Página 1 de 9 TABLA DE CONTENIDO 1 QUIENES SOMOS... 2 2 PROCESOS INTERNOS BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA... 2 3 REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR APROBADO... 4 4 POLITICAS GENERALES DE CONTRATACIÓN... 5 5 EJECUCION DE LOS PROCESOS DE MERCANCIAS Y SERVICIOS... 6 6 POLÍTICAS Y REQUISITOS PARA EL TRÁMITE Y PAGO DE FACTURAS... 7 7 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE NUESTROS. 8
Página 2 de 9 Señor proveedor, Para la Bolsa de Valores de Colombia S.A. es muy importante sostener una relación transparente y respetuosa con usted. Este documento tiene el objeto de dar a conocer los parámetros importantes que Usted como proveedor debe tener en cuenta como nuestro socio de negocios. 1 QUIENES SOMOS La Bolsa de Valores de Colombia S.A.,, con oficinas en Bogotá, Medellín y Cali, es una institución privada que impulsa el desarrollo y crecimiento del mercado de activos financieros en el país. Desde su nacimiento, el 3 de julio de 2001, ha venido contribuyendo al crecimiento y desarrollo de la economía colombiana, facilitando el financiamiento de empresas industriales, comerciales y de servicios, que demandan de manera continua, recursos económicos para adelantar su tarea productiva. 2 PROCESOS INTERNOS BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA La Bolsa de valores de Colombia trabaja con el sistema SAP; sistema que permite tener control y trazabilidad de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. El proceso de este instructivo inicia con el envío de los requisitos por parte de la Bolsa de Valores de Colombia y termina con la correspondiente prestación del servicio o entrada de mercancía y la radicación de las facturas de los proveedores. Las presentes son las actividades del proceso de adquisición de bienes y servicios en la Bolsa de Valores de Colombia:
Página 3 de 9 2.3 Enviar requisitos de vinculación: Actividad que consiste en el envío de los requisitos de vinculación que se encuentran en el capítulo 3 de este documento. Dichos requisitos serán validados de acuerdo a las políticas y estándares de la Bolsa de Valores de Colombia. 2.4 Creación del proveedor en SAP: Actividad que realizan los colaboradores de la Bolsa en la creación del código del proveedor en SAP. 2.5 Enviar requisitos de contratación: En los casos en que se gestione una contratación se deben cumplir con lo estipulado en el numeral 4 de este documento. 2.6 Pedidos de Compra: Los pedidos de compra son generados desde SAP y llegan al correo electrónico de los proveedores. Este documento de pedido de compra es la orden donde se formaliza una necesidad de un bien o servicio entre un proveedor y la Bolsa. Esta actividad es prerrequisito para generar la entrada de mercancías y servicios. 2.7 Entrada de Mercancías y Servicios: Esta actividad la debe realizar el proveedor después de recibir el pedido de compra. En esta etapa se realiza las entradas de mercancías y se prestan los servicios que se generan en el pedido de compra. Esta actividad es prerrequisito para que el proveedor pueda radicar sus facturas. 2.8 Radicación de las facturas: Esta etapa consiste en el envío del documento de cobro a la Bolsa de Valores de Colombia por parte de los proveedores; que la factura tenga el número de pedido y la entrada de mercancías y servicios en SAP.
Página 4 de 9 2.9 Pagos: Esta actividad se gestiona de acuerdo a las políticas dadas en el capítulo 6 del presente instructivo. Para la emisión de certificaciones comerciales a los proveedores; la Bolsa de Valores de Colombia cuenta con tres (3) días para su emisión después de realizada la solicitud. 3 REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR APROBADO Todos los proveedores deben cumplir con los requisitos que se presentan a continuación: Los siguientes documentos deben ser diligenciados y presentados en original por las personas jurídicas o naturales nacionales o con representación legal en Colombia: Formato de vinculación/actualización de clientes, proveedores, accionistas y emisores (FO_ GRI_ 7001). Formato de autorización de abono en cuenta proveedores (FO_FYA_1054). 3.1 Personas Jurídicas Además de los documentos del numeral 3., deben adjuntar los siguientes: Certificado existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, cuya fecha de expedición no sea superior a 30 días. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o apoderado. Lista con nombre e identificación de los socios titulares del 5% o más del capital social, si esta información no consta en el certificado de existencia y representación legal, indicando el respectivo número de reconocimiento legal. Fotocopia del RUT. Estados financieros comparados al último año de cierre fiscal. Certificación bancaria no mayor a 30 días. 3.2 Personas Naturales Además de los documentos del numeral 3., deben adjuntar los siguientes: Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Página 5 de 9 Fotocopia del Rut. Certificado de ingresos y retenciones del último año de cierre fiscal y/o fotocopia de la declaración de renta por el ultimo año gravable. 3.3 Los siguientes documentos deben ser diligenciados y presentados en original o medio electrónico por las personas jurídicas o naturales extranjeras que no tienen representación legal en Colombia: Formato de vinculación/actualización de clientes, proveedores, accionistas y emisores (FO_ GRI_ 7001). 3.3.1 Personas Jurídicas Deben adjuntar los siguientes documentos: Certificado de constitución de la sociedad. Fotocopia del pasaporte o documento de identificación equivalente del representante de la sociedad. Estados financieros comparados al último año de cierre fiscal. 3.3.2 Personas Naturales Deben adjuntar los siguientes documentos: Fotocopia del pasaporte o documento de identificación equivalente del representante legal. Adicionalmente deben adjuntar los documentos, permisos y/o autorizaciones particulares que legalmente resulten exigibles para poder ejecutar o suministrar los bienes y/o servicios que se le requieran como nuestro proveedor. Una vez estudiada la información por usted suministrada, la Bolsa le informará a través de correo electrónico su inscripción como proveedor. 4 POLITICAS GENERALES DE CONTRATACIÓN Las invitaciones a cotizar serán enviadas a través de correo electrónico a los proveedores. Los proveedores generan las ofertas o cotizaciones que deben ser enviados a la Bolsa de Valores de Colombia dentro de los plazos de entrega de ofertas. Todas las contrataciones de bienes o servicios deben constar por escrito a través de pedidos de compra o contratos.
Página 6 de 9 No se permiten prorrogas automáticas a los contratos celebrados. Para las contrataciones de bienes o servicios que superen los 30SMLMV se deben constituir las siguientes pólizas: Póliza de cumplimiento: Valor asegurado 20% del valor del contrato, orden de servicio, orden de compra u aceptación de oferta. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: El monto de ésta póliza lo designará la Bolsa una vez evalué los riesgos inherentes a la prestación del servicio que se contrate. Póliza de salarios y prestaciones sociales: Valor asegurado 20% del valor del contrato, orden de compra o aceptación de oferta. Póliza de buen manejo del anticipo: Valor asegurado 100% del valor del anticipo. (cuando aplica). Póliza de calidad y estabilidad: Valor asegurado 20% del valor del contrato o pedido de compra. No se debe iniciar la prestación del servicio o suministro del bien sin su debida formalización a través del contrato y el pedido de compra. La remisión y aprobación por parte de la Bolsa de las garantías originales es requisito indispensable para dar inicio a la prestación del servicio. Con el ánimo de asegurar la calidad y el cumplimiento del servicio recibido, la Bolsa de Valores de Colombia S.A. cuenta con un procedimiento periódico de reevaluación de proveedores el cual es de estricto cumplimiento. 5 EJECUCION DE LOS PROCESOS DE MERCANCIAS Y SERVICIOS En esta actividad en el proceso de adquisiciones para la Bolsa de Valores de Colombia es donde se desarrolla la prestación de un servicio o el suministro de un bien según el acuerdo contractual establecido. Estas actividades se ven reflejadas cuando los proveedores entregan las mercancías o prestan los servicios. A excepción de los pagos anticipados o anticipos que se hayan acordado previamente y estipulado en el pedido de compra o contrato; el proveedor debe haber cumplido con las entregas totales o parciales según lo contratado previo a la radicación de la factura e internamente en la Bolsa de Valores de Colombia S.A. el respectivo ejecutor de compra o administrador de contrato deberá haber diligenciado en SAP la correspondiente entrada de mercancía u hoja de entrada de servicio.
Página 7 de 9 FLUJO DE PROCESOS - ADQUISICIONES EJECUCIÓN ENTRADA DE MERCANCIA INICIO 1. Coordinar la entrega con el proveedor 2.Entregar mercancía 2.Verificar pedido de compra en SAP 3. Ingresar el pedido en SAP Aplica para entregas parciales Se desea continuar con la entrega? SI DOCUMENTO DE MATERIAL NO 4. Fijar el indicador de entrega final HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO INICIO 1. Coordinar la entrega con el proveedor del servicio 2. Crear hoja de entrada de servicio 3. Aceptar el servicio Se desea continuar con la entrega? SI NO 4. Fijar el indicador de entrega final Aplica para entregas parciales DOCUMENTO DE MATERIAL 6 POLÍTICAS Y REQUISITOS PARA EL TRÁMITE Y PAGO DE FACTURAS Para la presentación de facturas, por favor tener en cuenta que éstas se deben presentar a más tardar el día 20 de cada mes o día hábil anterior. Las facturas se deben radicar en la oficina de correspondencia de la, ubicada en la carrera 7ª. No. 71-21, Torre B, Oficina 1201. Es indispensable que dentro de la factura se referencie el número de pedido de compra. La radicación de las facturas se va a realizar en línea directamente en el sistema tan pronto el proveedor se acerque a la ventanilla de radicación. 6.1 Condiciones de Pago La Bolsa de Valores de Colombia S.A., realiza los pagos dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la respectiva radicación de la factura, previa aprobación del servicio o suministro del bien a satisfacción de la Bolsa de Valores de Colombia S.A.
Página 8 de 9 Todos los pagos son aplicados el día viernes a través de transferencia electrónica al banco autorizado por ustedes. Las facturas deben cumplir con los siguientes requisitos: Factura original con datos completos de la sociedad o persona natural Emitida a nombre de la Bolsa de Valores de Colombia S.A., Nit. 830.085.426-1 Dirección: Carrera 7ª. No. 71-21, Torre B, Oficina 1201 Teléfono: 571 3139800. Para todos los efectos la Bolsa de Valores de Colombia S.A., es gran contribuyente y autoretenedor según resolución No. 11076 del 14/12/2001 y 26/04/2002 respectivamente. Hacer referencia al número de pedido de compra o contrato SAP. Nombre, identificación y teléfono del impresor de la factura. Calidad tributaria de la sociedad o persona natural. Detallar concepto. Valores unitarios. Valores totales. 6.2 Documentos que se deben adjuntar a la factura: Además del cumplimiento de los requisitos anteriores se debe adjuntar a la factura los siguientes documentos: Proveedores de contratos Insourcing y consultorías prestados en las instalaciones de la Bolsa de Valores de Colombia S.A Fotocopia del pago del último mes correspondiente al sistema de seguridad social en salud, pensión y aportes parafiscales de los funcionarios asignados a la realización del servicio contratado por la Bolsa. Fotocopia del pedido de compra. Para casos de contratos, relacionar el número del mismo en la factura. En ningún caso se recibirán facturas sin el cumplimiento estricto de los requisitos anteriores 7 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE NUESTROS Es Política de la Bolsa de Valores de Colombia, mantener negociaciones con los mejores proveedores del mercado, para obtener una mutua ventaja en términos de precio, calidad y costos. La Bolsa de Valores de Colombia desarrollará una relación estratégica con aquellos proveedores que ofrezcan beneficios de cooperación técnica, garantía de suministro y procesos de innovación. La evaluación de proveedores se realiza de manera trimestral donde se tienen establecidos los siguientes criterios: precio, calidad, oportunidad y servicio al cliente.
Página 9 de 9 Estos criterios tienen definido su correspondiente peso dentro de una calificación global que será emitida al final de cada periodo. Los criterios para la evaluación de nuestros proveedores presentan el siguiente peso: