NOTA INFORMATIVA: LEGALIZACIÓN DE LIBROS (2) Como continuación de la Nota Informativa remitida con fecha 17 de febrero de 2015, sobre la legalización de libros, en relación con la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se remite la presente nota informativa para exponer de manera resumida los principales aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de realizar la legalización de libros correspondientes al ejercicio 2014. Los aspectos más relevantes son los siguientes: 1. Abono / Inscripción. Acceder a la página https://www.registradores.org/ y pulsar en la opción presentación telemática de documentos. A continuación, pulsar en la opción cómo abonarse, donde se cumplimentarán todos los datos. Es necesario que la empresa tenga un certificado digital (el mismo que se utiliza para los trámites con la Agencia Tributaria). Los datos bancarios son necesarios para que el Registro Mercantil gire sus honorarios. 2. Descarga e instalación del programa LEGALIA. Acceder a https://www.registradores.org/registrovirtual/descargas.do y en legalización de libros, pulsar la opción Legalización digital de libros (Legalia 2014). En esta misma página pueden descargarse diversos manuales de ayuda. 1
3. Preparación de los Libros a Legalizar. Generar los distintos ficheros o libros a legalizar: 3.1.- Libros Diario, Balances de Sumas y Saldos, Inventarios, Cuentas Anuales en formato pdf, excel, word. 3.2.- Libro de Actas. También, en formato word o pdf, generar el libro de actas, ya sea escaneando el propio libro de actas si las del año 2014 están transcritas, o escaneando las actas en papel correspondientes al ejercicio 2014. En este primer año debe procederse al cierre del Libro de actas mediante diligencia en el libro de actas, firmada por el Presidente y Secretario o Administradores. Se adjunta modelo de diligencia de cierre como Anexo 1 a la presente nota informativa. Se preparará igualmente la certificación del cierre del libro de actas que una vez escaneada y firmada se guardará en la misma carpeta que los libros oficiales. Se adjunta modelo de certificado como Anexo 2. 3.3.- Libro de Socios. Para este año 2014 será necesario generar un documento al igual que se habrá hecho con el libro de actas en el que conste la titularidad de las participaciones a 31/12/2014. Posteriormente, en cada ejercicio se informará de las variaciones producidas en el libro de socios que también habrá que se adjuntar en formato pdf. 2
4. Generación de la huella digital de los libros a legalizar. Ejecutar el programa LEGALIA. Seleccionar Formulario nuevo : Nombre de legalización: PRUEBA (nombre de la empresa). Descripción: PRUEBA libros 2014. Pulsar crear y cumplimentar todos los datos del formulario. A continuación, pulsar la opción Edición. Datos de los Libros y añadir todos los libros a legalizar. ATENCIÓN: en este momento no debe añadirse la certificación del cierre del libro de actas. Una vez que se han añadido los libros, cerrar la ventana y pulsar la opción Formulario. Generar instancia. (Previamente es posible validar que todo está correcto (Formulario. Comprobar reglas). A continuación, guardar o imprimir la instancia. Después, pulsar la opción Formulario. Generar zip. Anotar el nombre de la carpeta donde el programa LEGALIA ha guardado los libros, los ficheros de legalización y el fichero zip. 5. Presentación telemática de los libros. Acceder a la página https://www.registradores.org/ Pulsar la opción Presentación telemática de documentos. Pulsar la opción acceso con certificado. Seleccionar el certificado digital y aceptar. Pulsar la opción presentar libros. 3
Pulsar aceptar y seleccionar el fichero zip que generó el programa LEGALIA. En archivos, pulsar la opción Añadir archivo y adjuntar la certificación del cierre del libro de actas. Pulsar firmar. Y, finalmente, enviar los ficheros (botón enviar). Zaragoza, a 18 de marzo de 2015. 4
ANEXO 1 DILIGENCIA DE CIERRE DEL LIBRO DE ACTAS Mediante la presente anotación se procede al cierre del Libro de Actas, nº 1, de la sociedad y, en prueba de conformidad firman el Presidente y Secretario en Zaragoza a xx de xxxxxxxxxx de 20xx. 5
ANEXO 2 CERTIFICADO DE CIERRE DE LIBROS DE ACTAS LEGALIZADOS EN BLANCO Y EN SOPORTE PAPEL D. en calidad de administrador de la mercantil EXPONE: Que con fecha fue legalizado en blanco y soporte papel en el Registro Mercantil, el LIBRO DE ACTAS Nª de la mercantil. CERTIFICO: Que a los efectos de acreditar el número que le debe corresponder al libro de actas que se adjunta en el presente envío telemático, conforme al artículo 334 del Reglamento del Registro Mercantil, se ha procedido al cierre del citado libro de actas mediante diligencia firmada por D como Administrador de la sociedad en fecha. Zaragoza a Fdo. El administrador. SR. REGISTRADOR MERCANTIL DE LA PROVINCIA DE ZARAGOZA. 6