Elaboración de documentos Word accesibles Contenido Elaboración de documentos Word accesibles 1 Introducción 2 Título del documento 2 Texto alternativo de imágenes y objetos 3 Evitar objetos flotantes 4 Títulos de objetos 5 Texto alternativo y encabezados de tablas 7 Estructuras simples de tablas 10 Evitar celdas vacías 10 Encabezados y opciones de estilos 10 Panel de Navegación y títulos cortos 12 Tabla de contenidos 13 Idioma 17 Texto de enlaces 19 Evitar espacios en blanco 20 Formularios 22 Encabezado de página y pie de página 22 Referencias: nota al pie y nota al final 23 Características de fuente 24 Numeración de páginas 24 Evitar marcas de agua 25 Columnas 25 Leyendas, Transcripción o Audiodescripción en audio o video 26 Comprobar la accesibilidad de tu documento de Word 27 Crear un archivo PDF desde Word 28 Bibliografía 36 Contacto 37 Aviso 37 1
Introducción Los documentos en formato Word son en la mayoría de los casos consultados electrónicamente por lo que es importante hacerlos accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad. Si un documento de Word es relativamente sencillo, se puede hacer 100% accesible. Si el documento es más complejo, pueden existir ciertas limitantes. Un documento sencillo puede incluir texto, encabezados, imágenes (con texto alternativo) y/o tablas simples. Un documento complejo puede incluir cajas de texto, elementos flotantes (gráficos, Smart Art, Word Art, Formas, etc.), encabezado de página, pie de página, tablas complejas, etc. Si este es el caso, se puede considerar desde un inicio crear el documento en otro formato (por ejemplo, HTML). O realizarlo en Word y cumplir la con la accesibilidad hasta donde sea posible para posteriormente exportarlo a otro formato donde se pueda complementar la accesibilidad faltante (por ejemplo, PDF o HTML). Título del documento Es muy importante que el documento tenga un título descriptivo del contenido. 1. Seleccionar Archivo 2. Capturar Título en Propiedades Nota: también hay otros campos opcionales que se pueden capturar, por ejemplo: etiquetas, comentarios, autor, etc. 2
Texto alternativo de imágenes y objetos El texto alternativo es reconocido por tecnologías de asistencia, de tal forma que las personas con discapacidad visual que no puedan ver la imagen, puedan recibir la información equivalente. Un texto alternativo debe incluirse para cualquiera de los siguientes objetos que transmitan contenido en el documento: Fotos o imágenes Smart Art Word Art Formas Gráficos Tablas Videos Archivos de audio El texto alternativo se incluye de la siguiente manera: 1. Botón derecho sobre la imagen o el objeto 2. Ir a Formato de imagen a. (para tablas ir a propiedades de la tabla) b. (para objetos ir a formato de objeto) 3. Ir a ícono de Diseño y propiedades a. (para tablas ir a pestaña Texto alternativo ) 4. Ir a Texto alternativo 5. Ingresar la Descripción 3
a. Las descripciones deben de ser concisas y transmitir el contenido de acuerdo a su contexto. b. Si es una imagen, evite escribir la palabra imagen, ya que el lector de pantalla lo indicará. c. Evite repetir información que ya se encuentra presente en texto. En cuyo caso, posiblemente no sea necesario un alterno. 6. Cerrar Nota: el texto alternativo debe ser breve, por ejemplo: una o dos líneas. Si la descripción del objeto es muy larga se debe ofrecer en algún lugar del documento, por ejemplo: en un párrafo después del objeto o mediante un enlace que redireccione a otra sección del documento. Nota: si el objeto es una gráfica, se puede ofrecer una tabla para transmitir la información equivalente. Nota 2: si la imagen es decorativa, simplemente evite agregar un texto alternativo. Evitar objetos flotantes Imágenes u objetos que no están alineados con el texto pueden ser inaccesibles para usuarios con tecnologías de asistencia. Algunos lectores de pantalla no reconocen los objetos flotantes. Otros sí, pero generalmente fuera de contexto y como consecuencia puede que no sean comprensibles. Por ello se deben alinear los objetos al texto para que sean leídos conforme al flujo del documento: 1. Seleccionar el objeto 2. Seleccionar Ajustar al texto en pestaña Formato de Herramientas de imagen 3. Seleccionar En línea con el texto 4
En ocasiones, esto puede afectar la presentación, sobre todo si se desea crear contenidos con múltiples objetos que solo tienen sentido cuando se visualizan. Por ejemplo: un diagrama de flujo. Adicionalmente, puede que no sea viable agregar múltiples textos alternativos. En este caso se podría ingresar todo como imagen y agregar un texto alternativo (el cual en caso de no ser suficiente, se puede complementar con texto en el documento). Títulos de objetos En algunas imágenes, gráficos u objetos (Smart Art o Word Art) también es posible agregar títulos: 1. Botón derecho sobre el objeto 2. Seleccionar Insertar título 5
3. Capturar título 4. Aceptar 6
Dichos títulos, generalmente serán accesibles con lectores de pantalla. Sin embargo, como prioridad se debe ofrecer un texto alternativo del objeto, sobre todo si se piensa exportar a otro formato. Nota: si tiene Word en inglés esta opción aparece como Captions. Texto alternativo y encabezados de tablas Para empezar, asegúrese de que la tabla se haya creado con Insertar tabla y no Dibujar tabla. Para las tablas de datos, es necesario agregar un texto alternativo que describa la información que contienen: 7
1. Ir a la tabla 2. Botón derecho y clic en Propiedades de tabla 3. Ir a pestaña Texto alternativo 4. Ingresar Descripción 8
Es necesario también agregar los títulos de las columnas y configurarlos como encabezados: En cuanto a diseño de encabezados: 1. Seleccionar Diseño de Herramientas de tabla 2. Elegir un Estilo de tabla 3. En las Opciones de estilo de tabla seleccionar la opción de Fila de encabezado Nota: también se pueden seleccionar otras opciones de diseño. Para definir los encabezados y que las tecnologías de asistencia los reconozcan como tal (independientemente de su diseño): 1. Ir a la fila inicial (encabezado) 2. Botón derecho y clic en Propiedades de tabla 3. Ir a la pestaña de Fila 4. Seleccionar el checkbox Repetir como fila de encabezados en cada página 9
Nota: en Word solo es posible volver accesibles las tablas simples. Es decir, las tablas que tienen la primera fila como encabezado para todas las columnas. Si tiene tablas complejas en Word (celdas combinadas, múltiples encabezados, etc.) no podrá hacerla accesible, en cuyo caso se recomienda simplificar las tablas o exportar el documento a HTML o PDF (en donde se tendrá que complementar la accesibilidad). Por otro lado, algunas veces puede ser viable utilizar una tabla para dar diseño o formato a los elementos. Esto debido a que los objetos flotantes no son accesibles para tecnologías de asistencia. Estructuras simples de tablas Evitar la combinación de celdas dentro de tablas o la utilización de tablas anidadas facilita la navegación. Cuando una persona utiliza lector de pantalla y se topa con tablas complicadas la navegación se vuelve complicada y la información incomprensible. Para comprobar lo navegable de la estructura de una tabla y cómo será percibida por la persona que utiliza el lector de pantalla se recomienda realizar la siguiente prueba: 1. Seleccionar la primera celda de la tabla 2. Presionar la tecla Tab repetidamente y asegurarse que el foco se mueve siguiendo la lógica deseada. Nota: Si es necesario combinar o separar celdas, se debe utilizar la función de Combinar celdas y Dividir celdas de las Herramientas de tabla en la pestaña de Presentación y comprobar la navegación en la tabla con el tabulador. Evitar celdas vacías Una celda en blanco puede desorientar a un usuario con lector de pantalla o dar la impresión de que no hay más información en la tabla. En su lugar, se puede utilizar el número 0 o N/A de No Aplica. En general, para darle formato a una tabla lo más accesible es utilizar las Herramientas de tabla de Diseño y Presentación. Encabezados y opciones de estilos El uso de encabezados y párrafos facilitan la lectura sobre todo en documentos muy largos. Estos elementos dan estructura, tanto visual como para usuarios que dependen de una tecnología de asistencia. 10
Los usuarios con lector de pantalla van a navegar primero en los encabezados para saber que contiene el documento y a donde quieren ir. Para crear un encabezado real y no solo de forma visual (con diseño), haga lo siguiente: 1. Seleccionar el texto que va a ser encabezado 2. Ir a Inicio 3. Ir a Estilos y seleccionar en la galería de estilos el tipo de encabezado apropiado de acuerdo a su importancia, por ejemplo: Título 1, Título 2, Título 3, etc. Nota: en el Panel de Navegación, estos encabezados se van agregando automáticamente. Estos estilos prediseñados automáticamente por Word, se pueden editar y personalizar para que queden con el diseño deseado. Para ello: 1. Posicionar el mouse en el estilo que desea modificar 2. Clic en botón derecho 3. Seleccionar Modificar 4. Cambiar el formato 5. Aceptar 11
Los lectores de pantalla reconocen los niveles de encabezado, por lo que se debe seguir un orden lógico. Por ejemplo, el encabezado 2 se deriva del encabezado 1, el encabezado 4 del encabezado 3, etc. La misma estructura debe de mantenerse en todo el documento. De esta forma se asiste al usuario en la navegación del documento y en encontrar información en base a su estructura e importancia. Panel de Navegación y títulos cortos El uso de un título corto en el encabezado facilita la rápida navegación del documento al escanearlo o mediante la utilización del Panel de Navegación. Para visualizar el panel: 1. Seleccionar Vista 2. En Mostrar seleccionar Panel de navegación 12
Como resultado en la columna izquierda se mostrará el panel, donde se podrá dar clic en cualquiera de los encabezados para ubicar el foco en determinada sección del documento. Tabla de contenidos De la estructura de encabezados creados también se podrá crear la Tabla de contenidos, la cual también es accesible con lectores de pantalla: 1. Posicionar el foco en la ubicación del documento donde se desea agregar la tabla de contenidos 2. Seleccionar pestaña Referencias 3. Seleccionar Tabla de contenidos 4. Seleccionar el estilo de tabla deseado 13
Como resultado se agrega la tabla: Nota: evite utilizar un Carácter de relleno (..) ya que el lector de pantalla puede reconocer los puntos y en algunos casos decir el número de puntos (para no repetir la palabra punto tantas veces), pero como también viene el número de página el usuario con lector se puede confundir. Para editar la tabla de contenidos: 1. Seleccionar pestaña Referencias 2. Seleccionar Tabla de contenidos 3. Seleccionar Tabla de contenido personalizada 14
4. Seleccionar en el combobox Carácter de relleno la opción (ninguno). También puede cambiar: a. El formato: Clásico, Sofisticado, Elegante, Moderno, etc. b. Los niveles deseados de encabezados (1 al 9) que se mostrarán c. Si se desea mostrar el número de páginas, etc. 5. Aceptar 15
Como resultado se actualiza la tabla sin los puntos de relleno: Conforme se vayan agregando los encabezados (con los Estilos ), la tabla de contenidos se debe ir actualizando: 1. Ir a tabla de contenidos 2. Seleccionar Actualizar tabla 3. Seleccionar Actualizar toda la tabla 4. Aceptar 16
Como resultado se muestra el nuevo encabezado en la Tabla de Contenidos: Nota: Si no desea el encabezado en el panel de navegación o en la tabla de contenidos, puede seleccionar el texto y la opción No mostrar en la barra de contenido que se encuentra en el combobox de Agregar texto en la pestaña de Referencias. Idioma Para que un lector de pantalla pronuncie en el idioma correcto, se debe indicar el idioma default del documento: 17
1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Opciones 3. Seleccionar Idioma 4. Elija el idioma y seleccione Establecer como predeterminado 5. Aceptar Para especificar ciertas palabras o frases en un idioma diferente al default: 1. Seleccionar el párrafo deseado 2. Seleccionar Revisar 3. Seleccionar Idioma 4. Seleccionar Establecer idioma de corrección 18
5. Seleccionar el idioma 6. Aceptar Nota: en el caso de múltiples idiomas, no todos los lectores de pantalla reconocerán adecuadamente los cambios de idioma. Texto de enlaces Generalmente, los textos de enlaces deben proveer una descripción clara de la liga de destino y no una dirección URL. Evite textos genéricos como Clic aquí o Leer más. 1. Seleccionar el texto 2. Seleccionar botón de Vínculos en Insertar 3. Seleccionar Hipervínculo 19
4. Ingresar en el campo de Texto la información deseada 5. En el campo de Dirección se quedará la dirección URL 6. Aceptar Dicho texto se verá en el documento en sustitución al dominio o dirección web. Nota: en algunos casos puede ser necesario que se incluya tanto el texto del vínculo como la dirección URL, por ejemplo si el documento será consultado digitalmente y en formato impreso. Evitar espacios en blanco Para darle formato a los textos o párrafos del documento, hay que evitar en la manera de lo posible utilizar el tabulador o espacios en blanco (creados con la 20
barra espaciadora). De lo contrario el lector de pantalla al detectar caracteres en blanco notificará repetitivamente en blanco en blanco en blanco en blanco, lo que podría ser molesto para el usuario o entenderse como el fin del documento. Para dar formato en estos casos, lo más accesible es utilizar las opciones de Párrafo en el botón derecho y configurar la Sangría y/o Espaciado deseados. 21
Formularios En Word se pueden crear formularios en la pestaña de Desarrollador : 1. Ir a Archivo 2. Seleccionar Opciones 3. Seleccionar Personalizar cinta de opciones 4. En Pestañas principales, seleccionar el checkbox Desarrollador Sin embargo se recomienda utilizar otro programa, por ejemplo Adobe Acrobat Pro DC. O hacerlos directamente en HTML. Encabezado de página y pie de página No todas las tecnologías de asistencia pueden ingresar al contenido de encabezados y pie de página, por lo que algunos no sabrán que ahí hay información. Por ello evite poner información relevante en esa ubicación y si lo hace, asegúrese de que dicha información sea accesible en otro sitio del documento. 22
Referencias: nota al pie y nota al final Cuando agregue notas al pie o al final, hágalo con las herramientas de Word que se encuentran en la pestaña de Referencias para que los lectores de pantalla indiquen al usuario que hay una nota y este, la relacione y la pueda consultar si así lo desea. 1. Ubicar el foco en donde se desea agregar la nota 2. Seleccionar Referencias 3. Seleccionar Insertar nota al pie o Nota al final Nota: de preferencia evite ofrecer información relevante en estas notas. El usuario con lector tiene que ir al texto de la nota y luego regresar a la ubicación anterior, la cual puede no ser tan fácil de encontrar. Adicionalmente puede que algunos lectores de pantalla no interpreten la relación adecuadamente. 23
Características de fuente Algunos formatos como: Negrita Cursiva Subrayado Tachado subíndice (por ejemplo: H2O) superíndice (por ejemplo: X 2 ) Generalmente van a ser ignorados por los lectores de pantalla. Es decir, van a leer el texto normal y no van a mencionar ninguna indicación que marque la diferencia. Lo mismo pasa con los colores. Si desea resaltar algo, no dependa del diseño y transmítalo de manera textual. Por ejemplo: Nota, Importante, Advertencia, etc. Numeración de páginas Se recomienda que siempre se utilice la herramienta de Word para numerar las páginas: 1. Seleccionar Insertar 2. Seleccionar Número de página Tome en consideración que si el número de página se inserta en el encabezado o pie de página, puede que no sea completamente accesible para todos los usuarios, sobre todo los que utilizan tecnologías de asistencia. Aunque si es un documento que constantemente se va a estar editando, probablemente esta sea la mejor opción para el autor. Sin embargo, si es un documento en su versión final, probablemente sea mejor que el autor se tome el tiempo de insertar cada página del documento en la opción Posición Actual. 24
Evitar marcas de agua Una marca de agua ( Diseño > Marca de agua ) puede no ser reconocida por tecnologías de asistencia, por lo que (en la medida de lo posible) se debe evitar. Adicionalmente la marca de agua también puede obstaculizar la legibilidad. Si el uso de una marca de agua es imperativo asegúrese que la información que contiene la marca de agua se encuentre en algún lugar del documento, preferentemente al inicio. Columnas Los textos en varias columnas serán accesibles con lector de pantalla siempre y cuando se utilice la herramienta de Word para crearlas: 1. Seleccionar Formato 2. Seleccionar Columnas 25
Leyendas, Transcripción o Audiodescripción en audio o video Si se utiliza algún componente de audio o video es necesario ofrecer una alternativa como leyendas (mejor conocidas como captions en inglés), transcripción o audiodescripción. Por ejemplo: Fonseca - Eres Mi Sueño.mp3 Letra de la canción Eres mi sueño Autor: Fonseca Donde me digas voy, donde quieras estoy/ Eres la única que mueve mis sentidos por eso te quiero/ Y eres mi adoración oye tu eres mi sol/ Cosita linda tu sonrisa me transforma y me lleva al cielo/ Por tus ojos me muero/ Daría la vuelta al mundo entero/ Y eres la razón de mis cuentos / Doy gracias al cielo, por poder quererte como yo te quiero Coro: Sueño, tu eres mi sueño/ Ay que nadie me levante y entre tus sueños/ Yo quiero enamorarte/ No soy tu dueño/ Solo quiero abrazarte Por tus ojos me muero/ Daría la vuelta al mundo entero/ Y eres la razón de mis cuentos/ Doy gracias al cielo por poder quererte como yo te quiero 26
Es que yo por ti me muero/ Tu eres todo lo que quiero/y me despierto entre tus sueños/ Y me quedo en tus recuerdos (bis) Sueño, tu eres mi sueño/ Que nadie me levante y entre tus sueños/ Yo quiero enamorarte/ No soy tu dueño/ Solo quiero abrazarte Comprobar la accesibilidad de tu documento de Word Para comprobar la accesibilidad de un documento y recibir retroalimentación, existe una herramienta automática en Word, Excel y Power Point. Se recomienda utilizarla para conocer los resultados de la inspección. 1. Ir a Archivo e Información 2. Seleccionar Comprobar si hay problemas 3. Seleccionar Comprobar accesibilidad Nota: esta herramienta puede detectar problemas de accesibilidad, pero siempre debe tomar en consideración el análisis lógico que solo un humano puede realizar. El Comprobador de accesibilidad marca tres problemas diferentes: 27
Error: Verá un error cuando el contenido dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidades. Advertencia: Se muestra una advertencia de accesibilidad para el contenido que en la mayoría de los casos, no en todos, dificulta la comprensión del archivo a personas con discapacidades. Sugerencia: Se muestra una sugerencia de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidades pueden comprender, pero que podría organizarse o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia. Crear un archivo PDF desde Word Al crear un documento PDF desde Word es importante mantener las características de accesibilidad en las cuales ya se ha trabajado. De tal manera que permanezcan en el nuevo formato (por ejemplo: textos alternativos, 28
encabezados, etc.). Para ello, al guardar el archivo se deben realizar los siguientes pasos: 5. Ir a Archivo 6. Seleccionar Guardar como 7. Seleccionar el tipo PDF 8. Seleccionar Opciones 9. Seleccionar en Incluir información no imprimible a. Crear marcadores usando - Títulos b. Propiedades del documento c. Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad 10. Deseleccionar en Opciones PDF a. Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas 11. Aceptar 29
Nota: para asegurar la accesibilidad del documento en PDF se recomienda realizar una verificación en Adobe Acrobat Pro y complementar a accesibilidad en caso de ser necesario. Si se tiene instalado Adobe Acrobat Pro en la computadora, en Word se agregará una pestaña llamada ACROBAT en la cual se deben configurar las características de conversión de un PDF: 1. Seleccionar Preferencias 2. Ir a pestaña de Configuración 3. Asegurar que en Configuración de la aplicación los siguientes checkbox se encuentren seleccionados: a. Crear marcadores b. Agregar vínculos c. Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado 30
4. Ir a pestaña de Seguridad 5. Asegurar que el checkbox Restringir la edición y la impresión del documento. Se necesitará una contraseña para cambiar esta configuración de permisos no este seleccionado Nota: si el autor desea forzosamente activar esta funcionalidad, deberá asegurar que el checkbox Activar el acceso a texto de dispositivos lectores de pantalla para usuarios con problemas de visión se encuentre seleccionado. 31
6. Ir a pestaña de Word 7. Asegurar que el checkbox Convertir vínculos de notas al pie y notas al final esté seleccionado 32
8. Ir a pestaña de Marcadores 9. Asegurar que el checkbox Convertir títulos en Word en marcadores se encuentre seleccionado 10. Aceptar 33
Una vez que la configuración se realizó adecuadamente, en la misma pestaña llamada ACROBAT se convierte en PDF de la siguiente manera: 1. Seleccionar Crear PDF 2. Seleccionar Opciones 34
3. Asegurar que la opción Convertir encabezados de Word en marcadores esté seleccionada 4. Aceptar 5. Guardar Una segunda opción para convertir en PDF es en la pestaña ARCHIVO : 1. Seleccionar Guardar como PDF 35
2. Seleccionar Opciones 3. Asegurar que la opción Convertir encabezados de Word en marcadores esté seleccionada 4. Aceptar 5. Guardar Nota: para crear un PDF es mejor utilizar la configuración de Acrobat (pero esto solo estará disponible en Word, si se tiene instalado Acrobat). Nota: considere que si está utilizando una computadora Mac al convertir el PDF es posible que no se guarde el etiquetado o las características de accesibilidad. Bibliografía Crear documentos Word accesibles http://office.microsoft.com/es-es/word-help/crear-documentos-word-accesibles- HA101999993.aspx Normas que usa el Comprobador de accesibilidad https://support.office.com/es-mx/article/normas-que-usa-el-comprobador-de-accesibilidad- 651e08f2-0fc3-4e10-aaca-74b4a67101c1?ui=en-US&rs=es-MX&ad=US&omkt=es-MX Publicar como PDF o XPS https://support.office.com/es-hn/article/publicar-como-pdf-o-xps-d3b9469c-59ba-49f9-9adf- 5707db2451fa MS Word Accessibility Techniques at Deque University https://dequeuniversity.com 36
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