ÍNDICE MANUAL DE CONTABILIDAD...2 1. INTRODUCCIÓN...2 2. OBJETIVO...2 3. DEFINICIONES...2 4. ESTADOS FINANCIEROS...2 5. CONTABLES...3 Estado de situación financiera...3 Estado de resultados...3 Estado de origen y aplicación de los recursos...3 Estado de flujo de efectivo...3 Estado de afectación patrimonial...4 6. PRESUPUESTALES...4 Estado que muestra los ingresos y egresos mensual, acumulado y modificaciones al presupuesto...4 Estado de avance del ejercicio presupuestal de ingresos mensual y acumulado...4 Estado de avance del ejercicio presupuestal de egresos mensual y acumulado...4 7. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA...4 8. CUENTA PÚBLICA...4 9. DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA...5 10. SISTEMA CONTABLE...5 11. PÓLIZAS...5 Póliza cheque Ch...5 Póliza egresos Egr...5 Póliza diario Dr...5 Póliza recursos estatales RecE...5 Póliza cierre Cr...6 12. PROCESO DE REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE...6 Instrucciones...6 17. DIAGRAMA DE REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE...8
Catálogo de cuentas Manual de Contabilidad 1. Introducción Con el propósito de generar información financiera- presupuestal que sea útil para la toma de decisiones, control y vigilancia de los recursos públicos tanto para la administración, la sociedad y las dependencias encargadas de fiscalizar el control de dichos recursos, se implementa el presente manual de contabilidad.. 2. Objetivo El presente manual tiene la finalidad de facilitar al responsable la realización de los registros de las operaciones que afectan económicamente a la entidad, para que produzca sistemática y estructuralmente la información financiera por medio de las transacciones, y otros eventos que afectan al Instituto, realizando estados financieros que permitan revelar de forma concreta el ejercicio del presupuesto, las fianzas y los resultados del Instituto a una fecha determinada o durante un período de tiempo a evaluar, observando los postulados básicos de: Sustancia económica, Entidad económica, negocio en marcha, devengación contable, asociación de gastos con ingresos, valuación, dualidad económica y consistencia Se entenderá por: 3. Definiciones Instituto.- El Instituto Morelense de Información Pública y Estadística. LIPEM.- La Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos 4. Estados Financieros La contabilidad tiene como finalidad generar información acerca de las operaciones que afectan al Instituto, generándola de manera ordenada y debidamente clasificada para su correcto entendimiento e interpretación, con la finalidad que los usuarios puedan interpretar correcta la información financiera de acuerdo con los fines del Instituto, generando información en los estados financieros de forma consistente, veraz y oportuna, principalmente para: Elaboró: Dirección General de Administración Página 2
Catálogo de cuentas Dar transparencia a las operaciones; Rendición de cuentas; y; Facilitar la fiscalización. Estados financieros que emite el Instituto: Representación estructurada de la situación y desarrollo financiero de una entidad a una fecha determinada o por un periodo definido. Con el propósito de proveer información del Instituto acerca de su posición financiera, del resultado de las operaciones y los cambios en su patrimonio contable y los recursos (que son útiles en el proceso de la toma de decisiones económicas, proporcionando información de la evolución de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, cambios en el patrimonio, y en la situación financiera), se emiten los siguientes: 5. Contables Estado de situación financiera Este estado, muestra la situación de los activos, pasivos y patrimonio del Instituto a una fecha determinada. Estado de resultados Este estado, muestra la información relevante acerca de las operaciones desarrolladas por el instituto durante un periodo determinado, en el cual se determina el déficit o superávit mediante la comparación de los ingresos presupuestales aprobados y la aplicación del presupuesto ejercido. Estado de origen y aplicación de los recursos Este estado, proporciona información relevante sobre los cambios mostrados en aumentos y disminuciones del activo pasivo y patrimonio, con la finalidad de valorar el aumento o disminución del efectivo en periodo. Estado de flujo de efectivo Este estado, muestra las entradas y salidas de dinero de la cuenta bancaria del Instituto, con la finalidad de valorar el efectivo con el que se dispone en un periodo determinado. Elaboró: Dirección General de Administración Página 3
Estado de afectación patrimonial Catálogo de cuentas Este estado, muestra las variaciones en la cuenta del patrimonio, aumentos y disminuciones por adquisiciones, bajas, déficit o superávit de los ejercicios anteriores aumento o disminución de reservas. 6. Presupuestales Estado que muestra los ingresos y egresos mensual, acumulado y modificaciones al presupuesto Este estado, muestra el presupuesto solicitado, las modificaciones por medio de transferencias, el presupuesto real ejercido con la finalidad de valorar el saldo presupuestal disponible, mensual y trimestral. Estado de avance del ejercicio presupuestal de ingresos mensual y acumulado Este estado, muestra el avance presupuestal de los ingresos, programados efectivamente entregados, y los pendientes de liberar en términos monetarios y porcentuales en periodos trimestrales. Estado de avance del ejercicio presupuestal de egresos mensual y acumulado Este estado, muestra el avance presupuestal de los egresos, programados efectivamente erogados, con la finalidad de medir el avance de la aplicación del presupuesto en un periodo trimestral. 7. Usuarios de la información financiera Consejeros del Instituto, Trabajadores del Instituto, Gobierno del Estado, Poder Legislativo, Auditoria superior de fiscalización, las Personas en el ejercicio de derecho de acceso a la información y protección de datos personales. 8. Cuenta pública Documento que integra los estados financieros contables y presupuestales, la cual se elabora de manera trimestral y anual con la finalidad de medir el estado que guarda las finanzas del Instituto, en éste adicionalmente se muestra la siguiente información: Libro diario; Balanza de mayor; Balanza de comprobación; Elaboró: Dirección General de Administración Página 4
Conciliaciones bancarias; Estados de cuenta bancarios; Acta de sesión de aprobación de la cuenta pública; Resumen ejecutivo de aplicación presupuestal; 9. Documentación comprobatoria Catálogo de cuentas Es el documento original que comprueba y ampara la entrega del pago en el ejercicio presupuestal de acuerdo con los lineamientos emitidos para estos efectos. 10. Sistema contable Sistema diseñado para el Instituto, el cual permite el registro en pólizas, de las operaciones de manera cronológica y detallada, con la finalidad de producir información financiera de forma sistemática, clara, veraz, oportuna, confiable, comparable y comprensible. 11. Pólizas Documento que asienta el registro de las operaciones contables en la cuenta de gasto que corresponde la documentación comprobatoria. Póliza cheque Ch Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago se realiza con cheque nominativo. Póliza egresos Egr Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago se realiza por medio de transferencia en portal bancario por Internet. Póliza diario Dr Documento que muestra el registro de las operaciones que no representan una salida de recurso presupuestal (Dinero), tal como la realización de provisión de pago para acreedores y proveedores, registro de las adquisiciones que forman parte del patrimonio, de ingresos pendientes de depositar en la cuenta bancaria del Instituto y cancelación de pólizas. Póliza recursos estatales RecE Documento que muestra el registro de los ingresos efectivamente depositados a la cuenta bancaria del Instituto. Elaboró: Dirección General de Administración Página 5
Póliza cierre Cr Catálogo de cuentas Documento que muestra el cierre contable del ejercicio presupuestal, en el que los gastos realizados se comparan con los ingresos recibidos para determinar el déficit o superávit presupuestal. 12. Proceso de registro en sistema contable 1. Recepción de documentación comprobatoria del usuario analista B 2. Pegado de información ( Ver instrucción 1) 3. Ingreso al sistema contable ( Ver instrucción 2 ) 4. Campo póliza, identificar y Seleccionar tipo de póliza 5. Campo fecha, Seleccionar fecha en la que se realiza el registro 6. Campo referencia ( Ver instrucción 3) 7. Campo concepto, Registrar el concepto (Ver instrucción 4) 8. Campo cuenta, identificar y registrar la cuenta contable a la que pertenece el gasto (consultar catalogo de cuentas y clasificador por objeto del gasto); 9. Campo observación, registrar la descripción detallada del gasto generado (Ver instrucción 5) 10. Registrar el número de departamento que vincula el gasto (Ver instrucción 6). 11. Campo cargo, Registrar el importe total de la documentación, si así le corresponde de acuerdo con la naturaleza contable de la cuenta. 12. Campo abono, Registrar el importe total de la documentación, si así le corresponde de acuerdo con la naturaleza contable de la cuenta. 13. Guardar la póliza generada botón guardar F4 14. Seleccionar botón imprimir para que muestre la póliza en vista preliminar. 15. Seleccionar Botón imprimir Informe, para la impresión de la póliza. 16. Archivo de póliza con la documentación comprobatoria en carpeta correspondiente. Instrucciones 1. Pegado de documentación en hojas de papel de la siguiente manera: Elaboró: Dirección General de Administración Página 6
Catálogo de cuentas i. Utilizar papel de reuso primordialmente; ii. Ordenar la documentación por tipo de gasto; y iii. Ordenar la documentación cronológicamente por fecha; 2. Ingreso al sistema contable: i. Seleccionar de menú; ii. Seleccionar movimientos; iii. Seleccionar Pólizas. iv. Seleccionar Botón nuevo 3. En este campo se podrá anotar el número de factura, número de referencia de los depósitos realizados a la cuenta bancaria; 4. En este campo se registrará la descripción general de la documentación comprobatoria con la finalidad de identificar el gasto de manera eficiente; 5. Información mínima que se deberá registrar; i. Cantidad cuando así se requiera, (Impresos, marcos, aplicación de poliéster y gastos análogos); ii. Detalle del servicio recibido o compras realizadas ( medidas, periodo del servicio recibido, fechas de estancia por hospedajes); iii. Nombre del consejero o trabajador quien ejerció el gasto (cuentas, viáticos, gastos médicos, gastos de representación); iv. Descripción del evento, y lugar de realización (cuenta de Difusión e información institucional y análogas); 6. Listado de departamentos: i. 1 Pleno del consejo ii. 2 Secretaria Ejecutiva iii. 3 Dirección General de Socialización iv. 4 dirección General del SEDA v. 5 dirección general Jurídica vi. 6 dirección general de administración vii. 7 Dirección general de Informática viii. 8 SESEE Elaboró: Dirección General de Administración Página 7
Catálogo de cuentas 17. Diagrama de registro en sistema contable Analista B Recepción de documentación Sistema Contable Archivo Pegado de documentación Ver Instrucción 1 Ingreso sistema contable Ver Instrucción 2 Campo póliza identificar y seleccionar tipo de póliza Campo fecha seleccionar fecha en la que se realiza el registro Campo referencia Ver Instrucción 3 Campo concepto Ver Instrucción 4 Campo cuenta consulta catalogo Campo observación Ver Instrucción 5 Campo departamento Ver Instrucción 6 Campo cargo Registro de importe en dinero Campo abono Registro de importe en dinero Botón guardar F4 Botón imprimir muestra vista preliminar de la póliza Botón imprimir informe Archivo en carpeta Elaboró: Dirección General de Administración Página 8