GRUPO DE LA MATERIA: GESTIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS INDICE Definición partes interesadas. pág.2 Proceso de gestión de las Partes Interesadas... pág.3 Identificar las Partes Interesadas (proceso 4.3.9 - ISO 21500). pág.5 Gestionar las Partes Interesadas(proceso 4.3.10 - ISO 21500) pág.9 Métricas eficiencia gestión Partes Interesadas. pág.12 pág. 1
Antes de comenzar sabemos lo que son las partes interesadas? Veamos una primera definición: PMBOK: personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Qué dice sobre la definición de partes interesadas la ISO 21500? Partes interesadas: Persona, grupo u organización que tiene interés o puede afectar, ser afectada, o que percibe que puede ser afectada por cualquier aspecto del proyecto. Ambas definiciones establecen la relación entre el proyecto (tanto entregables como todo lo que rodea al mismo) y la parte interesada, que puede verse afectada por el y/o afectarlo (influenciarlo) La ISO 21500 explica a través del apartado 3.8 Las partes interesadas y la organización del proyecto y la figura 4 las principales partes interesadas. Estas incluyen además de a la organización del proyecto a los organismos reguladores, clientes, grupos especiales de interés, oficina de dirección y gestión de proyectos, socios, empleados, proveedores, financiadores, gobernanza del proyecto y patrocinador. pág. 2
Proceso de gestión de las partes interesadas El proceso de gestión de las partes interesadas incluye la identificación de todas las personas y organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas e impacto en el proyecto y desarrollar las adecuadas estrategias para gestionarlas. Debe focalizarse en la comunicación con las partes interesadas de manera que estén involucradas de manera continua en el desarrollo del proyecto. La satisfacción de las partes interesadas debe incluirse como un entregable clave más del proyecto. Sus expectativas deben convertirse siempre que sea posible en requerimientos del proyecto. Qué rol debe tener el Director de Proyecto en el proceso de Gestión de las Partes Interesadas? pág. 3 Rol? Director de Proyecto Qué hace en la Gestión de las Partes Interesadas? Es el responsable del proyecto y debe liderar el proceso de Gestión de las Partes Interesadas de la siguiente forma: Identificar a todas las partes interesadas por su nombre. Determinar sus requerimientos, interés en el proyecto y nivel de influencia. Establecer las expectativas de las partes interesadas y convertirlas en requerimientos. Determinar cuando involucrar las partes interesadas en el proyecto y en que medida. Evaluar los conocimientos y habilidades de las partes interesadas. Comunicar a las partes interesadas que requerimientos se van a cumplir y cuales no y hacerles saber el porqué. Involucrar a las partes interesadas asignándoles tareas como por ejemplo ser responsable de un riesgo. Gestionar e influenciar la involucración de las partes interesadas en el proyecto. Usar a las partes interesadas como expertos. Asegurar que el proyecto comunica a las partes interesadas lo que necesitan y cuando lo necesitan. Involucrar a las partes interesadas cuando se precise en la gestión del cambio y su aprobación.
Evaluar nuevamente a las partes interesadas durante la ejecución del proyecto. Gestionar las expectativas de las partes interesadas. Asegurar el entendimiento de los trabajos a realizar Qué ocurre si el Director de Proyecto no gestiona a las Partes Interesadas? A continuación, veamos en detalle cada uno de los procesos incluidos en la Gestión de las Partes Interesadas. pág. 4
4.3.9 Identificar las Partes Interesadas: Este proceso identificará todas las personas y organizaciones relevantes impactadas por el proyecto, analizará y documentará toda la información significativa relativa a sus intereses, participación, interdependencias y posible impacto en el éxito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite al Director de proyecto identificar el nivel apropiado en el que debe focalizarse en relación a cada parte interesada o grupo de partes interesadas. Qué necesita el Director de Proyecto antes de comenzar a Identificar las Partes Interesadas? Según la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para la planificación de las adquisiciones es la siguiente: Acta de constitución del Proyecto (Incluirá una primera identificación de las partes interesadas del proyecto así como información sobre las mismas). Organigrama del proyecto (Permitirá definir las partes interesadas internas al proyecto) Además de las entradas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen disponer y analizar información sobre los siguientes otros aspectos: Documentos de las adquisiciones del proyecto: Si el proyecto es el resultado de una adquisición con su correspondiente contrato, este servirá para identificar las partes interesadas que intervienen en el mismo. Información sobre los factores ambientales y activos de procesos de la Organización: estructura y cultura de la organización, normas gubernamentales o industriales, plantillas de registro de partes interesadas, registros de partes interesadas de proyectos anteriores, etc.. Cómo puede el Director de Proyecto Identificar las Partes Interesadas? Análisis de las partes interesadas Es una técnica que consiste inicialmente en identificar a todas las partes interesadas para posteriormente identificar su influencia, intereses y expectativas así como establecer las relaciones entre ellas. pág. 5
1. Para la matriz análisis de los interesados ver plantilla G_ISO21500_Imp_P02_V1_Matriz Interesados. Ejemplo: En el año 2011 se inició el proyecto de voluntariado para la creación de una biblioteca de libros de gestión de proyectos en el PMI Madrid Spain Chapter. Para la misma se realizó un análisis de las partes interesadas utilizándola matriz poder interés que se adjunta. Juicio de expertos: Puede realizarse mediante consultas individuales o agrupadas. pág. 6 Reuniones: Para analizar los roles, intereses, conocimiento y la posición de la parte interesada con respecto al proyecto.
Cuáles son las salidas de las actividades del proceso Identificar las Partes Interesadas? Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son: Registro de las parte interesadas: Información de las partes interesadas del proyecto. Ver plantilla G_ISO21500_Imp_P01_V1_Registro de Interesados Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se realizó el registro adjunto. Adicionalmente se pueden incluir las responsabilidades en el proyecto, principales requerimientos, fase del proyecto en la que muestra más interés y si es interno o externo al proyecto. Como se ha indicado anteriormente el PMBOK v5 incluye un Plan de gestión de las Partes Interesadas dentro del grupo de procesos de planificación. Este plan en la ISO 21500 se podría considerar incluido en el proceso 4.3.3. Desarrollar los planes de proyecto. Como buena práctica incluimos el posible contenido de este plan de gestión de las partes interesadas: - Actual compromiso de las partes interesadas con el proyecto y cual es el deseado - Interrelaciones entre las partes interesadas - Requerimientos de comunicación de las partes interesadas en cada fase - Tiempo y frecuencia de las comunicaciones - Información a suministrar, razón que la soporta y el impacto esperado en el compromiso de las partes interesadas - Estrategia a seguir con las partes interesadas Indicar que parte de la información relacionada con las estrategias de gestión de las partes interesadas podría ser demasiado sensible para incluirlo en un documento compartido. El Director de Proyecto debe aplicar su buen juicio con respecto al tipo de información y al nivel de detalle que se incluirá en este entregable. pág. 7 Ver plantilla G_ISO21500_Imp_P03_V1_Gestion Interesados
Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se adjunta la estrategia que se definió y que sirvió de base para definir posteriormente el plan de comunicación del proyecto con el que este proceso tiene una relación directa. Qué ocurre si el Director de Proyecto no identifica a las Partes Interesadas? pág. 8
4.3.10 Gestionar las partes interesadas: Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan. Permite aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que las partes interesadas comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Esto les permite apoyar al proyecto de forma activa y ayudar en la evaluación de los riesgos. Al anticipar la reacción de las partes interesadas ante el proyecto, pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los potenciales impactos negativos. En este proceso la diplomacia y estilo de gestión del Director de Proyecto son clave en las negociaciones. Cuando no sea posible para el Director de Proyecto resolver los conflictos con las partes interesadas, puede ser necesario elevar los asuntos a un nivel más alto de autoridad. Qué necesita el Director de Proyecto antes de comenzar a Gestionar las Partes Interesadas? Según la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para la planificación de las adquisiciones es la siguiente: Registro de las partes interesadas (Incluirá una primera identificación de las partes interesadas del proyecto así como información sobre las mismas). Planes del proyecto. Plan para la Dirección del Proyecto y Planes Subsidiarios. (Ayudarán en la Gestión de la Integración de todos los planes). Además de las entradas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen disponer y analizar información sobre los siguientes otros aspectos: Plan de Gestión de las Partes Interesadas: Este plan específico para la gestión de las partes interesadas te servirá como el resto de los planes de referencia contra el que se medirá la gestión. Registro de cambios: Se utiliza para documentar los cambios que se realizan durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a las pertinentes partes interesadas. Información sobre los activos de procesos de la Organización: requisitos y documentación de la organización, procedimientos para la gestión de incidentes, procedimientos de control de cambios, etc.. pág. 9
Cómo puede el Director de Proyecto Gestionar las Partes Interesadas? Si encajamos lo que necesitamos para gestionar las partes interesadas con las competencias necesarias de un Director de Proyecto definidas en el apartado 3.9 Competencias del personal de proyecto (y que a su vez proviene del modelo de competencias ICB - IPMA Competence Baseline Version 3.0) tendremos: - Métodos de comunicación Competencias técnicas (correspondientes al grupo de la materia de comunicación) - Habilidades interpersonales e interactivas Competencias de comportamiento (según IPMA: liderazgo, compromiso y motivación, autocontrol, asertividad, relajación, transparencia, creatividad, orientación a resultados, eficiencia, asesoramiento, negociación, resolución conflictos y crisis, fiabilidad, empatía.ética) Adicionalmente un Director de Proyecto precisará de competencias contextuales. Cuáles son las salidas de las actividades del proceso Gestionar las Partes Interesadas? Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son: Solicitudes de cambio: (Proponiendo alteraciones al proyecto que se dirigen al proceso 4.3.6 Controlar los cambios) pág. 10 Además de las salidas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen generar otras salidas adicionales, como son:
Actualización a los activos de los procesos de la Organización: lecciones aprendidas, notificaciones a las partes interesadas, respuesta de las mismas, presentaciones del proyecto, registros, etc.. Actualizaciones del Plan de gestión de las Partes Interesadas Actualizaciones al registro de partes interesadas Lista de problemas. Gestionar a las partes interesadas puede generar problemas que registrar. Qué ocurre si el Director de Proyecto no gestiona a las Partes Interesadas? Como se indicó en el apartado donde se describió el proceso de gestión de las partes interesadas el PMBOK versión 5 incluye el proceso Controlar las partes interesadas. Este nuevo proceso tiene como objeto asegurar una exhaustiva identificación y registro de las nuevas partes interesadas, reevaluar a las partes interesadas identificadas anteriormente y quitar a las partes interesadas que ya no estarán más involucradas en el proyecto. Hace seguimiento a los cambios en las interrelaciones entre las partes interesadas y controla su compromiso con el proyecto, con el objeto de cambiar la estrategia de gestión de las partes interesadas si procede. pág. 11
Cómo mide el Director de Proyecto la eficiencia del proceso de Gestión de las Partes Interesadas? La creación de métricas para este proceso debe estar orientada a medir el cumplimiento de las expectativas de las diferentes Partes Interesadas lo cual según muchos estudios tiene una relación directa con la salud del negocio más allá de las magnitudes financieras. Dado que existen diferentes Partes Interesadas se deben establecer diferentes métricas para cada una. De esta manera estableceremos por ejemplo unas para los clientes y otras para los empleados (en un estado de madurez más avanzado es una buena práctica incluir a los suministradores y subcontratistas). En cada caso se recomienda la utilización de métricas subjetivas (las más habituales son las encuestas a clientes y a empleados) y métricas objetivas (a ser posible con un valor cuantitativo y obtenido de la experiencia). Ambas deben ser comparadas para tener una visión global y realizar un análisis correcto de la eficiencia del proceso. Ejemplo Clientes: En el proyecto de la biblioteca se estableció tanto una métrica subjetiva consistente en una encuesta de satisfacción al final de la fase piloto del servicio de la biblioteca (incluida en el alcance del proyecto para evaluar la continuidad del servicio antes del traspaso a operaciones) así como métricas objetivas que permitiesen definir si cubría las expectativas de los socios (usuarios). La más representativa era nº de prestamos/ mes durante los seis meses de la fase piloto, lo cual permitía analizar la evolución de la métrica a lo largo de los meses y el impacto que había podido tener en la misma cualquier mejora en la comunicación del proyecto (vía boletines, correos o redes sociales) y en la lista de libros disponible hasta alcanzar el producto final. Ejemplo Empleados: Adicionalmente a la métrica subjetiva consistente en una encuesta de satisfacción de los miembros del equipo de proyecto definiendo el clima laboral se pueden establecer métricas objetivas para medir por ejemplo el desarrollo de carrera profesional a través del porcentaje de miembros del equipo de proyecto que han participado en programas de formación que les permita mejorar sus competencias. pág. 12