AUDIENCIA DE DE RIESGOS LICITACIÓN PÚBLICA 002-2014 SUPER ASTRO 10 de noviembre de 2014 COLJUEGOS EICE actuando en calidad de Administradora del Monopolio Rentístico de los Juegos de Suerte y Azar, advierte que el receptor de la información aquí presentada y demás anexos relacionados, tendrá la obligación de abstenerse de reproducir o modificar, sin previa autorización escrita y expresa de COLJUEGOS EICE.
Agenda 1. Instalación de la audiencia 2. Presentación de la mesa directiva y organismos de control 3. Protocolo y normas de participación para el eficaz desarrollo de la audiencia 4. Avance en el cronograma de la licitación 5. Presentación análisis y asignación de los riesgos previsibles 6. Atención a preguntas de los asistentes 2
3. Protocolo y normas de participación para el eficaz desarrollo de la audiencia Normas generales de atención de la Audiencia: 1. Se considera indispensable para la eficacia de la Audiencia guardar respeto frente a las intervenciones de lo asistentes y de COLJUEGOS. 2. La participación desordenada o sin haberse otorgado el uso de la palabra se considerará una contravención al normal y eficaz funcionamiento de la Audiencia. 3. Se recomienda escuchar con atención las intervenciones de los asistentes y de los funcionarios de COLJUEGOS, de manera que no sea necesario repetir respuestas o intervenciones a las cuales ya se les ha dedicado tiempo dentro de la Audiencia. 3
3. Protocolo y normas de participación para el eficaz desarrollo de la audiencia A cerca la participación de los asistentes: Una vez COLJUEGOS haya presentado los riegos previsibles del proceso de licitación, los asistentes podrán formular sus preguntas y observaciones por escrito. Con el objetivo de llevar un exhaustivo registro de las preguntas y observaciones, los asistentes deberán consignar su pregunta u observación en los formatos suministrados para este fin. Allí deberán escribir en letra clara: el nombre de la persona que formula la pregunta, la empresa u organización a la cual representa, indicar el número del riesgo si su pregunta hace referencia a este asunto y la pregunta escrita de forma concreta y clara. Los formatos con las preguntas deben ser entregados al personal de la Entidad antes del receso de la Audiencia. Estas preguntas serán numeradas y leídas antes del receso. En favor del uso eficaz del tiempo y la equidad con todos los participantes, luego de recibir respuesta de la Entidad, el participante tendrá derecho a realizar una sola réplica. Con el mismo propósito, cada réplica podrá extenderse por máximo cinco minutos, de manera que todos los asistentes tengan la oportunidad de participar. Si el participante desea realizar una observación adicional a la réplica, puede consignar su nueva pregunta en uno de los formatos o enviarla con posterioridad a contactenos@coljuegos.gov.co. Todas las preguntas serán respondidas por escrito y publicadas en el SECOP. Para garantizar la calidad del sonido en la grabación de esta Audiencia, los asistentes que deseen intervenir deben hacer uso del micrófono que se ha dispuesto con ese propósito. 4
3. Protocolo y normas de participación para el eficaz desarrollo de la audiencia A cerca de las respuestas de la Entidad: COLJUEGOS realizará las aclaraciones correspondientes luego del receso de la Audiencia. Si hay observaciones que, a juicio de COLJUEGOS, requieran una explicación extensa, la Entidad dará respuesta por escrito y la publicará en el SECOP. Si hay observaciones que, a juicio de COLJUEGOS, requieran análisis adicional, cuya solución incida en el sentido de la decisión a adoptar; la Audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. No obstante, se reitera que toda pregunta u observación será contestada y publicada en el SECOP. 5
4. Avance en cronograma de la licitación ETAPA ACTIVIDAD FECHA STATUS PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO EVALUACIÓN DE PROPUESTAS MATERIALIZACIÓN CONTRATO Publicación en SECOP de: estudios y documentos previos, proyecto pliego de condiciones, avisos, reglamento, requerimientos técnicos y resolución. 23 septiembre de 2014 Audiencia explicativa y de acercamiento 29 septiembre de 2014 Fecha límite estimada para realizar observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones 10 octubre de 2014 Respuesta a observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones 31 octubre de 2014 Apertura de licitación 31 octubre de 2014 Audiencia de riesgos y aclaraciones del Pliego Cond (cancelada) 5 noviembre de 2014 Audiencia de riesgos y aclaraciones del Pliego de Condiciones 10 noviembre de 2014 Presentación de propuestas Evaluación y calificación de las propuestas 26 noviembre 2014 hasta las 3:00pm 27 noviembre al 16 diciembre de 2014 Publicación resultados evaluación en SECOP y plazo presentación observaciones a resultados por parte de proponentes 17 al 23 diciembre de 2014 Respuestas de observaciones al informe de evaluación Durante la audiencia de adjudicación Adjudicación del Contrato de Concesión 6 de enero de 2015 a las 2:00pm Celebración del Contrato de Concesión (promesa de sociedad futura)** 7 al 28 de enero de 2015 Constitución de garantía de cumplimiento 29 de enero al 11 de febrero 2015 Aprobación de garantía por COLJUEGOS 13 de febrero de 2015 Firma acta de inicio del Contrato de Concesión 16 de febrero de 2015 Etapa Preoperativa A partir de la firma del acta de inicio hasta el 24 de abril de 2015 OPERACIÓN Etapa Operativa 25 abril 2015 al 24 abril 2020 *Consulte el cronograma vigente en el SECOP por el número de proceso 14-1-125992. **Para personas jurídicas constituidas la fecha límite de celebración es el 9 de enero de 2015 6
1 CLASE General ETAPA Ejecución FUENTE Externo TIPO Naturaleza DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Desastres naturales que tienen un impacto adverso sobre la ejecución del contrato, tales como terremotos, inundaciones, incendios (Art. 64 C.C.) que afectan la red transaccional del juego. Pueden conducir a la interrupción del juego en las zonas del país cuyos Terminales de Venta se vean afectados por este tipo de desastres, y tener incidencia sobre la demanda. PROBABILIDAD 3 VALORACIÓN DEL RIESGO 4 IMPACTO 1 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo al: atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego; y contratar las redundancias necesarias de redes de datos, preferiblemente mediante proveedores con diferentes nodos de comunicación que garanticen la continuidad en la operación de la red. Atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego. Contratar las redundancias necesarias de redes de datos, preferiblemente mediante proveedores con diferentes nodos de comunicación que garanticen la continuidad en la operación de la red transaccional del juego. 7
2 CLASE General ETAPA Ejecución FUENTE Externo TIPO Naturaleza Eventos de causa ajena tales como terremotos, inundaciones e incendios, que afecten DESCRIPCIÓN directamente el centro de cómputo del Juego y sus principales canales de comunicación. CONSECUENCIA Pueden conducir a la interrupción del juego y tener incidencia sobre la demanda. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 6 IMPACTO 5 CATEGORÍA Alto Se asigna al Concesionario por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo al atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego, garantizando que el centro de cómputo principal del Operador cumpla con las especificaciones técnicas de un TIER III, se mantenga la información de la operación sincronizada entre el centro de cómputo principal y alterno, y se disponga de un DRP (Disaster Recovery Plan), así como canales redundantes de comunicación entre otros. Atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego, garantizando que el centro de cómputo principal del Operador cumpla con las especificaciones técnicas de un TIER III, se mantenga la información de la operación sincronizada entre el centro de cómputo principal y alterno, y se disponga de un DRP (Disaster Recovery Plan), así como canales redundantes de comunicación entre otros. 8
3 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Externo TIPO Económico DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Riesgo Comercial/Decremento de la demanda del juego en el mercado por ser de difícil acceso para los apostadores Menores ingresos a los previstos, sin que se alcance el retorno de la inversión en el periodo de la concesión. Pérdida de apostadores potenciales por carencia de acceso a terminales de venta del juego. PROBABILIDAD 2 VALORACIÓN DEL RIESGO 4 IMPACTO 2 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario por cuanto certificó experiencia en recaudos y/o pagos o en operación de juegos de suerte y azar, así mismo cuenta con profesionales expertos en distintos procesos de la operación del juego, y puede destinar recursos en publicidad para mejorar su posicionamiento. Además, dispone de mecanismos para efectuar sus propias estimaciones de la demanda y las condiciones del negocio. Las herramientas de mitigación del riesgo son: 1) La inversión de publicidad y mercadeo exigida por el Acuerdo Nro. 08 de 2014, lo cual permitirá asegurar recursos para promocionar SUPER ASTRO y mejorar el posicionamiento del mismo en el mercado objetivo; 2) La cantidad de Terminales de Venta que establezca el proponente según su modelo de negocios y la disponibilidad de la red transaccional; y 3) El Concesionario debe contar con profesionales expertos acreditados como requisito habilitante técnico. Así mismo, puede efectuar sus propias estimaciones de la demanda y las condiciones del negocio, adoptando las medidas necesarias para enfrentar este riesgo según el comportamiento del mercado. 9
4 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Externo TIPO Regulatorio DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Cambios normativos de naturaleza tributaria impartidos por Gobierno Nacional. Mayores cargas impositivas pueden afectar la viabilidad financiera del negocio al imposibilitar el pago de todos los gastos de operación. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 5 IMPACTO 4 CATEGORÍA Medio Se asigna al Concesionario por cuanto es una manifestación directa del Gobierno y se constituye un hecho del príncipe que debe acatar. Se observa que el hecho mismo de la imposición de nuevos tributos, por sí solo no equivale al incumplimiento automático del Contrato de Concesión, sino que se trata de una circunstancia imprevista. Por tal razón, deberá analizarse cada caso en particular para determinar la existencia de la afectación grave de las condiciones económicas del contrato a raíz de la aplicación de la nueva norma impositiva. 10
5 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Externo TIPO Político Problemas de orden público que generen efectos económicos adversos provenientes de DESCRIPCIÓN rebelión, asonada, guerra, terrorismo, etc., afectando directamente el centro de cómputo del juego y sus principales canales de comunicación. CONSECUENCIA Cesación de generación de ingresos del juego. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 2 IMPACTO 1 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo adquiriendo pólizas de seguros que amparen los daños sobre el centro de cómputo del juego. Atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego, principalmente en cuanto a garantizar que el centro de cómputo alterno esté permanentemente sincronizado con el centro de cómputo principal, y contratar las redundancias necesarias de redes de datos, preferiblemente mediante proveedores con diferentes nodos de comunicación que garanticen la continuidad en la operación de la red. 11
6 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Interno TIPO Tecnológico DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Pérdida de la conexión segura del canal dedicado o VPN (Virtual Private Network), que provoque la interrupción en la transmisión de la información transaccional desde la base de datos del Operador hacia COLJUEGOS. Pérdida de la trazabilidad del juego y de la confiabilidad para la operación y control del mismo. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 2 IMPACTO 1 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo al atender los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego, principalmente en cuanto a garantizar que el centro de cómputo alterno esté permanentemente sincronizado con el centro de cómputo principal, y contratar las redundancias necesarias de redes de datos, preferiblemente mediante proveedores con diferentes nodos de comunicación que garanticen la continuidad en la operación de la red. Atender los requerimientos técnicos en cuanto a las redundancias necesarias para garantizar la continuidad de la operación del canal de comunicación entre el centro de cómputo del Operador (principal y alterno) y COLJUEGOS. 12
7 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Interno TIPO Operacional DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Pérdida o carencia de idoneidad del recurso humano que administra la infraestructura tecnológica del juego (software y hardware) poniendo en riesgo la operación del juego. Afectar el normal desarrollo del juego por carencia de recurso humano o falta de conocimiento tecnológico por parte del administrador designado. PROBABILIDAD 2 VALORACIÓN DEL RIESGO 4 IMPACTO 2 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario por ser el encargado de implementar un plan de contingencia que garantice la continuidad del juego, y un sistema de gestión de calidad que garantice el normal del desarrollo del negocio y la ejecución en debida forma de la concesión otorgada. El Operador debe seguir los lineamientos establecidos en los Requerimientos Técnicos para la Operación del Juego referentes al plan de contingencia que garantiza la continuidad de la actividad del juego, y a las mejores prácticas de administración que siguen la norma ISO 9001 (base del sistema de gestión de calidad), teniendo como mínimo los manuales de procedimientos y procesos de respaldo humano con profesionales idóneos que administren la infraestructura tecnológica. 13
8 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Interno TIPO Operacional DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Uso indebido por parte del Concesionario o de terceros de los elementos de propiedad industrial con los que se ha comercializado el juego. Desprotección del derecho de uso de la marca, dilución del reconocimiento del signo entre los consumidores y confusión. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 3 IMPACTO 2 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario quien es el encargado del uso de la marca, de la defensa de la misma y realizar todos los registros correspondientes a la propiedad industrial del juego. Contar con protocolos de uso de la marca, ejercer vigilancia en el mercado y realizar las inversiones suficientes para comercializar el juego con los elementos de propiedad industrial que se consideren necesarios. 14
9 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Interno TIPO Operacional DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Incumplimiento de un tercero que afecte la operación del juego y el cumplimiento del Contrato de Concesión. Imposición de multas y sanciones al operador y/o declaratoria de caducidad del Contrato de Concesión haciendo efectiva la respectiva garantía y afectando la debida operación del juego. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 5 IMPACTO 4 CATEGORÍA Medio Se asigna al Concesionario por ser el encargado de tercerizar los procedimientos que considere pertinentes para la debida operación del juego. Contar con los protocolos, procedimientos y herramientas necesarias para evitar que el incumplimiento de un tercero afecte la operación del juego. 15
10 CLASE Específico ETAPA Ejecución FUENTE Interno TIPO Operacional DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA Riesgo de daños a terceros (responsabilidad civil extracontractual). El pago de indemnizaciones a terceros por posibles daños que se causen en ejecución del Contrato de Concesión. PROBABILIDAD 1 VALORACIÓN DEL RIESGO 3 IMPACTO 2 CATEGORÍA Bajo Se asigna al Concesionario, quien tiene el control sobre el personal y los elementos que hacen parte de la concesión y a quien se le exige la suscripción de una póliza de RCE. No obstante la suscripción de la póliza mencionada, el Concesionario estará obligado a responder por todos los perjuicios que se deriven de la configuración del riesgo. Se obliga al Concesionario a suscribir una póliza de RCE, para cubrir los posibles daños derivados de la configuración del riesgo. 16
RECESO La Audiencia de Asignación de Riesgos y Aclaración de Pliegos se suspende por el tiempo anunciado para que los funcionarios de COLJUEGOS estudien sus observaciones. Gracias por su colaboración. 17
GRACIAS POR SU ATENCIÓN COLJUEGOS espera haber atendido todas sus observaciones y preguntas las cuales serán publicadas en el SECOP. Su asistencia y participación es muy valorada en este proceso de selección, por lo cual lo invitamos a consultar constantemente el SECOP donde encontrará las novedades del proceso. 18