones: 11.1 Estar alineado con los objetivos estratégicos. 11.2. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. 11.3. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. 11.4. Articular con programas y sistemas de PGN de acuerdo, con la normatividad del sector Control y Vigilancia. 12. PROGRAMAS ESPECÍFICOS PGN adoptará a mediano y largo plazo, los siguientes programas de gestión documental y archivos, que le permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación necesaria, buscando evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Entre los programas a desarrollar se tiene: 12.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos (SIGDEA). 12.2. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de PGN en caso de emergencia). 12.3. Programa de gestión de documentos electrónicos Sistema Integrado de Procesos y Gestión electrónica de documentos de Archivo. 12.4. Programa de Archivos descentralizados 12.5. Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). 12.6. Programa de documentos especiales (Documentos audiovisuales audiencias, prensa y eventos etc.). 12.7. Plan Institucional de Capacitación en temas archivísticos. 35
12.8. Programa de auditoría y control en temas archivísticos con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno. 13. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO -MECI Se espera con la implementación del Programa de Gestión Documental y en forma simultánea con la Oficina de Control Interno, mediante el Método Estándar de Control Interno, cuenta con dos herramientas administrativas de control de gestión administrativa y documental mediante los componentes de información, donde elementos como la información primaria, la información secundaria y sistemas de información incorporados, estos dos últimos en las Tablas de Retención Documental, facilita la organización, valoración, consulta, acceso oportuno de los usuarios para ejercer un adecuado seguimiento y Control de la Gestión Interna. SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN Información primaria Información secundaria Sistemas de información 14. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -NTCGP1000 El mayor aporte que ha brindado el Sistema de Gestión de Calidad--NTCGP1000; es el reconocimiento de la estructura de los cuatro niveles de los procesos (Estratégicos, MISIONALES, apoyo y control y seguimiento) y de allí destacar la documentación resultado del desarrollo de los PROCESOS MISIONALES; convirtiéndose esta documentación en esencial para el desarrollo de sus actividades y con la potencialidad de ser fundamental para la gestión del conocimiento Institucional. Dentro de la compatibilidad y la complementariedad con un enfoque sistémico, la Gestión documental posibilita la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueve el desarrollo de los Archivos, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y la Gestión de Calidad procura que la Administración sea cada vez más cercana a la ciudadanía, y cumpla fundamentalmente de eficiencia, eficacia y calidad. 36
La armonización de MECI, Gestión documental y Calidad; trae beneficios para la PGN, para los ciudadanos y para usuarios en general, mediante su implementación; se trabaja mancomunadamente en actividades, similitudes, requisitos e instrumentos que cumplen con las normas establecidas, que redunda en una adecuada Gestión Publica, encaminada desde la calidad y el control de cumplir con los fines esenciales del estado mediante sistemas integrados de gestión y control. Grafica En: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Armonización MECI y Norma NTCGP1000, Bogotá, 2007; pág. 49 37
15. ANEXOS ANEXO No. 1 DIAGNÓSTICO INICIAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El Articulo 23 de la Ley 594 de 2000, establece la formación de Archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. La organización de archivos de gestión, comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Procuraduría General de la Nación, cuenta con sus los archivos de gestión activos en cada dependencia, los cuales son responsabilidad de todos los servidores adscritos en la sede Nacional, Regionales y Provinciales respectivamente, los cuales organizan la documentación mediante los lineamientos dados para realizar en los procedimientos de la Entidad. Apertura de carpetas: Cada dependencia de la PGN hace apertura de carpetas con base en su tabla de Retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas). Identificación de series y subseries: Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tablas de Retención Documental. Organización de los Expedientes: La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que evidencia el desarrollo de los trámites. Almacenamiento: Actualmente se cuenta con unidades de almacenamiento en unidades de conservación de los documentos correspondiente a carpetas y cajas normalizadas. Aplicación Tabla de Retención Documental: Las dependencias aplican el procedimiento estableció en la TRD. Se conservan las series documentales hasta que se cumplan la fecha establecida, en segundo lugar realizan la eliminación de las series correspondientes o preparan la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración. Transferencias Documentales primarias: Se realizan las transferencias documentales de los archivos de Gestión al central de acuerdo con el Cronograma preparado por el Responsable del Archivo Central de PGN, las dependencias deben trasferir sus documentos al archivo central de PGN, debidamente organizados e inventariados de acuerdo con las TRD. Volúmenes: Se requiere, elaborar un diagnóstico documental en los Archivos de Gestión, en el año 2015 para conocer en metros ineales el volumen real de documentación existente. 38
Organización del archivo central, Allí se conservan los documentos transferidos por los archivos de gestión, cuya consulta es baja, aun no han finalizado sus valores administrativos es decir siguen siendo vigentes y son objeto de consulta eventual por las oficinas y particulares en general. Recepción de transferencias: El grupo interno de trabajo de archivo central recibe de las dependencias, las transferencias documentales en las unidades de conservación normalizadas por PGN (cajas, carpetas) y realiza el verificación. Inventarios: El responsable del archivo central, a partir de las trasferencias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que facilitan la localización de la documentación. Para el 2014 se planea contar con la Base de datos General con el propósito que la consulta sea ágil y oportuna. Aplicación Tablas de Retención y Valoración Documental: El responsable del archivo central, aplica el procedimiento establecido en la TRD y TVD; conservando permanentemente las series establecidas con valor patrimonial en primer lugar, eliminando la documentación al finalizar su tiempo prudencial, que no es declarada histórica en segundo lugar y seleccionando una muestra determinada para conservación definitiva y el resto eliminar en tercer lugar. Transferencias Documentales Secundarias: El responsable del archivo central remite la transferencia al Archivo General de la Nación, verificando previamente los procedimientos técnicos archivísticos de los archivos de Gestión al central de acuerdo con el Cronograma preparado por el Responsable del Archivo Central de PGN, las dependencias deben trasferir sus documentos al archivo central de PGN, debidamente organizados e inventariados de acuerdo con las TRD. Volúmenes: Se conservan aproximadamente 18.000 metros lineales de documentación semiactiva y que aun tienen valor administrativo. 39
ANEXO No. 2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGDE. Etapa 1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD Aspectos administrativos y Financieros implementación y Seguimiento ACTIVIDAD PRESUPUESTO OBSERVACIONES 2015 2015 2016 2017 2018 Definición del marco de Gobernabilidad del PGD Etapa 2 Implementación gradual de la solución integral del Sistema Integrado de Procesos y Gestión electrónica de documentos de Archivo. Actualización de Tablas de Retención Documental Capacitación y organización de Archivos de acuerdo con la TRD. Según presupuesto asignado Aplicación de la Tabla de Valoración Documental Según presupuesto asignado Etapa 3 Evaluación y Seguimiento al Plan de Gestión Documental Incluir en las Auditar as Internas con el apoyo la Oficina de Control de Interno. 40
ANEXO No. 3 MAPA DE PROCESOS 41
ANEXO No. 4 ORGANIGRAMA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN 42
ANEXO No. 5 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD. Se incluirá presupuesto anual para el desarrollo de los planes para el Área Gestión Documental y Archivo a mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades existentes. 43
ANEXO No. 6: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Promulgación de acto administrativo de adopción e implementación de las TRD, las Tablas de Retención Documental, fueron actualizadas mediante Resolución No. 093 de marzo de 2008 de la TRD de la PGN. Y se realizó el Instructivo para la aplicación de TRD, se estableció mediante el registro controlado No. 1073_INS-GD-AM-002_V3 (MA) Capacitación y sensibilización archivística para funcionarios responsables de la gestión documental. Permanentemente se capacita a los servidores de la PGN y los responsables de la Gestión Documental, relacionado con la actualización archivística y en los Archivos a los Funcionarios de acuerdo con el Plan de capacitación del Instituto de Estudios del Ministerio Publico - IEMP mediante Jornadas, cursos y estrategias didácticas. Criterios para la organización de los archivos de gestión, central e histórico, se ha establecido, el procedimiento de organización de archivos, para que los funcionarios tengan una herramienta actualizada, para aplicar los procedimientos Archivísticos de acuerdo con la normatividad vigente. Seguimiento y actualización de las tablas de retención documental, la revisión y actualización de las TRD, de la PGN, se realiza cuando lo requieren las distintas Áreas, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Por cambios a la estructura orgánica y funcional, de creación, fusión o eliminación de funciones. Por aplicación de tablas de retención documental. Por nuevas normas legales. El procedimiento establecido se realizará mediante los siguientes pasos: Los responsables de las dependencias, mediante comunicación solicitan los ajustes a la TRD, a la División de Documentación, Grupo de Archivo Central. El responsable del Archivo Central recibe, consolida y a través del Jefe de División se presentan las solicitudes al Comité de Archivo. El Comité de Archivo revisa y aprueba los ajustes solicitados e informa al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación los ajustes y actualizaciones aprobadas. Plan de seguimiento de la aplicación de las TRD, la Oficina de Control Interno, mediante las auditorías internas que se realicen anualmente se incluirá, como punto para evaluar la aplicación de las TRD en los Archivos de Gestión. Posteriormente, se analizaran las observaciones o el Plan de Mejoramiento que establezcan las Áreas auditadas y se establecerán los mecanismos de asesoría, para el cumplimiento mediante acciones preventivas, correctivas o acciones de mejora. ANEXO No 7: SISTEMAS DE ORDENACIÓN 44
Para la PGN la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (Onomástico, temático, Toponímico) Mixtos. La Ordenación Numérica: quizás el más fácil de realizar porque consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo Los comprobantes contables. La Ordenación Alfabética: Es la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A Z) y puede ser: Onomástico, temático, Toponímico; por ejemplo, las Historias Laborales, los Expedientes Gente de Mar. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. Fuente: Memorias de la Charla Acuerdo 005 de 2013, "Guías de Cero Papel y Normatividad Archivística, PARADA, Hernán Oswaldo - Coordinador Grupo de Organización y Descripción de Archivos, Pereira, Risaralda; 17 de Mayo de 2013. La ordenación Mixta: la serie documental utiliza a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista. 45