2/05/2016 1. OBJETO Realizar mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la entidad, con el propósito de optimizar las condiciones de operación de los mismos y disminuir posibles daños ocasionados por el uso y desgaste de los mismos. 2. ALCANCE Este proceso es aplicable en todas las áreas de la Organización 3. CONDICIONES GENERALES La Coordinación de Sistemas, realizara y gestionará el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, efectuando un plan anual de mantenimiento, en el formato RP SI-R-08, previamente autorizado por la Dirección Administrativa y Financiera. El mantenimiento preventivo por equipo de cómputo se realizará por lo menos 2 veces al año. Para la ejecución del mantenimiento preventivo, se realizara la programación del mantenimiento a través del diligenciamiento del formato IF-SI-R-8, con el fin de coordinar con los usuarios la fecha de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades y el inventario de equipos. La Coordinación de sistemas recordara al director del área respectiva, sobre el mantenimiento preventivo a realizar, por lo menos 2 días hábiles antes.si el director del área en la cual se realizará el mantenimiento preventivo, argumenta que por compromisos adquiridos no puede disponer del equipo para el mantenimiento, se concertará con este la nueva fecha.
2/05/2016 Para la realización del mantenimiento preventivo en las sedes de la entidad, fuera del casco urbano, se le notificara al secretario jurídico, con el fin de que se realice el trámite administrativo correspondiente (transporte, alimentación, etc.). RESPONSABILIDAD.1 RESPONSABLE DEL PLAN Es responsabilidad del Coordinador del Sistemas, bajo la supervisión de la Dirección Administrativa y Financiera..2. RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PLAN Asistente de Sistemas 5. TERMINOS Equipo de Computo: El equipo de cómputo se refiere a los mecanismos y al material de computación que está adjunto a él. Puede incluir a los computadores personales (PC s), servidores de mediana escala, ordenadores centrales, dispositivos de almacenamiento, equipos de comunicaciones/internet, equipo de impresión, energía eléctrica y equipo para identificación personal. Mantenimiento Preventivo: Se define como el conjunto de actividades encaminadas a proteger los equipos de cómputo de posibles fallas, utilizando métodos de limpieza física y también métodos basados en el uso de Software. Mantenimiento Correctivo: Consiste en la reparación de una falla. Es posible que un dispositivo presente averías y ocupe reparación o el reemplazo completo de dicho dispositivo, que puede ser una soldadura pequeña, el cambio total de una tarjeta (sonido, video, disco duro, memoria, etc.), o el cambio total de algún dispositivo periférico como el ratón, teclado, monitor, entre otros.
2/05/2016 Hardware: Se refiere a la parte física del equipo, la parte tangible, la que se puede ver y tocar. Software: Estos son los programas informáticos que hacen posible la realización de tareas específicas dentro de un computador. Por ejemplo Word, Excel, los sistemas operativos, los navegadores de internet, etc. 6. 6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO 6.1.1 Material y Herramientas de Trabajo. Para la realización del mantenimiento se debe de tener el área o mesa de trabajo libre de estorbos y polvo. También es importante contar con las herramientas y material adecuado, todo esto para poder facilitar el trabajo. 6.1.2 Actividades a Realizar 1. Verificar que el lugar de trabajo en donde este el equipo, tenga un ambiente favorable para conservar la vida útil del mismo (temperatura, polvo, humedad, vibraciones, campos magnéticos, etc.) 2. Verificar que el equipo tenga su respectivo código de inventario, de acuerdo a la codificación contable vigente. 3. Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento.
2/05/2016. Todos los cables de entrada deben ser desconectados del equipo. Los cables que llegan a los periféricos deben desconectarse. 5. Para la manipulación del equipo se recomienda el uso de una pulsera antiestática, para evitar descargas electrostáticas, que puedan dañar los circuitos del equipo cuando se tocan. 6. Iniciar el proceso de limpieza eliminado residuos de polvo en cada una de las partes de los equipos de cómputo. 7. En el caso de los monitores se debe limpiar el exterior del monitor y la pantalla, utilizando solución limpiadora de cristales Para realzar la limpieza se debe utilizar un lienzo libre de pelusa. 7. El teclado debe sopletearse y aspirarse para desalojar el polvo y otras suciedades de las teclas. Las teclas se pueden limpiar con una franela humedecida por el limpiador. Se debe evitar desarmar el teclado. Sólo deberá desarmarse en el caso de que se haya introducido algún líquido pegajoso como un refresco, café u otro. 9. Las impresoras de agujas o impacto, se deben abrir para soplar su interior, debido a que recogen bastante polvo y partículas de papel. Así mismo se debe limpiar el riel o eje por donde se desliza la cabeza impresora y lubricarlo con aceite. 10. Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento de la entidad. Luego eliminar virus y malware alojados en el equipo. 11. Desinstalar todo software que no esté debidamente licenciado y autorizado por la coordinación de sistemas y dejar constancia de su desinstalación, en el campo observaciones del registro RP SI-R-0CONTROL MANTENIMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO.
2/05/2016 12. Realizar la limpieza de los archivos de basura. Este se realiza eliminando de los directorios de aplicaciones y sistemas operativos este tipo de archivos, con el fin de evitar que se acumule en los discos duros archivos temporales, que afecten el normal desempeño de los equipos 13. Realizar una revisión a la configuración del sistema, para detectar posibles problemas con discos, puertos, tarjetas controladoras, red, etc. Para ello se puede utilizar alguna herramienta que permita conocer el estado del sistema y los posibles conflictos que pueda tener, para después buscar una solución. 1. En caso de encontrar un daño o desperfecto que amerite remplazo o compra de partes, en la ejecución del mantenimiento preventivo, será necesario realizar un mantenimiento correctivo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.2. 15. Una vez terminado el mantenimiento, el equipo se entrega al usuario y si es el caso, se realizarán las recomendaciones que contribuyan a la óptima conservación de los equipos. En el registro RP SI-R-0 CONTROL MANTENIMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO se registraran las observaciones del mantenimiento, el cual deberá ser firmado por el usuario. 6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Se considera mantenimiento correctivo a todo aquel que no ha sido programado o se centra exclusivamente en la corrección de los defectos derivados del funcionamiento e instalaciones de los equipos, para a partir de ello repararlos y devolverle la funcionalidad correcta. Cualquier funcionario de la entidad puede reportar las anomalías detectadas a los equipos de cómputo, y solicitar la atención correspondiente. Esta solicitud se puede realizar, mediante mensaje enviado al correo electrónico institucional o a través del comunicador interno spark. Esto con el fin de llevar un registro y control de los mantenimientos realizados.
2/05/2016 El mantenimiento correctivo se realizara en un máximo de 3 días hábiles después de haber recibido la solicitud, siempre y cuando la solución se encuentre disponible dentro de entidad y se priorizará dependiendo de la necesidad e impacto del servicio. 6.2.1 Actividades a Realizar Recibida la solicitud del usuario, se realizan los siguientes pasos: 1. Se realiza la valoración del equipo con base en la falla reportada por el usuario y la hoja de vida del equipo, para determinar el problema que se presenta. El diagnostico se realiza considerando: de reparación ( Hardware / Software) Necesidad de solicitud de mantenimiento externo Trámite de garantía Necesidad de repuestos 3. Una vez diagnosticada la falla, se determina las acciones a realizar para corregirla. Si se requiere hacer la compra de repuestos, se debe realizar la solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera, mediante comunicación interna especificando la prioridad de la compra.. Si la corrección de la falla, amerita remitir el equipo a un proveedor de servicio técnico, se debe diligenciar el registro RP SI-R-05 CONTROL DE SALIDA DE EQUIPOS PARA MANTENIMIENTO, el cual debe ser autorizado por la Dirección Administrativa y Financiera. El proveedor determinara el valor del servicio, mediante cotización escrita o a
2/05/2016 través del correo electrónico. Esto con el fin de que la auxiliar administrativa realice los trámites administrativos correspondientes para el pago de la factura. Al momento de recibir el equipo al proveedor, se le debe exigir la entrega del informe detallado de la labor realizada para el registro de la hoja de vida del equipo. 5. Finalizado el mantenimiento correctivo se verifica el estado del equipo realizando pruebas de funcionamiento. Se entrega al usuario y se le informa (si aplica) el tipo de mantenimiento realizado, con quien se realiza una verificación de la corrección de la falla. 6. El mantenimiento correctivo efectuado, se debe registrar en el formato IF-SI-R-3, el cual debe ser firmado por el usuario que solicito el mantenimiento. 7. FIN