Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta OFICINA DE COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO
Introducción La Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta posee entre sus canales de comunicación interna las Carteleras Institucionales, las cuales tienen como objetivo garantizar la difusión y acceso de información de interés a estudiantes, docentes, personal administrativo, egresados y visitantes de los diferentes campus. Por lo que la Oficina de Comunicaciones, Prensa y Protocolo desarrolló el manual de administración y uso de las carteleras, en donde se tomaron en cuenta los criterios visuales acordes con el Manual de Imagen Institucional de la Universidad. Este manual fue elaborado para que dependencias, escuelas y todo aquel que en la institución posea una cartelera asignada, tenga una herramienta de consulta, donde pueden encontrar los criterios básicos a tener en cuenta en el proceso de renovación, administración y uso de este medio de comunicación, ya que esta herramienta, exige que su contenido este ordenado para la lectura rápida y la actualización constante de su información con el fin cumplir óptimamente su función. Estas normas deberán ser estrictamente cumplidas por cada dependencia, escuela o dirección que posea una o varias carteleras.
Protocolo de Carteleras Qué es una Cartelera? La cartelera es una herramienta que funciona como medio de comunicación interna que tiene como fin fortalecer los canales de información, ya que tiene poder de convocatoria, gracias a que se puede ubicar en lugares estratégicos donde exista un mayor flujo de circulación. Además, porque la información que las dependencias consignen allí, supone un grado de pertinencia y sobretodo de actualidad. Qué información debemos publicar en carteleras? Los mensajes que en las carteleras se publiquen deben ser de carácter informativo con el fin de que dicha información llegue de manera rápida y eficaz al público interno, es decir, a estudiantes, docentes y empleados. Deben dar conocer la mayoría de los aspectos relacionados con nuestra institución: eventos, actividades, programas, convocatorias, información institucional. Además debe contener aquella información de interés general como son los eventos y convocatorias de otras instituciones que se consideran de importancia para nuestra comunidad universitaria. Toda información que se publica en las carteleras debe ser útil, completa, veraz y de interés.
Cuáles son los tipos de mensajes a publicar? Información institucional Comunicados Campañas Institucionales Convocatorias Seminarios Eventos institucionales Información académica Afiches de otras instituciones o entidades que promuevan la formación profesional, la cultura, el trabajo social, que no sean competencia para nuestra institución. Información Académica. Cómo debemos publicar la información? La información que se vaya a publicar debe estar en una presentación que no vaya en detrimento de la imagen corporativa de la institución. Deben fijar mensajes cortos y de interés general. Si la información lo amerita, debe ir acompañado de algunas imágenes que ayudan a capturar la atención del público objetivo. Siempre de manera ordenada, agradable a la vista. Debe permitir la rotación constante de mensajes.
Público de Interés Estudiantes: personal que recibe capacitación en pregrado o postgrado y se encuentran debidamente matriculados. Profesores: personal que presta sus servicios como docentes de tiempo completo y catedráticos de las diferentes áreas académicas de las Escuelas de la Universidad Sergio Arboleda, activos en los periodos de contratación. Funcionarios: personal que presta sus servicios en las áreas administrativas de las diferentes dependencias de la universidad. Visitantes: todo el personal que por algún motivo visite los campus de la Universidad Sergio arboleda y a la que puede ser dirigido ciertos eventos o convocatorias de carácter externo.
Normas de Uso La dependencia, escuela o departamento encargado de las carteleras debe asignar a una persona que vele por el mantenimiento y buen uso de su cartelera. La responsabilidad de lo publicado es del área administradora de la cartelera. Debe informarse con poco contenido textual, que brinde rapidez de lectura, es decir determinar el tema clave. Las imágenes deben ser claras, llamativas y muy bien definidas para mantener una calidad gráfica ejerciendo un gran poder visual y armonizar con su entorno de ubicación, manejando un diseño y estilo sencillo y directo. La diagramación de los contenidos no deben ir en detrimento de la imagen institucional y debe conservar una buena armonización de colores y espacios. No debe tener información vencida de más de una semana y deben ser renovadas en un tiempo máximo de 15 días, a menos que el evento o actividad anunciada no haya pasado, puesto que toda la información que se exhibe tiene que ser actual. Cuando se publica una información deben dejarse espacios vacíos, entre aviso y aviso, ya que éstos sirven para crear un agradable contraste y ayudan a que no se fatigue la vista y procurar en su mayoría que se utilicen el mismo tamaño de publicación para una mayor armonía. Distribución de la información sobre la cartelera.
Las carteleras son de uso exclusivo de las áreas a las cuales han sido asignadas. Todos comunicados debe ser publicado en los formatos establecidos por la oficina de Gestión de la Calidad. Los eventos y convocatorias debe tener de manera clara la fecha, lugar y hora de dichas actividades. La información y el mensaje publicado no debe atentar contra la moral y los buenos principios de la institución y sus públicos. A su vez, las carteleras son responsabilidad de todos los miembros de la Universidad, por tal motivo, cualquier irregularidad o publicación de información que vaya en contra vía de las políticas institucionales es necesario comunicarlo a la Oficina de Comunicaciones y Protocolo. Las piezas a publicar deben ser pegadas con chinches en las cuatro puntas, si el tamaño de la información supera ½ pliego se aconseja poner 3 chinches por lado; no utilizar cinta adhesiva, pegante. El aseo de este medio de comunicación interno debe estar a cargo del personal de servicios generales, quienes deben mantener las carteleras limpias y sin rayas, como cualquier otro elemento de los artículos inmuebles de la institución, sin embargo, es de la dependencia encargada velar por que servicios generales realice dicho mantenimiento. Toda información en papel impreso, debe consignarse únicamente en las carteleras, no se utilizaran otros medios como paredes, puertas o ventanas de la institución para publicar información, porque para esto existe este medio.
Distribución Espacial Información más destacada o de mayor importancia Nombre de la Dependencia Conservar espaciado entre publicación y publicación