Análisis del cierre del ejercicio en las nuevas instrucciones de contabilidad Federación Valenciana de Municipios y Provincias 26 de abril - Valencia Aspectos informáticos de la nueva ICAL Luis Pascual Forner Gerente de IVAL informática
Las TIC y las nuevas ICAL Las nuevas instrucciones de contabilidad potencian el uso de las nuevas tecnologías electrónicas, informáticas y telemáticas. Afectando al registro de las operaciones, a los justificantes de éstas, a la incorporación de datos al sistema, al archivo y conservación de la información contable y a la rendición de cuentas....siempre que, tal y como se establece en el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común, quede garantizada la autenticidad, integridad y conservación y, en su caso la recepción por el interesado...
Registro de operaciones En la ICAL de 1990, la informática se consideraba únicamente para la llevanza de la contabilidad y formación de los libros (Capítulo I, regla 4). Tanto los documentos contables como los justificantes de las operaciones debían conservarse en papel. En las nuevas ICAL... los justificantes de los hechos que se registren... podrán conservarse por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, con independencia del tipo de soporte en que originalmente se hubieran plasmado, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, calidad, protección y conservación. En estos casos las copias obtenidas de dichos soportes informáticos gozarán de la validez y eficacia de la justificación original.
Documentos contables Para garantizar la autenticidad e integridad de los datos, se puede utilizar firma electrónica avanzada y reconocida. La Ley 59/2003, de firma electrónica, otorga a la firma electrónica reconocida la equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos consignados en forma electrónica. Un procedimiento para firmar y archivar los documentos contables y los documentos justificativos, puede ser: Generar el documento contable en formato PDF. Escanear los justificantes en papel, y adjuntarlos al documento. Firmar electrónicamente el conjunto de estos documentos, utilizando un certificado electrónico avanzado y reconocido, tal como lo define la Ley de firma electrónica (por ejemplo, un certificado de clase 2 de la FNMT-RCM, de la ACCV, e-dni, etc.)
Qué es la firma electrónica? Texto a firmar Aplicando un algoritmo de huella o resumen electrónico obtenemos una cadena corta que es única para cada texto. Texto firmado Utilizando la clave privada, se cifra la huella electrónica. Esto es la firma electrónica. Huella electrónica Huella cifrada Texto a firmar Huella cifrada Los algoritmos de criptográficos de clave pública se basan en el uso de dos claves, una pública y otra privada. Lo cifrado con una sólo se puede descifrar con la otra.
Validar la firma electrónica Calcular la huella con el mismo algoritmo que se utilizó cuando se firmó. Firma inválida Texto firmado Texto a firmar Huella electrónica Texto a firmar Huella No Iguales? Huella cifrada Huella cifrada Huella Sí Descifrar con la clave pública, que es conocida. Si las dos huellas son iguales, la firma es válida. Firma válida
Cuando se realizan las firmas, se comprueba el estado de revocación de los certificados. Se generan los documentos contables (por ejemplo, en PDF) Proceso de firma Autoridad Certificadora Autoridad Sellado Tiempo Internet Programa de contabilidad Documento contable Firmas Se añade sello de tiempo. Escáner Justificantes Se escanean los justificantes en papel, y se destruyen. Cada uno de los firmantes del documento lo firma electrónicamente.
Dispositivos de firma Hay diversas formas de almacenar los certificados y las claves privadas para la firma electrónica: En fichero (formato PKCS #12). En tarjeta inteligente (formato PKCS #11). La solución más segura es utilizar tarjetas inteligentes. En este tipo de tarjetas la clave privada reside en el chip, y nunca sale de ahí. También se pueden almacenar las claves y certificados en una llave USB utilizando el software Clauer, desarrollado por la UJI y con licencia de código abierto. Este software es un emulador de PKCS #11.
Qué garantiza la firma electrónica? Que los datos firmados no han sido alterados (integridad). Que han sido firmados por el titular del certificado que se ha utilizado para la firma (autenticidad). Si se ha utilizado sello de tiempo, la fecha y hora en que se realizó la firma ( firma longeva ). Además, cuando se valida una firma electrónica se comprueban más datos: Si el certificado es válido, así como toda la cadena de certificación. Si el certificado está en vigor (no ha caducado ). Si ha sido revocado o no. Si la autoridad que ha expedido el certificado es de confianza ( firma reconocida ) Puede ser necesario el uso de firma múltiple.
Validación firma con Adobe Reader Nombre Común (CN) del certificado del firmante. Permite ver detalles del certificado del firmante y de su cadena de certificación. La validez de la firma indica si los datos han sido alteradores desde el momento de la firma. Comprueba la validez de la firma del certificado, de la cadena de certificación, estado de revocación y si la Autoridad Certificadora (CA) que ha expedido el certificado es de confianza. Comprueba, si tiene, el sello de tiempo, si es válido y si la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) es de confianza.
Validación firma con Adobe Reader Comprueba la firma del certificado utilizando la clave pública del certificado del emisor. La CA que lo ha expedido debe estar instalada en el ordenador, y debemos confiar en ella para el propósito de firma. Comprueba la ruta o cadena de certificación (ver diapositivas siguientes). Comprueba el estado de revocación, mediante descarga de CRL o acceso a servidor OCSP (ver diapositivas siguientes).
Cadena de certificación Para garantizar la autenticidad, cada certificado es firmado por otro, formando una cadena de confianza. El primer certificado de la cadena es el certificado raíz, en cuya autenticidad tenemos que confiar. En este caso, la cadena de confianza sólo tiene un elemento, el certificado raíz de la ACCV. Los certificados tienen un período de validez. En este caso, son tres años. Los certificados se expiden con un propósito, como firma o autenticación. El uso de éste es para firma electrónica.
Estado de revocación Hay varias formas de comprobar si un certificado ha sido revocado. Una de ellas, es descargar una Lista de Revocación de Certificados (CRL). Esta lista está firmada, y contiene los códigos de identificación de los certificados revocados. Hay otras formas de comprobar el estado de revocación, como comprobación mediante un servicio OCSP. Las listas de revocación se descargan a través de Internet, y tienen validez hasta que se publica la siguiente.
Validación firma con Adobe Reader Fecha y hora de la firma, certificado por la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA). Nombre de la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) que ha firmado la petición.
Archivo y conservación En las nuevas ICAL desaparece la obligación de obtener y conservar los libros de contabilidad tradicionales en papel. Las bases de datos del sistema informático donde residan los registros contables constituirán soporte suficiente para la llevanza de la contabilidad de la entidad. Desaparece, por tanto, la concepción tradicional de libro de contabilidad, y se sustituye por la de base de datos contable, debiendo ser la propia entidad la que determine la estructura concreta de ésta.
Rendición de cuentas El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, insta a las Administraciones Públicas a promover el empleo y la aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias. Las Instrucciones de contabilidad (básica, simplificada y normal) contienen diversas manifestaciones de la utilización de estos medios en la función contable, siendo destacables las relativas a la configuración informática del sistema contable, al registro de las operaciones, a los justificantes de éstas, a la incorporación de datos al sistema, al archivo y conservación de la información contable y a la rendición de cuentas.
Rendición de cuentas Recientemente se han publicado en el BOE una resolución y una orden que afectan a la presentación de las cuentas anuales y a la presentación de la liquidación de los presupuestos: BOE núm. 189 de 9 de agosto de 2006. Resolución de la IGAE por la que se recomienda un formato normalizado de cuenta general de las entidades locales en soporte informático. BOE núm. 56 de 6 de marzo de 2007. Orden EHA/468/2007 por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de la liquidación de presupuestos de las Entidades Locales.
Resolución de 28/07/2006 de la IGAE Las instrucciones de contabilidad incorporan, como novedad, la posibilidad de utilizar medios electrónicos, informáticos o telemáticos para la remisión de la información contable a los órganos de control externo. Teniendo en cuenta la existencia de una pluralidad de órganos de control externo, y con el fin de homogeneizar la elaboración y remisión de la Cuenta General, la IGAE promueve la implantación de un modelo de referencia para la rendición de cuentas en soporte informático. Este modelo es válido para los tres modelos de instrucción, básico, simplificado y normal.
Formatos de los documentos El modelo está basado en el uso de dos formatos informáticos de presentación de datos: Formato PDF. El objetivo de este formato es presentar de forma visual los datos. El formato PDF (Portable Document Format), de la empresa Adobe, está muy extendido, y dispone de lectores gratuitos. No es válido para el tratamiento automatizado de los datos, ya que contiene los datos sin estructura. Formato XML. El objetivo de este formato es su tratamiento automatizado. El formato XML (extensible Markup Language) es un especificación abierta de almacenamiento de datos de forma estructurada.
Contenido de los documentos PDF Los ficheros en formato PDF contendrán la información de la Cuenta General con el diseño y estructura establecidos en el Plan de Cuentas Local de los respectivos modelos (simplificado, básico y normal). Estos documentos se pueden obtener de cualquier aplicación informática de contabilidad para administraciones locales, utilizando, si es necesario, algún conversor a formato PDF (Adobe Distiller, PDFCreator, GhostScript, etc.)
El formato PDF es válido para la presentación visual de los libros, pero no lo es para su tratamiento automatizado. Si la aplicación contable no genera formato PDF, siempre se puede utilizar un programa externo para hacerlo. Formato PDF
Firma electrónica de documentos PDF Una ventaja adicional de los documentos PDF es que admiten firma electrónica embebida. La resolución no contempla esta posibilidad, pero luego veremos que sí se utiliza firma electrónica para la presentación de la liquidación según la orden EHA/468/2007. El lector de PDF permite comprobar la validez de la firma, el estado de revocación, el estado del sello de tiempo, etc. haciendo clic en el icono de firma.
Contenido de los documentos XML Deberán cumplir las especificaciones de los documentos XSD publicados en la página de la IGAE en internet: http://www.igae.pap.meh.es. Para garantizar la integridad de los ficheros XML, se calculará un resumen o huella electrónica utilizando el algoritmo MD5 (que genera una huella de 32 caracteres). Cada fichero XML se acompañará por uno de texto, con el mismo nombre y extensión MD5, que incluirá el resumen electrónico.
Formato XML Los ficheros XML son de texto, y su estructura se define mediante el uso de etiquetas, al estilo de HTML. Los nombres y otros atributos de las etiquetas se definen en los esquemas XSD.
Integridad del documento XML Proceso para calcular el resumen electrónico y adjuntarlo al documento PDF: El resumen MD5 es una cadena de texto de 32 caracteres, que tiene la propiedad de ser única para cada documento, y de que cambios pequeños en el mismo producen diferencias grandes en el resumen. XML MD5 PDF Archivo XML con datos de las Cuentas Anuales Archivo de texto con el resumen MD5 Archivo PDF con algún libro, incluyendo resumen
Documentos XML y PDF Documento PDF: válido para lectura Documento XML: válido para tratamiento informatizado Los datos son los mismos, pero el uso de los documentos distinto. Huella electrónica MD5 del archivo XML que contiene este libro. Garantiza la integridad del documento XML.
Ficheros PDF: Ficheros para el modelo normal Cuenta general (de la propia entidad local, organismos autónomos, sociedades mercantiles cuyo capital pertenezca a la entidad, y de entidades públicas empresariales locales). Documentación complementaria: Acta de arqueo. Certificaciones de cada entidad bancaria. Estados de conciliación. Cuentas anuales de sociedades mercantiles en cuyo capital social tenga participación mayoritaria la entidad local. Memoria del coste y rendimiento de servicios públicos (> 50.000 hab.) Memoria del grado de cumplimiento de objetivos (> 50.000 hab.) Fichero en formato XML por cada entidad contable. Los modelos básico y simplificado sólo difieren de éste en el número de ficheros a incluir.
Ventajas Permite el tratamiento automatizado de los datos. Evita los errores que se pueden producir en la introducción manual de datos. Si se adopta por diversos órganos de control, evitará el tener que obtener documentos distintos para cada uno. Para los órganos de control, homogeneizará los datos recibidos, y facilitará su análisis. Facilita el almacenaje y acceso a los datos. XML es un lenguaje extensible, lo que permitiría añadir atributos sin dejar de satisfacer la especificación. El formato XML permite la conversión a diversos formatos y estructuras de datos, utilizando transformaciones XSL (HTML, XSL-FO, etc.)
Existen programas que, a partir de un documento XML y una plantilla XSL, generan otro documento XML. Algunos navegadores de internet aplican directamente las transformaciones XSL a documentos XML para obtener XHTML. Transformaciones XSL Documento XML Formato estándar de definición de documentos para tratamiento de textos. Tratamiento informático Documento XML Documento XHTML Navegador web PDF Las plantillas XSL son documentos que indican cómo transformar un documento XML en otro. Plantillas XSL Documento XSL-FO Apache FOP Word Excel... Apache FOP es un programa de código abierto que transforma documentos XSL-FO en diversos formatos. Existen otras herramientas comerciales que hacen lo mismo.
Aplicaciones de las transformaciones XSL Ofrecer servicios de consulta telemática transformando los documentos a formato XHTML. Convertir a otra estructura XML (por ejemplo XBRL, que trataremos en posteriores diapositivas). Generar la Cuenta General en formato PDF a partir de los XML. Generar documentos ofimáticos (por ejemplo, MS Excel) para realizar análisis, estadísticas, etc. Generar informes en formatos MS Word o PDF.
Orden EHA/468/2007 del MEH El objeto de esta Orden es la presentación telemática de la liquidación de los presupuestos y de la información adicional de las Entidades Locales, sus Organismos autónomos y los entes públicos dependientes de aquéllas. Los datos de la liquidación serán incorporados anualmente a la aplicación telemática de captura de datos de la liquidación del presupuesto de la Entidades Locales, publicada en la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales, integrada en el portal de internet del Ministerio de Economía y Hacienda: http://www.meh.es. El sistema requiere autenticación mediante usuario y contraseña.
Procedimiento Se han establecido tres alternativas para la transmisión de los datos: 1. Introducir manualmente los datos en los formularios que se han establecido en el portal antes dicho. 2. Utilizar una herramienta ofimática (hoja de cálculo MS Excel) para la captura de datos (el documento se puede obtener desde el mismo portal de internet), y transmisión de los datos en el portal. 3. Utilizar el formato normalizado de archivo, basado en el estándar internacional XBRL (extensible Business Reporting Language), también disponible para su descarga en el mismo portal.
Presentación por Internet Una vez rellena la hoja de cálculo, se utiliza esta opción para importarla en el portal. Se accede al servicio a través de una página que solicita usuario y contraseña. Los datos de los formularios hay que introducirlos También es posible manualmente, uno a uno. descargar una hoja de cálculo MS Excel para cumplimentarla.
Presentación con hoja de cálculo Los datos se cumplimentan en nuestro ordenador, y después se suben al portal del MEH.
Presentación con fichero XBRL Qué es XBRL? XBRL (extensible Business Reporting Language), es un lenguaje de marcas basado en XML. Está diseñado para satisfacer las exigencias de la información financiera y empresarial. Su objetivo es definir ficheros de datos con información financiera (balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etc.), y para ello define etiquetas identificativas únicas a los distintos elementos que componen la información financiera. Esta especificación nació en 1998, y su autor fue Charles Hoffman, un experto contable y auditor, que la creó para simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML.
Taxonomías El lenguaje XBRL define el concepto de taxonomía como un conjunto de definiciones de datos de los que constarán los documentos, reglas de cálculo y validación que involucran conjuntos de datos, referencias a normas legales, etc. que establecen la estructura de los documentos XBRL. El Ministerio de Economía y Hacienda ha definido una taxonomía, llamada LENLOC, para definir la estructura de los documentos XBRL con los que se remitirán la información contable de las entidades locales. Esta taxonomía se puede descargar de su portal.
Características de XBRL Formato estándar utilizado por un gran número de grandes empresas y organismos de todo el mundo. XBRL es gratuito. Basado en XML. Es extensible. Permite definir nuevas taxonomías para adaptarse a las características de la empresa u organismo.
Aplicación de la modalidad XBRL La Orden EHA/468/2007 entró en vigor el día siguiente a su publicación en el BOE, es decir, el 7 de marzo de 2007. Sin embargo, existe un proyecto piloto para su aplicación: el del Ayuntamiento de Cacabelos, en León. Este proyecto piloto se desarrollará a lo largo del año 2007 (finaliza en septiembre). Por tanto, la aplicación de este sistema debe esperarse para la presentación de liquidaciones de ejercicios a partir de 2007, como mínimo. Aparentemente, los objetivos de este proyecto son similares a los de la presentación de las cuentas en formato XML propuesto por la IGAE en la Resolución de 9 de agosto de 2006. No obstante, hay que recordar que el lenguaje XML está pensado para poder convertir de una estructura a otra (XBRL
Firma electrónica Las tres alternativas anteriores permiten la firma electrónica de los datos transmitidos. La firma electrónica exime de la obligación de enviar una copia legal en papel de la liquidación del presupuesto. El firmante de los datos debe ser siempre el Interventor o funcionario asimilado de la Entidad Local. Para la firma es necesario un certificado electrónico X.509 v3 de la FNMT-RCM de clase 2, de un certificado de DNI electrónico, o cualquier otro certificado admitido por el Ministerio de Economía y Hacienda.
Procedimiento Finalmente se importan los datos en la Dirección General de Coordinación Financiera con las Entidades Locales. Entidad Local Se usa la taxonomía LENLOC para validar el fichero XBRL. DGCFEL Formulario web Formulario Excel Software XBRL Se usa la taxonomía LENLOC para crear el fichero XBRL. Validaciones XBRL Fichero XBRL Firmado y cifrado El fichero se cifra y firma electrónicamente antes de presentarlo. Internet Fichero XBRL Descifrar el fichero y comprobar que la firma es válida. Descifrado y validación de firma
Fin de la ponencia Gracias por su atención