TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN APLICADAS EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA EN GAMARRA INFORMATION TECHNOLOGY APPLIED TO LOGISTICS MANAGEMENT IN GAMARRA RESUMEN Gloria Esther Valdivia Camacho 1 Nathalie Pineda Vasquez 2 Luisastephani Tito Ramos 3 El artículo presenta un diagnóstico sobre cómo de como los empresarios de Gamarra manejan las Tecnologías de Información en su gestión logística, y como esta aporta al desarrollo de sus empresas y a las proyecciones de insertarse en el mundo globalizado. El emporio comercial de gamarra alberga una gran cantidad de pequeñas y medianas empresas, las cuales en su mayoría tienen como problema en común la falta de un control adecuado de información en sus registros de abastecimiento de materiales, producción y distribución de productos. A partir de un levantamiento de información realizado en una muestra a pymes de confecciones de prendas de vestir, se identificaron los siguientes problemas dentro de la gestión logística: No cuentan con información ordenada, la cual dificulta el control de insumos, materiales y productos finales; no tienen un registro apropiado de los pedidos que están siendo atendidos o ya se culminaron y no existe una programación adecuada de los pedidos. La programación se realiza estimando tiempos de forma empírica, ocasionando retrasos en la entrega de los productos finales. La situación actual es de poco o ningún uso de Tecnologías de Información para la gestión logística en pequeñas empresas textiles del emporio comercial de Gamarra. Palabras clave Tecnologías de información, gestión logística, sistema de información ABSTRACT The investigation will involve diagnosing how entrepreneurs in Gamarra handle Information Technology (IT) in logistics management, and how it contributes to the development of enterprises and projections of entering the globalized world. In the methodology, after the problem identification, a sample of four of the most representative textile production and trading centers in Gamarra will be determined. The methodology will consist of three phases: The first phase will be direct observation; the second phase, interviews for which 1 Ingeniera Industrial de la Universidad Nacional de Ingeniería. Doctora en Ingeniería de Sistemas. Mg. en Educación con mención en Docencia y Gestión Universitaria. Maestría en Psicología Empresarial con especialidad en Organizacional. Ha sido Decana y labora como docente universitaria. Es consultora. Ha escrito numerosos artículos. 2 Estudiante del X ciclo de Ingeniería de Sistemas y Gestión de Tecnologías de Información de la Universidad Femenina del Sagrado Corazón. Realiza prácticas universitarias en un Banco. 3 Estudiante del X ciclo de Ingeniería de Sistemas y Gestión de Tecnologías de Información de la Universidad Femenina del Sagrado Corazón. Practicante de la consultora KAS PERU. CONSENSUS 19 (2) 2014 65
Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie interview guides were designed; and the third phase will be a survey instrument customized by the research team. The diagnosis will allow identifying the current status of the use of Information Technology for logistics management in small textile enterprises in Gamarra commercial emporium; and proposing an information system that allows managing the materials supply, processing and distribution processes more effectively. The first phase is presented below. Keywords Information Technology, Logistic Management, Information System INTRODUCCIÓN Gamarra es el centro comercial más de grande de Sudamérica, ubicado en el corazón del distrito de La Victoria en Lima Perú. Ha sido el escenario de historias de emprendimiento, crecimiento y desarrollo de jóvenes comerciantes producto de su esfuerzo, perseverancia y éxito. Actualmente, Gamarra alberga grandes marcas, tiendas y talleres locales relacionados en su gran mayoría con la industria textil, fabricación, confección y con una comercialización local, regional e internacional. Según el informe emitido por el INEI en el 2012, en Gamarra existe más de 24 mil establecimientos; de los cuales 15 mil 526 se dedican a la actividad de comercio, lo cual representa el 64,0% del total de unidades económicas. Asimismo, el 23.2% que equivale a 5 mil 632 son establecimientos manufactureros; el 7,4% se dedica a las actividades de transportes y almacenamiento, el 2,3% al alojamiento y servicios de comida y el 3,1% restante a otras actividades de servicios. Por lo tanto, de cada diez personas que trabajan en el emporio de Gamarra, ocho están ocupados en la fabricación o en la comercialización de textiles y prendas de vestir. Es decir, 39 mil 763 trabajadores laboran en 17 mil 809 establecimientos dedicados a estas actividades. Por ello, el emporio comercial es asociado frecuentemente como una potencia comercial desorganizada, donde se concentra el transporte desordenado, el incumplimiento de normas, delincuencia en zonas aledañas, también un aparente descuido en la calidad de la cadena productiva textil y de la gestión, debido, entre otras razones, a la falta de implementación de estrategias que optimicen el desarrollo de las empresas mediante un sistema de información. Dado que la innovación tecnológica ha producido una serie de cambios en todas las actividades económicas, que deben ser asimilados por esas empresas, si desean mantenerse dentro de un mercado altamente competitivo en un mundo globalizado. Los cambios producidos en los más diversos aspectos como en lo económico, en lo político, en lo social, en lo comercial, en lo tecnológico están orientados a la formación de una sociedad de la información en donde las redes de telecomunicaciones y los sistemas de información permitan el desarrollo de nuevas formas de organización, de gestión y producción. El nuevo enfoque para hacer negocios que deben tener las empresas está basado en un criterio en el cual la búsqueda de la excelencia solo es un paso, mantenerse en el mercado es un primer objetivo y este sólo es alcanzable con la transformación de la empresa y el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación - TIC, esto implica hacer cambios en todas las áreas de trabajo, tanto productivas como de servicios. Hoy en día se hace más común escuchar el término Tecnologías de Información y Comunicación en el ambiente de los negocios. Se está tomando conciencia de su importancia 66 CONSENSUS 19 (2) 2014
Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra dentro del ámbito empresarial y su influencia para lograr las metas de la organización. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES EN GAMARRA Se entiende como tecnologías de información a todas aquellas herramientas que nos permiten una organización, procesamiento, acceso y análisis de la información de una manera óptima y fácil, de tal forma que su utilización implique ventajas competitivas para la empresa. La importancia y la manera cómo las tecnologías de la información y comunicaciones están influenciando en la nueva manera de hacer negocios, son fundamentales para el éxito de una compañía, en un mercado globalizado y cada vez más competitivo, tanto su estrategia de negocios como su estrategia de tecnologías de información se deben encontrar bajo un mismo esquema, las dos en coordinación para alcanzar las metas y objetivos de la empresa (Cortagerena) Una estrategia de negocio se compone de las decisiones y pasos necesarios que guiarán a la empresa para lograr sus metas propuestas y alcanzar el éxito (Robins). La estrategia de tecnologías de información y comunicación resulta de las decisiones y acciones necesarias para determinar la visión, la tecnología, características y su alcance dentro de la empresa. competitivas a las organizaciones, pero son pocas las que hacen un uso adecuado y estratégico de ellas, lo cual da lugar a que inclusive desaparezcan por ser incapaces de emplearlas de la manera correcta, evidenciándose la falta de dominio en su empleo, con lo cual estaríamos afirmando que no basta contar con las tecnologías de información y comunicación, sino que, es necesario saber explotarlas adecuadamente (Robins). La innovación de las tecnologías está cambiando la manera de hacer negocios, una vez más como siempre lo ha hecho, cuando sus influencias alcanzan los medios de transmisión de la información y la comunicación, las empresas invierten una mayor cantidad de recursos económicos en tecnologías de información cada año. Las compras corporativas tienen un mayor énfasis en TIC que antes, especialmente desde que la tecnología empezó a estar más involucrada con la estrategia de negocio. Cuando se hablaba de tecnologías de información, lo primero que se le venía a la mente a muchos directivos eran los programas y sistemas, el soporte técnico que el personal de informática proporcionaba a los diversos departamentos, sin embargo, está actitud está cambiando, cada vez son más los directivos que consideran a las TIC como el medio que permite incrementar la productividad y reducir al mismo tiempo los costos dentro de la organización (Parras). Qué significa gestionar la información? Significa tener un pleno control de la información para evitar el desperdicio de papel y de energía eléctrica; además de hacer más eficientes los procesos, pues se ahorra tiempo y espacio. El buen manejo de la información nos permite saber si los procesos se están realizando adecuadamente con los estándares que se requieren. Figura 1. Entrevista sobre la usabilidad tecnológica en Gamarra Existe un consenso en que las TIC brindan grandes oportunidades para crear ventajas Para una buena gestión se requiere la implementación de TIC que cuiden el medio ambiente (verdes), donde existan limitación del uso de papel, planificación eficiente (Cero impresión, hojas reutilizables, etc.). CONSENSUS 19 (2) 2014 67
Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie Cómo se da en Gamarra? Según la investigación, las empresas que tienen sistemas contables o manejo de información computarizada en tablas de excel u otras hacen buena práctica de ahorro de energía, apagando y desconentando sus equipos PCs. Asimismo, por la necesidad de manejar eficazmente su presupuesto, no emiten reportes en vano, usando solo el papel necesario. TIC verdes Son aquellos sistemas y herramientas basados sobre todo en la informática cuya aplicación en los recursos tecnológicos contribuyen a una reducción del impacto medioambiental de nuestra sociedad desarrollada. El reto de nuestra sociedad de cara al futuro pasa por ganar en eficiencia, ahorrar dinero, reducir gastos energéticos y nuestra emisión de CO2 a la atmósfera. Las TIC pueden ser un aliado nuestro y responder a este reto social de manera eficiente. Cómo pueden contribuir las TIC a la sostenibilidad? Solamente si nos servimos de ellas para lograr una reducción del consumo de CO2, es decir, desarrollando sistemas que puedan contribuir a una reducción generalizada de la demanda energética. Las TIC se han convertido en un medio de desarrollo empresarial y fuente de ventaja competitiva. La Asociación Americana de las Tecnologías de la Información (Information Technology Association of America, ITAA), define que las TIC como: el estudio, diseño, desarrollo, fomento, mantenimiento y administración de la información por medio de sistemas informáticos, esto incluye no solamente la computadora, el medio más versátil y utilizado, sino también los teléfonos celulares, la televisión, radio, periódicos digitales, etc. En la actualidad las empresas de diferentes sectores y tamaños se están basando en esas TIC para transformar la manera de realizar negocios, integrar procesos, mejorar la productividad y las relaciones con las empresas colaboradoras. Finalmente, según Muñoz Machado, una de las cualidades de las empresas rentables es que registran y procesan toda clase de datos relativos a sus actividades, aunque en ocasiones la obtención y procesamiento de los mismos no sean fáciles. La Cadena de Suministro no ha sido ajena al impacto de las TIC, las cuales han influido positivamente en su funcionamiento debido a que operan en un ambiente globalizado y altamente cambiante, donde la información oportuna y de calidad se convierte en el mejor aliado, situación que a futuro será un excelente escenario en Gamarra. Según Grunasekaran, la utilización de las TIC se han intensificado gracias a su rápido desarrollo y aplicabilidad en los procesos logísticos. Además, si se considera la cantidad y complejidad de los procesos y actividades que implica la cadena de suministro, se hace casi obligatoria la utilización de las TIC para el tratamiento y posterior análisis de la información. Además, una conclusión del estudio de Cachon y Fisher indica que utilizar TIC en la logística conlleva a la reducción de costos y a la mejora del flujo de bienes a través de la cadena de suministro. Las TIC en la SCM pueden proporcionar ventajas potenciales como la reducción de tiempos de ciclo, reducción de inventarios, minimizar el efecto del látigo, y mejorar la efectividad de los canales de distribución. (Soret) Según Simchi-Levi, los objetivos de las Tecnologías de la Información en la SCM, son los siguientes: a) Proporcionar información disponible y visible; b) Tener en un solo punto el acceso a los datos; c) Facilitar la toma de decisiones basadas en el hecho que se tiene información de toda la cadena de suministro y d) Permitir la colaboración entre los actores de la cadena de suministro. Según Gunasekaran y Ngai, la aplicación de las TIC en la cadena de suministro presenta inconvenientes en su elección e implementación, tales como: Falta de integración entre las TIC y el modelo de negocios, poca planeación estratégica, aplicación insuficiente en el manejo de la empresa virtual e inadecuada aplicación del conocimiento en la SCM. A pesar de esos inconvenientes, las TIC son esenciales. Una 68 CONSENSUS 19 (2) 2014
Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra ventaja es que actualmente existe gran variedad de TIC para aplicar en los procesos logísticos de la cadena de suministro. Entre las TIC más comunes aplicadas a la logística de entrada se encuentra el EDI (Electronic Document Interchange), VMI (Vendor Managed Inventory), CRP (Continuos Replenishment Program), el e-procurement y e-sourcing. Mientras para la logística interna se considera el ERP (Enterprise Resource Planning), MRP I (Material Requeriment Planning), MRP II, WMS (Warehouse Management System). Por último para la logística de salida se considera el TMS (Transportation Management System), EDI, EPC (Electronic Product Code), entre otros. A día de hoy podemos hablar de tres tecnologías fundamentales: Tecnologías que optimizan el uso de la energía haciendo los procesos existentes más eficientes, tecnologías que ahorran energía cambiando hábitos de gestión, tecnologías que transforman los modelos de negocio Tecnologías que optimizan el uso de la energía haciendo los procesos existentes más eficientes El sector industrial es el que más energía consume a nivel global y es, por tanto, uno de los sectores con mayores retos para lograr la eficiencia y ahorro. A nivel europeo, la industria sería la responsable de casi un 30% del consumo energético. En este campo, las TIC deberían estar a la vanguardia a la hora de crear sistemas de control de motores eléctricos, bombas y ventiladores. Otro reto es lograr la eficiencia en el control de velocidad de los motores desarrollando Software de control y automatización de los procesos. Por último, las redes de distribución de energía eléctrica son a menudo extensas e ineficientes, desde las TIC, por ejemplo, podemos como usuarios, tener acceso de manera remota a la gestión y medida del consumo y del suministro teniendo más datos sobre los que basarnos para adoptar un cambio en nuestros hábitos de consumo. Tecnologías que ahorran energía cambiando hábitos de gestión El cambio de cultura de gestión a través de las TIC, sobre todo, apoyándonos en la virtualización y las ventajas de la llamada Nube de Internet, que se conoce como Oficina sin papel. Gestión que evita el consumo de la energía derivada de la producción de toneladas de papel, el consumo de impresoras, tinta, tóner, fotocopiadoras, etc. La oficina sin papel puede estar compuesta únicamente por una mesa, una silla y un ordenador conectado a la red. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentación digital que se guarda localmente o se envía a través de la red corporativa o de internet. Poco a poco se están afianzando sistemas en los certificados digitales, firma digital o el DNI que facilitan la eliminación de facturas y contratos en papel, además de las enormes ventajas que a este respecto tiene la e-administración, evitándose desplazamientos a las oficinas físicas y donde la gestión de los documentos es totalmente digital. Un apoyo decido del gobierno al sector confecciones en Gamarra, puede permitir en un futuro no muy lejano adoptar esta tecnología para mejorar sus procesos y hacer más efectiva su gestión logística. Tecnologías de Información y su uso en Gamarra Gracias a las TIC, el campo de las empresas en internet es una realidad más que consolidada. Surgen multitud de servicios en la Red que evitan el consumo de CO2 derivado de traslados innecesarios. Veamos algunos ejemplos: El comercio electrónico, tanto como comprador como vendedor, ofrece numerosas ventajas de ahorro en traslados. La prensa digital evita toneladas de papel impreso. El correo electrónico facilita la gestión y evita el papel. CONSENSUS 19 (2) 2014 69
Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie Las videoconferencias o audio conferencias evitan desplazamientos a miles de personas que se reúnen virtualmente a través de la red. En las pymes de confección de ropa para mujer, se pudo observar que el manejo de información en su gestión logística lo realizan de manera tradicional; es decir, el directorio de sus proveedores, control de pedidos e inventarios son registrados de manera manual en un cuaderno de apuntes, lo cual no siempre permite tener una información ordenada y actualizada. Incluso, algunos de los confeccionistas ni siquiera cuentan con un inventario, ya que todo lo manejan de manera empírica, sin tener en cuenta que muchas veces la memoria les juega una mala pasada. También cabe mencionar, que la comunicación que tienen los comerciantes con sus proveedores y/o clientes es de manera directa o por medio telefónico, dejando de lado el uso de correos electrónicos. Además, se ha detectado que algunos no tienen presencia en las redes sociales por miedo de algún ataque cibernético, extorción o simplemente por falta de conocimientos en el uso; sin embargo, la mayoría de los comerciantes cuentan con una estación de trabajo en su centro de labor, que lamentablemente solo es utilizada para la creación de diseños de las prendas de vestir. Otra gran deficiencia que se pudo encontrar es que 8 de cada 10 comerciantes no cuentan con un sistema de información dentro de su empresa, siendo algunos motivos: la falta de financiamiento, falta de personal calificado que pueda manejarlo, o falta de conocimiento de la existencia de sistemas de gestión de información; por lo que la mayoría opta por tercerizar algunos procesos, enfocándose solo en la venta del producto final. Una representación pictórica de la situación actual es la siguiente: Municipalidad de Lima Municipalidad de la Victoria Policías Municipales Solo se usa para los diseños de ropa. TALLER SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICA Falta de organización en su información de gestión logística. ESTACIÓN DE TRABAJO EMPRESARIO Control manual de materia prima. Control manual de entrega de pedidos. CLIENTE PROVEEDOR Figura 2. Representación del modelo logístico en Gamarra Grafico1 Representación del modelo logístico en Gamarra 70 CONSENSUS 19 (2) 2014
Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra CONCLUSIONES La aplicación de las tecnologías de información en Gamarra, será la oportunidad para las pymes de confecciones, de insertarse al mundo globalizado. Falta capacitación en tecnologías der información, en las pymes de Gamarra. Es necesario desarrollar un sistema de información centralizado y estandarizado, para la gestión logística de Gamarra. El uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, permitirá grandes ahorros en tiempo y dinero a los empresarios de las pymes textiles de Gamarra. CONSENSUS 19 (2) 2014 71
Tecnologías de Información aplicadas en la gestión logística en Gamarra Gloria Esther Valdivia Camacho, Nathalie REFERENCIAS Cornella, A. (1994) Los recursos de la Información. Ventaja competitiva para las empresas. Ed. McGraw-Hill. Madrid. Cortagerena, A. Freijedo, C. (2006). Tecnología de la Información y la Comunicación. Ed. Prentice Hall. España. Correa, Alexander. Gómez, Rodrigo. (2008). Tecnologías de la información en la cadena de suministro. Recuperado dehttp://www.revista.unal.edu.co/ index.php/dyna/article/ view/9551/114- Gordon Bitter, Davis. Olson, Margrethe H. (1985) Management Information Systems: Conceptual foundations, Structure and Development. 2a ed. Nueva York: McGrawhill, Citado en Moreiro, G. (1998) Introducción al estudio de la información y la documentación. Ed. Universidad de Antioquia. Medellín. Gutiérrez, H. (2005). Calidad Total y Productividad. Editorial McGraw-Hill. México. Moreiro, G. (1998). Introducción al estudio de la información y la documentación. Editorial de Antioquía. Medellín. Paez, U. (1990). Qué es la gestión de Información? INFOLAC. Citado en Prendes, L., (2005). La Gestión de Información. Estudio del tema en los Congresos INFO. Tesis de Licenciatura. Cuba, Departamento de Bibliotecología y Ciencia de la Información, Universidad de La Habana. Parras Iglesias, E. (1998). Tecnologías de información en el control de gestión. Ed. Días de Santos. Madrid. Ponjuán, G. (2000). Aplicaciones de Gestión de información en las organizaciones. El profesional de la información y su dominio de las técnicas y herramientas de la Gestión. Tesis de Doctorado. Cuba, Departamento de Bibliotecología y Ciencia de la Información, Universidad de La Habana. Ponjuán, G. (2004a). Gestión de la Información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional. Ediciones Nuevo Paradigma. Rosario. Robins, S. (2011). Administración. Editorial Pearson. Prentice Hall. México. Soret Los Santos, I. (2004). Logística comercial y empresarial. 4ta Edición. Ed. ESIC. Madrid. 72 CONSENSUS 19 (2) 2014