Universidad de Los Andes Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Instituto de Estadística Aplicada y Computación Sistema Automatizado de Registro, Control y Análisis de Inventarios (SARCAI) para PROULA, Planta de Medicamentos. Versión 2.0 Autor: Ernesto Antonio Ponsot Balaguer Tutor: Víctor Márquez Asesor: Lionel Castro Trabajo presentado como Proyecto de Grado para optar al Título de Magister Scientae en Estadística que otorga el Instituto de Estadística Aplicada y Computación de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales - Universidad de Los Andes. Mérida, Diciembre de 1997.
A mis dos Morellas... y mi Marina, manantiales tibios de fuerza de voluntad.
Agradecimientos La lucha del hombre por forjarse y forjarle a los suyos un futuro mejor, no tiene valor si no se acompaña de las ideas, del pensamiento, de la experiencia, que será su legado. Agradezco en primer término a la Universidad de Los Andes, fuente de la luz del saber, en la que me formé como Ingeniero, me formé como Maestro en Estadística y me formo todos los días como Profesor y Ser Humano. Es gracias al trabajo que en ella se desarrolla, libre, sin ataduras y barreras, que he podido alcanzar esta meta. Agradezco también a sus hombres, mi padre, fuente de inspiración y amor por la Universidad, Víctor Márquez, tutor de este trabajo y amigo en la verdadera acepción de la palabra, Lionel Castro, sin cuya disposición a hacer de la Planta de Medicamentos un Proyecto Universitario este trabajo no habría sido posible, a Giampaolo Orlandoni y Segundo Quiroz, profesores que siempre han estado dispuestos a escuchar mis planteamientos cumpliendo a cabalidad su papel. Finalmente agradezco a la Escuela de Estadística y al Instituto de Estadística Aplicada y Computación, en particular a mis colegas profesores, por las facilidades que he recibido para la realización de este proyecto.
Contenido Contenido Pág. Índice de Tablas del SARCAI v. 2.0 5 Índice de Consultas del SARCAI v. 2.0 7 Índice de Paneles del SARCAI v. 2.0 10 INTRODUCCIÓN 11 Convenciones Tipográficas. 14 Instalación 15 CAPÍTULO I. El Sistema de Inventarios de la Planta 16 I.1. PROULA y la Planta de Medicamentos 17 I.2. El Sistema de Inventarios 19 CAPÍTULO II. Diseño de la Base de Datos 22 II.1. Diagrama Referencial del SARCAI 24 II.2. Diseño Detallado de la Base de Datos 31 II.2.1. Tablas 32 II.2.2. Consultas 73 II.3. Resumen 124 CAPÍTULO III. Estructura de Paneles del Sistema 125 III.1. Panel de Control Principal 126 III.1.1. Panel de Clientes 129 III.1.2. Panel de Proveedores 133 III.1.3. Panel de Almacén de Insumos 135 III.1.4. Panel de Producción 144 III.1.5. Panel de Almacén de Productos Terminados 154 III.1.6. Panel de Estadísticas Generales 165 III.2. Resumen 166 CAPÍTULO IV Modelos 167 IV.1. Modelos EOQ 169 IV.1.1. Modelo Teórico 170 IV.1.2. Formulario para los Modelos EOQ 174 IV.1.3. Descripción 175 IV.1.4. Código Fuente 178 IV.2. Modelos de Programación 189 IV.2.1. Modelo Teórico 190 IV.2.2. Formulario para los Modelos de Programación 195 IV.2.3. Descripción 196 IV.2.4. Ejemplo de la Hoja de Cálculo 200 IV.2.5. Código Fuente 202 Conclusiones y Recomendaciones 219 Bibliografía 222 Anexos
Índice de Tablas del SARCAI v. 2.0 Nombre de la Tabla Pág. Accionistas de Clientes... 32 Cargos... 32 Ciudades de Estados... 33 Clientes... 33 Condiciones... 34 Contactos en Clientes... 35 Contactos en Proveedores... 35 Conversiones... 35 Cotizaciones... 36 Demanda Intercambio Excel... 36 Demanda Intercambio Excel Modelo... 37 Demanda por Fechas Tabla... 37 Departamentos... 38 Destinos... 38 Documentación... 38 Elementos del Panel de control... 39 Entradas de Insumos 3ros... 39 Escalas de Precios... 39 Estados Civiles... 40 Estados de Insumos... 40 Estados de Países... 41 Facturas... 41 Figuras Jurídicas... 42 Fórmulas... 42 Gráfico de Productos Estrella T1... 44 Gráfico de Productos Estrella T2... 44 Grupos de Clientes... 44 Insumos... 44 Insumos en Fórmulas... 45 Insumos en Órdenes... 45 Insumos en Órdenes de Producción... 46 Llegadas de Insumos al Almacén... 47 Magnitudes Físicas... 48 Meses del Año... 48 Modelos de Programación... 48 Modelos EOQ... 49 Modelos Resultados Excel... 51
Notas... 51 Notas en Cotizaciones... 51 Notas en Facturas... 52 Órdenes de Compra... 52 Órdenes de Producción... 53 Países... 55 Pedidos de Clientes... 55 Personas... 56 Planes de Producción... 57 Precios de Productos... 58 Presentaciones... 58 Productos Cotizados a Clientes... 59 Productos Demandados... 59 Productos en Modelos P... 60 Productos en Planes... 60 Productos Facturados a Clientes... 61 Productos Genéricos... 62 Productos Pedidos de Clientes... 62 Productos Terminados... 62 Productos Terminados y Escalas de Precios... 63 Proveedores... 64 Razones de Salidas... 65 Referencias Bancarias de Clientes... 65 Referencias Bancarias de Personas... 66 Referencias Comerciales de Clientes... 66 Referencias Comerciales de Personas... 66 Revisiones de Fórmulas... 67 Salidas del Almacén de Insumos... 67 Sectores Económicos... 68 Sucursales de Clientes... 69 Sucursales de Proveedores... 69 Teléfonos de Clientes... 69 Teléfonos de Proveedores... 70 Tenencia de Locales... 70 Tipos de Clientes... 71 Tipos de Insumos... 71 Tipos de Órdenes de Pedido... 71 Tipos de Proveedores... 72 Tipos de Salidas... 72 Unidades de Medición... 72 Vehículos... 73
Índice de Consultas del SARCAI v. 2.0 Nombre de la Consulta Pág. Accionistas de Clientes Consulta... 75 Cantidad Despachada en Almacén I... 76 Cantidad Despachada en Almacén T... 76 Cantidad Facturada en Almacén T... 77 Cantidad Ordenada en Almacén I... 77 Cantidad que ha Salido de Insumo por Lote... 77 Cantidad que ha Salido de Insumo por Lote 0... 78 Cantidad Recibida de Insumo por Orden... 78 Cantidad Recibida de Insumo por Orden 0... 79 Cantidad Recibida en Almacén I... 79 Cantidad Total Despachada en Almacén I... 79 Cantidad Total Desechada en Almacén I... 80 Cantidad Total Despachada en Almacén T... 80 Cantidad Total Facturada en Almacén T... 81 Cantidad Total Facturada por Pedido... 81 Cantidad Total Ordenada en Almacén I... 81 Cantidad Total Pedida en Almacén T... 82 Cantidad Total Producida en Almacén T... 82 Cantidad Total Recibida en Almacén I... 82 Cantidades en Almacén I... 83 Clientes Consulta... 83 Clientes y Facturas G... 84 Clientes y Facturas S... 84 Clientes y Facturas V... 85 Clientes y Pedidos G... 85 Clientes y Pedidos S... 86 Clientes y Pedidos V... 86 Clientes, Pedidos y Facturas G... 87 Clientes, Pedidos y Facturas S... 87 Clientes, Pedidos y Facturas V... 87 Contactos en Clientes Consulta... 88 Contactos en Proveedores Consulta... 88 Conversión de Insumos... 88 Demanda Bimensual... 89 Demanda Mensual... 89 Demanda por Fechas... 89 Demanda por Fechas 0... 90 Demanda por Fechas Creación... 90 Demanda Promedio Bimensual... 91 Demanda Promedio Mensual... 91
Demanda Promedio Trimestral... 92 Demanda Trimestral... 92 Estado de Pedidos... 92 Existencia Real en Almacén I... 93 Existencia Real en Almacén I 1... 93 Existencia Real en Almacén I 2... 94 Existencia Real en Almacén T... 94 Existencia Total Real an Almacén I... 95 Existencia Total Real en Almacén T... 96 Explosión de Materiales... 97 Explosión de Materiales 1... 97 Explosión de Materiales 2... 98 Facturas Totales Despachadas... 98 Facturas Totales entre Fechas... 99 Facturas y Pedidos consultas... 99 Fórmulas Consulta... 100 Fórmulas y Productos Terminados... 100 Gráfico de Productos Estrella... 100 Gráfico de Productos Estrella 1... 101 Gráfico de Productos Estrella 2... 101 Insumos en Órdenes Consulta... 101 Insumos Ordenados y Recibidos... 102 Lista de Precios Vigente en Fecha Buscada... 102 Lista Sencilla de Clientes... 103 Lista Sencilla de Productos Terminados... 103 Lista Sencilla de Proveedores... 103 Monto Global de Facturas... 104 Monto Global de Pedidos... 104 Órdenes de Producción Consulta... 104 Pedidos Totales entre Fechas... 105 Planes de Producción Globales... 105 Planes de Producción Globales 1... 105 Planes de Producción Mensuales... 106 Planes de Producción Mensuales RC... 106 Precios de Insumos... 107 Precios de Productos Hasta Fecha Buscada... 107 Precios de Productos Hasta Fecha Buscada1... 108 Productos Despachados entre Fechas... 108 Productos Pedidos entre Fechas... 109 Productos Pedidos y Despachados entre Fechas... 109 Productos Pedidos y Facturados... 110 Productos Pedidos y Facturados 1... 110 Productos Pedidos y Precios... 111 Productos Pedidos y Precios 1... 111 Productos Pedidos y Precios 2... 112 Productos Pedidos y Precios 3... 112
Productos Terminados e Insumos... 113 Productos Terminados y Fórmulas Consulta... 113 Productos y Escalas consulta... 113 Proveedores Consulta... 114 Resumen de Órdenes de Producción... 114 Salidas por Lote en Almacén I... 115 Subtotal Kg y Lt Insumos en Fórmulas... 115 Subtotal Kg y Lt Insumos en Ordenes de Prod... 115 Total Utilizado en Producción por Insumo... 116 Total Utilizado en Producción por Lote... 116 Totales de Productos Facturados a Clientes... 116 Últimas Fechas de Precios de Insumos... 117 Últimas Fechas de Precios de Productos... 117 Últimos Precios de Insumos Consulta... 117 Últimos Precios de Productos Consulta... 118 Unidades Convertibles... 118 Unidades de Concentración... 118 Unidades de Presentación... 119 Unidades de Tiempo... 119 Ventas Anuales D... 119 Ventas Anuales G... 120 Ventas Anuales P... 120 Ventas Mensuales D... 120 Ventas Mensuales G... 121 Ventas Mensuales P... 121 Ventas Semestrales D... 121 Ventas Semestrales G... 122 Ventas Semestrales P... 122 Ventas Trimestrales D... 123 Ventas Trimestrales G... 123 Ventas Trimestrales P... 123
Índice de Paneles del SARCAI V. 2.0 Nombre del Panel Pág. Panel de Control Principal...126 Panel de Clientes...129 Panel de Informes sobre Clientes...132 Panel de Proveedores...133 Panel de Informes sobre Proveedores...134 Panel de Almacén de Insumos...135 Panel de Insumos...136 Panel de Órdenes de Compra...138 Panel de Llegadas al Almacén de Insumos...140 Panel de Estadísticas sobre Insumos...143 Panel de Producción...144 Panel de Fórmulas...146 Panel de Productos Terminados...148 Panel de Órdenes de Producción...150 Panel de Planes de Producción...152 Panel de Almacén de Productos Terminados...154 Panel de Cotizaciones...156 Panel de Pedidos...158 Panel de Facturas...160 Panel de Estadísticas sobre Productos Terminados...162 Panel de Estadísticas Generales...165
INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Es conocido que no se puede construir un edificio, sin sentar primero sus bases. Esta afirmación, es la guía central del presente trabajo. Por supuesto, aquí no se trata de cemento, ladrillos, madera ni vigas, se trata del edificio de la información, isomorfo con aquel, pero de naturaleza intangible, virtual. La estadística es tal vez, el elemento constructivo más importante y difundido de este edificio. Ella compila datos, los procesa científicamente y permite extraer conclusiones, inferencias para tomar decisiones. Es la materialización cuantitativa del esfuerzo de las organizaciones por conservar y aprender de su propia historia y de la de otros. Sin embargo, sus intentos serán falaces, si las bases del edificio no están bien construidas, si el insumo fundamental de la estadística, los datos, mienten, engañan, no están disponibles a tiempo o su integridad está en tela de juicio. Esta reflexión es de importancia capital para entender porqué un proyecto que podría estar catalogado dentro de las ciencias de la computación, se ha desarrollado en el ámbito de la estadística. El asunto es que no se puede pensar en las organizaciones como objetos estáticos. Las organizaciones son dinámicas, cambian con el paso del tiempo, surgen cada día nuevos elementos de juicio, nuevos datos. Un análisis estadístico realizado en un momento particular de la vida de la organización, será válido para este instante y tal vez no para otro, en cuanto que las condiciones, los supuestos, los datos, pueden cambiar. La complejidad que representa el manejo de grandes volúmenes de información generada por una empresa del mundo de hoy, hace infactible el empleo continuo de la estadística como herramienta de apoyo al proceso decisional operativo y directivo cotidiano, a no ser que la organización disponga en primer lugar, de un Sistema de Información, soportado por una Base de Datos, bien construida, en la cual quede automáticamente registrada la historia en términos de datos. Si adicionalmente, se incorporan al Sistema de Información algoritmos de alto nivel que automaticen los cómputos complejos EPB ULA 1997 11
INTRODUCCIÓN requeridos por el análisis estadístico, se tiene una herramienta fundamental y cada vez más refinada, que enriquece la eficiencia de la empresa e incrementa su productividad. Así pues, este trabajo es el primer intento por echar las bases del edificio de la información en la Planta de Medicamentos de PROULA (y con muy pocos cambios, en cualquier empresa productora de fármacos), especialmente pensando en uno de sus subsistemas más importantes: El Sistema de Inventarios. La intención del proyecto es construir un Sistema de Información y la Base de Datos que lo soporte y además, integrar algoritmos de cómputo que automaticen el cálculo numérico de algunos modelos (que podrían ser estocásticos) planteados a partir de los propios datos presentes en la base de datos. Hasta ahora, el diseño del Sistema de Información y la Base de Datos, ha requerido un gran esfuerzo y debido a factores externos - fundamentalmente deficiencias presupuestarias en la Planta de Medicamentos - no ha sido posible implantarlo en las instalaciones de la organización, no sólo para que fuese probado, sino para la obtención de datos en medios computacionales que permitieran estudiar modelos complejos y posteriormente, programar las soluciones apropiadas. Esta idea sigue en mente (y prosigue el trabajo asociado con ella), sin embargo, seguir esperando la consecución de datos, demorando la entrega del proyecto, haría que el mismo dejara de cumplir su misión como Proyecto de Grado para optar al título de Magister Scientae en Estadística. Así pues, en lo que respecta a los modelos programados, sólo se incluyen dos tipos: Uno que comprende las distintas variantes aplicadas al modelo del Tamaño Económico del Lote y otro que resuelve un modelo de Programación Lineal para la Planeación de la Producción ambos, en esencia no probabilísticos, aunque basados en estadísticas de la demanda, obtenidas y proyectadas al futuro desde y hacia la base de datos del sistema (en línea y automáticamente). SARCAI versión 2.0, es un producto de desarrollo tecnológico, un conjunto de programas para el computador, que resuelven el control y análisis de los datos relacionados con el inventario. Se ha decidido sacar a la luz pública la segunda versión del sistema (saltando la primera) sólo para enfatizar que el software empleado para su construcción ha variado desde el primer intento. En efecto, la primera versión del producto fue realizada en Microsoft ACCESS versión 7.0 para Windows 95 y, durante el proceso de desarrollo, surgió la última versión de este producto que se EPB ULA 1997 12
INTRODUCCIÓN denomina Microsoft ACCESS 97 (de la familia OFFICE 97) para Windows 95. Se decidió entonces transformar lo hecho hasta el momento, llevándolo a la nueva versión de ACCESS, ya que ésta incorpora varias mejoras (soporte para la Internet, mayor y mejor integración con componentes como EXCEL o WORD, VISUAL BASIC para aplicaciones como lenguaje principal de todos sus componentes, el núcleo de resolución de consultas SQL ahora desarrollado para plataformas de 32 bits, etc.). Así pues, SARCAI versión 2.0 está desarrollado en ACCESS 97 para Windows 95, utiliza VISUAL BASIC para Aplicaciones (un lenguaje de programación orientado a objetos y conducido por eventos) como lenguaje nativo, hace uso extensivo del JET SET SQL de 32 Bits de Microsoft para la resolución de consultas y utiliza los manejadores ODBC de 32 Bits del Windows 95 para comunicar y recibir datos a y desde otras aplicaciones, principalmente EXCEL 97. La documentación está disponible desde el propio sistema con la incorporación de hipervínculos a los documentos en formato html de Internet. En fin, podría decirse que este sistema, además de realizar su papel de gestor de información, es una buena muestra académica de la programación en entornos gráficos operativos (como el Windows 95) sacando provecho al máximo de las herramientas integradoras que dan al usuario del software gran versatilidad y facilidad de uso. Este documento, contenedor de toda la información relativa al diseño y desarrollo del proyecto, está organizado de la siguiente forma: El Capítulo I, denominado El Sistema de Inventarios de La Planta, presenta el sistema de Inventarios de PROULA Planta de Medicamentos, desde el punto de vista conceptual y la problemática asociada con los inventarios en general. El Capítulo II, denominado Diseño de la Base de Datos, muestra el diseño de la Base de Datos, núcleo del Sistema Automatizado de Registro, Control y Análisis de Inventarios SARCAI, tanto en el aspecto general como en aspectos particulares. El Capítulo III, denominado Estructura de Paneles del Sistema, presenta las distintas opciones implementadas y dispuestas formando una secuencia de paneles que definen las distintas secciones. El Capítulo IV, denominado Modelos, muestra con detalle el funcionamiento de dos de las tres alternativas disponibles en esta versión, incorporadas en la opción Estadísticas Generales, para el análisis de la demanda y modelado del inventario (según el Tamaño Económico del Lote y según Un Modelo de Programación Lineal). El Capítulo V denominado Conclusiones y Recomendaciones, presenta los comentarios finales, reflexiones, conclusiones y recomendaciones surgidas del proceso de diseño y programación, que condensan la experiencia del autor y proponen líneas de acción a EPB ULA 1997 13
INTRODUCCIÓN seguir en el futuro. El cuerpo principal del texto concluye con secciones dedicadas a presentar la bibliografía utilizada en la realización del proyecto. Adicionalmente se incluyen varios anexos a los que se hará referencia en el texto y que forman parte integrante del documento: El Anexo 1 denominado Formularios Básicos de Datos y Código Fuente que los Controla, muestra los distintos Formularios (o ventanas de trabajo) del SARCAI, con excepción de aquellos dedicados a los Modelos (que se exponen con detalle en el Capítulo IV), se muestra además en este anexo el código que hace funcionar a cada formulario. El Anexo 2 denominado Informes del SARCAI y Detalles de Programación muestra los detalles (código fuente y definiciones) de los distintos informes que se producen a partir de la Base de Datos del sistema. El Anexo 3 denominado Ejemplos de Informes SARCAI V. 2.0 muestra en orden alfabético todos los informes que entrega el sistema, producidos con datos ficticios pero útiles para formarse una idea de su operación y funcionalidad. Por último, el Anexo 4 denominado Macros y Código Fuente del Módulo General del SARCAI v. 2.0, muestra los listados y detalles del código programado para realizar ciertas funciones de servicio general. Convenciones Tipográficas. Antes de continuar con la lectura, es conveniente conocer algunas convenciones tipográficas que se utilizan en el texto. Estas son: 1. En letra itálica o negrita se resaltan palabras importantes o nombres de paneles de opciones del sistema. 2. En letra tipo arial pequeña se escriben las referencias bibliográficas y demás notas a pié de página. 3. Los nombres de tablas y campos de tablas, se encierran entre corchetes ([ ]). 4. El código de programa Visual Basic y SQL, se escribe en letra Courier New de tamaño 10, equiespaciada, excepto en el texto de las tablas. 5. Para dar a entender el nombre genérico de un parámetro o variable necesaria en el código programado, se encierra éste entre signos de menor y mayor (< >). EPB ULA 1997 14
INTRODUCCIÓN 6. Las opciones del sistema, se escriben con letra tipo Tahoma de tamaño 10. 7. Las teclas del teclado o combinaciones de ellas, se presentan entre llaves ({ }). 8. Los demás tipos son utilizados de manera bien conocida: fuentes mayores para títulos, negritas y centrado para nombres de figuras y demás, comillas para citas textuales o palabras de sentido especial, etc. Instalación El Sistema Automatizado de Registro, Control y Análisis de Inventarios, versión 2.0, es un producto de software diseñado para funcionar bajo la familia de sistemas operativos Microsoft Windows 95 (incluidos Windows NT Server y WorkStation). Por razones de seguridad se ha previsto que el proceso de instalación del software sea conducido por personal calificado y autorizado por el autor. Sin embargo, a título informativo, pueden describirse los siguientes aspectos generales: (1) el sistema ha de residir en una estructura de directorios C:\DATOS\PROULA 97\ para el archivo principal de la base de datos SARCAI.MDB, C:\DATOS\PROULA 97\HOJAS\ para las hojas de cálculo Excel 97 necesarias y C:\DATOS\PROULA 97\DOCUMENTOS\ para la documentación. Por su tamaño, los dos primeros componentes se entregan comprimidos (en formato PKZIP) en un disco flexible 3 ½ y la documentación, en otro del mismo formato. La instalación completa del software requiere la existencia de Office 97, por supuesto Access y especialmente Excel, y la configuración y entonamiento especiales de algunos de estos componentes. EPB ULA 1997 15
SARCAI v.2. CAPÍTULO I. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA PLANTA CAPÍTULO I El Sistema de Inventarios de la Planta En cualquier actividad productiva, uno de los puntos críticos que debe ser considerado dentro de la planeación es el manejo de inventarios. El inventario es el conjunto de bienes en reserva con que cuenta la organización para protegerse de la escasez futura de esos bienes, luego, la manutención del inventario, parte del principio de que se presentará escasez de los bienes (que no es otra cosa que la no tenencia de ellos cuando se les necesite). Obviamente, si todas las faces del proceso productivo, desde la obtención de los insumos, hasta la venta, fuesen perfecta y determinísticamente conocidas (esto es, sabido exactamente lo que se demanda, cuándo se demanda, el tiempo que se demoran los insumos en llegar, los tiempos de retardo en la producción, etc.) la manutención de inventarios no sería necesaria, podría entonces emplearse lo que los autores modernos han denominado Producción Justo a Tiempo 1 (en inglés JIT, Just In Time) que promueve la reducción drástica de los inventarios, con tendencia a desaparecerlos del todo, de forma que cada bien necesario para la producción, esté en el lugar requerido justo antes de que sea necesitado por la tarea. Sin embargo, aunque este ideal está avalado por razones de peso (sobre todo aquellas que se desprenden del Control Total de la Calidad), representa en ocasiones, un reto prácticamente imposible de salvar. Por ejemplo, en nuestra sociedad, donde la libre competencia tiene raíces nominales más no efectivas, donde la organización de las empresas para la competencia leal y libre no ha sido una preocupación valedera, donde el poder adquisitivo de los ciudadanos fluctúa de una manera en 1 TAHA, Hamdy A. Investigación de Operaciones. V Edición. Alfaomega Grupo Editor. México 1995, p.622. EPB ULA 1997 16
SARCAI v.2. CAPÍTULO I. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA PLANTA gran cantidad de casos inesperada, donde las reglas del juego de mercado cambian constantemente, pensar en que será posible la producción JIT es por demás arriesgado. No significa esto, que no se deba tener en mente la reducción del inventario como objetivo loable, lo que significa es que en nuestra realidad, la reducción total de inventarios para la producción, es prácticamente imposible con los niveles de desarrollo actuales. Los inventarios no representarían mayor problema, a no ser porque consumen recursos de la organización, tiempo, espacio, dinero. La inversión necesaria para mantener inventarios, puede llegar a niveles muy altos y es claro que, en vista de que se trata de un elemento del proceso productivo, que requiere del encadenamiento de capitales los cuales no rendirán frutos de forma clara e inmediata, es lógico que las organizaciones se preocupen por controlar y optimizar este aspecto de su actividad. La mayor contribución metodológica al tema de inventarios, ha sido aportada por la idea de sistemas. En efecto, el inventario, tal como se dijo, es el conjunto de bienes acumulado, sin embargo, lo verdaderamente importante para la organización, no es controlar el inventario, sino controlar y optimizar el sistema de inventarios de la organización. El sistema de inventarios, es algo más que los bienes acumulados, es el conjunto de procesos, decisiones, políticas, actividades, etc. organizados con la finalidad de proteger el proceso productivo de la escasez (y por lo tanto, garantizar la permanencia en el tiempo de la organización). Este trabajo pretende proveer una herramienta técnica computarizada, materializada en un sistema de información, que utiliza los lineamientos de bases de datos relacionales, para apoyar el manejo del sistema de inventarios, en particular de la Planta de Medicamentos de PROULA. I.1. PROULA y la Planta de Medicamentos PROULA C.A., empresa promotora de la Universidad de Los Andes, es por definición catalizadora de todos los procesos inherentes a la promoción y puesta en marcha de proyectos EPB ULA 1997 17
SARCAI v.2. CAPÍTULO I. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA PLANTA rentables, en especial aquellos que tienen como sustento la capacidad científica y tecnológica de la institución 2. La Planta de Medicamentos, ubicada en el sector Llano de la Alegría, en las inmediaciones de la ciudad de Lagunillas, en el Estado Mérida, es uno de los componentes del proyecto y su objetivo es: la investigación, desarrollo, producción y comercialización de medicamentos genéricos, medicamentos de marca, productos naturales, productos veterinarios, cosméticos, fluidoterápicos y productos químicos 3. La operación de la Planta de Medicamentos, comenzó formalmente hace algo más de dos años gracias a la adquisición y recuperación de maquinaria de laboratorio con un préstamo de 86 millones de bolívares 4 gestionado entre PROULA y el Consejo de Fomento de la Universidad de Los Andes. En la actualidad se encuentra en la primera etapa de producción, concentrada en la elaboración de sólidos, líquidos y productos no estériles para el mercado de medicamentos genéricos local y nacional. La Planta de Medicamentos no cuenta hasta el momento, con ningún tipo de sistema computarizado para el manejo de la información. Sin embargo, está vista la necesidad de inversiones en esta línea (más allá del procesamiento electrónico de textos, hojas de cálculo y otras), tanto en equipos como en programas, infraestructura de redes y personal. El software producido en este trabajo representa el primer producto de este tipo para la planta de medicamentos y se espera que le sigan otros esfuerzos similares, integrados a lo aquí expuesto y compatibles con este trabajo. Hay que mencionar, por otra parte, que como no se trata de un producto que esté en la línea de ventas o que genere rentabilidad directa, ha sido difícil llegar a esta etapa de desarrollo ya que escasea la disposición (posiblemente por las limitantes de recursos) a invertir en informática, tal vez con la idea de que estas inversiones consumen recursos que podrían ser empleados en la producción. Es necesario decir que, aunque efectivamente existe una curva de utilidad de los proyectos de sistemas de información, según la cual es posible medir la ganancia que éstos producen a la organización, en función de las 2 Presentación PROULA C.A. División Medicamentos, bíptico, Lagunillas Mérida. 3 Op. cit. Presentación PROULA C.A. 4 Heras, A. Alcance. La Planta de Medicamentos va al Cuartel. ULA Mérida, Mayo 1996, p.24. EPB ULA 1997 18
SARCAI v.2. CAPÍTULO I. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA PLANTA inversiones necesarias, las organizaciones modernas requieren un control efectivo sobre sus datos para competir exitosamente en un mercado no subvencionado y la Planta debe prepararse aceleradamente para este escenario si se desea que sobreviva. I.2. El Sistema de Inventarios Proveedores Almacén de Insumos Administración Control de Calidad Producción Almacén de Productos Terminados Clientes Figura 1. Sistema de Inventarios de la Planta de Medicamentos Como puede observarse en la Figura 1, existen en la planta, dos inventarios: el Inventario de Insumos y el Inventario de Productos Terminados. Ambos se relacionan a través de la Producción (que transforma los insumos en productos terminados). La mayoría de los procesos productivos que se implementan en la planta, se basan en la combinación en condiciones química o farmacológicamente especiales, de diversos insumos para la elaboración de medicamentos aptos para el consumo humano. Así, Producción solicita al Almacén de Insumos, lo requerido, procesa y envasa lo que éste le entrega de acuerdo con una fórmula farmacéutica y elabora un producto que luego es entregado al Almacén de Productos Terminados para ser vendido a terceros. EPB ULA 1997 19
SARCAI v.2. CAPÍTULO I. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA PLANTA El Almacén de Insumos se surte con las compras realizadas a los Proveedores y se consume al entregar lo adquirido a la Producción. El Almacén de Productos Terminados se surte con la Producción y se consume al entregar (en venta) lo producido a un Cliente. La Administración fiscaliza los aspectos contables de la operación y Control de Calidad fiscaliza los aspectos cualitativos, relacionados con la calidad de los insumos comprados y productos terminados. CLIENTE Producto y Factura TRANSPORTE Pedido Autorizado Pedido Productos CRÉDITO Y COBRANZAS (2) Pedido MERCADEO Y VENTAS (1) Orden de Despacho ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS (3) Necesidades de Producción y "Backorder" Orden de Producción y Solicitud de Insumos PRODUCCIÓN Productos Terminados Insumos y Entrada de Material Plan de Producción Necesidades de Reactivos ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS Materia Prima Devuelta Notificación de la llegada de Materia Prima Orden de Aceptación o Rechazo de la Materia Prima CONTROL DE CALIDAD (4) Memorandum de Aceptación de la Materia Prima Orden de Producción y Solicitud de Insumos Materia Prima PROVEEDOR Factura ADMINISTRACIÓN (5) Orden de Compra y Bolívares OBSERVACIONES: 1.- Conoce el estado del inventario actualizado. 2.- Revisa el historial del cliente. 3.- Embala, rotula, etc. el producto. 4.- Realiza la explosión de materiales. 5.- Lleva a cabo el proceso de compras (solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, etc.). Figura 2. Procesos Relacionados con el Inventario en la Planta EPB ULA 1997 20