Centro Científico Tropical Reserva Biológica Bosque Nuboso Monteverde Manual de compras Lilliana González Boza Asistente de Gerencia 2013
Contenido Introducción... 3 Presentación... 3 Objetivos... 3 Políticas:... 3 Etapas... 4 Formulación de principios:... 4 Elaboración del pedido:... 4 Normas... 5 Ambientales:... 5 Sociales... 6 Culturales... 6 Recomendaciones... 7 Bibliografía... 8 Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 2
Introducción Presentación Las compras son una actividad muy común en la actualidad, para una empresa es un determínate en la obtención de utilidades ya que el conjunto de ellas dan como resultado final el producto que se ofrece a los clientes. Este documento pretende dar una ruta certera a la elección de los productos que ingresan a la empresa y que por ende requieren ser comprados, pero enfatizados en una organización como la Reserva Biológica Bosque Nuboso Monteverde y los valores que la han caracterizado durante más de 40 años. Objetivos Objetivo general: ü Brindar una guía a los funcionarios involucrados en la compra de suministros, herramientas, maquinaria y otros, para que realicen la adquisición de manera eficaz y eficiente y de en armonía con los objetivos de la empresa. Objetivos específicos: Políticas: ü Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. ü Desarrollar y administrar las compras. ü Establecer proveedores bien evaluados. ü No tener solamente un proveedor, esto ayuda a disminuir los costos. ü Antes de realizar la compra hay que cerciorarse de: calidad, cantidad y garantía. ü Al realizar un trato con el proveedor, hay que asegurarse de la seriedad del mismo. ü Planificar la compra, para que esta se lleve a cabo de una manera eficiente y eficaz. ü Revisar la cantidad de proveeduría que hay en existencia. ü Realizar todos los trámites correspondientes a los controles internos. ü El producto que se compre debe de ir de acuerdo a las políticas de sostenibilidad que posee la empresa. ü Al tener el producto se debe cerciorar que la cantidad sea la correcta y que los productos vengan en buen estado. ü Revisar que la factura, indique lo que se está recibeindo.. Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 3
Etapas Formulación de principios: Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son: Organización: Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades. Previsión: Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que se necesitan y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro. Control: Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costos sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega. Elaboración del pedido: Para realzar una compra de una manera eficiente se den de seguir los siguientes pasos: Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto, dentro de ésta habrá que: ü Conocer cuáles son las necesidades en torno a los productos que se necesitan comprar. ü Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de compra. ü Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades. Preparación: ü Investigación de mercados: buscar los proveedores, que vayan de acuerdo con las políticas de sostenibilidad. Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 4
ü Realizar una preselección de los posibles candidatos ü Ponerse en contacto con los proveedores y pedir la factura proforma. Realización del Pedido: ü Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores proveedores según la necesidad. ü Negociación con los proveedores en aquellos puntos en los que la empresa esté disconformes ü Elección del proveedor o proveedores. ü Confeccionamos el pedido. Seguimiento (control): ü Vigilancia y reclamación de las entregas. ü Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida, etc) de los productos recibidos. ü Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura. ü Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no se esté conformes. Operaciones derivadas de realizar una compra: ü Recuperación y devolución de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. ü Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos. Normas Para realizar cualquier compra, se deben de tener en cuenta normas ambientales, sociales y culturales, que representan el quehacer de la organización. Ambientales: ü El papel utilizado es reciclado y no clorado. ü Se tomarán en cuenta los registros ambientales de fabricación de un producto. ü En cuanto a limpieza y productos cosméticos, se utilizarán solo productos biodegradables. ü El menaje utilizado en restaurante, será de uso prolongado. Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 5
ü Se procurará que en el restaurante no se embases para llevar alimentos y si se utilizan, éstos deben de ser amigables con el ambiente. ü En el restaurante, no se comprarán productos de animales que se encuentren en peligro de extinción. ü En la tienda, no se comprará ninguna madera que esté dedada. ü Venta de artesanías elaboradas con material reciclable. Sociales ü Se brindará un espacio, a los artesanos de la zona en la tienda, para que vendan sus productos. ü En la tienda, no se venderá ningún producto que incite el consumo de drogas y de alcohol. ü Que los productos no vengan de países, que utilicen niños para su fabricación. Culturales ü En la tienda, se procurará la compra de productos que represente la cultura y el folclor costarricense. ü No se comprará nada que atente contra la cultura y el folclor costarricense. Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 6
Recomendaciones La Reserva Biológica Bosque Nuboso Monteverde, es una empresa ambientalista, muy reconocida a nivel mundial, por ende el que todas sus acciones, sean realizadas en forma amigable con el ambiente es de suma importancia, no solo para mantener su imagen sino también para trabajar en armonía con la misión y visión de la empresa. Algunas acciones que pueden ayudar al cumplimiento de esto podrían ser: En el momento de realizar alguna compra, es preciso el tener en cuenta la reducción de residuos, y del consumo eléctrico e hídrico. El tener preferencias en recursos provenientes de procesos reciclados o renovables. Si el proveedor tiene bases ambientalistas, así serán sus acciones en la empresa, así que de preferencia los proveedores con los que la empresa tenga algún tipo de relación deben de tener algún porcentaje de conciencia ambiental. No permitir el uso de productos que causen un impacto ambiental negativo. Aparte de la parte ambiental la compañía debe de interesarse en otros aspectos importantes y que se dividen según el producto que se desea obtener: Para suministros industriales: Se tendrán más en cuenta variables como: ü Asistencia técnica. ü Formación que se les proporcione a los trabajadores. ü Calidad del producto. ü Plazo de entrega. ü Condiciones financieras de las ofertas. Para suministros comerciales: Se tendrán más en cuenta variables como: Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 7
ü Calidad del producto. ü Calidad del servicio como una de las más importantes. Para la empresa de servicios: ü La satisfacción de las necesidades del cliente será la variable más importante. Bibliografía González Lilliana, 2011 Manual de compras. Actualización. Juntos por la conservación del bosque nuboso Monteverde Página 8