Instrucciones para realizar la legalización de Libros. Para preparar los libros para su legalización debes seguir estos pasos:

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1 Instrucciones para realizar la legalización de Libros ContaSOL te permite preparar los libros oficiales para su legalización a través del programa Legalia. Puedes descargar este programa y encontrar información sobre su uso en la web del Registro Electrónico: Para preparar los libros para su legalización debes seguir estos pasos: Paso 1 Genera los ficheros desde ContaSOL en un formato admitido por el Registro Mercantil, en este caso pueden ser tanto ficheros.xls como ficheros.pdf. Obtención de ficheros.xls Cualquier informe de ContaSOL pueden ser generados en EXCEL. Para obtener ficheros.xls, entra en la ventana de impresión del informe a obtener. En la parte superior de esta ventana existe un apartado: Tipo de salida del informe, desde aquí selecciona la opción "Archivo" y el programa EXCEL e indica la ruta y el nombre con el cual ContaSOL guardará el fichero. Por ejemplo, Obtener el fichero Excel del Diario: 1- Elige la solapa Impresión oficial > grupo Libros > Icono Diario > opción Diario oficial. 2- En pantalla: Página 1

2 3- Elije Archivo e indica la ruta y el nombre del archivo con el que ContaSOL guardará el fichero Excel y pulsa Generar. 4- El fichero se habrá generado. Obtención de ficheros.pdf La opción para convertir arhivos en PDF, la tenemos en la Vista Previa de los informes. Para obtener ficheros.pdf, entra en la ventana de impresión del informe a obtener. Pulsa sobre el botón "Vista previa", una vez obtenida ésta, en la cinta de opciones superior encontrarás el botón "Convertir a.pdf" que guardará el fichero en la ruta y con el nombre que se le indique. Por ejemplo, Obtener el fichero en PDF del Diario: 1- Elige la solapa Impresión oficial > grupo Libros > Icono Diario > opción Diario oficial 2- Selecciona botón Vista previa. 3- En pantalla: Página 2

3 5- Pulsa sobre el icono Convertir a PDF. En pantalla: 6- Especifica la ruta y el nombre del fichero a generar en PDF, pulsa ACEPTAR y el fichero se habrá creado. Paso 2 Una vez creados los ficheros de los libros que se van a legalizar, generaremos el archivo que se importará en el programa Legalia. En la pestaña Impresión oficial < Registro mercantil accede a la opción Legalización de los Libros En pantalla: Página 3

4 En esta pantalla debes de: 1. Especificar los libros a legalizar. Indicando la ruta de cada uno de ellos, los hayas generado en.xls o en.pdf. 2. Rellena la información de la solicitud de legalización que será impresa junto a la huella de los libros (en caso de presentación digital desde Legalia) o adjuntada en el fichero de datos (en caso de presentación telemática de los libros). 3. Pulsa en el botón Configuración, en pantalla: Página 4

5 4. Desde aquí has de introducir la carpeta donde se encuentra instalado el programa legalia (C:\Program Files\Adhoc\Legalia\) y pulsa Aceptar. 5. Una vez que está todo relleno, pulsa en Proceder y se generará el archivo para el programa Legalia. Paso 3 En el programa Legalia, pulsa en Formulario y en la opción Abrir, aquí visualizarás una legalización generada por ContaSOL con el nombre (Código de empresa - Ejercicio) y utilizando como descripción de la legalización la denominación de la empresa en ContaSOL. Con la legalización abierta, existe la posibilidad de presentar estos libros digitalmente o telemáticamente. 1. Digitalmente. Entra en la opción Formulario < Huella Digital / Disquete. Página 5

6 Si la comprobación de la declaración es correcta, nos permite imprimir las hojas con las huellas de los libros a legalizar, en pantalla: Una vez impresas las hojas, éstas junto a los libros guardados en CD-Rom, podrán ser presentados en el Registro Mercantil. Para pasar los libros a CD-Rom, se necesita un programa específico para ello. Los libros se encuentran grabados en una carpeta con el nombre de la empresa, la ruta puede ser: c:\archivos de programa\adhoc\legalia\data\código empresa-ejercicio. Si la comprobación no es correcta nos mostrará una pantalla con los errores. Una vez corregidos ejecuta de nuevo la opción. Un ejemplo: Página 6

7 2. Telemáticamente. Accede a la opción Formulario < Comprobar Reglas para verificar si los datos de la legalización son correctos. Si son correctos, debes enviar, telemáticamente a través de la oficina virtual del registro, los datos de la legalización. Estos datos son todos los ficheros ubicados en la carpeta de instalación de Legalia, subcarpeta Data, en una carpeta con el nombre Código de empresa Ejercicio (c:\archivos de programa\adhoc\legalia\data\código empresa-ejercicio) Si la comprobación no es correcta nos mostrará una pantalla con los errores. Una vez corregidos ejecuta de nuevo la opción. Un ejemplo: Si deseas obtener una impresión en papel de las huellas de estos ficheros, entra en Formulario < Imprimir. Página 7

8 6. En el caso de querer incorporar al fichero de Legalia cualquier otra información como la memoria, estado de flujos, estado de cambios, lo debes hacer de la siguiente forma: a. Dentro de Legalia, ve a la solapa edición y selecciona datos de libros: b. En tipo elige uno de los libros que desees añadir dentro del desplegable: Nota: si el libro que quieres agregar al fichero no está dentro del desplegable, seleccionaremos la opción otros: Página 8

9 c. Selecciona el formato y pulsa en buscar, selecciona la ruta en tu equipo donde tienes guardado el documento: d. Una vez seleccionada la ruta del fichero, numera, introduce las fechas de apertura y cierre y pulsa el botón insertar: e. Una vez insertado te aparecerá más abajo la lista de libros a legalizar. Página 9