El uso de la Técnica de Regresión Lineal Múltiple para la evaluación de la dotación de personal en el I.N.S.S.

El uso de la Técnica de Regresión Lineal Múltiple para la evaluación de la dotación de personal en el I.N.S.S. Establecimiento de un sistema de evaluación de la dotación de personal para las oficinas del Instituto Nacional de la Seguridad Social. 1

Concepto: a) Para la Administración Pública, la evaluación y análisis de cargas de trabajo es un concepto importado desde fuera. b) Se trata de un instrumento de apoyo para la racionalización de la organización administrativa a todos los niveles.. 2

Concepto: Un estudio de cargas de trabajo es un conjunto de técnicas a aplicar para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficios, determinando la cantidad de personal u horas útiles de trabajo para la eficiente realización de las funciones o competencias asignadas a un departamento o unidad, o, en general, para un proceso de la organización. 3

Como consecuencia del dimensionamiento se pueden determinar: Exedentes de efectivos Déficits de efectivos Instrumento valioso para IR MÁS ALLÁ Medidas correctoras, Mejoras en métodos, o tecnologicas 4

Metodologías de trabajo: a) Análisis cualitativo: basado fundamentalmente en la percepción del analista. (mayoritario, subjetivo.) b) Análisis cuantitativo: se establecen tiempos unitarios y volúmenes en procesos, tareas y actividades. c) Variables de referencia, adecuadamente explotadas con herramientas. 5

CARACTERÍSTICAS PECULIARES DEL I.N.S.S. a) DIVERSIDAD. Gran cantidad de tareas distintas. b) COMPLEJIDAD. Las tareas son muy complejas. c) VARIABILIDAD. Una misma tarea se realiza de formas muy diferentes. d) MUTABILIDAD. Evolución, cambio contínuo en las tareas por nuevas normativas o metodologias. e) VOLUMEN. Extraordinario, casi incomparable. f) ESTRUCTURA PERIFÉRICA REPETITIVA. 52 DD.PP. y 400 CAISS. 6

Cargas de Trabajo en el I.N.S.S. 7

Es posible medir al detalle las cargas de trabajo de una tarea concreta en un lugar concreto (CARGAS PARCIALES). Si se pretende GENERALIZAR resultados para otros centros de trabajo, o investigar GRANDES PROCESOS, la medición al detalle resulta ineficiente o mucho más costosa. En cambio, gracias precisamente a las características peculiares de nuestra entidad, ES POSIBLE un enfoque diferente, que aborde directamente el cálculo de dotaciones, con carácter independiente a la medición exhaustiva en detalle de todas las actividades medibles. 8

PROPUESTA: 1º) USO DE VARIABLES DE REFERENCIA. Utilizaremos un MODELO DE REGRESIÓN ENTRE VARIABLES (Modelo de regresion lineal múltiple). 2º) INCORPORACIÓN DE LOS RESULTADOS EN UN MODELO INTEGRAL. 9

Los valores de las mediciones, obtenidos individualmente en cada centro, no son óptimos. En cambio, la información por variables de referentcia, usada en forma CONJUNTA es tremendamente robusta y consistente, mucho más fiable y representativa de la realidad. Además, es TODA LA QUE EXISTE, no hay posiblidad de pérdida ni olvido de detalles. Los datos NO SON estimados, subjetivos ni especulativos. Los datos SON reales, objetivos y contrastados.. 10

Correlación: Es la expresión matemática de la variación conjunta de dos variables. Es decir, muestra cómo varía una de ellas cuando lo hace la otra. La más sencilla de todas es la denominada correlación lineal simple, que es la que representa una forma de variación directamente proporcional entre las dos variables consideradas y que tiene como representación gráfica una línea recta: Variable 2 B A Variable 1 11

Por ejemplo: Si se pudiera establecer este tipo de relación entre el número de expedientes tramitados y el número de personas dedicadas a este trámite significaría que, en todos los casos y para todas las DD.PP., se podría calcular exactamente el número de funcionarios necesarios para gestionar una cantidad cierta de expedientes. Personal Expedientes 12

Sin embargo, sabemos que aún en el caso de que estas dos variables estuvieran fuertemente relacionadas, la realidad esperable no sería la anterior, sino que, en lugar de una alineación perfecta, con los datos históricos de gestión de cada DP se configuraría una representación gráfica formando una especie de nube de puntos similar a la siguiente: Personal Expedientes 13

Regresión lineal: Es el método matemático (método de los mínimos cuadrados) par calcular la línea de regresión que mejor se aproxima a la nube de puntos real, para poder predecir y comparar valores de la variable personal, que vamos a hacer depender (y no al revés) de los expedientes tramitados. Personal Expedientes 14

Es decir, la recta calculada garantiza que la mayoría de los puntos reales se encuentran a la menor distancia posible de la misma, y permite obtener un valor calculado de personal para cada cantidad de expedientes. Este valor teórico puede compararse con el real. En nuestro ejemplo, puede verse como los puntos que están por debajo de la recta corresponde a posibles dotaciones inferiores a la teórica y los puntos que están por encima de la recta corresponden a unidades con mayor dotación que la teórica. Personal Expedientes 15

En realidad, la relación entre las cargas y el personal necesario para realizarlas, no depende en ningún caso de una única variable. Sin embargo, el esquema intuitivo de funcionamiento sigue siendo el mismo, y en lugar de una regresión lineal simple estaríamos realizando una regresión lineal múltiple (una sola variable cargas o personal dependiendo de los valores de muchas otras: - expedientes, población, etc.) Por tanto, se propone el MODELO DE REGRESIÓN ENTRE VARIABLES, que utiliza una formulación matemática para relacionar el personal necesario con diferentes variables que se conocen. 16

FORMA DE PROCEDER: 1) Se determinan las variables conocidas que tienen influencia en el número de efectivos necesarios para el proceso. 2) Se incorporan los datos correspondientes a estas variables. 3) Se mide la dotación utilizada en cada centro de trabajo para ese proceso. 4) Se introducen los datos en una tabla, con lo que queda configurado el modelo. 17

El modelo se encarga de: a) ASIGNAR UN PESO A CADA VARIABLE. Es el modelo el que asigna, mediante cálculos, el peso de recursos que cada factor consume. b) ESTABLECER UNA ECUACIÓN GENERAL para el cálculo del valor teórico de efectivos. Cada centro de trabajo puede obtener el valor teórico que se le asigna. c) PERMITIR COMPARAR los valores teóricos con los reales. 18

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. 1 VARIABLES 2 DATOS 3 DOTACIÓN 4 TABLA 19

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. 1 VARIABLES 2 DATOS 3 DOTACIÓN 4 TABLA 20

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. 1 VARIABLES 2 DATOS 3 DOTACIÓN 4 TABLA 21

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. 1 VARIABLES 2 DATOS 3 DOTACIÓN 4 TABLA 22

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. 1 VARIABLES 2 DATOS 3 DOTACIÓN 5) RESULTADOS 23

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. DOTACIÓN ACTUAL frente a DOTACIÓN CALCULADA 24

Ejemplo de aplicación práctica: Estudio de dotación CAISS de la D.P. de Sevilla. El resultado pone de manifiesto que el CAISS de Alcalá, aún presentando valores netamente superiores a los del CAISS de Carmona, tiene menor dotación que la teórica, aportando al análisis elementos objetivos, útiles para la toma de decisiones. 25

Gracias por la atención.