INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DEL PLAN DE MERCADEO Descripción del cambio Primera Versión Se actualiza el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Actualización a partir del Formato MC-F25 V02 CONTROL DE CAMBIOS Elaboró Natalia Echavarría Profesional Especializado Subdirección de Promoción y mercadeo Basilia Peña Vargas Líder Operativo Subdirección de Promoción y Mercadeo Asesor de Planeación y Sistemas Fecha de vigencia Versión 15-07-2015 01 06-01-2016 02 1
Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. DESCRIPCIÓN... 5 5. CONTROL DE REGISTROS... 9 6. ANEXOS... 9 2
1 OBJETIVO Elaborar el plan de mercadeo turístico de Bogotá y sus actualizaciones, con el fin de posicionar a Bogotá como destino turístico sostenible. Este plan es un documento que define los objetivos a conseguir en un período de tiempo determinado, así como detalla las acciones y medios de acción precisos para alcanzarlos en el plazo previsto y en los mercados objetivos por el mismo. 2 POLITICAS DE OPERACIÓN Debe indicar los objetivos de marketing para un determinado período. Debe ser sencillo con un contenido sistematizado y estructurado. Debe definir responsabilidades y establecer procedimientos de control. Deberá actualizarse mínimo cada 4 años teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. La entidad deberá surtir un proceso de consultoría para la realización y actualización del plan de mercadeo. Deberá tener en cuenta los mercados objetivos definidos por la entidad. 3 DEFINICIONES Marketing: Es un concepto inglés, traducido al castellano como mercadeo o mercadotecnia. Se trata de la disciplina dedicada al análisis del comportamiento de los mercados y de los consumidores. El marketing analiza la gestión comercial de las empresas con el objetivo de captar, retener y fidelizar a los clientes a través de la satisfacción de sus necesidades. Marketing mix: Es un análisis de estrategia de aspectos internos, desarrollada comúnmente por las empresas para analizar cuatros variables básicas de su actividad: producto, precio, distribución y promoción. Precio: En esta variable se establece la información sobre el precio del producto al que la empresa lo ofrece en el mercado. Este elemento es muy competitivo en el mercado, dado que, tiene un poder esencial sobre el consumidor, además es la única variable que genera ingresos. Producto: Esta variable engloba tanto el producto (core product) en sí que satisface una determinada necesidad, como todos aquellos elementos/servicios suplementarios a ese producto en sí. Estos elementos pueden ser: embalaje, atención al cliente, garantía, etc. Distribución: En esta variable se analizan los canales que atraviesa un producto desde que se crea hasta que llega a las manos del consumidor. Además, podemos hablar también del almacenaje, de los puntos de venta, la relación con los intermediarios, el poder de los mismos. 3
Promoción: La promoción del producto analiza todos los esfuerzos que la empresa realiza para dar a conocer el producto y aumentar sus ventas en el público, por ejemplo: la publicidad, las relaciones públicas, la localización del producto, etc. Target: se designa el público objetivo al que están dirigidos los productos y la publicidad de una campaña de marketing. La palabra target, como tal, proviene del inglés, y significa en español objetivo, blanco o meta. La segmentación de mercado: es el proceso, como su propio nombre indica, de dividir o segmentar un mercado en grupos uniformes más pequeños que tengan características y necesidades semejantes, la segmentación de un mercado se puede dividir de acuerdo a sus características o variables que puedan influir en su comportamiento de compra. Entorno: Situación socioeconómica, Normativa legal, Cambios en los valores culturales, Tendencias, Aparición de nuevos nichos de mercado, Etcétera. Imagen: De la empresa, De los productos, Del sector, De la competencia, A nivel internacional, Etcétera. Cualificación profesional: Equipo directivo, Colaboradores externos, Equipos de ventas, Grado de identificación de los equipos, Etcétera. Posicionamiento en la red: Análisis páginas web, Gestor de contenidos-keywords, Presencia redes sociales, Posibilidad de e-commerce. Mercado: Grado de implantación en la red, Tamaño del mismo, Segmentación, Potencial de compra, Tendencias, Análisis de la oferta, Análisis de la demanda, Análisis cualitativo. Red de distribución: Tipos de punto de venta, Cualificación profesional, Número de puntos de venta, Acciones comerciales ejercidas, Logística. Competencia: Participación en el mercado, PVP, Descuentos y bonificaciones, Red de distribución., Servicios ofrecidos, Nivel profesional, Imagen. Política de comunicación: Targets seleccionados, Objetivos de la comunicación, Presupuestos, Equipos de trabajos, Existencia de comunicación interna, Posicionamiento en internet. 4. DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD Resumen ejecutivo: Indicando un extracto del contenido del plan, así como los medios y estrategias que van a utilizarse. La lectura de estas páginas, junto con las RESPONSABLE 4
recomendaciones que también deben incluirse al final del plan, son las que van a servir a la alta dirección para obtener una visión global. Análisis de la situación: revisión de la oferta turística de la ciudad, productos turísticos y acciones de promoción en curso en el ámbito local, nacional e internacional. Análisis de la situación turística de Bogotá en el ámbito nacional e internacional, análisis posicionamiento de productos Bogotá, análisis de Bogotá en guías turísticas y medios electrónicos. Recopilar, analizar y evaluar los datos básicos para la correcta elaboración del plan tanto a nivel interno como externo de la ciudad, lo que permitirá descubrir en el informe la situación del pasado y del presente. Realizar un análisis histórico que tiene como finalidad el establecer proyecciones de los hechos más significativos y de los que al examinar la evolución pasada y la proyección futura se puedan extraer estimaciones cuantitativas tales como las ventas de los últimos años, la tendencia de la tasa de expansión del mercado, cuota de participación de los productos, tendencia de los pedidos medios, niveles de rotación de los productos, comportamiento de los precios, etc., el concepto histórico se aplica al menos a los tres últimos años. Un análisis causal. Con el que se pretende buscar las razones que expliquen los buenos o malos resultados en los objetivos marcados, y no las excusas y justificaciones, como algunas veces sucede. Independientemente del análisis que hagamos a cada una de las etapas del plan anterior, se tiene que evaluar la capacidad de respuesta que se tuvo frente a situaciones imprevistas de la competencia o coyunturales. Un análisis al comportamiento de la fuerza de ventas. Verdaderos artífices de la consecución de los objetivos comerciales, conviene realizar un análisis pormenorizado tanto a nivel geográfico y de zonas, como a nivel de delegación e individual que sirva como herramienta comparativa. Considerar otros factores externos e internos que afectan directamente a los resultados, por ello conviene incluirlos dentro de esta etapa y que serán decisivos en las siguientes. Entre los principales, podemos destacar: Entorno: Situación socioeconómica, Normativa legal, Cambios en los valores culturales, Tendencias, Aparición de nuevos nichos de mercado, Etcétera. 5
Imagen: De la empresa, De los productos, Del sector, De la competencia, A nivel internacional, Etcétera. Cualificación profesional: Equipo directivo, Colaboradores externos, Equipos de ventas, Grado de identificación de los equipos, Etcétera. Posicionamiento en la red: Análisis páginas web, Gestor de contenidos-keywords, Presencia redes sociales, Posibilidad de e-commerce. Mercado: Grado de implantación en la red, Tamaño del mismo, Segmentación, Potencial de compra, Tendencias, Análisis de la oferta, Análisis de la demanda, Análisis cualitativo. Red de distribución: Tipos de punto de venta, Cualificación profesional, Número de puntos de venta, Acciones comerciales ejercidas, Logística. Competencia: Participación en el mercado, PVP, Descuentos y bonificaciones, Red de distribución., Servicios ofrecidos, Nivel profesional, Imagen. Producto: Tecnología desarrollada, I+D+i, Participación de las ventas globales, Costos, Precios. Política de comunicación: Targets seleccionados, Objetivos de la comunicación, Presupuestos, Equipos de trabajos, Existencia de comunicación interna, Posicionamiento en internet. Determinar de objetivos: Los objetivos constituyen un punto central en la elaboración del plan de mercadeo, ya que todo lo que les precede conduce al establecimiento de los mismos y todo lo que les sigue conduce al logro de ellos. Los objetivos en principio determinan numéricamente dónde queremos llegar y de qué forma; estos además deben ser acordes al plan estratégico general, un objetivo representa también la solución deseada de un problema de mercado o la explotación de una oportunidad. Características de los objetivos: - Viables. Es decir, que se puedan alcanzar y que estén formulados desde una óptica práctica y realista. - Concretos y precisos. Totalmente coherentes con las directrices de la compañía. - En el tiempo. Ajustados a un plan de trabajo. - Consensuados. Englobados a la política general de la entidad, han de ser aceptados y compartidos por el resto de la organización. 6
- Flexibles. Totalmente adaptados a la necesidad del momento. - Motivadores. Al igual que sucede con los equipos de venta, estos deben constituirse con un reto alcanzable. - Pueden ser: Objetivo de posicionamiento, Objetivo de ventas y Objetivo de viabilidad. - Cuantitativos. A la previsión de ventas, porcentaje de beneficios, captación de nuevos clientes, recuperación de clientes perdidos, participación de mercado, coeficiente de penetración, etc. - Cualitativos. A la mejora de imagen, mayor grado de reconocimiento, calidad de servicios, apertura de nuevos canales, mejora profesional de la fuerza de ventas, innovación, etc. Elaboración y selección de estrategias: El proceso a seguir para elegir las estrategias se basa en: La definición del público objetivo (target) al que se desee llegar, el planteamiento general y objetivos específicos de las diferentes variables del marketing (producto, comunicación, fuerza de ventas, distribución...). La determinación del presupuesto en cuestión. Plan de acción: Las diferentes tácticas que se utilicen en el mencionado plan estarán englobadas dentro del mix del marketing, ya que se propondrán distintas estrategias específicas combinando de forma adecuada las variables del marketing. Se pueden apoyar en distintas combinaciones, de ahí que en esta etapa nos limitemos a enumerar algunas de las acciones que se pudieran poner en marcha, que por supuesto estarán en función de todo lo analizado en las etapas anteriores. Sobre el producto. Eliminaciones, modificaciones y lanzamiento de nuevos productos, creación de nuevas marcas, ampliación de la gama, mejora de calidad, nuevos envases y tamaños, valores añadidos al producto, creación de nuevos productos. Sobre el precio. Revisión de las tarifas actuales, cambio en la política de descuentos, incorporación de rappels, bonificaciones de compra. Sobre los canales de distribución. Comercializar a través de internet, apoyo al detallista, fijación de condiciones a los mayoristas, apertura de nuevos canales, política de stock, mejoras del plazo de entrega, subcontratación de transporte. 7
Sobre la organización comercial. Definición de funciones, deberes y responsabilidades de los diferentes niveles comerciales, aumento o ajuste de plantilla, modificación de zonas de venta y rutas, retribución e incentivación de los vendedores, cumplimentación y tramitación de pedidos, subcontratación. Sobre la comunicación integral. Contratación de gabinete de prensa, potenciación de página web, plan de medios y soportes, determinación de presupuestos, campañas promocionales, política de marketing directo, presencia en redes sociales. Establecimiento de presupuesto Sistemas de control y plan de contingencias: El control es el último requisito exigible a un plan de mercadeo, el control de la gestión y la utilización de los cuadros de mando permiten saber el grado de cumplimiento de los objetivos a medida que se van aplicando las estrategias y tácticas definidas. A través de este control se pretende detectar los posibles fallos y desviaciones a tenor de las consecuencias que estos vayan generando para poder aplicar soluciones y medidas correctoras con la máxima inmediatez. De no establecerse estos mecanismos de control, habríamos de esperar a que terminara el ejercicio y ver entonces si el objetivo marcado se ha alcanzado o no. En este último caso, sería demasiado tarde para reaccionar. Así pues, los mecanismos de control permiten conocer las realizaciones parciales del objetivo en periodos relativamente cortos de tiempo, por lo que la capacidad de reaccionar es casi inmediata. Alguna forma de medir puede ser: Nuestro posicionamiento en la red, Resultado de las diferentes campañas de comunicación. Proceso de control: realizar el feedback correspondiente con el ánimo de investigar las causas que las han podido producir y nos puedan servir para experiencias posteriores. 5. CONTROL DE REGISTROS: N/A 6. ANEXOS N/A 8
CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Basilia Peña Vargas Líder Operativo de Promoción del Destino Ing. Luis Alejandro Reyes Contratista Planeación y Sistemas Subdirector(a) de Promoción del Destino Líder del Proceso Ing. Eduardo Navarro Téllez Contratista Planeación y Sistemas Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG 06-01-2016 9