Identificación y Características del organismo auditado. La, es una unidad administrativa funcional adscrita a la Dirección de la Secretaría del Despacho del Gobernador, cuya función principal es la de coordinar, diseñar, ejecutar y controlar los proyectos, planes y programas sociales de carácter regional. Además tiene como objetivo coordinar, diseñar, ejecutar supervisar y controlar los proyectos, planes y programas sociales de carácter regional, así como establecer la acción interinstitucional con los proyectos, planes y programas del Ejecutivo Nacional y cualquier actividad instruida por el Ciudadano Gobernador. En relación a los recursos Presupuestarios, su actividad programática, se encuentra dentro del Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos Públicos del Estado Táchira, para el ejercicio económico financiero 2012, en el Sector 13 Desarrollo Social y Participación Programa 1301 Atención Comunitaria y Solidaridad Social, al cual le fueron asignados, aprobados y distribuidos en las diferentes partidas presupuestarias la cantidad de Bs. 7.332.079,77, los cuales producto de las modificaciones según el Reglamento parcial Nº 2 de la Ley de la Administración Financiera del Sector Publico del Estado Táchira, fueron ajustados a Bs. 7.033.952,89 y comprometidos Bs. 6.962.249,52 para un total de ejecución del 98,95% quedando una disponibilidad de Bs. 71.703,37. En cuanto al recurso humano, esta Oficina para el ejercicio fiscal 2012 según relación de cargos fijos contó con un total de 42 y según información suministrada por la Oficina en condición de contratados 12, para un total de 54 funcionarios. Alcance y Objetivo de la Actuación. La presente actuación fiscal se oriento a la evaluación de los procedimientos administrativos, presupuestarios, financieros, y legales relacionados con los procesos de solicitud, aprobación y otorgamiento de los programas sociales sobre becas estudiantiles y donaciones a personas, correspondientes al ejercicio fiscal 2012, llevados a cabo por esta dependencia de la administración centralizada en coordinación con la Oficina Auditada, la cual ejecuta los recursos financieros asignados y aprobados en el presupuesto reconducido de Ingresos y Gastos Públicos para el ejercicio económico financiero señalado, a través del Programa 1301 Atención Comunitaria y Solidaridad Social, Actividad Presupuestaria: 52 "Atención Social Comunitaria ; Partida Presupuestaria 4.07.00.00.00. Transferencias y Donaciones y las Subespecíficas 4.07.01.01.03 Becas escolares y 4.07.01.02.01
Donaciones Corrientes a Personas. Fueron objeto de revisión y evaluación los recursos de estos programas, es decir, el de Becas Estudiantiles aprobados a través de treinta y siete (37) Resoluciones por un monto de Bs. 4.093.320,00, en la modalidades de Educación Básica, Diversificada y Superior, siendo examinados Bs. 1.241.400,00 es decir el equivalente al 30% y en lo relativo a las Donaciones Corrientes a Personas la totalidad de los recursos presupuestarios asignados a dicha partida, es decir el 100%, por un monto de Bs. 14.827,67, a través de las ordenes de pago emitidas. Así mismo fueron verificados los requisitos y documentación justificativa y establecida como mecanismo de control interno administrativo para el otorgamiento de dichos beneficios sociales a través de los expedientes de becas estudiantil. Se establecieron como objetivos específicos el de verificar el cumplimiento de las normativas legales, sub legales y reglamentarias, aplicables en los procesos de solicitud, aprobación y otorgamiento de becas, ayudas y donaciones a personas de escasos recursos económicos y el de constatar la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones financieras, administrativas y presupuestarias en la ejecución de la partida presupuestaria 4.07.00.00.00 Transferencias y Donaciones. Así como también determinar la cantidad de beneficiarios y monto pagado a través de los programas sociales de becas estudiantiles y donaciones a personas. Observaciones relevantes. - Se constató, que no fueron elaborados los correspondientes archivos TXT de los recursos financieros aprobados y autorizados mediante Resoluciones por un monto de Bs. 622.080,00, para el pago del programa social de becas estudiantiles en las modalidades de educación básica, diversificada y universitaria, para ser abonados en las cuentas bancarias de sus beneficiarios, a pesar de lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos aprobado mediante Resolución Nº 152 de fecha 31 de Octubre de 2012, (Departamento Administrativo, en su código: B.1.1, FUNCIONES numeral 12). Asimismo, con lo reflejado en las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República, en su artículo 3 literal c, situación motivada por debilidades en sus sistemas de control interno relativos a la falta de evaluación, seguimiento y aplicación de la normativa dictada por la Contraloría General de la República y la establecida como mecanismo de control interno administrativo por parte del Departamento Administrativo, para el abono y pago de becas a sus beneficiarios, en atención al objetivo institucional de este programa
social; trayendo como consecuencia, que se hayan dejado de beneficiar un total 370 adjudicatarios del programa de becas estudiantiles, afectando los principios de transparencia, eficacia y eficiencia de la gestión. - Se evidenció en la actualización del Manual de Normas y Procedimientos de la oficina auditada que fueron excluidos como mecanismos de control interno administrativo los requisitos sobre Carta de Pobreza y Fe de Vida para la aprobación y otorgamiento de las donaciones y ayudas a personas. Lo cual contraviene la misión de la oficina y el objetivo del Departamento de Atención Social Comunitaria, establecido en el Manual de Normas y Procedimiento de la Oficina de Atención Comunitaria y Solidaridad Social aprobado mediante Resolución Nº 152 de fecha 31/10/2012. De igual forma el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en su titulo Control interno previo y posterior, artículo 16. Así como lo establecido en las Normas Generales de Control Interno, en su artículo 3, literales a y c, y artículos 4, 5 y 8. Situación esta que tiene su origen en la falta de supervisión, seguimiento y evaluación por parte de los niveles Directivos y Gerenciales de la Oficina, en la actualización, mantenimiento y perfeccionamiento los sistemas de control interno administrativos establecidos sobre las normas y requisitos para el otorgamientos de las ayudas y donaciones en atención al objetivo y políticas de la institución, así como de la aplicación de las normas dictadas por la Contraloría General de la República; trayendo como consecuencia el debilitamiento del sistema de control interno y por ende la afectación en la gestión de los programas sociales hacia las personas de escasos recursos económicos así como los principios de transparencia, eficiencia y legalidad de sus operaciones. - Se evidenció que fueron aprobadas y otorgadas a través del programa de donaciones corrientes a personas; cinco (05) computadoras portátiles (LAPTOS) a beneficiarios por un monto de Bs. 20.160,00; sin estar establecido este tipo de donación, en sus normativas internas, esta situación no se corresponde con lo indicado en el artículo 3 y 22, de las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República, situación originada por la inobservancia de las máximas autoridades y funcionarios responsables de la ejecución de los programas sociales destinados a las personas de escasos recursos económicos, en atención al objetivo y misión institucional de la oficina auditada, así como de normas y procedimientos en el otorgamiento de ayudas y donaciones; originando que los recursos asignados se hayan utilizado para fines distintos a las donaciones previstas, afectando los principios de transparencia y legalidad en sus operaciones.
- Se constató, que la información reflejada como cuenta de Gestión Anual en la Memoria y Cuenta de la presentada ante la Dirección de la Secretaria del Despacho del Gobernador, se corresponde al periodo 01-01-2012 al 31-10-2012, y no la gestión anual al cierre del ejercicio fiscal, contraviniendo lo establecido en las funciones numeral 12, del Manual de Normas y Procedimientos aprobado mediante Resolución Nº 152 de fecha 31 de Octubre de 2012, (código B.1). Asimismo, con lo indicado en el articulo 9 y 10 de las Normas Generales de Control Interno, esta situación se generó por la falta de supervisión, seguimiento y control por parte de los niveles directivos y gerenciales de la oficina auditada, como funcionarios responsables de la elaboración del informe de gestión anual, así como de la ejecución de las funciones establecidas como mecanismo de control interno administrativo; lo cual trae como consecuencia que la información administrativa, presupuestaria, financiera, así como de gestión reflejada en la Memoria y Cuenta del año 2012 de la Dirección de la Secretaria del Despacho del Gobernador, en cuanto a esta oficina administrativa no sea sincera, veraz ni exacta, incumpliendo los principios de transparencia, eficacia y eficiencia. - Se evidenció que no fueron efectuados los registros de las compras realizadas por la oficina en cuanto a bienes, materiales y suministros del Programa Donaciones a Personas ; así como las entregas, incorporaciones y desincorporaciones, ni realizado el control perceptivo de las mismas, contraviniendo lo establecido en el Manuales de Normas y Procedimientos, aprobados mediante Resolución Nº 964 de fecha 17/11/2008 y actualizado según Resolución Nº 152 de fecha 31/10/2012 para la Sección de Control y ejecución del presupuestos en su Código U.1.1 y para el Departamento Administrativo en su Código B.1.1; en los numerales 5, 6 y 8. Así como lo indicando en el Manual de normas y Procedimientos Comunes de la Administración Pública Centralizada, en su Código MNPC-1, (Normas generales, Control Perceptivo de Bienes) y en el código MNPC-12P Procedimiento para realizar Control Perceptivo. De igual forma lo establecido en el artículo 3 y 23 de las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República, situación ocasionada por la falta de supervisión, seguimiento y control, por parte del Departamento Administrativo de la oficina auditada en lo relativo al cumplimiento de las normas generales de control interno dictadas por la Contraloría General de la República y de las funciones establecidas como mecanismo de control interno administrativo, así como la inexistencia de normas y procedimientos relativos al almacenamiento, control de entrada y salidas de los bienes, materiales y suministros y el resguardo de estos para su donación, trayendo como consecuencia que se desconozca con sinceridad, veracidad y exactitud las existencias en el
inventario; así como las posibles pérdidas y extravíos en perjuicio del patrimonio público de los bienes a ser donados a personas de escasos recursos económicos y por ende la afectación de la gestión en cuanto a los principios de transparencia, rendición de cuentas, eficacia y eficiencia. - Se evidencio en la muestra examinada sobre veintiséis (26) expedientes de donaciones y ayudas a personas, que los mismos no contienen la totalidad de los requisitos establecidos como mecanismo de control interno administrativo para su aprobación y otorgamiento, a pesar de lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos aprobado mediante Resolución Nº 964 de fecha 17/11/2008, Departamento de Atención Social Comunitaria (Código U.2-01N, Normas Generales: Donación de Sillas de Rueda Andaderas y Bastones), y lo establecido para la Donación de Medicamentos, de igual forma lo indicado en el Manual de Normas y Procedimientos aprobado mediante Resolución Nº 152 de fecha 31/10/2012, en el Departamento de Atención Social Comunitaria (Código B.1.2-01N Requisitos para la Donación de Implementos Médicos), así como lo señalado en las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República en su artículo 23, esta situación se origina por la falta de supervisión, seguimiento y control por parte de los niveles directivos y gerenciales del departamento de atención social comunitaria de la oficina auditada, en lo relativo a la documentación requerida para la aprobación y otorgamiento de las donaciones y ayudas a personas, establecidos como mecanismos de control interno administrativos aprobados por las máximas autoridades, trayendo como consecuencia que las operaciones administrativas carezcan de la documentación justificativa que avalen las donaciones efectuadas, afectando la sinceridad y exactitud de la información y por ende los principios de transparencia, legalidad, eficacia y eficiencia Conclusiones En relación al cumplimiento de las normativas legales, sublegales y reglamentarias aplicables en las operaciones señaladas sobre los procesos y programas indicados, se determinaron debilidades en los mecanismos de control interno administrativos y normativas que las regulan, al no ser elaborados por el Departamento Administrativo de la Oficina Auditada los correspondientes archivos TXT para el abono en las Cuentas Bancarias de un total de 370 beneficiarios, cuyos recursos fueron aprobados mediante Resolución para este programa, conforme lo establece el Manual de Normas y Procedimientos; debilitamiento de los sistemas de Control Interno al ser excluidos en la actualización del Manual los requisitos legales sobre la fe de vida y carta de pobreza para el otorgamiento de donaciones y ayudas a
personas de escasos recursos en atención a la misión y objetivo institucional; donaciones efectuadas a beneficiarios sin estar contempladas las mismas en el programa social de donaciones y ayudas, el cual está dirigido a los ciudadanos y ciudadanas más desposeídos; información incompleta sobre la Cuenta de Gestión Anual de la Oficina, al ser presentada ésta con fecha de corte al mes de octubre de 2012 y no al 31 de diciembre como fecha de cierre del ejercicio económico financiero, conforme lo establece el artículo 8 de la Ley de la Administración Financiera del Sector Publico del Estado Táchira; el no registro de las compras, bienes, materiales y suministros; así como el Control Previo sobre éstas adquisiciones del programa donaciones y ayudas a personas, contraviniéndose las funciones que tienen atribuidas en este aspecto el departamento administrativo y expedientes de beneficiarios de este programa social sin la totalidad de los requisitos establecidos para el otorgamiento de medicamentos, implementos médicos, sillas de ruedas, andaderas y bastones, conforme lo establece el Manual de Normas y Procedimientos. En cuanto a la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones financieras, administrativas y presupuestarias en la ejecución de la partida 4.07.00.00.00 Transferencias y Donaciones se evidenciaron debilidades en el cumplimiento de los mecanismos de Control Interno Administrativos establecidos por parte de los funcionarios que tienen atribuidas funciones y competencias en la Administración de los Recursos Financieros de estos Programas, ya que la Cuenta de Gestión Anual de la Oficina no presenta la totalidad de la información requerida sobre la gestión cumplida; expedientes de beneficiarios de los programas sociales sin los requisitos necesarios para su aprobación; recursos financieros del programa de becas, reintegrados al Tesoro y no abonados en las Cuentas Bancarias de sus beneficiarios y el no Registro de las Compras, bienes, materiales y suministros ni el Control Perceptivo de estas, afectándose de esta manera la confiabilidad de la información y por ende la eficacia, eficiencia y transparencia de la gestión. Sobre la cantidad de beneficiarios y monto pagado a través de los programas sociales de becas estudiantiles y donaciones a personas, se determino en la muestra examinada de éstos que fueron otorgadas 3.816 becas estudiantiles por un monto de Bs.4.093.320, 00 distribuidas en 2.320 de educación básica, 462 educación diversificada y 1.024 de educación superior. Así mismo 75 donaciones a personas por un monto de Bs. 14.827,63, es decir el 54% sobre el total del presupuesto destinado a la partida 4.07.01.02.01 Donaciones Corrientes a Personas
Recomendaciones 1.- Implementar mecanismos que permitan y garanticen una efectiva evaluación, seguimiento y control en la aplicación de la normativa establecida como mecanismo de Control Interno para el otorgamiento de los recursos financieros en el pago efectivo del programa social de becas estudiantiles a sus beneficiarios; a fin de garantizar en atención a la misión y objetivos institucionales de la Oficina auditada, la satisfacción de necesidades de la población estudiantil de escasos recursos económicos y por ende la transparencia, eficacia y eficiencia de la gestión. 2.- Establecer en atención a las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República, mecanismos que fortalezcan sus Manuales de Normas y Procedimientos, en relación a los requisitos que deben ser presentados por los beneficiarios de los programas sociales de becas estudiantiles, así como de donaciones y ayudas a través de la fe de vida y carta de pobreza; a fin de garantizar que los recursos financieros sean destinados a las personas más desposeídas y de escasos recursos económicos en atención al objetivo institucional y misión de la Oficina Auditada, lográndose el impacto de estos programas hacia las comunidades. 3.- Fortalecer las normativas internas de los programas sociales hacia los beneficiarios de escasos recursos económicos, mediante el establecimiento de Normas y Procedimientos sobre el tipo de donaciones a ser otorgadas, con el firme propósito de que las mismas se realicen en atención a las establecidas y aprobadas en sus Manuales en pro de una gestión eficaz y eficiente, apegada a los principios de transparencia y legalidad. 4.- Realizar una adecuada supervisión Seguimiento y Control por parte de los Niveles Directivos y Gerenciales en la aplicación de la normativa interna establecida sobre la elaboración y presentación de la Cuenta de Gestión Anual ante la Dirección de la Secretaria del Despacho del Gobernador; a fin de garantizar que en el contenido de la misma se refleje de manera total los resultados de las operaciones Administrativas, Presupuestarias, Financieras, Legales; así como de Gestión, de manera tal que permita la toma de decisiones y evaluación acertada de los resultados allí reflejados por parte de los órganos competentes; así como de los Órganos de Control Interno y Externo al momento de sus labores de control y fiscalización.
5.- Establecer Normas y Procedimientos relativos a supervisión, Seguimiento y Control en la aplicación efectiva del mecanismo de control interno Administrativo sobre el Registro de las Compras, Materiales, Bienes y Suministros; así como dejar constancia mediante Actas de los Controles Perceptivos realizados en las adquisiciones para el programa de donaciones y ayudas a personas; a fin de garantizar la sinceridad, veracidad y exactitud de las existencias en el inventario, evitando posibles pérdidas y/o extravíos en Salvaguarda del Patrimonio Público, en procura de la eficacia, eficiencia, transparencia y rendición de cuentas de la gestión cumplida. 6.- Fortalecer los sistemas de control interno administrativo del Departamento de Atención Social Comunitaria, mediante el establecimiento de Normas y Procedimientos relativos a la documentación requerida en los expedientes para la aprobación y otorgamiento de los tipos de donaciones y ayudas a personas establecidos como mecanismos de control interno; a fin de garantizar la veracidad, sinceridad y justificación de las donaciones realizadas, conforme lo establecen las normas generales de control interno dictadas por la Contraloría General de la República y sus normativas internas, en pro de una gestión transparente, confiable y por ende apegada al principio de legalidad.