FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA SAS

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1 FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA SAS CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No CONTRATAR LA APLICACIÓN DE PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA PARA LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF EN LAS REGIONALES DE MAGDALENA Y SANTANDER ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2010 ANEXO 01 SAS Página 1 de 6

2 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD En marco del Convenio interadministrativo No suscrito entre FONADE y el ICBF, cuyo objetivo es Aunar esfuerzos entre el ICBF y FONADE para organizar y entregar archivos de gestión central, histórico y de fondos acumulados, ubicados en algunas regionales, seccionales y centros zonales del ICBF y en desarrollo de las actividades propias del Convenio, en el año 2008 FONADE contrató la actualización y complemento del diagnóstico de los procesos archivísticos aplicables a los Fondos acumulados y Archivos de Gestión del ICBF a nivel nacional, la actualización de las tablas de retención documental y el prototipo de las tablas de valoración documental. Para el año 2010 y en cumplimiento de la segunda fase del proyecto del Convenio citado y teniendo en cuenta el correo correo electrónico del 26 de enero del presente año, remitido por la Directora Administrativa de dicha entidad, se requiere adelantar el proceso de selección respectivo para escoger una persona natural o jurídica que realice la intervención de los archivos del ICBF- Regionales Magdalena y Santander, de acuerdo con la normatividad archivística vigente y los aspectos técnicos establecidos en el presente pliego de condiciones. 2. OBJETO A CONTRATAR El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, está interesado en llevar a cabo la contratación de LA APLICACIÓN DE PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA PARA LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF EN LAS REGIONALES DEL MAGDALENA Y SANTANDER., según las especificaciones técnicas señaladas en el documento: Ficha Técnica Anexo FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive están sujetos a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80/93 y 1150/07, y al presente pliego de condiciones. El procedimiento de contratación de selección abreviada mediante subasta inversa presencial, fue adoptado teniendo en cuenta lo previsto en el Título II, Capítulo II, Sección I, Subsección I, del Decreto 2474/08, toda vez que el objeto del contrato cuya celebración se pretende es la adquisición o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, y que el presupuesto oficial estimado supera el 10% de la menor cuantía de la entidad. La subasta inversa se realizará de manera presencial teniendo en cuenta que FONADE no cuenta en la actualidad con la infraestructura tecnológica para realizarla de manera electrónica. ANEXO 01 SAS Página 2 de 6

3 4. ANALISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO De acuerdo con el objeto del proceso, se estableció un precio estimado de metro lineal en el cual se tiene en cuenta los costos y gastos a que haya lugar para la ejecución del contrato, así como el valor del IVA. Con base en lo anterior, el precio promedio estimado por metro lineal para la organización del archivo de gestión es de $ y el precio promedio estimado por metro lineal para el realmacenamiento en estado natural de los fondos documentales acumulados es de $ que para la cantidad total de metros lineales a intervenir, por grupo, da como resultado el presupuesto total establecido en el numeral 1.4 del pliego de condiciones, para cada Regional. 5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA PROPUESTA MAS FAVORABLE De conformidad con lo dispuesto en el capítulo II, subsección I, artículo 25 del decreto 2474 de 2008, teniendo en cuenta el valor del contrato cuya celebración se pretende, se utilizará el proceso de Subasta Inversa, por lo cual la selección del oferente será el que oferte el menor valor. 6. SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES FONADE a través del equipo de profesionales idóneos responsables del proceso, analizaron cada uno de los riesgos teniendo en cuenta las variables que inciden en la ejecución del contrato, resultado de ello es el análisis de la estimación, tipificación y asignación que se presenta a continuación: ANEXO 01 SAS Página 3 de 6

4 TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO NIVEL ASIGNACION Imposición de nuevos tributos RIESGO REGULATORIO Imposición de nuevos trámites o permisos Cambios en el marco regulatorio o normatividad aplicable al proyecto Variaciones o fluctuaciones en tasas de interés o de las tasas de cambio que afecten los flujos futuros del contratista Incremento en los precios de materiales MEDIO Incremento en las cantidades de mano de obra y/o materiales por causas imputables al contratista Reducción de la oferta de materiales y/o equipos requeridos para la ejecución del contrato Materiales importados o no comercializables en el país Daño, pérdida o hurto de materiales o equipos Suspensión o reducción del suministro de RIESGOS ECONOMICOS energía o agua Sabotaje de empleados o personal del contratista Malfuncionamiento o descalibración de equipos Escasez de la oferta de profesionales que puedan desarrollar las actividades del proyecto Imposibilidad de recibir o efectuar mantenimiento a equipos Pérdida de personal calificado o experimentado Variaciones en tasas de cambio que afecten flujos futuros del contratista Ocurrencia de accidentes laborales ANEXO 01 SAS Página 4 de 6

5 RIESGOS DE ORDEN PUBLICO Y DE IMPACTO SOCIAL Y DE SEGURIDAD Deterioro de las condiciones de seguridad y orden público que interrumpan las actividades o impidan la ejecución del contrato Interrupción de la ejecución del proyecto debido a huelgas/ manifestaciones de orden público por parte de los trabajadores del contratista. Daño o destrucción del proyecto por acciones vandalistas o terroristas. Interrupción de las actividades del proyecto por el secuestro de las personas que realizan las actividades del proyecto Actos de entidades administrativas que generan inoportunidad en el cumplimiento del contrato. Disturbios civiles y vandalismo que impidan la ejecución del contrato Interrupción de las actividades por acciones Civiles o problemas de orden social Daños causados a terceros Daños causados a bienes o propiedades de terceros Inexistencia o limitaciones de medios de MOVILIDAD Y TRANSPORTE acceso y/o transporte de personas, materiales y equipos 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Análisis de las garantías: Con el objeto de respaldar el cumplimento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista, frente a la entidad, por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato objeto del presente proceso de selección, el estudio previo efectuado, determinó la necesidad de establecer los siguientes amparos dentro de la garantías, conforme a lo dispuesto en decreto 4828 de 2008: - Cumplimiento: Este amparo pretende proteger a la Entidad de los perjuicios que sean ocasionados por el contratista que incumpla parcial o totalmente las obligaciones contraídas. De igual manera, para cubrir las multas y sanciones que con ocasión de la ejecución del contrato imponga la Entidad al contratista incumplido. La estimación del amparo, se ha tasado en un porcentaje del veinte por ciento (20%) y su vigencia deberá expedirse por la totalidad del plazo de ejecución del contrato y hasta el termino establecido para su liquidación, esto es seis (6) meses más, teniendo en cuenta que puede haber obligaciones posteriores ANEXO 01 SAS Página 5 de 6

6 a la entrega de la obra pendientes, los cuales se encuentran dentro de las obligaciones contractuales. - De buen manejo y correcta inversión del anticipo: Con el fin de proteger los recursos entregados, por la entidad, en calidad de anticipo. Se establece este amparo por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del dinero recibido por este concepto por el termino de la vigencia del contrato y seis (6) meses más. - De Calidad del servicio Con el fin que los servicios ofrecidos cumplan con las características establecidas en el Pliego de Condiciones. La misma debe cubrir el amparo por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el término de tres (3) años contados a partir de la suscripción del acta de recibo final, en los términos y condiciones establecidos en el contrato. - De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales Para proteger la entidad contratante de futuras reclamaciones. La misma debe cubrir un amparo por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, por el término de su duración y tres (3) años más. ANEXO 01 SAS Página 6 de 6