Manual Safescan TA Software 4.0 English Nederlands Deutsch Français Español Italiano Português 1
Contenido 1.0 Introducción 2.0 Resumen del manual de usuario 2.1 Cómo utilizar el manual de usuario 2.2 Requisitos del sistema 2.3 Explicación de los símbolos 3.0 Instalación 3.1 Instalación del programa 3.2 Configuración del software 4.0 Primeros pasos 5.0 Estado 5.1 Resumen en tiempo real/presencia 5.1.1 Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) 5.1.2 Ordenación 5.1.3 Impresión 5.2 Registro del sistema 5.2.1 Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) 5.2.2 Ordenación 5.2.3 Impresión 6.0 Información general 6.1 Ajustar y/o cambiar el horario de fichajes: 6.1.1 Agregar fichajes 6.1.2 Cambiar fichajes 6.1.3 Eliminar fichajes 6.1.4 Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) 6.1.5 Ordenación 6.1.6 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV 6.2 Día 6.2.1 Crear un resumen 6.2.2 Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) 6.2.3 Ordenación 6.2.4 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV 6.3 Periodo 6.3.1 Crear un resumen 6.3.2 Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) 6.3.3 Ordenación 6.3.4 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV 6.4 Presentación de informes/informe 6.4.1 Informe mensual 6.4.2 Informe semanal 6.4.3 Informe por periodo 7.0 DEPARTAMENTO 7.1 Departamento/grupo 7.1.1 Crear un departamento/grupo 7.1.2 Cambiar un departamento/grupo 7.1.3 Eliminar un departamento/grupo 2
7.2 Usuarios 7.2.1 Crear usuarios en el software 7.2.2 Contraseña 7.2.3 Crear usuarios en el controlador de presencia 7.2.4 Editar usuarios 7.2.5 Eliminar usuarios 7.2.6 Información de los datos del sistema 7.2.7 Datos personales 7.2.8 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV 7.3 Horario 7.3.1 Crear un horario 7.3.2 Redondeos 7.3.3 Deducción automática de las pausas 7.3.4 Editar/cambiar un horario 7.3.5 Eliminar el horario 8.0 Configuración 8.1 General 8.1.1 Configuración del idioma 8.1.2 Configurar la hora de finalización del día 8.1.3 Conexión de base de datos 8.1.4 Copia de seguridad 8.2 Dispositivo/controlador de presencia 8.2.1 Conexión de datos con TCP/IP 8.2.2 Sincronizar los datos del usuario 8.2.3 Transferir los datos a través de una memoria USB 8.2.4 Leer fichajes en un PC 8.3 Códigos de trabajo 8.3.1 Agregar códigos de trabajo 8.3.2 Editar códigos de trabajo 8.3.3 Eliminar códigos de trabajo 9.0 Información 9.1 Ayuda 9.1.1 Soporte técnico 9.2 Créditos 9.2.1 Actualizaciones y mejoras 10.0 Instalación del servidor 11.0 Desinstalación de Safescan Time Attendance 4 3
1.0 INTRODUCCIÓN Safescan Time Attendance 4 es un software de control de presencia para el registro y procesamiento horario de los empleados. La flexible arquitectura del sistema hace que Safescan Time Attendance 4 sea ideal para pequeñas y medianas empresas de cualquier sector con el fin de proporcionar una evaluación del tiempo eficaz. Safescan Time Attendance 4 es compatible con todos los controladores de presencia con una amplia gama de características. Por esta razón, es posible que las funciones descritas no funcionen con todos los controladores de presencia. Para más detalles, consulte las características de rendimiento del controlador de presencia o póngase en contacto con su proveedor. El presente manual describe la instalación, funcionamiento y uso del paquete de software para la versión 4.0 o superior. En caso de disponer de versiones anteriores, los detalles de las diferencias se indican en la descripción de las funciones. No se requieren habilidades informáticas especiales para utilizar el software. No obstante, debe estar familiarizado con la interfaz gráfica de usuario de Microsoft Windows. El manual del usuario reemplaza la formación y la capacitación sobre el sistema y sirve de referencia. Safescan Time Attendance 4 ha sido diseñado y probado rigurosamente y cumple con la tecnología más avanzada. Sin embargo, como ocurre con cualquier producto de software extenso, no podemos garantizar que esté absolutamente libre de errores, y en particular, no asumimos ninguna responsabilidad por cualquier daño consecuencial. Si desea sugerir alguna mejora para el programa o si encuentra algún error en el programa o en el manual de usuario, le rogamos que nos lo indique. 2.0 Resumen del manual El manual de usuario ofrece una visión general sobre cómo manejar Safescan Time Attendance 4 e incluye los pasos que hay que seguir para las operaciones más frecuentes. Las capturas de pantalla muestran ejemplos en lugar de especificaciones. 2.1 Cómo utilizar el manual de usuario Este manual de usuario describe las operaciones realizadas con el ratón. La palabra «clic» se refiere siempre al hecho de pulsar el botón izquierdo del ratón. Si las filas están resaltadas, significa que se está utilizando el botón izquierdo del ratón para hacer clic en la entrada. Otras operaciones, tales como hacer clic con el botón derecho del ratón, se describen específicamente. 2.2 Requisitos del sistema Para poder utilizar Safescan Time Attendance 4, su PC debe cumplir los siguientes requisitos. Procesador Pentium IV o superior Memoria principal de al menos 1024 MB USB y puertos TCP/IP Espacio libre en el disco duro de al menos 100 MB Unidad de CD-ROM Resolución de al menos 1024 x 768 (se recomienda 1280 x 1024) Sistema operativo Windows XP o superior 2.3 Explicación de los símbolos Agregar Buscar nuevo hardware Editar Configuración horaria en el terminal Eliminar Sincronización Actualizar Recuperar memoria USB Exportar Conexión interrumpida Imprimir Conexión realizada Guardar Cerrar la aplicación Deshacer Horario activo / inactivo 4
3.0 Instalación 3.1 Instalación del programa 1. Introduzca el CD-ROM de instalación en la unidad de su equipo. 2. Abra el archivo [TimeAttendanceSetup] para ejecutar el programa de instalación. 3. Acepte los términos de la licencia. 5
4. Especifique el directorio de destino. La ruta predeterminada es c:/program Files/Safescan/TA4. Si desea llevar a cabo la instalación en una ruta diferente, seleccione [Explorar] y busque la ruta que desea. (Se recomienda utilizar la ruta predeterminada). 5. Presione [Siguiente] para continuar. El programa se instalará ahora. 6
6. Pulse [Finalizar] para confirmar que la instalación se ha completado. 7
3.2 Configuración del software Pulse Inicio/Control de presencia para abrir el software. Introduzca el código de la licencia, que se encuentra en el paquete del CD. La primera vez que ejecute el programa, o más tarde en caso de que no se configure ningún supervisor/administrador, (en el software y/o en el controlador de presencia), se visualizará el siguiente mensaje. Una vez que defina un supervisor o administrador, podrá iniciar sesión con el nombre de usuario y la contraseña. Ha olvidado su contraseña? Cuando se le pida su nombre de usuario, introduzca su ID de usuario y, como contraseña, el código de la licencia. (Podrá encontrar el código de la licencia en el paquete del CD). Seleccione OK para confirmar. 8
4.0 Primeros pasos 1. Seleccione el idioma deseado, véase el capítulo 8.1.1. 2. Si es necesario, cambie el final de la jornada laboral (reloj estándar 00:00), véase el capítulo 8.1.2. 3. Para crear horarios, consulte el capítulo 7.3. 4. Para crear códigos de trabajo, vea el capítulo 8.3. 5. Para introducir usuarios en el controlador de presencia o en el software, consulte el capítulo 7.2.1. 6. Para sincronizar el software con el controlador de presencia, consulte el capítulo 8.2.2. 7. Empiece introduciendo los fichajes en el controlador de presencia. 5.0 Estado 5.1 Resumen en tiempo real/presencia El resumen en tiempo real sirve para comprobar la presencia o ausencia de sus empleados. Podrá ver de un vistazo a los empleados que han fichado la llegada o la salida y a qué hora, o bien a aquellos que están haciendo una pausa. Con el método de filtrado simple, puede obtener la información que desea en la pantalla en un instante, o bien imprimir los datos con la impresora. Filtros 5.1.1 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) Filtro de presencia: Seleccione la configuración deseada del menú desplegable: presencia, ausencia, pausa o todos. 9
Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado. Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de usuarios. Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable. 5.1.2 Ordenación Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación para invertir el orden (A - Z o Z - A). 10
5.1.3 Impresión Puede utilizar para imprimir el resumen en tiempo real cuando lo desee. 5.2 Registro del sistema El resumen del registro del sistema muestra todos los eventos, notificaciones u otras operaciones en el controlador de presencia. El registro del sistema sirve para registrar la secuencia de comunicación en y con el controlador de presencia en orden cronológico. Cuando se presentan problemas de comunicación, es posible eliminar las causas con ayuda de la descripción del error. Filtros 5.2.1 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado. Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de usuarios. Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable. 11
5.2.2 Ordenación Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación para invertir el orden (A - Z o Z - A). 5.2.3 Impresión Ahora puede imprimir el resumen del registro del sistema. 6.0 Información general 6.1 Ajustar y/o cambiar fichajes: En «Fichajes» podrá encontrar todos los fichajes introducidos en el controlador de presencia que hayan sido transferidos al software directamente a través de TCP/IP o una memoria USB. Los fichajes incorrectos o perdidos son almacenados en el resumen naranja (véase la figura inferior). Por favor, compruebe si se aplica la secuencia (entrada/salida o entrada - pausa - vuelta - salida, etc.). Agregue todos los fichajes olvidados tal y como se describe en el capítulo 6.1.1. Cambie los fichajes incorrectos al estado correcto (por ejemplo, ignorar) tal y como se describe en el capítulo 6.1.2. Nota: No es posible eliminar los fichajes. 12
6.1.1 Agregar fichajes Los fichajes perdidos se pueden agregar más tarde. Haga clic en «Agregar». Seleccione el usuario deseado. Introduzca la hora del fichaje en el campo de entrada de la hora. El formato del valor introducido debe ser compatible con la configuración de su país (es decir, 08:00 o 08.00 según la configuración del país). Utilice salida/entrada para seleccionar la función adecuada. Asigne el fichaje al controlador de presencia adecuado. Si lo desea, puede seleccionar un código de trabajo de la lista de códigos de trabajo, por ejemplo, trabajo fuera de la oficina, consulta médica. Presione «OK» para terminar de hacer las entradas. Nota: Los campos resaltados en rojo son obligatorios. 6.1.2 Cambiar fichajes Los fichajes se pueden cambiar más tarde. Haga clic en el fichaje que desea cambiar. 13
Cambie el estado entrada/salida. Si lo desea, puede seleccionar un código de trabajo de la lista de códigos de trabajo, por ejemplo, trabajo fuera de la oficina. Presione «OK» para terminar de hacer las entradas. Nota: Con el fin de proteger a los empleados, las horas no se pueden corregir ni eliminar. Para cambiar una hora, agregue un fichaje nuevo y ajuste el «incorrecto» en «Ignorar». El fichaje introducido en el controlador de presencia sigue existiendo, pero no se tiene en cuenta para los cálculos. 6.1.3 Eliminar fichajes No es posible eliminar un fichaje, puede cambiar el fichaje a «Ignorar» para que no sea tomado en cuenta en los cálculos. Filtros 6.1.4 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado del filtro. Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de usuarios. Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable. 14
6.1.5 Ordenación Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación para invertir el orden (A - Z o Z - A). 6.1.6 Exportar resúmenes en el formato de archivo CSV Es posible exportar resúmenes a través de como archivos CSV y después puede seguir procesándolos, por ejemplo, con ayuda de Excel u otro programa que pueda abrir archivos CSV. El formato de archivo CSV describe la estructura de un archivo de texto para su almacenamiento o para intercambiar fácilmente listas o datos estructurados. Seleccione el resumen que desea exportar. Haga clic en el símbolo «Exportar CSV». Escriba el nombre del archivo exportado y seleccione el directorio que ha creado para las exportaciones de CSV. Haga clic en «Guardar». Haga clic en «OK». A continuación, los datos son exportados al directorio seleccionado. Más tarde, podrá procesar el resumen con cualquier programa que pueda abrir datos CSV, como Excel. 6.2 Día Se muestran todos los fichajes del día actual que hayan sido transferidos al software desde su controlador de presencia a través de TCP/IP o una memoria USB. También se muestra toda la información importante referente a los usuarios activos. El resumen muestra el primer y el último fichaje, el total de horas diarios, las ausencias por pausa y el horario correspondiente que pueda activar y desactivar haciendo clic en el botón. Puede ajustar la fecha en cualquier momento. Las fechas se muestran cronológicamente y pueden ser filtradas y/o ordenadas en función de las necesidades del usuario. 6.2.1 Crear un resumen En «Periodo», seleccione los periodos predefinidos o utilice el selector de fecha para seleccionar su propio intervalo de fechas. 15
Filtros 6.2.2 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado. Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de usuarios. Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable. 16
6.2.3 Ordenación Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación y se invertirá el orden (A - Z o Z - A). 6.2.4 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV Puede exportar resúmenes a través de con ayuda de Excel u otro programa. como archivos CSV y después puede seguir procesándolos, por ejemplo, El formato de archivo CSV describe la estructura de un archivo de texto para su almacenamiento o para intercambiar fácilmente listas o datos estructurados. Seleccione el resumen que desea exportar. Haga clic en el símbolo «Exportar CSV». Escriba el nombre del archivo exportado y seleccione el directorio que ha creado para las exportaciones de CSV. Haga clic en «Guardar». Haga clic en «OK». A continuación, los datos son exportados al directorio seleccionado. Más tarde, podrá procesar el resumen con cualquier programa que pueda abrir datos CSV, como Excel. 6.3 Periodo Todos los fichajes de los usuarios activos son mostrados en el resumen del periodo de forma compacta en el periodo seleccionado. El resumen le proporciona los datos globales del periodo entero, las horas según el horario y el balance de las horas extra correspondientes así como cada balance diario. Las fechas se muestran ordenadas según el número de usuario y pueden ser filtradas y/o ordenadas en función de las necesidades del usuario. 6.3.1 Crear un resumen En «Periodo», puede seleccionar los periodos predefinidos o utilizar el selector de fecha para seleccionar su propio intervalo de fechas. 17
Filtros 6.3.2 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios) Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado. Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de usuarios. Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable. 6.3.3 Ordenación Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación para invertir el orden (A - Z o Z - A). 18
6.3.4 Exportar resúmenes en el formato de archivo CSV Puede exportar resúmenes a través de con ayuda de Excel u otro programa. como archivos CSV y después puede seguir procesándolos, por ejemplo, El formato de archivo CSV describe la estructura de un archivo de texto para su almacenamiento o para intercambiar fácilmente listas o datos estructurados. Seleccione el resumen que desea exportar. Haga clic en el símbolo «Exportar CSV». Escriba el nombre del archivo exportado y seleccione el directorio que ha creado para las exportaciones de CSV. Haga clic en «Guardar». Haga clic en «OK». A continuación, los datos son exportados al directorio seleccionado. Más tarde, podrá procesar el resumen con cualquier programa que pueda abrir datos CSV, como Excel. 6.4 Presentación de informes/informe Para asegurarse de que las evaluaciones realizadas a final de mes muestran el resultado deseado, compruebe los fichajes introducidos por los usuarios en «Fichajes» en busca de fichajes olvidados o perdidos y complételos o corríjalos si es necesario (véase el capítulo 6.1.1). Agregue un código de trabajo a los fichajes si es necesario. Safescan Time Attendance 4 es un sistema que realiza cálculos inmediatamente. En caso de que se realicen correcciones, serán calculadas automáticamente después de introducirlas. De esta forma, el sistema está actualizado en todo momento. No se requieren cálculos adicionales a final del mes. Safescan Time Attendance 4 también ofrece varios informes preparados que sirven para la mayoría de evaluaciones estándar. Podrá disponer de los siguientes informes predefinidos en Safe Scan Time Attendance 4: Informe mensual Informe semanal Informe del periodo 6.4.1 Informe mensual El «informe mensual» proporciona todos los fichajes, balances y eventos del periodo seleccionado. Se utiliza un asterisco (*) para distinguir los fichajes creados manualmente de los originales. Creación e impresión de un informe mensual Seleccione el elemento del menú «Informe». Seleccione el periodo de tiempo deseado (mes actual, mes pasado, etc.) del menú desplegable. Se muestra por defecto el mes actual. 19
El resumen le proporciona un informe mensual para todos los usuarios. Seleccione para imprimir todos los informes. En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes mensuales de dicho departamento. En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe mensual de dicho usuario. Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo PDF. Fecha: 31-10-2011 Hora: 15:13 Nombre : Sofia Dexter ID: 3 Departamento: CS Informe mensual 01-10-2011-31-10-2011 Grupo calendario: Week 4 D FR N º personal: 11-3 Fecha Día TP Entrada Salida Horario Horas Saldo Accum. Ausent e Comentarios / Codigo de trabajo 01-10 Sa 1 - - - - - - - 02-10 Do 1 - - - - - - - Semana 39 - - - 03-10 Lu 2 9:00 14:33 8:00 5:03-2:57-2:57 04-10 Ma 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -2:57 05-10 Mi 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -2:57 06-10 Ju 2 9:00 16:47 8:00 7:17-0:43-3:40 07-10 Vi 2 - - - - - -3:40-08-10 Sa 1 - - - - - -3:40-09-10 Do 1 - - - - - -3:40 - Semana 40 32:00 28:20-3:40 10-10 Lu 2 9:00 18:44 8:00 9:14 1:14-2:26 11-10 Ma 2 9:00 18:23 8:00 8:53 0:53-1:33 12-10 Mi 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -1:33 13-10 Ju 2 9:00 18:03 8:00 8:33 0:33-1:00 14-10 Vi 2 - - - - - -1:00-15-10 Sa 1 - - - - - -1:00-16-10 Do 1 - - - - - -1:00 - Semana 41 32:00 34:40 2:40 17-10 Lu 2 9:00 12:15 8:00 2:45-5:15-6:15 BT 18-10 Ma 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -6:15 19-10 Mi 2 9:00-8:00 - -8:00-14:15 20-10 Ju 2 14:53 15:05 8:00-0:18-8:18-22:33 DR 21-10 Vi 2 12:14 - - - - -22:33 22-10 Sa 1 - - - - - -22:33-23-10 Do 1 - - - - - -22:33 - Semana 42 32:00 10:27-21:33 24-10 Lu 2 - - 8:00 - - -30:33 8:00 25-10 Ma 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -30:33 26-10 Mi 2 9:00 17:30 8:00 8:00 - -30:33 27-10 Ju 2 - - 8:00 - - -38:33 8:00 28-10 Vi 2 - - - - - -38:33-29-10 Sa 1 - - - - - -38:33-30-10 Do 1 - - - - - -38:33 - Semana 43 32:00 16:00-16:00 31-10 Lu 2 - - 8:00 - - -46:33 8:00 Semana 44 8:00 - -8:00 Total 136:00 89:27-46:33 20
6.4.2 Informe semanal El informe semanal es análogo a los informes mensuales. Seleccione «Semana» en el menú desplegable y proceda de la misma manera que para los informes mensuales para imprimir el resumen deseado. El informe semanal muestra de forma compacta toda la información importante para el periodo y los usuarios seleccionados. En el informe aparecen los primeros y últimos fichajes, el tiempo de presencia, el tiempo nominal y el balance diario. También se imprimen el balance acumulado en el momento de la fecha seleccionada y el motivo de las ausencias. Todos los valores de los usuarios seleccionados se suman en la parte inferior de la lista. Creación e impresión de un informe semanal. Seleccione el elemento del menú «Informe». Seleccione el periodo de tiempo deseado (semana actual, semana pasada, etc.) del menú desplegable. Se muestra por defecto la semana actual. El resumen le proporciona un informe semanal para todos los usuarios. Seleccione «Imprimir» para imprimir todos los informes. En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes semanales de dicho de partamento. En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe semanal de dicho usuario. Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo PDF. 6.4.3 Informe por periodo El «Informe por periodo» tiene una estructura similar a la de los informes semanales y mensuales. Sin embargo, se suman los valores de un periodo seleccionado. El informe muestra la suma de las horas reales, las horas nominales y los balances diarios. En una columna, puede ver también el balance total acumulado al final del periodo seleccionado. Todos los valores de los empleados seleccionados se suman en la parte inferior de la lista. Creación e impresión de un informe por periodo. Seleccione el elemento del menú «Informe». Elija «Seleccionar» del menú desplegable y utilice el selector de fecha para introducir la fecha deseada desde - hasta. Se muestra por defecto el mes actual. El resumen le proporciona un informe por periodo para todos los usuarios. Seleccione «Imprimir» para imprimir todos los informes. En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes por periodo de dicho departamento. En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe por periodo de dicho usuario. 21
Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo CSV. 7.0 DEPARTAMENTO 7.1 Departamento/grupo Los departamentos y los grupos se utilizan como criterios de selección y ordenación en Safescan Time Attendance 4. Se usan para administrar a los usuarios, así como los departamentos y grupos a los que pertenecen dichos usuarios. Éstos criterios pueden ser utilizados para seleccionar usuarios y departamentos/grupos en otras partes del programa. 7.1.1 Crear un departamento/grupo Para crear un nuevo departamento o grupo, seleccione e introduzca un nombre y una descripción para el departamento o grupo. Los campos en rojo son obligatorios, por lo que se deben completar. Presione OK para confirmar su entrada. 7.1.2 Cambiar un departamento/grupo Resalte el departamento deseado y selecciónelo para realizar los cambios. Pulse OK para guardar cambios. los 22
7.1.3 Eliminar un departamento/grupo Resalte el departamento que desea eliminar y haga clic en. Nota: El departamento se puede eliminar solo si no hay usuarios conectados a este. 7.2 Usuario Administrar, modificar y crear usuarios nunca ha sido tan fácil. Puede crear usuarios directamente en el software y utilizar el controlador de presencia para sincronizarlos. Todos los datos son transferidos. Ya no es necesario ir al controlador para crear e introducir cada usuario nuevo (excepción: huellas digitales). Los datos de usuario contienen toda la información personal necesaria para el análisis y procesamiento de los datos de presencia. En ésta pantalla de diálogo se muestran el nombre de usuario, número de personal y el número de usuario, así como la asignación del horario de trabajo. La pantalla de diálogo se divide en dos secciones, a las que puede acceder haciendo clic en la pestaña correspondiente: Datos del sistema Datos personales Los datos se pueden cambiar en cualquier momento. Cuando un empleado salga, puede eliminar los datos o hacerlos inactivos. 7.2.1 Crear usuarios en el software Nota: Las IDs de usuario seleccionadas no se pueden cambiar más tarde. Antes de registrar a un nuevo usuario en el software, sincronice el software con el controlador de presencia para garantizar que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones. Cuando hace clic en, se sugiere la próxima ID de usuario libre, así como el departamento/grupo. Puede decidir si desea aceptar los datos o cambiarlos. La ID de usuario debe estar comprendida entre 1 y 65534. Los campos resaltados en rojo son obligatorios. 23
Pulse OK para guardar su entrada. Puede completar la información del usuario, determinar el privilegio (usuario, administrador, etc.), establecer el estado como activo y, si su controlador de presencia está equipado con un lector RFID, guardar el número de tarjeta RFID. A continuación, guarde sus entradas con Tenga en cuenta lo siguiente: La siguiente información está sincronizada con el sistema del controlador de presencia: ID de usuario Nombre de usuario Privilegios Estado Nº RFID Contraseña Una vez que haya completado todas las entradas y cambios, sincronice el software con su controlador de presencia. Los usuarios recién creados podrán fichar la entrada y la salida en el controlador de presencia utilizando la tarjeta RFID registrada o con la ID de usuario y contraseña, que son asignadas automáticamente por el software (véase la sección 7.2.2). Huellas dactilares: Si dispone de un controlador de presencia que solo soporta huellas dactilares, el usuario puede ifichar la entrada y la salida utilizando la ID de usuario y la contraseña, que son asignadas automáticamente por el software (para más información, consulte 7.2.2 «Contraseña»). Guarde la huella dactilar del usuario más adelante siguiendo las instrucciones del controlador de presencia para registrar usuarios nuevos. 7.2.2 Contraseña Puede asignar una contraseña a un usuario o cambiar una existente en el software en cualquier momento. Seleccione el usuario cuya contraseña desea asignar o cambiar Haga clic en cambiar contraseña 24
Introduzca una nueva contraseña y confírmela pulsando OK A continuación, guarde sus entradas con en la pantalla del usuario. En la siguiente sincronización con el controlador de presencia, el usuario podrá iniciar sesión en el dispositivo utilizando la ID de usuario y la contraseña «nueva». 7.2.3 Crear usuarios en el controlador de presencia Nota: Las IDs de usuario seleccionadas no se pueden cambiar más tarde. Antes de registrar a un nuevo usuario en el controlador de presencia, sincronice el software con el controlador de presencia para garantizar que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones. Siga las instrucciones del controlador de presencia para registrar a nuevos usuarios. Sincronice de nuevo el software con el terminal de registro del tiempo. Complete la información del usuario y sincronice la información completada con el controlador de presencia. 7.2.4 Modificar usuarios Los datos de usuario se pueden adaptar en cualquier momento. Haga doble clic en el usuario para el que desea realizar cambios Se abre el campo de edición. Complete o cambie la información del usuario y guárdela con. Sincronice el software con el controlador de presencia después de realizar cambios en uno o varios usuarios para que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones. 7.2.5 Eliminar usuarios Para eliminar un usuario, resalte el usuario en la lista y haga clic en o Haga doble clic en el usuario y asígnele el estado «Inactivo» o «Eliminar». (En «Inactivo», la ID de usuario no será eliminada y los datos de usuario no serán procesados ni aparecerán en ningún resumen. En «Eliminar», el usuario también será eliminado en el controlador de procesos en la próxima sincronización. 7.2.6 Información de los datos del sistema Nombre de usuario: Introduzca un nombre de usuario. ID de usuario: Introduzca el número ID de usuario para el empleado. Dicho número puede contener hasta cinco dígitos (entre 1 y 65534). La ID de usuario debe ser idéntica a la ID de usuario en el controlador de presencia. 25