TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONVOCATORIA PUBLICA DE CONTRATACION DELSERVICIO DE MONITOREO Y SUPERVISION EXTERNA DE PROYECTOS DE FONDOEMPLEO I. ANTECEDENTES El Fondo Nacional de Capacitación Laboral y de Promoción del Empleo - FONDOEMPLEO, fue creado por el Decreto Legislativo Nº 892, modificado por las Leyes Nº 27564, Nº 28464 y Nº 28756, reglamentada por el Decreto Supremo Nº 017-2011-TR, tiene como misión institucional: Promover la capacitación laboral y formación profesional, con énfasis en la población vulnerable. Promover el empleo digno y productivo. Promover proyectos que permitan la mejora o incremento de ingresos o remuneraciones. Fortalecer y desarrollar de manera permanente las capacidades de los trabajadores. Para contribuir al cumplimiento de dicho mandato institucional, desde 1998, FONDOEMPLEO selecciona y financia los mejores proyectos en cuanto a calidad en su formulación y viabilidad en la consecución de mejoras apreciables en empleabilidad, productividad y empleo. En el marco de sus roles, FONDOEMPLEO efectúa el Monitoreo regular sobre los proyectos que financia, para el efecto como parte de su staff FONDOEMPLEO cuenta con diez Monitores Internos, la distribución de la carga de proyectos por monitor, resulta alta teniendo en cuenta las actividades conexas al cumplimiento de sus funciones que implican la programación de viajes así como el seguimiento pormenorizado al cumplimiento de actividades propuestas en los proyectos en ejecución, aún más en el marco de los arreglos institucionales recientes se incorpora el concepto de gestor y supervisor de proyectos lo que supone un concepto de monitoreo de mayor amplitud. Existe la necesidad institucional de cumplir con el adecuado proceso de monitoreo y supervisión de proyectos lo que demanda la contratación de Monitores Supervisores Externos, personas que por su nivel de especialización y expertise realicen la función de MONITOREO y SUPERVISION a los proyectos que les fueren asignados con el objeto de conocer los avances en la implementación de los proyectos y contar con información oportuna y veraz, que facilite la toma de decisiones respecto a la gestión de los mismos, prevenir la existencia de factores o situaciones que pongan en riesgo el cumplimiento de metas, obligaciones y la consecución de los objetivos del proyecto, comparando lo planificado y lo realmente alcanzado, así como documentar procesos y contribuir a la mejora del desempeño y la administración de los proyectos. Por tanto, FONDOEMPLEO, ha previsto encomendar el monitoreo y la supervisión de estos proyectos a profesionales especializados, que garanticen un seguimiento riguroso a través del control y supervisión adecuado, haciéndolo de manera imparcial y transparente.
II. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA Realizar el monitoreo y la supervisión de las actividades programadas y medir los logros obtenidos en la gestión de los proyectos convocado por FONDOEMPLEO, que permitan tomar decisiones y optimizar procesos. Identificar desvíos existentes respecto a lo programado y proponer acciones que faciliten el accionar de las Instituciones Ejecutoras para el cumplimiento de las metas previstas en el proyecto. III. ROLES DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO Los servicios prestados por los profesionales integrarán acciones de monitoreo y supervisión, en un trabajo articulado de los siguientes actores: FONDOEMPLEO (FE): Institución convocante que, por encargo de su Consejo Directivo, seleccionará y contratará los servicios de profesionales de trayectoria y experiencia reconocida, los cuales se encargarán del monitoreo y supervisión de los proyectos. A través de su área de Monitoreo, proporcionará la información necesaria y velará por el cumplimiento de los objetivos de la presente convocatoria y sus respectivos Términos de Referencia (TDR). Durante la realización del monitoreo y supervisión en sí, revisará los informes que emitan los Supervisores y emitirá opinión para su aprobación correspondiente. Institución Ejecutora (IE): Es la institución responsable de la implementación del proyecto, facilitará la información necesaria para un adecuado y oportuno monitoreo y supervisión, siendo el nexo entre el supervisor y los beneficiarios. Gestores de Proyectos (GP): profesionales pertenecientes a FONDOEMPLEO, a cargo del monitoreo de un grupo de proyectos en ejecución. Serán los responsables de planificar, coordinar, controlar y supervisar las acciones desarrolladas por el Monitor Supervisor Externo (MSE), brindando las orientaciones y facilidades de programación necesarias para un trabajo ordenado. Monitores Supervisores Externos (MSE): profesionales que serán contratados por FONDOEMPLEO para apoyar a los Monitores Internos en la supervisión técnica y financiera de los proyectos que le sean asignados, quién prestará los servicios en base a los lineamientos, procedimientos y alcances establecidos y aprobados por FONDOEMPLEO. IV. PRINCIPALES ACTIVIDADES Verificar la información proporcionada por las IE en relación a los proyectos asignados. Proponer ajustes, según sea necesario, a la estrategia de Monitoreo y Seguimiento de proyectos, establecida por FONDOEMPLEO. Elaborar el Plan de Supervisión de los proyectos asignados Asesorar y brindar asistencia técnica a las IE, en la formulación de los Planes Operativos Anuales (POA), identificación de productos verificables o entregables, la reformulación de los indicadores de impacto y efecto de los proyectos asignados, en cualquier etapa de ejecución de los mismos, de acuerdo a los lineamientos establecidos por FONDOEMPLEO.
Llevar a cabo el seguimiento, control y supervisión de la ejecución técnico administrativa de los proyectos asignados, según lo establecido por FONDOEMPLEO, a través de visitas periódicas (cuando menos, 2 veces al año) al ámbito de ejecución del proyecto, poniendo especial énfasis en el nivel de cumplimiento de la metodología de seguimiento de los productos verificables o entregables y su concordancia con la ejecución de las partidas presupuestales. Verificar y asesorar el cumplimiento de los convenios de gestión por parte de las IE. Proponer, de ser necesario, recomendaciones de carácter técnico y de gestión de recursos para mejorar la ejecución de las iniciativas a cargo de las IE y los aliados del proyecto. Participar en reuniones de trabajo con las IE, beneficiarios y demás actores de importancia involucrados en el proyecto. Elaborar los informes de monitoreo y supervisión, según las características y exigencias establecidas por FONDOEMPLEO, absolviendo prolijamente las consultas y observaciones que se deriven de la revisión de los Gestores de Proyectos. Apoyar en la evaluación de la calidad de los servicios de capacitación, asistencia técnica y asesoría brindados por las IE a favor de los beneficiarios. Participar en las reuniones que sean convocadas por FONDOEMPLEO. V. ENTREGABLES Plan de Trabajo para las visitas de Monitoreo y Supervisión de los proyectos asignados. Informes de Monitoreo y supervisión periódicas y de acuerdo a las visitas efectuadas, según formato aprobado por FONDOEMPLEO, conteniendo: avances técnicos y presupuestales logrados por las IE, factores limitantes y facilitadores presentes y el nivel de influencia en los avances logrados, recomendaciones útiles para mejorar la gestión de los proyectos, calificación de la ejecución de los proyectos durante el periodo de monitoreo y supervisión, acervo fotográfico, entre otros, en versión final impresa y digital (en CD Rom). Informes de Absolución de las observaciones e implementación de recomendaciones emitidas por los GP, según sea el caso. Reporte de Evaluaciones de la calidad de los servicios de capacitación, asistencia técnica brindados a los beneficiarios. Informe Final de Monitoreo y Supervisión del Proyecto, según formato aprobado por FONDOEMPLEO, conteniendo: balance de los resultados obtenidos por el proyecto, principales factores limitantes y facilitadores y lecciones aprendidas del proceso. VI. INSTRUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO De consulta Documento de proyecto. POA de los proyectos, aprobados por FONDOEMPLEO. Informes periódicos de avance de los proyectos, presentados por las IE. Informes finales de los proyectos, presentados por las IE. Estudios de Evaluación relativas al proyecto Operativas Convocatoria para las acciones de monitoreo de proyectos. Términos de Referencia (TDR) para la contratación de MSE
Relación de Proyectos que requieren Monitoreo Externos Propuesta técnica de Monitoreo y Supervisión, aprobada por FONDOEMPLEO. Contrato: conteniendo actividades, productos, plazos, montos, penalidades y obligaciones de las partes. VII. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DEL MONITOR SUPERVISOR EXTERNO Generales: Persona natural. Experiencia demostrable en Monitoreo y/o Supervisión de proyectos en las líneas requeridas por FONDOEMPLEO. No haber sido observado o inhabilitado por FONDOEMPLEO. RUC vigente. Contar con seguro contra accidentes, seguro de vida y/o de salud vigente, cuya ficha de afiliación deberá ser adjuntado previa a la suscripción del contrato. No tener vinculación directa, ni indirecta con las IE de los proyectos a los cuales postule como MSE, sea como directivo o como prestador de servicios profesionales. No tener vínculo familiar, hasta el tercer grado de consanguinidad y/o segundo grado de afinidad, con personal de las IE de los proyectos a los cuales postule como MSE. No haber mantenido compromisos laborales con las IE de los proyectos a los cuales postule como MSE, en los últimos 3 años previos al año de la presente convocatoria. En caso resulte seleccionado, el MSE no podrá asumir compromisos laborales con las IE de los proyectos que le sean asignados. De presentarse algunas de dichas situaciones, FONDOEMPLEO se reservará el derecho de tomar las acciones necesarias para evitar situaciones de conflictos de interés. A los profesionales que resulten seleccionados se les asignará un máximo de cuatro proyectos (03) relativos a su especialidad o experiencia. VIII. PROCEDIMIENTOS DEL MONITOREO EXTERNO Las visitas de monitoreo y supervisión serán 2 por año, como mínimo. Cada visita tendrá una duración mínima de 6 días, contabilizándose a partir del día en que se realiza el viaje a la zona de ejecución del proyecto (oficina del proyecto). El tiempo de permanencia mínima en la zona debe ser 4 días, debiendo destinarse 3 para visitas de campo y uno para reuniones con el equipo técnico del proyecto, los beneficiarios y/o representantes de los grupos organizados y demás actores involucrados. Las visitas de monitoreo y supervisión serán programadas por el MI en coordinación con el MSE, según la naturaleza del proyecto y los hitos o productos verificables fijados con la IE y eventualmente en algunas urgencias que FONDOEMPLEO así lo determine. Luego de realizada la visita, el MSE tendrá un máximo de 05 días hábiles para la presentación del informe respectivo. La revisión de dicha versión preliminar y emisión de observaciones y recomendaciones (o eventual conformidad) por parte del MSE, tendrá un plazo no mayor a 05 días hábiles. El informe de levantamiento de observaciones e implementación de recomendaciones será presentado por el ME en un plazo no mayor a 03 días hábiles, luego de recibir el informe de revisión por parte del GP. La revisión de dicho informe y emisión de observaciones y recomendaciones adicionales o eventual conformidad por parte de FONDOEMPLEO, tendrá un plazo no mayor a 03 días hábiles.
IX. PERSONAS DE INTERACCIÓN Coordinador del área de Gestión de Proyectos de FONDOEMPLEO. Gestores de Proyectos Equipo técnico de IE del proyecto. X. DURACIÓN DE LA CONVOCATORIA 13 días calendarios, según lo consignado en el siguiente cronograma: CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE MONITORES SUPERVISORES EXTERNOS Actividades Convocatoria y difusión Presentación de CV Evaluación y preselección de Monitores Externos Notificación de los preseleccionados y programación de entrevistas Entrevistas Publicación de resultados Fecha inicio 12 de Mayo 15 de Mayo 17 de Mayo 20 de Mayo 22 de Mayo 24 de Mayo La presentación de los CV debe especificar los proyectos a los que postula el profesional según la relación de proyectos adjunta. XI. MONTO Y MODALIDAD DE PAGO Los honorarios profesionales de Monitoreo y Supervisión por visita, incluyendo los productos o entregables indicados en los presentes términos de referencias es 5000 nuevos soles a todo costo: Tipos de Monitoreo Externo según Duración del Proyecto S/. Proyecto por visita de monitoreo
1 profesional x S/. 590/día x 6 días x 1 visitas de monitoreo 5,000.00 Estos honorarios incluyen los impuestos de Ley. Los desembolsos serán efectuados en 2 momentos, por cada visita: A la autorización de la visita y la aprobación del plan de trabajo: 50% A la aprobación del informe de monitoreo y supervisión: 50% El número de visitas al proyecto será definido de acuerdo a los requerimientos y cronogramas de entregables estimados y coordinados con el Gestor de Proyectos. XII. DOCUMENTACION REQUERIDA Los Curriculums Vitae (según el formato establecido por FONDOEMPLEO, Anexo 1 del TDR) debidamente documentados, así como la declaración jurada (Anexo 2), deberán ser presentados en un CD en sobre cerrado, en la oficina de FONDOEMPLEO, con el siguiente rótulo: FONDO NACIONAL DE CAPACITACIÓN LABORAL Y DE PROMOCIÓN DEL EMPLEO Av. República de Panamá 3030 Convocatoria para Monitoreo Externo de Proyectos Nombre del profesional postulante XIII. EVALUACIÓN DE POSTULACIONES Estará a cargo de un Comité Interno de FONDOEMPLEO y constará de la evaluación curricular y la entrevista personal. La evaluación curricular tendrá un peso máximo de 50 puntos y la entrevista personal de 50 puntos. Serán seleccionados los candidatos que obtengan los mayores puntajes y logren asignación de la cartera de proyectos que FONDOEMPLEO destine para supervisar. Los resultados finales serán comunicados formalmente a los profesionales seleccionados, los mismos son inapelables. No se devolverá los CV. XIV. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DIFUSIÓN DE RESULTADOS Y PRODUCTOS La propiedad intelectual de los productos generados durante la consultoría, sin perjuicio del reconocimiento de autoría, corresponderá a FONDOEMPLEO. Por tanto, la difusión de los resultados y productos generados deberán regirse y respetar las políticas y directrices establecidas por FONDOEMPLEO.
XV. ANEXOS Anexo 1.Curriculum Vitae Anexo 2.Declaraciòn Jurada