RiverFlow La idea de negocio Documento RiverFlow Fecha Febrero 2015
Control del documento TABLA 1 METADATOS DOCUMENTO Código documento 2015-rfm-ic-v1.0 Tipo Documento RiverFlow La idea de negocio Plantilla TPL_PSU_002 Proyecto RiverFlow Fecha revisión 17 de Enero de 2015 Revisión 1.0 Metodología LEM_v0.1.2 Autor LEM S.L. Doc. Base PLA_BA_LEM_02 Caducidad N/A 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 2 de 11
Clausula de confidencialidad Este Documento es propiedad de LEM S.L. (En adelante, "LEM"). No podrá ser duplicada en su totalidad o en parte para otro propósito que su evaluación. La información contenida en este documento puede estar sujeta a cambios. Estos cambios se deberán incluir en posteriores versiones del presente documento. LEM S.L. C/ Bra. Riberaygua, 27, AD500 - Andorra la Vella ANDORRA Tel: +376 813633 www.lemcentral.com 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 3 de 11
Índice 1 Presentación RiverFlow...5 1.1 Gestión de Procesos...6 1.2 Gestión Documental...6 1.3 Auditoría...1 1.4 BAM, Reporting y KPI...1 1.5 Portal...1 2 Antecedentes...1 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 4 de 11
1 Presentación RiverFlow INTRODUCCION RiverFlow es una solución desarrollada por LEM para la gestión gestión documental y de procesos de la empresa. 100% web creada a partir de componentes de vanguardia. Las empresas, buscan tener el mayor control posible sobre sus procesos para una correcta gestión de su negocio, y muy especialmente para la toma de decisiones. Para ello es importante contar con información exacta y en tiempo real. (las tareas que se realizan, quienes las realizan, cuando las realizan, sus estado, recursos, etc) El vehículo = La gestión de expedientes como entendemos desde LEM la gestión de expedientes? O cual es la definición que nosotros le damos dentro de RiverFlow... A través de la gestión de expedientes podemos normalizar los procesos de la empresa, la gestión documental y generamos un mecanismo de control de las mismas. Técnicamente relacionamos los procesos de negocio a un repositorio documental con metadatos asociados al proceso de negocio. Es decir en RiverFlow todos los procesos de negocio o WF tienen un repositorio documental normalizado por defecto. A esta asociación proceso-documental la hemos llamado Expediente dentro de RiverFlow. En resumen. RiverFlow utiliza el concepto de gestión de expedientes para normalizar la gestión de procesos y la gestión documental GMP. 1- Todos los recursos realizan los mismos pasos para las mismas tareas a través de un proceso ordenado, jerarquizado y normalizado. 2- Con la gestión documental, conseguimos un único árbol de carpetas una nomenclatura única de forma automática común para cada tipo de expediente (laboral, jurídico, económico-financiero, calidad, GMP, etc) y una asociación de 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 5 de 11
metadatos al proceso. 1.1 Gestión de Procesos El objetivo de la gestión de procesos en RiverFlow es la de ordenar, normalizar y coordinar las tareas de los flujos de trabajo y vincularlos a la gestión documental de forma automática. Para ello utilizamos información corporativa existente. (ficheros de productos, asignaciones de perfiles en el proceso GMP, organigrama SAP, etc) integrándonos en los sistemas corporativos existentes (SAP ERP, CRM, etc) Permite el acceso a la documentación del proceso, gestionando en cada momento la seguridad y la confidencialidad según corresponda en el proceso GMP. Garantizando una auditoría exhaustiva sobre las acciones realizadas tanto en el proceso. (Aprobaciones, firmas, notificaciones, gestión de impresos, distribuciones de documentos, etc) RiverFlow cuenta con una estricta jerarquización de las tareas permitiendo una clara asignación según roles predeterminados a los recursos o tareas. (administrativos, editores, administradores, etc) Redactor > Editor > Revisor > Aprobador RiverFlow permite la moderna gestión de Dynamic Workflow y subtareas. 1.2 Gestión Documental Los documentos cuentan con información del proceso (Clase documental, Métodos Aplicados, Referencias, Ruta de firmas, fecha vencimiento, estado, servicio, etc) Favorecen al trabajo colaborativo, su clasificación, catalogación, normalización, expediente. Los documentos y carpetas adquieran características como: Ciclo de vida, versionado con comentarios, transformación de documentos ej. consecuencia de una tarea de wf (doc a pdf), búsquedas eficientes en texto libre o propiedades metadatos extendidos con información proveniente de SAP ERP, CRM, etc RiverFlow permite la posibilitad de contar con múltiples puntos de montaje 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 6 de 11
documental lo que se traduce en que permite varios gestores documentales e incluso de diferentes fabricantes. Basados en nuestro conector CMIS 1.1 RiverFlow puede gestionar al mismo tiempo gestores documentales como Alfresco, Nuxeos, Filenet, Opentext, Documentun, Sharepoint, y muchos mas. Ej. Los expedientes Económico, Fiscal y Contable se almacenan en una carpeta de Gestor Documental A mientras que los documentos de Procesos GMP (Para la industria Farmacéutica) se almacenan en Gestor Documental B. Permitiendo clasificar en diferentes tecnologías ECM según tipo documental de forma programática. Favoreciendo la gestión HSM (hierarchical storage management) favoreciendo el ahorro en costes de almacenamiento. Ej. El Gestor Documental A opera en cabinas con discos de alto rendimiento debido a la tipología de la gestión que conlleva y Gestor Documental B es una cabina de tipo WORM por las características de confidencialidad de la gestión GMP. Permite gestionar el ciclo de vida del documento GMP, conversión a versión mayor de documentos intermedios, la visualizaron con marca de agua desde un componente servidor impidiendo descargas NO deseadas de documentos y la gestión del circuito de firmas. 1.3 Auditoría La auditoría integral ECM-BPM permite gestionar todas las acciones documentales (independientemente del punto de montaje documental) y de proceso desde un único punto de vista. Esto es un valor diferencial de RiverFlow que permite garantizar la norma 21 CFR part11 para la gestión GMP. La Auditoría es online y permite consultar por Ej: que ha hecho un usuario? que se ha hecho sobre un expediente de RiverFlow? quienes han intervenido en un flujo de trabajo? que documentos se han manipulado en fecha, usuario o expediente? que se ha hecho hoy de un WF? Tareas, documentos, correos electrónicos, personas. 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 1 de 11
RiverFlow cuenta con una trazabilidad total de sucesos teniendo en cuenta incluso los múltiples puntos de montajes documentales, los correos electrónicos que se envían, etc. Debido a la gran cantidad de información que genera la trazabilidad total de sucesos, RiverFlow, cuenta con una base de datos propia para la auditoría de tipo big data con su propio motor de indexación. Lo cual confiere a RiverFlow de una herramienta diferencial, única para la gestión de la información auditada. 1.4 BAM, Reporting y KPI El objetivo final de la gestión de procesos es la monitorización desde una perspectiva de negocio para favorecer la toma de decisiones. RiverFlow cuenta con un completo Businnes Activity Monitoring BAM que permite la visión en tiempo real del estado de las tareas, procesos y la actividad documental. Fundamental para la detección de problemas en la gestión de procesos, la detección de cuellos de botella, trabajos desatendidos y la mejora continua. El cuadro de mandos en RiverFlow permite la creación de indicadores de negocio que favorecen la toma de decisiones. En grandes infraestructuras normalmente este componente se convierte en fuente de información para el BI (Busines Inteligence) corporativo. 1.5 Portal Es el marco integrador de los componentes de RiverFlow. RiverFlow ha sido desarrollado bajo el estándar JSR-268 Java Portlets Especifications para poder ser integrada en Liferay Portal o cualquier contenedor de esta tecnología como Oracle BEA WebLogic, IBM WAS o JBOSS Portal. De esta forma aprovechamos todas las ventajas y características de una herramienta tecnológica que nos permite concentrar nuestros esfuerzos en la gestión documental y de procesos delegando en El Portal todo lo concerniente a seguridad de acceso, login, cluster, etc. Adicionalmente se pueden explotar todas las características nativas del portal como son, noticias, wiki, paginas de contenido, newsletter, encuestas, soluciones comunicativas y un muy amplio conjunto de funcionalidades, etc. 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 1 de 11
2 Antecedentes Antecedentes. Como surgió la idea. RiverFlow nace como producto de la experiencia de LEM S.L. en el desarrollo de proyectos de Gestión Documental, Gestión de Procesos, Portales e Integración de proyectos abiertos durante los últimos 9 años tanto para el sector publico como privado. Debido al carácter particular que persigue LEM S.L desde su fundación, que consiste en trabajar exclusivamente con herramientas J2EE Open Source (Java) y la estricta vocación de materializar la experiencia de desarrollo como base de conocimiento, nos propusimos desde el comienzo converger nuestra experiencia en una única solución. La idea de negocio. En los últimos 4 años hemos tenido la oportunidad de poder desarrollar soluciones muy parecidas desde el punto de vista tecnológico, pero muy diferentes desde el punto de vista funcional todas ellas incorporaban en mayor o menor medida Gestión Documental, Gestión de procesos, Portal y estaban integradas en grandes soluciones corporativas como IBM-3090, IBM-4381, AS/400, Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, etc Al desarrollar en J2EE, es necesario contar con capacidad de observar el estado del arte para escoger aquellos componentes eficientes, eficaces y modernos que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. Java en si mismo es un paradigma para una empresa de desarrollo que NO cuente con un alto grado metodológico. Este hecho nos llevo a reflexionar lo siguiente basados en nuestra experiencia: Los gestores documentales generalmente cuentan con herramientas de gestión de procesos limitadas. Los gestores de procesos no tienen en cuenta la gestión documental con el rigor necesario. 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 1 de 11
Por que no integrar un Gestor de Procesos (BPM) con un Gestor Documental (ECM) y obtener las ventajas de ambos sin tener que renunciar a funcionalidades de ninguno? Así surgió la idea de RiverFlow, que integra un BPM con cualquier ECM que soporte el estándar CMIS. (Alfresco, Nuxeos, Filenet, Opentext, Documentun, Sharepoint, Oracle, y muchos mas) Nuestra experiencia en Liferay Portal nos llevo a convertirlo en el marco integrador para RiverFlow. Un aspecto fundamental en RiverFlow es que hay que integrarlo con las herramientas de información corporativa, ERP, CRM, Active Directory, Correo Electrónico, etc. de tal forma que RiverFlow se convierta en un elemento mas en las infraestructuras de información existentes en la empresa sin desplazar a ninguna de ellas. A lo que denominamos en LEM modelo convergente de desarrollo. El objetivo de negocio que persigue RiverFlow. Desde el punto de vista de negocio, RiverFlow fue construida para satisfacer una serie de criterios: Solución de nicho Valor Diferencial BPM-ECP-PORTAL Gestionar diferentes tecnologías Documentales ECM desde una unica interfaz de usuario. Integrarse a los ECM lideres del mercado (Alfresco, Opentext, Filenet, Documentun, Nuxeo, Sharepoint, etc) Convergencia Tecnológica Gran flexibilidad de integración Expediente RiverFlow (ECM + BPM) explotando las ventajas de ambos sin renunciar a funcionalidades de BPM o ECM. 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 2 de 11
Alto grado de integración con entornos de alto rendimiento como SAP, Oracle, AS/400, etc. 2015-rfm-ic-v1.0 Pág. 3 de 11